Điều 19. Ra, vào trụ sở cơ quan
1. Đối với mọi công chức, viên chức làm việc tại trụ sở cơ quan HĐND
&UBND quận khi qua cổng ra vào cơ quan phải xuống xe.
2. Đối với khách đến trụ sở cơ quan HĐND &UBND quận: Khách được mời đến làm việc tại trụ sở cơ quan HĐND &UBND quận phải xuất trình giấy mời, giấy giới thiệu đến làm việc và tuỳ từng trường hợp cụ thể phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân theo yêu cầu của bộ phận thường trực cơ quan. Khách đến trụ sở cơ quan UBND quận phải tuân thủ sự hướng dẫn của nhân viên bảo vệ cơ quan, không được tự tiện vào các phòng làm việc của cơ quan.
Điều 20. Quản lý phương tiện giao thông
Khu vực để phương tiện giao thông của công chức, viên chức làm việc tại UBND quận được bố trí để xe tại khu vực để xe nhà c3, c4 c5 và nhà b1, b2, b3 và có trách nhiệm để xe thẳng hàng, đúng nơi quy định, không đi xe máy, xe đạp trong cơ quan. UBND quận có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức viên chức và người đến giao dịch, làm việc. Không được thu phí giữ xe dưới mọi hình thức.
Điều 21.Trách nhiệm của cá nhân tổ chức đến liên hệ công tác.
Tất cả các cá nhân đến liên hệ, giao dịch ,công tác tại cơ quan UBND quận phải mặc gọn gàng, không nói tục chửi bậy, không gây rối, gây ồn ào làm ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban, và có trách nhiệm giữ gìn vệ sinh chung.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 22. Văn phòng HĐND& UBND quận chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công chức, viên chức, khách đến liên hệ làm việc tại trụ sở cơ quan thực hiện đỳng Quy chế; Theo dừi và định kỳ bỏo cỏo lãnh đạo UBND quận về tình hình chấp hành Quy chế Văn hoá công sở của các phòng, các công chức, viên chức làm cơ sở đánh giá cán bộ và bình xét thi đua cuối năm.
Điều 23. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài việc tuân thủ Quy chế này còn có trách nhiệm hướng dẫn, nhăc nhở các tổ chức cá nhân đên liên hệ công tác cùng thực hiện.
Điều 24. Trưởng các phòng thuộc UBND quận chịu trách nhiệm quán triệt Quy chế này đến công chức, viên chức trong phòng mình; Chủ động đôn đốc, kiểm tra, theo dừi việc chấp hành Quy chế và chịu trỏch nhiệm trước lónh đạo UBND quận khi để xảy ra những vi phạm Quy chế trong phòng.
Điều 25. Phòng nội vụ: chịu trách nhiệm tổ chức làm thẻ công chức để cấp phát cho công chức, đồng thời đôn đốc kiểm tra việc đeo thẻ; nắm bắt tình hình về đạo đức, tư cách và chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức.
Điều 26. Phòng văn hóa: Chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc giao tiếp, ứng xử, lễ phụ, đồng phục của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng mắc, phát sinh đề nghị thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, phòng ban, bộ phận trực thuộc phải kịp thời báo cáo và đề xuất lãnh đạo HĐND&UBND quận (thông qua phòng nội vụ) để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung hoàn thiện Quy chế cho phù hợp./.
4. Xây dưng quy trình tổ chức hội nghị cho cơ quan.
TM.ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Tứ
Hội nghị hội họp là công việc thường xuyên phải tổ chức, thực hiện trong quá trình giao tiếp và làm việc của cơ quan, là biện pháp quan trọng đẻ tổ chức thực hiện chương trình công tác;
Tùy thuộc vào quy mô, hình thức và nội dung của từng cuộc họp văn phòng HĐND và UBND sẽ sắp xếp tổ chức cuộc họp một cách khoa học;
1. Giai đoan chuẩn bị
Tổng hợp báo cáo công tác tháng của các đơn vị
Lập kế hoạch cuộc họp xây dựng chương trình hội nghị Tên hội nghị; Chuẩn bị tổ chức hội nghị
Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị Lên danh sách đại biểu mời hội nghị Soạn thảo và gửi giấy mời tới các đại biểu
Chuẩn bị về cơ sơ vật chất như; Loa đài, điện nước, an ninh, y tế…
Dự trù kinh phí cho hội nghị Báo cho đại biểu làm tham luận Dự kiến đơn vị phối hợp
2. Giai đoạn tiến hành
Đón tiếp đại biểu làm công tác lễ tân như; phát tài liệu, Phụ vụ nước;
Điều hành cuộc họp báo đại biểu làm tham luận phát biểu tham luận, thảo luận góp ý kiến cho hội nghị
Ghi biên bản hội nghị
Trong thời gian diễn ra hội nghị có xảy ra tình huống gi thì thư ký, lễ tân phải sử lý ngay.
