SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng
Trong thời gian 02 tháng không phải là thời gian dài thực tập tốt nghiệp tại Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành qua tìm hiểu và quan sát thì hiện nay, văn phòng UBND huyện Thuận Thành được trang bị một số trang thiết bị như: 15 máy vi tính, 02 máy phô tô, 06 máy in, 01 máy fax, 06 máy điện thoại, 10 máy điều hòa nhiệt độ.
Chánh văn phòng là người điều tiết toàn bộ công việc của văn phòng, do đó phòng làm việc của Chánh văn phòng bố trí ở ngay bên phải tầng 1 cạnh phòng văn thư để tiện cho việc giám sát và quản lý nhân viên. Phòng làm việc của Chánh văn phòng được trang bị rất nhiều phương tiện, trang thiết bị: máy tính, máy in, máy điều hòa, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, giường ngủ, bàn tiếp khách, bình nước, đồng hồ…nhằm giúp lãnh đạo văn phòng có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành được trang bị đầy đủ các trang thiết bị và cơ sở vật chất tạo điều kiện thuận lợi trong làm việc và phục vụ công tác của cơ quan, nhưng bên cạnh đấy vẫn còn một số trang thiết bị máy móc còn hỏng, cũ chưa thay thế như máy photo, điện thoại…còn cơ sở vật chất thì bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ tài liệu đã hết thời hạn sử dụng nhưng chưa thanh lý và thay thế…
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) . Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội thì các nhu cầu cải thiện đổi mới để nâng cao hiệu quả công việc được đặt lên hàng đầu cũng như vậy yêu cầu đổi mới, hiện đại văn phòng là một yêu cầu cần thiết và được quan tâm
Bố trí phòng làm việc là một công việc đòi hỏi khoa học và sáng tạo, việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc ảnh hưởng rất lớn đến năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc và con người làm việc trong đó.
Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng làm việc được sắp xếp, bài trí, trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật khác nhau.
Văn phòng của cơ quan được bố trí ở tầng 1 thuộc khu nhà 3 tầng. Bên trong được trang bị các đồ dùng, vật phẩm cần thiết: máy điều hòa, máy tính, máy in, máy phô tô, máy scan, bàn làm việc, bàn tiếp khách… Các phòng chức năng khác được bố trí ngay sát văn phòng để thuận tiện cho việc trao đổi công việc.
(Văn Phòng Hội Đồng Nhân Dân Ủy Ban Nhân Dân Huyện Thuận Thành hiện tại) (Mô hình văn phòng mới mà em đề xuất là kiểu văn phòng hiện đại Phụ lục số 8)
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính…). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành hiện nay vẫn chưa và không sử dụng phần mềm trong công tác văn phòng của cơ quan đa phần vẫn dùng phương pháp thủ công trong công tác văn phòng. Bước đầu văn phòng Ủy ban nhân dân mới chỉ sử dụng webmail do hệ thống thông tin truyền thông của tỉnh Bắc Ninh, phần mềm này chủ yếu là gửi và nhận các công văn, văn bản trong nội bộ cơ quan và bên ngoài cơ quan gửi đến
Với hệ thống thông tin truyền thông của tỉnh thì đem lại hiệu suất công việc nhanh hơn trong quá trình xử lý thông tin quan trọng, những văn bản có thể bằng bản mềm gửi đến các sơ quan nhanh hơn không mất thời gian, tiết kiệm chi phí trong quá trình chuyển giao công văn không như đường bưu điện.
PHẦN II: