CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 22. Điều khoản thi hành
1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính của phòng Giáo dục và đào tạo quận Hoàng Mai
Trong thời gian thực tập tại phòng GD&ĐT quận Hoàng Mai đã giúp cho em có cơ hội tiếp xúc với các công việc thực tế và hiểu được sâu hơn về công tác Hành chính văn phòng. Em thấy được phong cách làm việc của cán bộ Hành chính văn phòng rất chuyên nghiệp và khoa học, công tác Hành chính văn phòng chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan. Sau đây em xin có một vài nhận xét về công tác Hành chính văn phòng của phòng GD&ĐT quận Hoàng Mai:
*Ưu điểm:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần
Chức năng tham mưu, tổng hợp được thực hiện tốt, phối hợp chặt chẽ giữa các cán bộ chuyên viên với nhau, giữa Lãnh đạo và chuyên viên trong Phòng. Các công việc được Lãnh đạo xử lý giải quyết nhanh chóng, chính xác hơn nhờ sự tham mưu kịp thời, đúng đắn của các Cán bộ chuyên viên.
Chức năng hậu cần luôn được đảm bảo phục vụ tốt đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho cơ quan hoạt động đã được thực hiện tốt.
- Cơ sở vật chất
Các trang thiết bị như máy tính, máy điện thoại, máy in, máy fax….được trang bị đầy đủ nhằm phục vụ tốt nhất cho việc giải quyết các công việc.
- Nhân sự
Các cán bộ chuyên viên của Phòng luôn được tham gia các buổi tập huấn nghiệp vụ nâng cao trình độ, kiến thức, kỹ năng chuyên môn.
- Công tác văn thư – lưu trữ
Nghiệp vụ Hành chính văn phòng được coi trọng và chú ý đổi mới công tác văn thư, lưu trữ đã phát huy được hiệu quả đối với công tác chung Phòng.
Việc cài đặt phần mềm chương trình quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đã đạt được hiệu quả cao, giúp cho việc tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và theo dừi văn bản đi, văn bản đến khỏ chớnh xỏc giỳp cho việc tra tỡm văn bản được
Cán bộ văn thư sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến. Tất cả các văn bản đều được scan vào máy, phục vụ cho việc tra cứu văn bản của các đơn vị, phòng, ban, phục vụ tốt hơn công tác Hành chính và chỉ đạo điều hành.
*Bên cạnh những ưu điểm trên thì cũng có những hạn chế nhất định:
- Cở sở vật chất
Tuy trang bị đầy đủ các trang thiết bị nhưng có một số trang thiết bị đang bị hỏng, bị trục trặc, xuống cấp trầm trọng gây ảnh hưởng tới công tác văn thư của Phòng.
Lượng văn bản lưu trữ nhiều nhưng lại thiếu tủ đựng lưu trữ.Đặc biệt là ở tổ Hành chính, nhiều văn bản lưu trữ phải sắp xếp thành chồng để ở ngoài.Việc hỏng hóc, mất văn bản là không thể tránh khỏi.
Đường truyền Internet của Phòng quá chậm, nhiều lúc bị đứt cáp mạng là mạng ở Phòng không dùng được gây ảnh hưởng tới việc lên mail lấy công văn của Văn thư
- Nhân sự
Tình trạng công việc nhiều nhưng nhân sự còn thiếu gây ra trường hợp công việc dồn đọng, nhiều người phải làm nhiều việc một lúc, khó tránh khỏi việc sụt giảm chất lượng của công việc.
Vẫn cũn một số ớt cỏn bộ chuyờn viờn chưa năm rừ được cỏch soạn thảo văn bản.
Công tác quản lý và kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng một số cán bộ chưa thực sự chú tâm vào công việc.
- Công tác văn thư
Vẫn còn tình trạng một số văn bản có thể thức, kỹ thuật trình bày, phông chữ, cỡ chữ chưa đúng với quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Các văn bản soạn ra còn thiếu thống nhất trên nhiều phương diện về thể thức, tên loại, ngôn ngữ, văn phong.
2.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng ở UBND quận Tây Hồ.
