CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH KINH DOANH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY
2.4. Các chứng từ sử dụng trong hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu theo quy định của nhà nước đang áp dụng
2.4.1.Vận đơn đường biển ( Ocean Bill of Lading) (01 bản)
Khái niệm vận đơn đường biển ( Ocean Bill of Lading) :
Vận đơn có thể được coi như là “linh hồn của hàng hóa” , chứng nhận người chuyên chở đã nhận lô hàng của người gửi lên tàu để vận chuyển.Cụ thể, Theo Luật hải quan vận đơn được định nghĩa như sau :
“Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc người đại diện của người chuyên chở
phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp.”
Chức năng của vận đơn đường biển:
- Xác nhận người chuyên chở đã nhận hàng để chở.
- Là một bằng chứng xác nhận về một hợp đồng vận tải đường biển đã được ký kết giữa 2 bên.
- Là một “ chứng từ sở hữu”có khả năng định đoạt và nhận hàng.
Tác dụng của vận đơn:
- Là cơ sở pháp lý để điều chỉnh mối quan hệ giữa người chở hàng, người xếp hàng và người nhận hàng.
- Việc khai hải quan, manifest phải căn cứ các thông tin có trên vận đơn.
- Là căn cứ để tính toán khoản nộp thuế
- Một chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
- Có thể sử dụng trong việc mua bán, chuyển nhượng, cầm cố hàng hóa.
Nội dung của vận đơn:
Mỗi hãng tàu phát hành một vận đơn với mỗi nên nội dung khác nhau.
Nhưng vận đơn nào cũng cần có những thông tin cần thiết sau:
- Số Booking.
- Tên tàu.
- Loại bill( original bill, surrendered bill hay seaway bill) - Loại phí trả (cước prepaid hay cước collect)
- Người gửi hàng (tên công ty gửi hàng,địa chỉ,số điện thoại, fax, email) - Người nhận hàng (tên công ty nhận hàng, địa chỉ, số điện thoại, fax,
mail)
- Người nhận thông báo hàng đến.
- Số container/ số seal - Mô tả của hàng hóa - Cảng xếp.
- Cảng chuyển tải . - Cảng đến.
- Những thông tin cần thêm.
Phân loại vận đơn đường
- “Theo Bộ luật hàng hải Việt nam vận đơn được ký phát dưới 3 dạng:
+ Vận đơn đích danh + Vận đơn theo lệnh + Vận đơn vô danh”
Tuy nhiên còn có Surrendered B/L, Seaway Bill, Congen B/L, … 2.4.2.Lệnh giao hàng (D/O)
“Là chứng từ đại lý ký phát cho người nhận hàng hoặc đại diện của người nhận hàng. Đây là chứng từ làm căn cứ để các bên giao nhận hàng hóa trong các khâu : Giao nhận tại tàu, tại kho bãi, giao nhận lên các phương tiện khác, hoặc giao nhận giữa các bên tại cảng: Tàu- Cảng- Giao nhận- Người nhận hàng.”
Nội dung của lệnh giao hàng - Tên tàu và hành trình
- Tên người nhận hàng - Cảng dỡ hàng
- Kí mã hiệu hàng hoá - Số lượng bao kiện hàng - Trọng lượng hàng hoá - Thể tích hàng hóa ( nếu có)
Lệnh giao hàng phải được ký hậu một cách hợp lệ bởi người vận chuyển hoặc đại lý của họ.
Ngoài ra, nếu theo lệnh giao hàng mà thời gian hiệu lực không còn nữa thì phải có dấu gia hạn của hãng tàu khai thác.
2.4.3.Tờ khai hải quan, đăng ký mã vạch
“Tờ khai hải quan ( Customs Declaration ) là văn bản mà chủ hàng (hoặc chủ phương tiện) phải kê khai về lô hàng (hoặc phương tiện) khi xuất hoặc nhập khẩu (xuất nhập cảnh) ra vào lãnh thổ Việt Nam”.
