NHÁNH CÔNG TY TNHH KMTC (VIỆT NAM) TẠI HẢI PHềNG
I. TRÌNH TỰ GIAO NHẬN LÔ HÀNG 1. Kiểm tra list nhập
Sau khi tàu rời cảng xếp hàng (cảng Shanghai, Trung Quốc), bộ phận DOC –outbound đầu Shanghai sẽ gửi cho bộ phận DOC- inbound đầu Hải Phòng qua mail: kmtchph@import.com.vn
Khi nhận được list nhập qua mail. Bộ phận DOC – inbound đầu Hải Phòng có trách nhiệm kiểm tra xem lô hàng này có được xếp lên tàu hay không thông qua số booking CN1890756 và số cont TEMU51498.
Sau khi kiểm tra thấy cont đã được xếp lên tàu rồi thì tiếp tục kiểm tra xem Bill of lading của lô này đã có điện hay chưa thông qua hệ thống của công ty.
Công việc này xác định chính xác xem khách hàng đến lấy lệnh bằng B/L gốc hay B/l surrendered. Qua việc kiểm tra ta thấy lô này khách đến lấy lệnh bằng B/L gốc.
2. Gửi Thông báo hàng đến cho Consignee
Tàu rời cảng Shanghai, Trung Quốc ngày 27/04/2016 và dự kiến cập cảng Hải Phòng vào lúc 7h30 ngày 01/05/2016. Do đó trước 2 ngày khi tàu đến cảng Hải Phòng, nhân viên bộ phận hàng nhập có trách nhiệm tạo N/A và gửi cho consignee có tên trên B/L qua mail.
Cách khởi tạo N/A: N/A được khởi tạo bằng phần mềm của công ty Nội dung cụ thể của lô hàng này trên N/A như sau:
- B/L no: KMTCSHA7932561
- Consignee: Vietnam Geotextile joint stock company
Lot 80, Dongvan Industrial zone, Duy Tien district, Ha Nam
Province, Vietnam - Notify : As consignee
- Shipper: Shanghai Erain Internatainal trade co., LTD - Arrival Vessel: Sunny Camellia /1613S
- ETA : 2016.5.01 7:30 - Berth: Tan Vu Terminal
- Cont no/ Seal No : TEMU5149883 / CU70534 - Description of Goods: Spin finish oil
Shipper’s Load, 1x20’GP, 15 packages - Freight & Changes
- Lưu ý: những chỉ dẫn về cược cont của hãng cho khách hàng.
Sau khi khởi tạo N/A, bộ phận hàng nhập cần khởi tạo cả Hóa đơn nháp (Profoma Invoice) để thông báo cho khách hàng chính xác đến đơn vị đồng về phí local charge mà khách cần nộp cho hãng. Khách có thể nộp tiền mặt tại hãng tàu hoặc nộp qua ngân hàng vào tài khoản 021.0101.003.8668 – MSB, chi nhánh Hải Phòng.
Hoặc 003.1000.802605 – VCB, chi nhánh Hải Phòng.
Sau khi khởi tạo xong N/A và Profoma Invoice, nhân viên sẽ gửi vào 2 địa chỉ mail của consignee có tên trên B/L. Do đây là khách hàng mới của hãng tàu nên nhân viên sẽ gọi điện thoại cho consignee theo số điện thoại được cung cấp trên B/L để lấy địa chỉ mail của consignee. Nhân viên luôn nhắc nhở consignee cần xác nhận qua mail sau khi nhận được N/A về thông tin lên hóa đơn ( Tên công ty bằng tiếng việt, địa chỉ, mã số thuế) để bộ phận chứng từ phát hành hóa đơn giá trị gia tăng.
