CHƯƠNG III: TỔ HỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN MỘT LÔ HÀNG ĐẬU NÀNH VÀO QUÝ I NĂM 2016 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
3.1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty 1. Giới thiệu về lô hàng
3.1.4. Tổ chức và thực hiện giao nhận lô hàng nhập khẩu hạt đậu nành từ Canada của công ty Cổ phần thương mại Hải Trình Vàng
Sơ đồ 3.1. Quy trình giao nhận lô hàng nhập khẩu đậu nành bao
Bước 1 : Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng
Bước 1 : Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng
Bước 2: Kiểm tra chứng từ
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O)
Bước 4: Kiểm dịch
Bước 5 : Mở tờ khai
Bước 7: Làm thủ tục Hải quan tại Cảng
Bước 8: Soi mã vạch ở cảng
Bước 9: Lấy phiếu giao nhận Container Bước 6: Nộp thuế
Bước 10: Giao hàng cho Khách hàng
Bước 11: Quyết toán và lưu hồ sơ
Nhân viên ở công ty Cổ phần thương mại Hải Trình Vàng được giao nhiệm vụ kiểm tra số container, số chì, tổng số lượng kiện, trọng lượng hàng mô tả hàng ghi trên M.B/L khớp với số container, số chì, tổng số lượng kiện, trọng lượng hàng, mô tả hàng ghi trên H.B/L dựa trên các chứng từ nhận được từ hệ thống.
Kiểm tra xem có thông tin sai sót không nếu có để báo ngay cho đại lý xếp hàng về.
Kiểm tra kế hoạch tàu vào, điện giao hàng với đại lý hãng tàu Zim chi nhánh ở Hải Phòng. Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngãi sẽ gửi chuyển phát nhanh toàn bộ chứng từ đến cho Công ty Cổ phần thương mại Hải Trình Vàng . Nhân viên công ty Cổ phần thương Hải Trình Vàng sau khi nhận được bộ chứng từ sẽ phải tiến hành kiểm tra bộ chứng từ.
Bước 2 : Kiểm tra bộ chứng từ
Kiểm tra xem có bao nhiêu chứng từ đã đúng và đủ như trong tờ danh sách chứng từ kèm theo hay chưa để tránh việc mất mát hoặc có sai sót trong khâu gửi chứng từ. Bô chứng từ nhận được từ khách hàng bao gồm:
- Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu, đăng kí mã số thuế hải quan : 1 bản sao
- Packing list : 1 bản gốc và 1 bản sao
- Hợp đồng mua bán ngoại thương : 1 bản sao - Vận tải đơn ( Bill of lading) : 1 bản sao - Certificate of origin : 1 bộ gốc
- Commercial invoice : 1 bản gốc và 1 bản sao - Giấy giới thiệu : 2 bản gốc
Sau đó kiểm tra lần lượt các thông tin trong từng chứng từ.
• Kiểm tra hợp đồng ngoại thương - Số hợp đồng, ngày ký hợp đồng.
- Tên, địa chỉ bên người mua và người bán.
- Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá).
- Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR…).
- Phương thức thanh toán.
- Thời điểm giao hàng - Địa điểm giao hàng.
• Kiểm tra hóa đơn thương mại
- Số hợp đồng, ngày của hợp đồng trên hóa đơn (nếu có) - Số hóa đơn, ngày của hóa đơn.
- Tên và địa chỉ của các người mua và người bán.
- Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng giá trị).
- Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR…).
- Phương thức thanh toán (nếu có).
• Kiểm tra Packing list
- Số và ngày của hóa đơn ở trên Packing list.
- Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng).
- Đơn vị tính.
- Trọng lượng tịnh, tổng trọng lượng cả bì.
- Quy cách đóng gói, loại bao bì.
• Kiểm tra vận đơn:
-Số vận đơn và ngày cấp vận đơn.
-Những thông tin của người gửi, người nhận, bên nhận thông báo.
-Tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ.
-Tên hàng, số lượng , trọng lượng tịnh, tổng trọng lượng cả bì.
-Số container, số chì.
Bước 3 : Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O)
- Sau khi nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu. Dựa vào số vận đơn trên giấy báo để kẹp vào các debit /credit của lô hàng.
- Nhân viên giao nhận đi đổi lệnh tại hãng tàu ZIM văn phòng chi nhánh ở Phòng 716 tầng 7 tòa nhà TD- Plaza số 20A, Ngô Quyền, Hải Phòng. Phải cầm các giấy tờ sau :
+ Giấy giới thiệu + Giấy báo hàng đến + Giấy ủy quyền
- Nhân viên hàng nhập kiểm tra các thông tin trên Giấy báo hàng đến khớp với các thông tin đã ở trên hệ thống hãng tàu, đưa lệnh giao hàng của lô hàng cho khách hàng và chuẩn bị bộ lệnh đầy đủ để giao cho khách hàng gồm lệnh giao hàng DO, Master B/L, …
- Nhân viên cần tiến hành viết giấy cược với hãng tàu mới có thể lấy container ra khỏi cảng
- Nhân viên giao nhận điền các thông tin vào giấy cược xong và đóng số tiền là 6 triệu VNĐ cho 2 container lạnh 20’ (chạy nội địa).