Hay nói theo cách khác để nếu bạn có hàng hóa có thể xuất khẩu hoặc nhập khẩu được thì phải làm thủ tục hải quan, và một trong những chứng từ cần thiết bắt buộc phải có chính là tờ khai hải quan.
Vào đầu năm 2014, đã đưa vào sử dụng tờ khai hải quan điện tử theo mẫu in trực tiếp từ phần mềm hải quan. Thêm vào đó, tờ khai hiện tại (1/2014) chỉ cần in vào giấy trắng khổ A4 bình thường không phải in vào giấy màu như trước đây.
Các nội dung phải khai trên tờ khai gồm các mục như trong mẫu sau:
2.4.4.Giấy phép nhập khẩu Theo luật Hải Quan:
“Giấy phép nhập khẩu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một nước cho phép mặt hàng nhất định được đưa vào lãnh thổ của nước đó.”
Theo luật Hải Quan hiện nay có 2 loại giấy phép nhập khẩu:
+ Giấy phép nhập khẩu tự động.
+ Giấy phép nhập khẩu không tự động.
23. Giấy phép nhập khẩu tự động: áp dụng cấp giấy phép nhập khẩu tự động cho một số mặt hàng được chính phủ quy định cụ thể trừ một số loại hàng khác không áp dụng theo quy định.
24. Giấy phép nhập khẩu không tự động: áp dụng cho các loại hàng hóa không thuộc danh mục hàng hóa được cấp phép nhập khẩu tự động.
2.4.5.Hợp đồng ngoại thương(Sale contract) Theo Luật thương mại :
“ Hợp đồng ngoại thương là văn bản thỏa thuận (hợp đồng) giữa người mua và người bán ở 2 nước khác nhau về việc mua bán hàng hóa (ngoại thương).Bên bán hàng gọi là nhà xuất khẩu, bán hàng cho bên kia để thu tiền hàng.Bên mua hàng gọi là nhà nhập khẩu, chuyển tiền cho bên xuất khẩu và nhận hàng.”
- Có 6 điều khoản quan trọng và bắt buộc (theo Luật thương mại 2005) trong hợp đồng ngoại thương như sau:
- Commodity: Mô tả hàng hóa.
- Quality: Phẩm chất, chất lượng hàng hóa.
- Quantity: Số lượng, trọng lượng hàng hóa
- Price: Đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại.
- Shipment: Thời hạn, địa điểm giao hàng.
- Payment: Phương thức và thời hạn thanh toán.
- Ngoài ra để hợp đồng đầy đủ, chặt chẽ còn có những điều khoản quan trọng khác như:
- Packing & Marking: Quy cách đóng gói, và ghi nhãn hiệu hàng hóa.
- Warranty: Bảo hành hàng hóa (nếu có).
- Force Maejure: Trường hợp bất khả kháng.
- Claime: Khiếu nại.
- Arbitration: Trọng tài.
- Other conditions: Các quy định khác.
2.4.6.Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )
Khái niệm về hóa đơn thương mại ( commercial invoice): Là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua
phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn.
Mục đích chính của hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán người bán đòi người mua trả tiền.
25. Nội dung của hóa đơn thương mại:
+ Tên, địa chỉ của người nhập khẩu.
+ Tên, địa chỉ của người xuất khẩu.
+ Số tham chiếu, nơi, ngày tháng phát hành + Điều kiện cơ sở giao hàng
+ Mô tả hàng hóa. phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong hợp đồng thương mại hay L/C.
+ Số lượng hàng hóa + Tổng số tiền
+ Chữ ký của người xuất khẩu( không nhất thiết phải thể hiện.chữ ký của người lập hóa đơn không nhất thiết phải thể hiện)
Bao gồm các thông tin rất cụ thể về hàng hóa như:
+ Số lượng.
+ Mô tả.