3. Gửi Manifest cho Hải quan
Trước 8-12h khi tàu đến cảng, tức là khoảng cuối giờ chiều ngày 30/4/2016, nhân viên sẽ khai Manifest cho Hải quan qua cổng khai điện tử: Cổng thông tin một cửa quốc gia hướng tới một cửa Asean ( website: https://vnsw.gov.vn/ )
Các nội dung chính cần khai báo như sau:
- Số vận đơn (B/L no.): KMTCSHA7932561
- Người gửi hàng ( Shipper/ Consignor): Shanghai Erain Internatainal trade co., LTD
- Người nhận hàng (Consignee) : Vietnam Geotextile joint stock company - Người được thông báo (Notify Party): Vietnam Geotextile joint stock company
- Số cont/ Số chì ( Cont no./ Seal no. ): TEMU5149883 /CU70534
- Tên hàng hóa/ Mô tả hàng hóa (Name/ Description of goods): Spin finish oil - Trọng lượng tịnh ( Net weight): 15.000kgs
- Tổng trọng lượng (Gross weight): 15.825Kgs
- Kích thước/Thể tích (Demension/ Tonnage): 18.000 CM - Đơn vị tính trọng lượng (Gross Unit): CM
- Cảng dỡ hàng (Port of Discharging): haiphong - Cảng xếp hàng ( Port of loading): Shanghai - Cảng đích ( Final Destination): haiphong - Loại container (Cont. type): 20’GP
4. Phát lệnh giao hàng (D/O) cho khách hàng
• Trước ngày tàu đến cảng 1 ngày, hãng tàu sẽ tiến hành issue D/O cho khách hàng.
Một bộ lệnh sẽ gồm 3 bản có nội dung tương tự nhau. D/O cũng gồm các nội dung chính sau: số B/L, số D/O ( chính là số B/L sau khi bỏ đi tiếp đầu ngữ KMTC), tên và địa chỉ của shipper, consignee, các thông tin về tàu (tên tàu, số chuyến, quốc tịch), cảng xếp, cảng dỡ, số cont, số chì, mô tả hàng hóa… Nội dung của phần này tương tự như trên B/L và trên N/A của lô hàng.
Ngoài ra trên D/O còn có nội dung chính sau:
Thời gian ra hạn của lô hàng: lô hàng được gia hạn đến hết ngày 05/05/2016
Thời gian bắt đầu tính phí lưu cont (phí DEM): từ ngày 06/05/2016 (vì hàng được đóng trong cont 20’GP nên được miễn phí 5 ngày lưu cont tính từ
ngày tàu vào cảng dỡ hàng, 3 ngày lưu vỏ tính từ ngày kéo cont ra khỏi cảng đến ngày trả vỏ về nơi được chỉ định)
• Sau khi tàu cập cảng 1 ngày, hãng tàu sẽ tiến hàng giao D/O cho khách hàng.
− Vì cont 20’GP của lô này là cont của KMTC nên yêu cầu khách phải cược cont tại hãng. Do hãng không thu tiền cược cont tại quầy nên khách phải nộp tiền cược qua ngân hàng vào 1 tài khoản cược cont riêng tại ngân hàng Maritime Bank. Lô hàng này được đóng trong cont 20’GP và khách hàng này không phải khách VIP của công ty nên tiền cược cont cho lô này là 4.000.000 VNĐ theo đúng như tariff cược cont mà hãng đưa ra.
− Sau khi hoàn tất việc nộp tiền cược cont qua ngân hàng, khách cần mang theo tờ giấy nộp tiền liên xanh (nếu nộp tiền mặt cho ngân hàng) hoặc ủy nhiệm chi photo (nếu chuyển khoản tiền cược) đến hãng tàu để viết phiếu cược. Phiếu cược cont gồm 4 liên theo mẫu của hãng.
Nội dung của phiếu cược cont của lô này như sau:
Các nội dung: tên công ty, người đại diện cược cont, sđt, ngày đề nghị mượn cont, số B/L, số cont, số tiền cược cont do khách điền đầy đủ nội dung này.
Sau khi khách điền đầy đủ các nội dung của lô hàng như trên sẽ giao phiếu cược (cả 4 liên) cho anh Quang hoặc chị Trang cùng giấy nộp tiền cược cont để anh /chị kiểm tra lại thông tin sau đó sẽ kí tên và đóng dấu xác nhận của KMTC.
