2.2.1. Lưu đồ quy trình tuyển dụng.
Bước Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu
1 Các Phòng, Ban,
các đơn vị BM.15.01
2 Giám đốc,
Phòng TC - HC BM.15.01
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Xem xét, phê duyệt
3
Giám đốc, Phòng TC - HC,
Các đơn vị
4 Phòng TC - HC BM.15.02
5 Hội đồng TD,
Phòng TC - HC BM.15.03
6 Phòng TC - HC
7 Hội đồng TD, Phòng TC - HC
8
Đơn vị quản lý trực tiếp, Phòng TC - HC
BM.15.04 BM.15.05 BM.15.07 BM.15.08 9
Giám đốc, Phòng TC - HC,
Các đơn vị
10 Phòng TC - HC
Bộ phận QLLĐ BM.15.06
Hình 2: Lưu đồ quy trình tuyển dụng nhân lực của Công ty 319.5
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) 2.2.2. Diễn giải lưu đồ
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Tuyển dụng nhân sự của Công ty xuất phát từ nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh, trên cơ sở đề nghị của các đơn vị và sự phê duyệt của Ban Giám đốc Công ty. Căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng:
- Quy mô hoạt động, kế hoạch SXKD và chiến lược phát triển qua các thời
Quản lý và lưu hồ sơ Thông báo tuyển dụng
Tổ chức thi tuyển Loại
Tuyển dụng thử việc
Nhận xét, đánh giá Thành lập hội đồng TD
Phê duyệt/ ký
HĐLĐ Loại
HĐLĐ KXĐ thời hạn
HĐLĐ có thời hạn Thông báo kết quả TD
- Căn cứ Biểu tổ chức biên chế, kế hoạch tuyển dụng hàng năm của Công ty và tình hình hoạt động SXKD của các đơn vị trực thuộc;
- Sự thay đổi cơ cấu tổ chức, sự biến động về số lượng và chất lượng lao động của Công ty yêu cầu phải tuyển mới.
Dựa trên những cơ sở đã được xác định, khi có nhu cầu tuyển dụng nhân lực, các đơn vị lập yêu cầu tuyển dụng (BM 15.01) gửi về Phòng TC - HC Công ty trước ngày 10 hàng tháng.
Bước 2: Xem xét, phê duyệt
Căn cứ vào biểu biên chế đã được Giám đốc Tổng công ty phê duyệt về vị trí, số lượng, tình hình sử dụng lao động của đơn vị và kế hoạch tuyển dụng nhân lực hàng năm, Phòng TC - HC nhận xét, đề nghị Giám đốc Công ty phê duyệt các nội dung sau:
• Nếu nhu cầu tuyển dụng nằm trong biểu biên chế của đơn vị và cần thiết phải tuyển dụng, thì phòng TC - HC triển khai các bước tiếp theo.
• Nếu nhu cầu không nằm trong biểu biên chế của đơn vị hoặc xét thấy không cần thiết tuyển dụng thì phòng TC - HC trao đổi với đơn vị và cho ý kiến vào mẫu (BM 15.01), trình Giám đốc Công ty xem xét, phê duyệt. Yêu cầu được duyệt, Phòng TC - HC thực hiện các bước tiếp theo. Nếu không được duyệt, Phòng TC - HC trả lại đơn vị yêu cầu và thông báo lý do từ chối.
Căn cứ vào vị trí, số lượng tuyển dụng Phòng TC - HC cho ý kiến đề xuất phương án tìm kiếm và cách thức tuyển chọn nếu xét thấy cần thiết thành lập Hội đồng tuyển dụng thì làm tiếp Bước 3, ngược lại thực hiện Bước 4.
Bước 3: Thành lập Hội đồng tuyển dụng
Căn cứ vào kế hoạch và quyết định tuyển dụng nhân sự của từng đợt, thành phần Hội đồng tuyển dụng Công ty gồm:
1. Giám đốc : Chủ tịch HĐTD;
2. Bí thư Đảng ủy : Phó Chủ tịch HĐTD;
3. Trưởng phòng TC - HC : Ủy viên thường trực;
4. Trưởng các phòng nghiệp vụ liên quan : Ủy viên;
5. Cán bộ phòng TC - HC : Thư ký;
6. Các ủy viên khác là những người có chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến vị trí tuyển dụng.
Bước 4: Thông báo tuyển dụng
- Phòng TC - HC rà soát nhân sự trong Tổng công ty và đề nghị Hội đồng tuyển dụng xem xét, nếu được đề nghị Giám đốc Công ty ra quyết định điều động, bổ nhiệm. Phòng TC - HC thực hiện tiếp Bước 9.