+ Giá mua.
+ Xuất xứ.
+ Chi phí vận chuyển.
+ Hoa hồng.
+ Chi phí lắp đặt hàng hóa.
Hóa đơn thương mại là một chứng từ cần thiết khi làm thủ tục hải quan.
2.4.7.Bản lược khai hàng hóa( Packing list )
Bản lược khai hàng hóa( Packing list ) còn được gọi là phiếu đóng gói hay là danh sách hàng hóa, là bản kê chi tiết về hàng hóa của người gửi hàng.
- Packing list thể hiện cái mà người bán bán cho người mua là hàng hóa gì, qua đó để đối chiếu kiểm tra xem có đúng như đơn đã đặt hàng hay không.
- Ngoài ra nó còn có tác dụng khác là bổ sung cho hóa đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng với tên gọi khác nhau và phẩm cấp khác nhau.
Nhìn vào packing list có thể hiểu được : + Số lượng hàng trong container, trọng lượng hàng.
+ Số kiện, số pallet, có bao nhiêu kiện nhỏ được đóng trong thùng,hộp lớn.
+ Với lô hàng này thì nên dỡ hàng bằng tay hay xe nâng, số công nhân,..
+ Thời gian dự kiến dỡ hàng, một ngày dỡ được bao nhiêu.
+ Tìm được một sản phẩm ở trong kiện nào,bao nào, pallet nào.
26. Các nội dung trên packing list :
+ Tiêu đề trên cùng: Logo, tên công ty, địa chỉ, fax, của công ty.
+ Người bán: Tên, địa chỉ, tell, fax của công ty người bán.
+ Số và ngày Packing list.
+ Số đơn hàng, hay ghi chú thêm về bên thông báo khi hàng đến.
+ Cảng bốc hàng.
+ Cảng đến.
+ Tên tàu, số chuyến.
+ Ngày dự kiến tàu chạy.
+ Mô tả hàng hóa: Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS + Số lượng hàng theo đơn vị ở dưới
+ Số thùng, hộp, kiện đóng theo đơn vị ở dưới.
+ Trọng lượng tịnh + Tổng trọng lượng . + Ghi chú thêm.
+ Xác nhận của bên bán hàng: ký, đóng dấu.
Trong trường hợp hàng hóa được đóng gói phức tạp, hay trong một chuyến có nhiều container thì còn cần thêm Detail Packing List là một bản kê chi tiết hơn đi cùng Packing List.Trên bản kê khai chi tiết hàng
hóa cần có : số container, số seal, số lượng hàng trong từng kiện, từng pallet, tên hàng hóa cụ thể và mã ký hiệu.
2.4.8.Giấy chứng nhận xuất xứ(C/O)
“Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là một chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào”.
Vì mẫu C/O có liên quan đến hưởng miễn giảm thuế cho người nhập khẩu, do đó phải được khai chính xác.Hiện nay có một số mẫu form CO được sử dụng như C/O form A, C/O form D, C/O form, C/O form S, C/O form AK, C/O form,C/O form B,….
Nội dung của C/O:
+Mẫu C/O: Được cấp theo quy tắc xuất xứ cụ thể:
+Tên và địa chỉ người xuất nhập khẩu:
+Tiêu chí về vận tải: Cảng xếp, cảng xếp/ dỡ, địa điểm xếp dỡ hàng hóa, phương tiện vận tải,..
+Tiêu chí về hàng hóa: Tên hàng hóa, bao bì, nhãn mác đóng gói hàng hóa, trọng lượng, thể tích, số lượng, giá trị,…
+ Tiêu chí về xuất xứ hàng hóa: Dựa trên tiêu chí nào để xác định tiêu chí xuất xứ hàng hóa, hàng hóa có xuất xứ từ nước nào.
+Xác nhận của cơ qua có thẩm quyền.
CHƯƠNG III: TỔ HỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN MỘT LÔ HÀNG