CHƯƠNG III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT HỘNG CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG CỦA CƠ QUAN
2. Khảo sát công tác văn thư
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan;
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý Nhà nước và ảnh hương trực tiếp tới chất lượng quản lý đây là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của cơ quan; công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Trên cơ sở Nghị định 110/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thư, Ngị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Ngị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN5700-2002) về mâu trình bày văn bản quản lý nhà nước do Bộ khoa học và Công nghệ ban hành; thông tư liên tịch 55/2005/TTLT- BNV-VPCP ngay 06/05/2005 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
công văn số 139/VTLT nhà nước-TTTH về hướng dân quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong mội trường mạng; và thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, công tác văn thư của UBND quận đã đị vào hoạt động có nè nếp và mang tính khoa học cao
Thực hiện công tác văn thư UBND quận theo đúng quy định, toàn bộ các văn bản của UBND quận ban hành và công văn đến đều được nhập vào phần mềm quản lý văn bản đi đến, váo sổ ghi ngày tháng năm phát hành, scan
Lãnh đạo văn phòng đã chủ trì, phối hợp với các phong, ban, đơn vị liên quan
thuộc quận tổ chức kiểm tra và đôn đốc việc triển khai thực hiện công tác văn thư, đảm bảo công tác cơ sơ vật chất phục vụ công tác văn thư. Duy trì cập nhật kịp thời, chính xác công văn đi, đến, đảm bảo quy chế mật phục vụ tốt hoạt động của HĐND và UBND quận việc phát hành công văn đi, xử lý cập nhật các văn bản đến được thực hiện theo đúng quy trình; văn bản sao y, nhân bản tài liệu đảm bảo phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo của HĐND và UBND quận. Việc quản lý sử dụng con dấu Văn phòng giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm quản lý, việc quản lý đóng dấu phát hành văn bản luôn được thực hiện theo đúng trình tự và quy định của pháp luật.
a. Trong công tác soạn thảo văn bản: lãnh đạo văn phòng chỉ đạo hướng dẫn nhân viên , hướng dẫn các phòng ban soạn thảo văn bản theo đúng thể thức quy định tai thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản…
b. Quản lý và giải quyết văn bản: Thực hiện quản lý văn bản đi, đến của cơ quan theo đúng hướng dẫn tại công văn 243/UBND ngày 18/7/2014 về hướng dẫn quản lí văn bản đến, đi. Việc quản lý, giải quyết văn bản đi, đến cua cơ quan rất tốt.
c. Quản lý con dấu: con dấu của cơ quan được cất dữ cẩn thận trong tủ khóa của cán bộ văn thư.
d. Lập hồ sơ hiện hành: Thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chớnh phủ về cụng tỏc văn thư khi theo dừi và giải quyết cụng việc mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc
Lãnh đạo văn phong đã tham mưu cho lãnh đạo UBND quận về cử cán bộ đi bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng cán bộ văn thư cơ quan; Giúp lãnh đạo cơ quan đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả phục vụ đắc lực cho hiệu quả của cơ quan.
Như vậy về cơ bản trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong chỉ đạo công tác văn thư của cơ quan được thực hiện khá tốt, thể hiện qua:
Ưu điểm:
Nhìn chung với khối lượng văn bản khá nhiều những đều đảm bảo nghiêm chỉnh về thể thức,thẩm quyền ban hành, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành: lãnh đạo văn phong đã dựa vào quy định của nhà nước và tình hình thực tế của cơ quan để hưỡng dẫn chỉ đạo và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan ban hành một số văn bản thực tế về công tác văn thư lưu trữ qua đó có thể thấy một số văn bản của UBND quận phù hợp với tình hình thực tế cũng như đúng với quy định của nhà nước đặt ra; đảm bảo việc cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời chính xác đông thời giữ đúng bí mật của Đảng và nhà nước giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được hiệu quả, nhanh chóng theo đúng đường lối, chính sách nguyên tắc và chế độ quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ góp phần tiêt kiệm được lao động nguyên liệu phục vụ trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tở góp phần cải cách thủ tục hành chính
Nhược điểm:
Bờn cạnh đú lónh đạo văn phũng cần theo dừi sỏt sao hơn trong việc kiểm tra các văn bản do cơ quan ban hành; về thể thức của văn bản nội dung của văn bản việc quản lý và giải quyết các văn bản, con dấu, lập hồ sơ hiện hành đôi khi vẫn còn chưa tốt
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một nghiệp vụ trong công tác văn phòng là việc lưu giữ bảo quản các tài liệu cả cơ quan. Tại UBND quận Nam Từ Liêm việc thực hiện công tác lưu trữ được thực hiện khá tốt trong việc bảo quản các tài liệu lưu trữ của cơ quan như sau:
a,Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Tài liệu của UBND quận chủ yếu là tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND quận theo đúng chức năng, nhiệm vụ.
b,Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu theo phông và theo một
phương án phân loại. Hiện tại ở UBND đang lựa chọn phương án chỉnh lý “ thời gian – lĩnh vực ”
Việc chỉnh lý tài liệu được tiến hành thông qua các bước:
Phân chia, sắp xếp tài liệu chỉnh lý theo phương án lựa chọn Lập hồ sơ
c,Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảoquản tài liệu lưu trữ là sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là công việc rất quan trọng và cần thiết nhằm tránh cho tránh cho tài liệu bị hư hỏng, mất mát. Ở UBND quận tài liệu được xếp rất hợp lý và cẩn thận. Để đảm bảo an toàn cho tài liệu đã chuẩn bị các trang thiết bị để phòng chống cháy nổ cũng như ẩm mốc.
d,Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ
Do cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương nên các tài liệu lưu trữ của UBND quận không chỉ phục vụ việc cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan, cán bộ, nhận viên trong cơ quan mà còn phục vụ nhu cầu tìm kiếm văn bản, tài liệu của đông đảo nhân dân trong quận
Tổ chức, sử dụng tài liệu là quá trình cung cấp các thông tin từ tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân phục vụ yêu cầu nghiên cứu và giải quyết các công việc hiện hành. Hồ sơ, tài liệu
• Những văn bản cơ quan ban hành để chỉ đạo công tác lưu trữ
Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày24 tháng 4 năm 2014của ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm về việc thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ năm 2014;
Quyết định số 234/QĐ-UBND ngày 09 tháng 02 năm 2014 của ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm về việc ban hành danh mục các cơ quan,đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quận;
Báo cáo số 209/BC-UBND ngày 4 tháng 10 ngăm 2014 của UBND quận Nam Từ Liêm về kết quả thực hiện công tác quản lý nhà nước về Văn Thư – Lưu trữ năm 2014