- Phòng TC - HC tiến hành đăng tin tuyển dụng với hình thức phù hợp, sau đó thu thập hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, tổng hợp và lập danh sách các hồ sơ đạt tiêu chuẩn.
Hồ sơ ứng tuyển (chấp nhận hồ sơ phô tô) gồm:
01 Phiếu đăng ký dự tuyển;
01 Đơn xin việc;
01 Sơ yếu lý lịch;
01 bản sao bằng cấp, chứng chỉ (nếu có);
01 bản sao CMND;
01 bản sao Giấy khai sinh;
01 bản sao Hộ khẩu thường trú (nếu có);
01 Giấy chứng nhận sức khoẻ;
01 Bản sao Sổ Bảo hiển xã hội (nếu có);
02 ảnh 4x6 cm.
Bước 5: Tổ chức thi tuyển
Phòng TC - HC tiếp nhận, rà soát, đánh giá các hồ sơ ứng tuyển; tổng hợp, lập danh sách các ứng viên đạt yêu cầu; lên lịch thi tuyển, phỏng vấn và thông báo cho các ứng viên.
Tùy từng vị trí chức danh tuyển dụng, Hội đồng tuyển dụng tiến hành đánh giá ứng viên theo các hình thức sau:
- Kiểm tra viết: thi lý thuyết và thực hành;
- Phỏng vấn trực tiếp và nhận xét (BM 15.03);
- Kết hợp cả hai hình thức trên.
Bước 6: Thông báo kết quả tuyển dụng
Sau khi Hội đồng tuyển dụng thống nhất kết quả của các ứng viên sẽ có Biên bản chuyển về Phòng TC - HC. Trên cơ sở Biên bản đã được thống nhất, Phòng TC - HC tổng hợp kết quả và thông báo cho các ứng viên trúng tuyển, tiến hành các thủ tục tiếp nhận và chuyển về các đơn vị, đồng thời yêu cầu bổ sung đầy đủ hồ sơ, bao gồm:
01 Phiếu đăng ký dự tuyển (BM 15.02);
01 Đơn xin việc;
01 Sơ yếu lý lịch;
01 bản sao bằng cấp, chứng chỉ (nếu có);
01 bản sao CMND;
01 bản sao Giấy khai sinh;
01 bản sao Sổ hộ khẩu (nếu có);
01 Giấy chứng nhận sức khoẻ;
01 Bản sao Sổ Bảo hiểm xã hội (nếu có);
02 ảnh 4x6 cm.
Tất cả bản sao kể trên phải có thời gian sao lục/chứng thực/công chứng trước ngày nộp đơn không quá 6 tháng hoặc trình bản gốc để Phòng TC - HC đối chiếu. Trường hợp Hồ sơ không đủ tiêu chuẩn Phòng TC - HC báo cáo với Hội đồng tuyển dụng xem xét hủy kết quả.
Đối với các ứng viên trúng tuyển đang trong biên chế Quân đội của các đơn vị khác khi trúng tuyển bỏ qua Bước 7, Bước 8, Bước 9.
Bước 7: Tuyển dụng thử việc
Trên cơ sở tổng hợp kết quả kiểm tra, phỏng vấn, Phòng TC - HC trình Giám đốc Công ty phê duyệt đối với các trường hợp đạt yêu cầu; Phòng TC - HC soạn thảo HĐLĐ thử việc. Trong thời gian thử việc các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:
• Phòng TC - HC chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới về lịch sử, văn hóa và Nội quy đơn vị;
• Phòng chức năng và các đơn vị quản lý lao động trực tiếp chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới về chuyên môn nghiệp vụ, các quy trình ISO liên quan.
Riêng một số trường hợp có trình độ chuyên môn cao và có kinh nghiệm có thể không qua thử việc, các trường hợp này do Giám đốc Công ty quyết định trên cơ sở đề xuất của đơn vị.
Bước 8: Nhận xét, đánh giá
Trước khi hết thời hạn Hợp đồng lao động 07 ngày, ứng viên báo cáo kết quả công việc đã làm trong thời gian thực hiện hợp đồng theo mẫu (BM.15.07);
Đơn vị trực tiếp sử dụng lao động nhận xét, đánh giá kết quả, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người lao động theo mẫu (BM.15.04) đối với hợp đồng lao động thử việc hoặc theo mẫu (BM.15.08) đối với hợp đồng lao động có thời hạn, Công văn đề nghị tuyển dụng (đối với đơn vị trực thuộc) theo mẫu (BM.15.05) và chuyển Phòng TC - HC tổng hợp thẩm định lập danh sách báo cáo trình Giám đốc Công ty xem xét, phê duyệt.