Và hoàn thiện nội dung nơi trả cont rỗng tại Đình Vũ log 2 (của riêng lô này) trên phiếu cược.
Tiếp đó khách sẽ đưa phiếu cược (4 liên) sang chị thủ quỹ để kiểm tra xem tiền cược cont đã vào tài khoản của công ty chưa. Nếu tiền đã vào tài khoản đúng bằng số tiền cược cont quy định thì chị sẽ kí tên trên phiếu cược và đóng dấu BANK COLLECTED. Sau đó sẽ lưu liên trắng cùng phiếu nộp tiền tại công ty và giao 3 liên còn lại cho khách.
− Tiến hành thu phí local charges: phí local charges của lô này được thu đúng như trên Profoma Invoice đã được gửi khách kèm N/A qua mail. Gồm các khoản sau:
Phí vệ sinh cont (CCF): 85.000 đ
Phí mất cân bằng cont hàng nhập (CIS): 80 USD* 22,325 =1.786.000 đ
Phí chứng từ (DCF): 700.000 đ
Phí xếp dỡ (THC): 100USD * 22.325 = 2.232.500 đ Tổng cộng hóa đơn local là: 4.803.500 đ
Lô hàng này được khách thanh toán đúng số tiền này qua ngân hàng. Do đó sau khi cược cont khách sẽ cung cấp thông tin lên hóa đơn ( tên công ty, địa chỉ, mã số thuế để nhân viên issue hóa đơn VAT cho khách). Khách kí nhận tên, số điện thoại vào ô người mua hàng và cầm liên hồng về. liên trắng hãng tàu sẽ lưu lại.
Lô hàng này do đã hết thời gian free lưu cont 5 ngày nên phí DEM được tính từ ngày 06/05 đến hết ngày gia hạn là ngày 11/05 tức là gia hạn thêm 5 ngày lưu cont đầy tại cảng. Do vậy khách cần nộp thêm phí này theo đúng tariff đính kèm trên N/A. Sau 5 ngày free DEM, 6 ngày tiếp theo được tính mức phí 10,53 USD/ngày nên tổng phí DEM khách cần nộp là 10.53*22325*6 = 1.410.494 đ.
− Tiến hành giao D/O cho khách:
Khi đến lấy D/O, khách cần mang theo giấy giới thiệu của consignee, chứng minh thư photo, N/A, B/L gốc và phải hoàn tất thủ tục cược cont và nộp tiền local charge.
Khách kí tên, số điện thoại lên 1 bản D/O. Sau đó nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu ra hạn và kí tên lên D/O đồng thời đóng dấu ngày phát hành D/O sau đó giao cho khách 2 bản ( 1 bản để làm thủ tục Hải quan, 1 để rút hàng).
5. Hoàn tiền cược cho khách
Khi khách lên lấy tiền cược cần mang theo phiếu cược cont liên hồng, cùng giấy giới thiệu và CMTND phô tô.
Trước khi nhận lại tiền cược, khách cần mang phiếu cược này cùng tờ phơi nâng và phơi hạ cho anh Hưng – bộ phận quản lí vỏ cont kiểm tra xem vỏ có trả đúng nơi quy định và đúng thời gian quy định hay không.
Lô này khách trả vỏ rỗng tại bãi Đình Vũ log 2 vào ngày 11/05 trong thời gian ra hạn. Đồng thời vỏ cont không phải sửa chữa gì cả nên được hoàn lại đủ tiền cược cont là 4 triệu đồng.
Khoản tiền cược này khách được hoàn trả bằng tiền mặt tại quầy sau khi giao liên hồng cùng giấy giới thiệu của Công ty Vải địa kĩ thuật và CMTND phô tô cho chị thủ quỹ. Chị thủ quỹ sẽ xuất phiếu chi gồm 2 liên : 1 liên lưu và 1 liên giao cho khách. Khách kí nhận tên, số điện thoại lên phiếu chi (liên lưu) và nhận liên 2 khi đã có chữ kí của chị thủ quỹ và đóng dấu “ Đã chi tiền” trên đó.
II. TỔNG HỢP DOANH THU, CHI PHÍ