Để khắc phục được những tồn tại cũng như duy trì các ưu điểm, em xin đưa ra một số kiến nghị cho cơ quan như sau:
Tích cực đổi mới nâng cáo trình độ, năng lực nhận thức của lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức văn phòng về công tác hành chính, văn thư – lưu trữ.
Thường xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trong UBND quận.
Tăng cường chế độ chính sách với các đối tượng đi học.
Đối với mỗi người thì quyền lợi luôn là vấn đề rất được quan tâm. Khi quyền lợi được đảm bảo thì họ mới an tâm cống hiến. Cán bộ, công chức cũng như vậy khi có một chính sách hợp lý và thực thi sẽ huy động được cán bộ, công chức học
tập, tự nâng cao trình độ cống hiến cho công việc. Là một cơ quan quản lý nhà nước nên mọi chính sách đều cần được thực hiện một cách nghiêm chỉnh và tới đúng đối tượng được hưởng.
Thay đổi công tác tuyển dụng:
Ngoài những giải pháp trên thì chúng ta cũng cần phải tăng cường hơn nữa công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của công việc. UBND cần phải tăng cường hơn nữa hoạt động tuyển dụng. Cần phải có chính sách tuyển dụng hợp lý thì mới có thể thu hút được sinh viên ra trường có trình độ về UBND công tác. Đối với quận Nam Từ Liêm đã có chính sách thu hút sinh viên sau khi tốt nghiệp về công tác tại UBND nhưng cần phải làm cho chính sách ấy hấp dẫn hơn đối với sinh viên đồng thời cũng cần phải có biện pháp tuyên truyền sâu rộng hơn nữa những chính sách của UBND tới các đối tượng bởi không phải sinh viên nào cũng biết tới chính sách này của UBND.
Như vậy sẽ rơi vào tình trạng “chính sách chết’’ trên giấy.
Tăng cường công tác đào tạo trình độ chuyên môn, tin học, ngoại ngữ để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc văn phòng hiện nay.
Đưa ra các hình thức kỷ luật đối với các cá nhân, đơn vị vi phạm quy định, quy chế làm việc của cơ quan như quy chế công sở...
Khuyến khích, động viên cán bộ thực hiện tốt công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan theo đúng quy định cụ thể. Có vậy mới tránh được tình trạng tài liệu để rời lẻ, thất lạc ảnh hưởng đến năng suất chất lượng cũng như hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan.
Lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc của cán bộ, nhân viên, đưa ra những hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở cũng như động viên tinh thần làm việc của họ.
Các cán bộ văn phòng phải nâng cao ý thức làm việc hơn nữa, không hút thuốc nơi công sở.
Cán bộ công nhân viên phải chủ động tiếp dân, phải có mối quan hệ hài hòa, đáp ứng, giải quyết mọi thắc mắc của họ.
Thường xuyên dọn dẹp văn phòng đảm bảo cảnh quan và không khí làm việc.
Liên tục cập nhật các phần mềm quản lý văn bản đi, đến của cơ quan.
Tổ chức công việc một cách khoa học cả về nhân sự, cơ sở vật chất, và công tác lập hồ sơ .
Xây dựng và ban hành quy chế về soạn thảo và ban hành văn bản không đẻ tình trạng chồng chéo, bỏ xót công việc.
Đổi mới một số trang thiết bị cho phù hợp với tính chất công việc.
III . Kiến nghị.
* Về phía trường Đại học:
Trước khi đi thực tập thì trường đã tổ chức những buổi tập huấn tại trường để nghe giảng viên hướng dẫn những việc phải làm khi đi thực tập ngoài trường và những kỹ năng để làm báo cáo thực tập. Tuy nhiên, trong quá trình sinh viên đi thực tập nhà trường không quan tâm nhiều đối với quá trình thực tập của sinh viên, không biết được những sinh viên cử đi thực tập được làm những gì có đúng chuyên ngành không?
Vì vậy, em xin kiến nghị với nhà trường một số ý kiến để việc thực tập cuối khóa sau đạt kết quả cao hơn:
- Trước hết, nhà trường cần phối hợp với cơ quan nơi có sinh viên thực tập, và đề nghị họ giúp đỡ, để sinh viên có thể làm việc theo chuyên ngành của mình.
Có như vậy sinh viên sẽ thuận lợi hơn trong công việc sau này.
- Thứ hai, các Giảng viên hướng dẫn và sinh viên thường xuyên liên lạc bằng E-mail để Giảng viên có thể nắm được quá trình thực tập của sinh viên và giúp đỡ họ trong việc viết báo cáo thực tập.
*Về phía cơ quan thực tập:
- Các cán bộ UBND quận đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập như: cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết phục vụ cho viết báo cáo, hướng dẫn để làm báo cáo, hỗ trợ và sử dụng các thiết bị văn phòng…
- Tuy nhiên, cơ quan chưa mạnh dạn giao những công việc thuộc chuyên ngành để em có thể làm quen tốt hơn nữa với chuyên môn của mình.
Do đó, em kiến nghị với cơ quan trong thời gian tới, khi tiếp nhận sinh viên thực tập, cơ quan cần giao những công việc thuộc về chuyên môn và phù hợp với trình độ của họ.
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND&UBND quận Nam Từ Liêm được sự giúp đỡ tạo điều kiện của toàn thể cơ quan em đã hoàn thành tốt chương trình thực tập ngăn hạn của mình;
trong qua trình đo cũng đa giúp em tiếp thu được thêm những kinh nhiệm, kỹ năng củng cố cho ban thân nhiều cái mới giúp em tự tin hơn về ngành nghề trước khi bước chân vào công việc thật sự sau vài tháng nữa ở trường
Bài báo cáo là kết quả thực tập của em, qua bài báo cáo này em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể quý cơ quan UBND quận Nam Từ Liêm đã hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Và đặt biệt em gửi lời cám ơn tới Ban Giám Hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các thầy cô giáo trong khoa Quản trị Văn Phòng đa trang bị cho em rất nhiều kiến thức cơ bản về nghiệp vụ hành chính
Cung do thời gian và kiến thức có hạn, bản thân lại chưa có nhiều kinh nghiệm từ công việc thực tế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo cùng các cán bộ trong UBND để bài báo cáo của em được phong phú về lý luận và phù hợp với thực tiễn hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!