Trải qua lần thực tập ngắn tại HĐND&UBND quận đã giúp em có nhiều cái nhìn mới về thực tế khác ra vơi những khái nhiệm trong em trước lúc chưa đi thực tế tại mội trường làm việc hành chính công. Qua chuyến thực tế này em cũng có tiếp thu được cho mình thêm một số kiến thức, nghiệp vụ, kỹ năng và cái nhìn tổng quát hơn nữa về công tác hành chính công tại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
Qua thời gian thưc tập tại HĐND&UBND quận cũng có nhiều khó khăn không nhỏ nhưng bên cạnh những khó khăn ý em thấy mình trưởng thành hơn rút ra được cho mình nhiều bài học về nghề nghiệp và kỹ năng sống, bên cạnh những thành công hôm nay em có được có sự đóng góp giúp đỡ rất lớn của các bậc anh chị cán bộ lãnh đạo trong HĐND&UBND quận. Với những kiến thức đã học trên lớp cùng với sự quan sát, tinh thần học hỏi của bản thân và sự nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn đã giúp em phần nào hình dung ra cách làm việc của một văn phòng thực thụ như thế nào để từ đó có định hướng tốt về công việc chuyên môn của mình.
Qua thời gian thực tập tại cơ quan em nhân thấy tầm quan trọng của Công tác Hành chính văn phòng gắn liền với việc Lưu trữ tài liệu trong công việc. Trong quá trình hoạt động công tác hành chính văn phòng đã đạt được những hiệu quả đáng kể.
1.Ưu điểm
-Mô hình tổ chức văn phòng:
Với cách bố trí văn phòng theo kiểu truyền thống đã tạo lên một không gian làm việc yên tĩnh, độc lập cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. Các phòng được bố trí, sắp xếp gần nhau từ đó tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin cũng như giải quyết công việc được nhanh chóng hơn.
Công việc được phân chia, sắp xếp theo mảng lĩnh vực riêng biệt, dễ cho việc kiểm soát số lượng công việc.
-Về công tác hành chính văn phòng:
Văn phòng HĐND&UBND quận thực hiện tốt chưc năng tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo cơ quan như: Xây dựng chương trình công tác, kế hoạch , tổ chức thành công các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, chuẩn bị tốt các chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng của HĐND&UBND quận được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, các quy trình giải quyết công việc hành chính được thực hiện theo đúng trình tự quy đinh, các nội quy, quy định được thực hiện nghiêm chỉnh không có trường hợp giải quyết công việc không theo quy định chung của HĐND&UBND quận, ngôn ngữ câu từ văn phòng trong văn bản được trau truốt kỹ lưỡng sử dụng văn phong hành chính dễ hiểu.
Về công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tập trung và kép kín. các cán bộ văn thư chuyên môn thực hiên nghiêm túc, chính xác từ khâu cơ bản, mọi trình tự được thực hiện một cách chuyên môn hóa, việc xử lý, chuyển giao, tiếp nhận văn bản được thực hiên nhanh chóng, giải quyết kịp thời , không có trường hợp chậm trễ. Những văn bản mang tính mật, hỏa tốc được khẩn cấp chuyển giao để đảm bảo tiến trình làm việc của cơ quan.
Về công tác lưu trữ cơ quan có những biện pháp tích cực trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ cũng như thiết bị phục vụ cho kho lưu trữ; tài liệu được sắp xếp gọn gàng theo hệ thống nhất định
-Về trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn phòng
Các phương tiện phục vụ cho quá trình làm việc của HĐND&UBND quận được trang bị tương đối đầy đủ, từng bước ứng dụng các thành tựu của công nghệ hiện đại. Việc sử dụng các trang thiết bị hiện đại một mặt đã góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc, mặt khác có tác dụng hiện đại hoá công tác văn phòng, cải thiện điều kiện làm việc của cán bộ, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lao động thủ công; đồng thời giảm chi phí nhân lực và các chi phí khác kèm theo cho cơ quan. Trong cơ quan, hệ thống mạng đều được kết nối ổn định, góp phần cập nhật thông tin nhanh chóng, đầy đủ, cung cấp thông tin lên trang website của UBND quận.
-Về đội ngũ cán bộ trong văn phòng
Lãnh đạo văn phòng là người có khả năng lãnh đạo, điều hành, có tầm nhìn sâu rông, chiến lược biết nắm bắt tình hình chỉ đạo công việc một cánh hiệu quả, phõn cụng cụng việc, nhiệm vụ rừ ràng theo đỳng chuyờn mụn, chỳc năng nhiệm vụ của mỗi phòng, năng lực của từng cá nhân; là người có trách nhiệm với công việc là tấm gương sáng cho mọi người noi theo
Tình hình đội ngũ cán bộ chuyên viên: Về cơ bản đội ngũ cán bộ đã đáp ứng được yêu cầu chuyên môn của công việc hàng ngày. Đây là những cán bộ có kinh nghiệm lâu năm, nhiệt tình và trách nhiệm cao trong công việc. Qua nguồn thông tin và thực tế chính xác cho thấy đội ngũ làm việc của UBND quận có thâm niên công tác từ 3-10 năm chiếm số lượng không nhỏ, cán bộ lao động hợp đồng đều là những người am hiểu công việc, được chọn lọc kỹ trong quá trình tuyển dụng. Nhìn chung, đội ngũ làm việc của HĐND&UBND quận là những người có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng được hầu hết công việc, giải quyết công việc hiệu quả, có trách nhiệm với công việc được giao. Đồng thời được sự quan tâm của lãnh đạo UBND quận nên đội ngũ cán bộ thường xuyên được cử đi tham dự các lớp tập huấn, các khóa học về chuyên môn nghiệp vụ, ứng dụng ISO.
-Tổ chức lao động khoa học:
Sự phân công đối với từng cán bộ tương đối phù hợp. Các cán bộ đều đảm nhiệm công việc đúng chuyên môn và đồng thời cũng kiêm nhiệm thêm một số công việc khác.
2.Nhược điểm:
-Về nghiệp vụ hành chính Văn phòng.
Số lượng tham các lớp bồi dưỡng, tập huấn do cơ quan tổ chức hoặc cử đi có hạn, một số cán bộ vẫn nghỉ tự do, đưa ra lý do vắng mặt và không tham dự các buổi tập huấn đó.cùng lúc đó khôi lượng công việc của cán bộ được cử đị học không hề giảm, cùng lúc thực hiện nhiều công việc gây áp lực rất lới. Chính vì vậy mà thực tế cho thây, kỹ năng nghiệp vụ của một số cán bộ chưa được cải thiện thực sự, mọi báo cáo chỉ là trên giấy tờ và hạn chế hơn so với hiện tại. Cở
quan cần xem xét và điều chỉnh lịch học và khối lượng công việc đang kiêm nhiệm thì mới đem lại hiệu quả cao
Ví dụ: Tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ vào ngày nghỉ để giảm bới khối lượng công việc hiện tại của cán bộ đang cùng lúc kiêm nhiệm, có những chế độ tiờu chuẩn cụ thể đề ra rừ ràng thu hỳt và tạo động lực cho cỏn bộ khi cụ gắng tham gia các khóa học.
Tại các khối, phòng, ban một số phòng, ban chưa thực hiện theo đúng quy định của nhà nước về công các văn thư – lưu trữ văn bản lưu thiếu, sắp xếp văn bản không theo trình tự vân lưu văn bản photo, văn bản dự thảo, việc lập hồ sơ công việc của cán bộ chưa thực hiện.
Nghiệp vụ văn thư lưu trữ còn hạn chế nhất định, việc chỉnh lý tài liệu còn gặp nhiều khó khăn, tài liệu vẫn còn để rời rạc, trùng thừa chưa tổng hợp hết một số tài liêu, những hồ sơ tài liêu nhiều, vị trí để còn hạn chế nên số lượng tại liệu còn để không đúng quy định, và điều này gây khó khăn cho việc tra tìm thông tin liên quan, mất thời gian để chỉnh lý lại.
Công tác tổ chức hội nghị,chuyên đi công tác cho lãnh đạo còn chậm, thay đôi chuyên đi công tác hoặc hủy hội nghị thông báo chậm hoặc thông báo thiếu gây ảnh hưởng đến việc sắp xếp công việc từ các đơn vị.
-Mô hình tổ chức văn phòng:
Do diện tích mặt bằng có hạn, việc xây dựng cơ sở vật chất lâu năm nên việc bố trí hợp lý một cách tuyệt đối là không thể.
Các bàn làm việc đươc sắp sếp gần diện tích nhau, khối lượng giấy tờ, tài liệu, vị trí sắp sếp các trang thiết thị gần nhau, dễ gây tình trạnh lẫn lộn, thất lạc và không an toàn khi làm việc. Việc sắp xếp quá nhiều tài liệu cá nhân cạnh nhau như vậy không đảm bảo hiệu quả làm việc, các bàn làm việc không có ngăn cỏch rừ ràng.
Một số phòng còn tận dụng diện tích sắp sếp các tủ hồ sơ, tài liệu gần chỗ mình làm việc, nhìn toàn bộ hồ sơ, tài liệu nhiều, mất thẩm mỹ.
Vì bộ phận sao in được sắp xếp ở tầng 1 nên làm mất nhiều thời gian giải quyết công việc của các cán bộ khác khi phải đi xuống đây.
Việc lưu văn bản chưa được thống nhất nên một số giấy tờ còn bị thất lạc,không tìm thấy…
Việc phân loại tài liệu còn chưa được thực hiện, số thứ tự các tài liệu vẫn không được chú trọng, hồ sơ tài liệu còn vứt lung tung, lẫn lộn.
-Trang thiết bị làm việc:
Trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan đa phần được trang bị đầy đủ song vì UBND quận có nhiều bộ phận khách nhau mà chỉ có một bộ phận có máy photo không đủ đáp ứng công việc, nhiều khi máy photo quá tải không thê photo các văn bản tiếp theo làm cản trở công việc, công việc bị trì trệ...
-Tình hình đội ngũ cán bộ:
Hầu hết cán bộ, công chức, viên chức trong UBND quận cũng như trong HĐND&UBND quận đều là những cán bộ trẻ phải kiêm nhiệm thêm nhiều những công việc khác nhau nên áp lực công việc lớn. Nhiều phòng ban chưa đáp ứng đủ cán bộ nên lượng công việc nhiều khi bị quá tải dẫn đến chất lượng công việc không cao.
Đặc biệt vẫn còn hiện tượng hút thuốc lá và làm việc riêng trong giờ hành chính và trong phòng làm việc
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những