Bước 9: Phê duyệt và ký HĐLĐ
• Nếu Giám đốc Công ty phê duyệt đồng ý tuyển dụng và ký Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Phòng TC - HC soạn thảo Hợp đồng lao động không xác định thời hạn và gửi nhân viên ký trước, sau đó trình Giám đốc Công ty ký.
• Nếu Giám đốc Công ty phê duyệt đồng ý tuyển dụng và ký Hợp đồng lao động có thời hạn: Phòng TC - HC soạn thảo Hợp đồng lao động có thời hạn và gửi nhân viên ký trước, sau đó trình Giám đốc Công ty ký.
Hết thời hạn Hợp đồng lao động có thời hạn, quay lại Bước 7 và người lao động tự đánh giá quá trình làm việc theo mẫu (BM.15.07), Đơn vị trực tiếp sử dụng lao động nhận xét, đánh giá kết quả, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người lao động theo mẫu (BM.15.08), Công văn đề nghị tuyển dụng (đối với đơn vị trực thuộc) theo mẫu (BM.15.05) và chuyển về Phòng TC - HC tổng hợp thẩm định lập danh sách báo cáo trình Giám đốc xem xét, phê duyệt.
• Nếu Giám đốc Công ty không đồng ý tuyển dụng: Phòng TC - HC thừa lệnh Giám đốc Công ty ký Thông báo chấm dứt Hợp đồng lao động gửi ứng viên không quá 3 ngày kể từ khi hết hạn thử việc (hoặc hợp đồng có thời hạn). Thông báo có thể gửi trực tiếp, Email, văn bản hoặc điện thoại.
Bước 10: Quản lý và lưu hồ sơ
Phòng TC - HC quản lý và lưu hồ sơ của CB, CNV khối cơ quan Công ty và các đơn vị trực thuộc. Bàn giao hồ sơ và nhân sự cho Bộ phận quản lý lao động của các đơn vị quản lý. Tài liệu liên quan đến công tác tuyển dụng được tiến hành lưu trữ theo thời gian được quy định như sau:
ST
T Loại hồ sơ Trách nhiệm lưu
Gốc Sao
1 Hồ sơ tuyển dụng Phòng TC - HC VB Lâu dài
2 Đề nghị tuyển dụng Phòng TC - HC; các đơn
vị trực thuộc Công ty VB Lâu dài
3 Kết quả tuyển dụng Phòng TC - HC VB Lâu dài
4
Bản tự đánh giá quá trình làm việc của người lao động
Phòng TC - HC; các đơn
vị trực thuộc Công ty VB Lâu dài
5 Bản đánh giá kết quả thử việc
Phòng TC - HC; các đơn
vị trực thuộc Công ty VB Lâu dài
6
Đánh giá kết quả sau Hợp đồng lao động có thời hạn
Phòng TC - HC; các đơn
vị trực thuộc Công ty VB Lâu dài
7 Quyết định và Hợp
đồng lao động Phòng TC - HC VB Lâu dài
Bảng 3: Bảng lưu trữ tài liệu tuyển dụng của Công ty 319.5
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) 2.3. Kết quả tuyển dụng của Công ty trong giai đoạn 2012 - 2015.
(Có phụ lục kèm theo, nguồn: phòng Tổ chức - Hành chính)
Nhìn chung, trong giai đoạn 2012 - 2015 Công ty 319.5 đã có bước tiến đáng kể, ngày càng hoàn thiện hơn về số lượng và chất lượng tuyển dụng góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận cũng như thu nhập của người lao động, giải quyết được vấn đề bố trí và phân bổ nhân lực giữa các đơn vị trực thuộc Công ty cả bằng nguồn tuyển dụng bên trong và bên ngoài.
Do đặc thù là một đơn vị doanh nghiệp - kinh tế trực thuộc Tổng công ty 319 - Bộ Quốc phòng, nên Công ty 319.5 nói chung và các đơn vị SXKD nói riêng cần có một đội ngũ công nhân có trình độ chuyên môn, giàu kinh nghiệm. Nhu cầu tuyển dụng lao động có trình độ Đại học, Cao đẳng chiếm phần lớn và tăng đều theo mỗi năm. Bên cạnh đó, việc tuyển dụng lao động phổ thông cũng chiếm số đông trong tổng số lao động tuyển dụng hàng năm. Bởi vì, trong những năm gần đây Công ty 319.5 đang có rất nhiều dự án lớn trong việc mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng các công trình xây dựng.