- Đóng tiền cược xong hãng tàu sẽ kí tên đóng dấu lên Giấy cam kết mượn container về kho riêng. Hãng tàu sẽ không giải quyết trả lại tiền cược nếu khách hàng làm mất phiếu mượn container.
Bước 4 : Kiểm dịch
Đây là mặt hàng cần được kiểm dịch thực vật theo Thông tư số 30/2014/TT-BNNPTNT ngày 5/9/2014 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Nhân viên công ty sẽ cầm các giấy tờ sau để đến Chi cục Kiểm dịch thực vật để đăng kí kiểm dịch :
- Giấy đăng kí kiểm dịch thực vật ở chi cục kiểm dịch thực vật vùng 1 (02 bản)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do cơ quan kiểm dịch thực vật có thẩm quyền của nước xuất khẩu (phytosanitary certificate)
- Giấy phép kiểm dịch thực vật nhập khẩu ở chi cục chi cục Kiểm dịch thực vật vùng 1 (02 bản)
Sau khi đã đăng kí xong kiểm dịch thực vật, nhân viên công ty sẽ tiến hành xuống cảng Nam Hải để tiến hành lấy mẫu kiểm dịch. Đặc biệt chú ý về việc cắt chỡ, lắp chỡ mới , số seal mới cần ghi rừ trong phiếu vớ trớ container của cảng
Bước 5 : Mở tờ khai
• Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai.
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa :1 bản sao y + Hóa đơn thương mại(invoice) : 1 bản chính + Phiếu đóng gói (packing list) : 1 bản chính + Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu : 1 bản
+ Các giấy tờ liên quan đến kiểm dịch và an toàn thực phẩm.
• Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử.
+ Nhân viên tiến hành khai báo trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 sau đó truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
+ Luồng hàng hóa của lô hàng này là luồng vàng
Bước 6: Nộp thuế tại Kho bạc nhà nước quận Ngô Quyền
Nhân viên căn cứ vào tờ khai đã truyền qua Phần mềm ECUS5 sẽ có số tiền thuế phải nộp để tiến hành nộp thuế tại Kho bạc.
Lô hàng này có thuế suất 0% lên sẽ không cần phải nộp thuế Bước 7: Làm thủ tục Hải quan tại HQCK cảng HP chi cục III
Sau khi nộp thuế xong, thì sẽ mất khoảng 1 thời gian để thuế nổi lên hệ thống của hải quan. Sau khi thuế nổi trên hệ thống, Nhân viên giao nhận có thể cầm các giấy tờ sau để làm thủ tục thông qua:
+ Hóa đơn thương mại(invoice) : 1 bản chính + Phiếu đóng gói (packing list) : 1 bản chính + Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu : 1 bản
+ Giấy chứng nhận kiểm tra an toàn thực phẩm hàng hóa có nguồn gốc thực vật nhập khẩu
+Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
+ Giấy đăng kí kiểm tra an toàn thực phẩm hàng hóa có nguồn gốc thực vật nhập khẩu
+ Giấy đăng kí kiểm dịch thực vật
Hải quan sẽ tra lại trên hệ thống thông qua số tờ khai, xem có nộp thuế chưa hoặc có bất cứ vấn đề phát sinh hay không. Nếu không thì Hải quan sẽ in trả tờ khai, và các giấy tờ cần thiết cho nhân viên
Bước 8 : Soi mã vạch ở cảng Nam Hải
Sau khi được thông quan, căn cứ vào số tờ khai, nhân viên có thể in mã vạch trực tiếp trên trang chủ của cục Hải Quan
Nhân viên cầm mã vạch cùng 1 bộ tờ khai lên Hải quan tại cảng để soi mã vạch cùng chữ kí của Hải quan
Bước 9 Lấy phiếu giao nhận Container tại cảng Nam Hải
Nhân viên giao nhân đến phòng Thương vụ (ở cảng) nộp D/O và mã vạch đã được soi ( có dấu giao thẳng của Hãng tàu ) và đóng tiền nâng/ hạ, lưu container để lấy phiếu EIR.
Bước 10 Giao hàng cho đại diện Nhà máy sữa đậu nành Vinasoy Bắc Ninh
Nhân viên giao nhận cho xe vào Cảng chở hàng ra giao đến kkhách hàng.
Bước 11 Quyết toán và lưu hồ sơ
- Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng xong thì người giao nhận phải :
- Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trao trả chứng từ lại cho khách hàng và Supertrans cũng lưu lại một bộ. Đồng thời kèm theo đó là 1 bản Debit Note - Giấy báo nợ (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty), trên đó gồm : các khoản
phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… sau đó Giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.