CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 6. Thể thức văn bản
Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
1. Văn bản hành chính
1.1. Phông chữ trình bày văn bản: phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ Tiếng việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
1.2. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và các thành phần trong thể thức văn bản.
a) Khổ giấy
- Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) - Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
b) Kiểu trình bày
- Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)
- Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng in theo chiều rộng).
c) Định lề trang văn bản
- Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm;
- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm;
- Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35mm;
- Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20mm;
d) Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau - Quốc hiệu, tiêu ngữ
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Chiếm khoảng ẵ trang giấy theo chiều ngang, ở phớa trờn, bờn phải
Quốc hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, in đậm
Tiêu ngữ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm. Viết hoa các chữ cái đầu các cụm từ, các cụm từ có gạch nối, có cách chữ.
Phía dưỡi có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng độ dài dòng tiêu ngữ.
Hai dòng chữ trên cách nhau bằng dòng đơn.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
UBND QUẬN HOÀNG MAI
Chiếm ẵ trang giấy, theo chiều ngang, phớa trờn, bờn trỏi.
Tên cơ quan chủ quản cơ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, in hoa Tên cơ quan ban hành cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm, in hoa
Phớa dưới cú đường kẻ ngang, nột liền, dài ẵ hoặc 1/3 dũng chữ cơ quan ban hành.
- Số ký hiệu văn bản
Nằm phía dưới phần tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản, kiểu chữ đứng, in thường, cỡ chữ 13.
Văn bản do Phòng ban hành : Số:…/tên loại văn bản-PGD&ĐT Số: /QĐ-PGD&ĐT
Số: /KH-PGD&ĐT - Địa danh, ngày tháng năm
Năm phía dưới quốc hiệu, tiêu ngữ. Cỡ chữ 13-14, kiểu chữ in thường, chữ nghiêng, chữ cái đầu địa danh phải viết hoa
Hoàng Mai, ngày 11 tháng 04 năm 2012
- Tên loại và trích yếu nội dung
Tên loại được đặt giữa, chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm; cỡ chữ 14
Trích yếu nội dung đặt dưới tên loại, chữ in thường, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ 14. Phớa dưới cú đường kẻ ngang, nột liền, độ dài bằng ẵ hoặc 1/3 dũng chữ.
QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán bộ
- Nội dung văn bản
Nội dung phải phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, phù hợp với đường lối, chớnh sỏch nhà nước. Trỡnh bày ngắn gọn, rừ ràng, chớnh xỏc. Ngụn ngữ phôt thông, dễ hiểu, diễn đạt đơn giản
Trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng. Đầu dòng lùi vào từ 1-1,27cm.
- Nơi nhận
Trình bày phía dưới nội dung văn bản, bên trái
Từ “ Nơi nhận” trình bày bằng chữ in thường, kiểu nghiêng đậm, cỡ chữ 12.
Phần liệt kê nới nhận trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT, VP.
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày phía dưới nội dung văn bản, bên phải, ngang hang với “ Nơi nhận”. Kiểu chữ đứng đậm, chữ in thường, cỡ chữ 13-14
Họ tên người ký trình bày bằng chữ in thường, kiểu chức đứng đậm, cỡ chữ 13-14, được đặt cạnh giữa so với quyền hạn, chức vụ người ký.
Chữ ký nằm giữa quyền hạn chức vụ và họ tên người ký.
- Dấu cơ quan
Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan.
Việc đóng dấu giáp lai được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP..
2. Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài
Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.