Phân tích thực trạng công tác tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực tại công ty TNHH Tiến Hợi trong thời gian qua

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN MỘ VÀ TUYỂN CHỌN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN HỢI

2.3. Phân tích thực trạng công tác tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực tại công ty TNHH Tiến Hợi trong thời gian qua

Nhân lực là một trong những nguồn lực quý giá nhất của mọi tổ chức, là yếu tố sống còn đối với một doanh nghiệp. Công tác tuyển dụng nhân sự là khâu đầu tiên cơ bản của quá trình tổ chức lao động, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến các công tác khác nên trong một doanh nghiệp công tác tuyển dụng thường được chú trọng. Mỗi doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình tuyển dụng nhân sự theo một quy trình riêng tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Công ty TNHH Tiến Hợi cũng vậy, để có thể tuyển chọn được những nhân viên tốt nhất phù hợp với yêu cầu công việc công ty cũng xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng riêng. Trong những năm gần đây hoà cùng xu thế biến động và phát triển chung của nền kinh tế, Tiến Hợi đã không ngừng nỗ lực vươn lên để đứng vững và phát triển trong hoàn cảnh mới, công ty đã từng bước mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, khẳng định vị thế mới trên thị trường. Một điều tất yếu của việc phát triển quy mô kinh doanh là phải tuyển thêm những lao động có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng yêu cầu của công việc trong tình hình mới.

2.3.1. Công tác tuyển mộ nhân lực của công ty thông qua nguồn tuyển mộ

Để tuyển dụng nhân sự trong thời gian qua công ty TNHH Tiến Hợi đã sử dụng cả hai nguồn là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.

Bảng 2.7: Kết quả tuyển dụng nhân sự của công ty phân theo nguồn tuyển mộ

Đơn vị : Người Nguồn tuyển

dụng

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

So sánh 2010/2009

So sánh 2011/2010 Chênh

lệch

Tỉ lệ % Chênh lệch

Tỉ lệ %

1. Bên trong 2 3 3 1 5 0 0

2. Bên ngoài 6 9 10 3 50 1 11,11

Tổng số 8 12 13 4 50 1 8,33

(Nguồn: Phòng tổ chức lao động) a) Nguồn tuyển mộ bên trong của công ty

Trong hai nguồn tuyển mộ là nguồn bên ngoài và nguồn nội bộ thì công ty luôn có chính sách ưu tiên tuyển mộ từ nguồn nội bộ hơn. Để thực hiện chính sách này công ty luụn cú bảng theo dừi kết quả thực hiện cụng việc của từng nhõn viờn trong quỏ trỡnh làm việc. Cũng nhờ hệ thống thông tin và hồ sơ nhân viên các cấp lãnh đạo trong công ty cũng dễ dàng thăng chức cho một số người một cách khách quan…Trong việc thăng chức công ty quan tâm chủ yếu tới tài năng và thành tích của nhân viên. Điều này sẽ khuyến khích mọi người kể cả những người trẻ tuổi mà có thực tài. Bên cạnh đó nhờ có hệ thống hồ sơ một cách khoa học nhà quản trị cũng áp dụng biện pháp giáng chức đối với các trường hợp như lười, thiếu khả năng, không chịu học hỏi, tái phạm nhiều lần nội quy của công ty..

Nguồn tuyển dụng bên trong cũng phát huy tác dụng trong trường hợp công ty đang cần tìm gấp một người vào một vị trí nào đó mà không có thời gian thì công ty sẽ dán thông báo trong nội bộ để tuyển người.

Như vậy, công ty luôn tạo cho người lao động cơ hội để được thăng tiến, do đó họ sẽ gắn bó với công ty hơn. Công ty cũng đánh giá khả năng của họ qua quá trình làm việc nên kết quả thu được khá chính xác. Việc tuyển dụng từ nguồn nội bộ đã giúp công ty tiết kiệm được một khoản chi phí cho công tác tuyển dụng.