3. Giai đoạn tổng kết hội nghị:
Tiễn đại biểu;Thu dọn hội trường Quyết toán kinh phí;
Thông báo kết quả hội nghị
Hoang thiện, bổ sung chương trình công tác (nếu cần thiết) Giúp lãnh đạo cơ quan trong công tác phân công nhiệm vụ
Lập hồ sơ hội nghị; Muốn tổ chức hội nghị của cơ quan được theo một
trình tự hợp lý, văn phòng phải tổ chức xây dựng chương trình nghị sự.
( xem phụ lục số 09 mẫu chương trình nghị sự ) 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan.
Trong quá trình thực tập tại UBND quận Nam Từ Liêm em thấy cơ quan đã và đang áp dụng theo mô hình văn phòng truyền thống. Để giúp cơ quan nâng cao hiệu quả công việc em muốn thử góp ý kiến với cơ quan xây dựng một mô hình hiện đại, mô hình này có tên là “ mô hình văn phòng mở ” .
Văn phòng mở là văn phòng thiết kế theo kiểu văn phòng mà không sử dụng bức tường ngăn kín tới trần, được phát triển từ 3 mô hình văn phòng đó là:
+ Văn phòng xanh: là văn phòng sử dụng cây cảnh trong phòng
+Văn phòng năng động: là văn phòng phù hợp với tất cả loại mặt bằng khác nhau
+Văn phòng kiểu mỹ: là văn phòng mà bàn ghế được sáp xếp theo 1 đường thẳng không có vách ngăn.
*Ưu điểm:
Phá vỡ vách ngăn , dào cản giữa mối quan hệ của nhân viên với nhân viên, nhân viên với lãnh đạo giúp mối quan hệ được cởi mở hơn lãnh đạo dễ ràng quan sát hoạt động của nhân viên.
Tạo cho các cán bộ nhân viên trong văn phòng tính độc lập, tự giác cao trong công việc nhưng vân đảm bảo được sự liên kết các cán bộ khi cần thiết
Tiết kiệm thời gian đi lại như văn phòng trước kia
Tạo mội trường làm việc năng động, tâm lý thoải mái cho nhân viên làm việc
Tạo điều kiện thuận lợi trong việc trao đổi thông tin, công việc.
Tạo mới văn phòng làm việc khoa học, phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay.
*Nhược điểm:
Làm mất đi không gian riêng tư của mỗi người
Người làm việc dễ mất tập chung bởi các yếu tố xung quanh.
Chi phí để xây dựng mô hình cao, cơ sở vật chất phải rộng.
Người làm việc trong văn phòng dễ bị strees.
Mô hình mới chưa thể thích nghi được trong thời gian ngắm
6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND&UBND quận.
Văn phòng ở HĐND&UBND quận được tổ chức theo mô hình văn phòng truyền thống, sắp xếp gần nhau để thuận tiện cho công việc. Các phòng nghiệp vụ, phòng của lãnh đạo đều được bố trí ở tầng một,và tầng hai việc bố trí các phòng chuyên môn này gần phòng lãnh đạo, giúp lãnh đạo UBND quận có thể quản lý, đôn đốc được công việc cũng như cấp dưới của mình.
*Ưu điểm:
Văn phòng được trang bị đầy đủ các trang bị đã tạo điều kiện làm việc tốt cho các cán bộ thực hiện công việc của mình.Trong phòng các trang thiết bị được sắp xếp tương đối hợp lí và khoa học thuận lợi cho việc thực hiện công việc một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.
Môi trường làm việc yên tĩnh.Không gian trong phòng thoáng mát, đủ ánh sáng giúp tăng hiệu quả công việc hơn rất nhiều.
Lãnh đạo văn phòng luôn quan tâm đôn đốc nhắc nhở tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên của mình giúp họ giảm bớt áp lực công việc và tâm lý, từ đó giúp năng cao hiệu quả công việc trong bộ phận mình.
*Nhược điểm:
Ý thức làm việc của một số cán bộ còn chưa cao vì văn phòng khéo kín nên họ chỉ làm việc khi lãnh đạo vào kiểm tra.
Trang thiết bị trong văn phòng còn thiếu, bị cũ.