Công tác Hành chính văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của cơ quan. Lãnh đạo Phòngcần quan tâm hơn nữa đến việc nâng cao chất lượng công tác Hành chính văn phòng nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm còn tồn tại với những việc làm cụ thể sau:
Lãnh đạo nên dành sự quan tâm nhiều hơn đối với cán bộ, nhân viên trong cơ quan không chỉ về công việc mà về cả đời sống tinh thần của nhân viên.
Đồng thời cơ quan cần tạo điều kiện nhiều hơn nữa cho cán bộ văn phòng tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ văn phòng để nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên để áp dụng vào thực tiễn công tác mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Văn thư, lưu trữ là công tác khá thầm lặng và rất vất vả, vì vậy cơ quan cần quan tâm đến việc thực hiện tốt các chế độ, chính sách đối với cán bộ văn thư, lưu trữ.
Thực tế đã cho thấy, khối lượng công việc văn thư, lưu trữ khá nhiều trong khi đó chỉ có một cán bộ văn thư thì khó có thể giải quyết được hết các công việc của cơ quan. Để khắc phục điều này thì Lãnh đạo nên bố trí thêm cán bộ làm công tác văn thư.
Ngoài ra, Lãnh đạo nên trình bày, xin, đề xuất với UBND quận về việc thay đổi đường dây mạng từ cáp đồng sang cáp quang để tránh trường hợp đứt cáp mạng, ảnh hưởng tới việc lấy công văn, văn bản của Phòng.
Để khắc phục tình trạng ban hành văn bản chưa đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày, Phòng GD&ĐT cần thực hiện đúng các quy định về soạn thảo văn bản, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời thực hiện tốt việc kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành.
Bên cạnh đó, trong công tác lưu trữ, thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ tài liệu, mua thêm tủ đựng lưu trữ tài liệu để không còn trường hợp tài liệu lưu trữ bị buộc thành từng chồng và để ở dưới đất, góc phòng.
Tuyờn truyền, phổ biến chú cỏc cỏn bộ, cụng chức trong cơ quan hiểu rừ vài trò và tác dụng của công tác lưu trữ để từ đó mọi cán bộ đều có trách nhiệm hơn trong việc lập lập hồ sơ, giữ gìn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
Phòng GD&ĐT cần có kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang bị thêm một số máy móc cần thiết khác phục vụ cho công việc.
Trên đây là những ý kiến đóng góp của em qua thời gian thực tập tại Phòng GD&ĐT quận Hoàng Mai, em rất mong những kiến nghị, đề xuất đó của em sẽ được lãnh đạo Phòng quan tâm và xem xét nhằm góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng công tác văn phòng của cơ quan.
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tập tại Phòng Giáo dục& đào tạo quận Hoàng Mai, nhờ áp dụng những kiến thức đã học dưới mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội và đây là lần thứ hai em được đi thực tập ở ngoài cơ quan nên em đã nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới và cảm thấy tự tin hơn rất nhiều.
Gần hai tháng thực tập, khoảng thời gian không nhiều nhưng đã giúp em học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm quý giá về chuyên môn nghiệp vụ cũng như kỹ năng thực hành vào công việc thực tế, bên cạnh đó em cũng được học hỏi thêm về phong cách giao tiếp ứng xử của cán bộ văn phòng nơi công sở và em cũng nhận thấy rằng: Từ lý luận đến thực tiễn, từ lý thuyết đến thực hành thực sự là cả một vấn đề lâu dài và tốn kém không ít thời gian để làm quen và vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc. Tuy quá trình này không phải lúc nào cũng diễn ra theo ý muốn, theo một quy trình nhất định và trên thực tế nó có thể đúng hoặc không đúng hoàn toàn so với những gì đã được đào tạo ở trường học. Nhưng nếu biết vận dụng linh hoạt vào thực tế thì nó sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Em có thể hoàn thành tốt kỳ thực tập và bài báo cáo này là được sự quan tâm giúp đỡ hết mình, sự chỉ dẫn nhiệt tình của các cô, các chú và các anh, chị trong cơ quan cũng như sự hướng dẫn của các thầy các cô Khoa Quản Trị Văn Phòng.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Nhà trường, các thày cô giáo, Trưởng phòng GD&ĐT quận Hoàng Mai và toàn thể các cô bác, anh chị cán bộ chuyên viên trong phòng đã giúp đỡ,tạo mọi điều kiện để em hoàn thành tốt kỳ thực tập trong suốt thời gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên
Phạm Thị Hồng Nhật