Qua biểu 2.7 ta thấy số lao động được tuyển từ nguồn nội bộ chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong tổng số lao động được tuyển: Năm 2009 trong số 8 người được tuyển có 2 người từ nguồn nội bộ chiếm 25%. Năm 2010 số người tuyển từ nguồn nội bộ là không đổi là 3 người, chiếm 25% tổng số lao động được tuyển. Năm 2011 lại giảm 2 người so với năm 2010, tỷ lệ giảm 66,67%. Như vậy trong thời gian qua công ty đã khuyến khích mọi người có đủ điều kiện tham gia tuyển dụng, luôn tạo điều kiện cho người lao động được thể hiện hết khả năng của mình. Tuy nhiên so với nguồn bên ngoài thì nguồn bên trong vẫn chiếm tỉ trọng khá nhỏ do hạn chế về số lượng ứng tuyển.

b) Nguồn tuyển mộ bên ngoài của công ty

Qua biểu số 2.7 ta thấy trong những năm gần đây nguồn tuyển mộ của công ty chủ yếu là nguồn bên ngoài còn thuyên chuyển trong nội bộ chiếm tỷ trọng nhỏ hơn. Cụ thể: Năm 2009 trong số 8 lao động tuyển có đến 6 người được tuyển từ nguồn bên ngoài. Năm 2010 nguồn bên ngoài là 9 người trong số 12 người mới tuyển, tăng 3 người so với năm 2009, tỷ lệ tăng 50%. Năm 2011 tuyển 13 người từ bên ngoài trong tổng số 13 người được tuyển tăng 1 người, tỷ lệ tăng 11,11%.

Khi nguồn bên trong không đáp ứng được nhu cầu thì công ty mới tìm kiếm nguồn bên ngoài. Khi tuyển dụng nguồn bên ngoài thì trước hết công ty có sự ưu tiên đối với con em trong ngành, sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong công ty, đây là nguồn tuyển mộ hiện được công ty rất quan tâm. Những người lao động có năng lực là con em, người quen của cán bộ công nhân viên trong công ty có đầy đủ các tiêu chuẩn của công việc được giới thiệu và tham gia tuyển. Nguồn này có ưu điểm là người lao động có thể hoà nhập ngay vào công việc của công ty, có ý thức tự vươn lên. Công ty thường tuyển mộ theo nguồn này vì vừa tiết kiệm được chi phí, rút ngắn được thời gian hội nhập với môi trường làm việc của công ty qua người thân của họ.

Nguồn tuyển mộ bên ngoài của công ty cũng có thể là các ứng cử viên nộp đơn tự nguyện. Khi có nhu cầu tuyển dụng công ty tiến hành công bố tuyển dụng như thông báo trên một số tờ báo, các trung tâm giới thiệu việc làm, các cơ quan, đơn vị cung ứng lao động.

2.3.2. Quy trình tuyển chọn nhân lực của công ty

Để có nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu đòi hỏi đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu, chiến lược kinh doanh thì điều đó trước tiên phụ thuộc vào công tác tuyển chọn. Cũng như với bất kỳ công ty nào công ty công ty TNHH Tiến Hợi đặc biệt chú trọng đến công tác này.

Để đảm bảo cho việc tuyển chọn có cơ sở khoa học và thực tiễn qua đó lựa chọn được những người có đủ phẩm chất cần thiết đáp ứng được yêu cầu công việc công ty TNHH Tiến Hợi thực hiện quy trình tuyển chọn nhân sự theo 6 bước:

Trần Thị Hạnh K1A - QTKD37 Tiếp đón ban đầu và sàng lọc sơ bộ

Sàng lọc qua đơn xin việc

Tổ chức phỏng vấn toàn diện

Tham quan công việc

Thử thách người đến xin việc

Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển chọn nhân lực của công ty Bước 1: Tiếp đón ban đầu và sàng lọc sơ bộ

Về nội dung thì đây là bước mà công ty tuyển dụng cử ra một bộ phận tiếp nhận hồ sơ và đánh giá ban đầu đối với người tuyển dụng, qua đó loại bỏ các ứng viên không đáp ứng yêu cầu của vị trí tuyển dụng. Việc loại bỏ ứng viên ở bước này thường do các lý do chính như: họ chưa đáp ứng được các yêu cầu về giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc như không có các kỹ năng như đã thông báo, trái nghề, không đầy đủ các văn bằng chứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho thấy quá yếu về chuyên môn nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chưa đạt yêu cầu, hình thức không đủ tiêu chuẩn hoặc cách ứng xử không phù hợp với nghề nghiệp tuyển dụng...

Đây thường là bước mà rất nhiều ứng viên coi thường và gặp rắc rối, họ thường không để ý đến cách ăn mặc, cử chỉ của bản thân khi đi nộp hồ sơ xin việc... nhưng chính những điều tưởng như đơn giản ấy là điều mà các nhà tuyển dụng quan tâm trong vòng tuyển đầu tiên này, dẫn đến gây hiểu nhầm và tạo ấn tượng không tốt cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nên ứng viên đó sẽ bị loại ngay từ vòng đầu.

Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc

Đây là bước mà công ty kiểm tra chi tiết về từng loại giấy tờ và thông tin trong hồ sơ để loại bỏ những ứng cử viên không đáp ứng được yêu cầu. Sau khi tiến hành bước tiếp đón ban đầu và sàng lọc sơ bộ bộ phận Tổ chức lao động bắt đầu tiếp nhận hồ sơ. Tuỳ

từng công việc cụ thể và tuỳ từng bộ phận cụ thể mà bộ hồ sơ của ứng viên có khác nhau, nhưng về cơ bản thì thường có một số giấy tờ sau:

- Sơ yếu lý lịch.

- Bản sao các văn bằng, chứng chỉ.

- Đơn xin việc.

- Giấy khám sức khoẻ (có giá trị trong 6 tháng gần nhất).

- Bản sao về các chứng nhận quá trình làm việc trước đó.

- 04 tấm hình 3x4.

Với bộ hồ sơ này, bộ phận Tổ chức lao động có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc.

Phòng Tổ chức lao động tiến hành tiếp nhận hồ sơ các ứng viên cho tới khi đủ số hồ sơ như dự kiến hoặc khi chưa thu nhận đủ nhưng thời gian dự tính thông báo tuyển dụng đã hết (tuỳ từng điều kiện cụ thể có thể co dãn số ngày thông báo để tiếp nhận đủ hồ sơ).

Sau khi đã có đủ số hồ sơ cần thiết, bộ phận Tổ chức lao động tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đã được lập sẵn trong kế hoạch tuyển dụng cho ứng viên, phòng tổ chức lao động tiến hành đánh giá, cho điểm cho mỗi bộ hồ sơ. Mỗi bộ hồ sơ đều có những tiêu chí nhất định và mỗi tiêu chí đều có mức điểm tối đa, họ sẽ tiến hành cho điểm cho từng tiêu chí rồi lấy tổng số điểm của các tiêu chí là điểm của bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ nào có số điểm quá thấp, không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu sẽ bị loại ngay. Các tiêu chí đó có thể bao gồm: thành tích, bằng cấp, kinh nghiệm, thể lực … và trong đó tiêu chí về kinh nghiệm là rất quan trọng, nếu hồ sơ nào mà chưa có kinh nghiệm thì sẽ bị loại ngay.

Bảng 2.8: Mẫu phiếu cho điểm Hồ sơ Phiếu cho điểm hồ sơ ứng viên

Họ và tên ứng viên Các tiêu chí Tổng

Thành tích Trình độ điểm Bằng cấp

Kinh nghiệm

Thể lực

Nguyễn Thế Quyền 4 4 2 5 15

Cao Ngọc Tuấn 4 4 5 3 14

Lê Văn Tuấn 4 4 4 5 17

Hoàng Đình Tùng 3 4 4 4 15

… … … …

( Chú thích:Các tiêu chí được đánh giá theo thang điểm 5 dựa theo nội dung hồ sơ.

Tổng điểm là tổng điểm của các tiêu chí đã đánh giá)

(Nguồn: Phòng Tổ chức lao động) Nhờ việc lựa chọn hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ chặt chẽ và có khoa học như vậy nên công ty luôn chọn được những bộ hồ sơ có chất lượng nhất. Sau khi đã chọn được những bộ hồ sơ đạt yêu cầu nhất, bộ phận Tổ chức lao động sẽ tiến hành lập danh sách trích ngang các ứng viên và phiếu đề xuất phỏng vấn. Nếu danh sách này quá dài và như vậy sẽ khá tốn kém về tiền của, thời gian cho phỏng vấn do vậy sẽ không có hiệu quả. Cho nên có thể Trưởng bộ phận Tổ chức lao động sẽ rà soát lại các hồ sơ cá nhân để lọc bớt những hồ sơ không phù hợp về ngành nghề đào tạo, thiếu kinh nghiệm…

Trong bước này, do công ty luôn lưu lại những hồ sơ cá nhân không được tuyển dụng trong những lần tuyển dụng trước, do vậy trưởng bộ phận Tổ chức lao động cũng tiến hành lựa chọn những bộ hồ sơ lưu lại đó, xem xét xem có phù hợp hay không để lập danh sách đề nghị phỏng vấn.

Sau khi đã lựa chọn kỹ càng, trưởng bộ phận Tổ chức lao động sẽ lập phiếu ứng viên tham gia phỏng vấn và danh sách các thành viên Hội đồng phỏng vấn trình Giám đốc ký duyệt sau đó thông báo cho các thành viên Hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết.

Như vậy, công tác nghiên cứu và lựa chọn sơ bộ hồ sơ của công ty tiến hành rất có bài bản và chặt chẽ, đảm bảo thống nhất quy trình như đã đặt ra và hạn chế được thấp nhất những thiếu sót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho công tác phỏng vấn thuận lợi hơn và có chất lượng hơn.

Bước 3: Tổ chức phỏng vấn toàn diện

Bộ phận tuyển dụng của phòng Tổ chức lao động chuyển những thông tin về ứng viên cho người tham gia phỏng vấn trước ngày phỏng vấn chuyên môn 02 ngày để nghiên cứu.

− Nếu tuyển công nhân, nhân viên thì thành viên tham gia phỏng vấn gồm: trưởng phòng Tổ chức lao động , bộ phận tuyển dụng, trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng.

− Nếu tuyển các chức danh quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Ban Giám Đốc, trưởng phòng Tổ chức lao động, trưởng các bộ phận, chuyên viên cao cấp hoặc người được Giám Đốc đề cử tham gia phỏng vấn.

Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải đưa ra kết quả đánh giá riêng và sau đó trao đổi thống nhất. Nếu không thống nhất được ý kiến, Tổng Giám Đốc là người quyết định cuối cùng. Kết quả phỏng vấn được ghi trong bản dữ liệu BMNS-01, phụ lục 1.

Bước 4: Tham quan công việc

Những người xin việc luôn có kỳ vọng về sự thỏa mãn do đó nếu ta tạo ra sự thất vọng đối với công việc do không có đầy đủ các thông tin thì sẽ gây rất nhiều bất lợi cho người mới đến nhận công việc. Do đó để tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra quyết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau khi tuyển dụng họ sẽ phải làm. Điều này giúp cho người lao động biết được một cách khá chi tiết về công việc như: mức độ phức tạp của công việc, tình hình thu nhập, sự thỏa mãn đối với công việc… Qua đó người tham gia dự tuyển sẽ nắm được những gì họ phải thực hiện trong tương lai để khỏi phải ngỡ

ngàng khi gặp những điều không phù hợp với suy nghĩ của họ.

Bước 5: Thử thách người đến xin việc

Trước khi nhận chính thức thì cần giao việc cho họ để họ làm thử và đánh giá khả năng của họ trờn thực tế. Phũng Tổ chức lao động cú trỏch nhiệm theo dừi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho Trưởng bộ phận hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 1 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của nhân viên mới, trưởng bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp nhân viên mới sẽ xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về phòng Tổ chức lao động theo mẫu BMNS-02, phụ lục 2.

Bước 6: Ra quyết định tuyển chọn (tuyển dụng):

Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước trên đây và các thông tin tuyển dụng đã đảm bảo theo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc. Cơ sở của việc ra quyết định này là dựa vào hồ sơ xin việc, kết quả đánh giá của phỏng vấn và kết quả công việc thực tế trong thời gian thử việc. Khi có quyết định tuyển dụng thì đại diện Công ty và người lao động tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động. Những cơ sở pháp lý của hợp đồng lao động là Bộ

luật lao động mà nhà nước ban hành.

2.3.3. Kết quả tuyển mộ và tuyển chọn nhân của công ty trong thời gian qua

Bảng 2.9: Kết quả tuyển dụng nhân lực của công ty trong thời gian qua(Đơn vị: Người))

(Nguồn: Phòng tổ chức lao động)

Các chỉ tiêu Năm Năm Năm So sánh 2010/2009 So sánh 2011/2010

Chênh

lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%)

Tổng số LĐ tuyển dụng 8 12 13 4 50 1 8,33

1.Theo tính chất LĐ - LĐ trực tiếp

- LĐ gián tiếp 2.Theo độ tuổi - Dưới 30 tuổi - Từ 30-40 tuổi - Từ 40-50 tuổi - Trên 50 tuổi 3.Theo giới tính - Nam

- Nữ

4.Theo trình độ - ĐH và cao đẳng

- Trung cấp, CN lành nghề - LĐ phổ thông

5 3

4 2 1 1

6 2

2 2 4

7 5

9 4 0 -1

8 4

4 6 2

9 4

9 3 1 0

10 3

3 10

0

2 2

5 2 -1 -2

2 2

2 4 -2

40 66,67

125 100 -100 -200

33,33 100

100 200 -50

2 -1

0 -1

1 1

2 -1

-1 4 -2

28,57 -20

0 -25

0 -100

25 -25

-25 66,67

-100