3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1. Vềthẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.
UBND xã Yên Nhân có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản, cụ thể như:
- Quyết định - Chỉ thị
- Nghị quyết - Tờ Trình - Công văn - Thông báo - Báo cáo - Kế hoạch - Chương trình - Phương án - Biên bản - Giấy mời - Giấy giới thiệu - Giấy chứng nhận.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, có thể khẳng định UBND xã yên Nhân đã thực hiện tốt công tác ban hành văn bản quản lý, không có trường hợp nào ban hành văn bản không đúng với thẩm quyền.
3.3.2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức.
UBND xã Yên Nhân đã áp dụng và tuân thủ đúng theo các văn bản quy định hiện hành, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, cụ thể như:
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
+ Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản của UBND xã Yên Nhân đã đươcthực hiện đúng theo các quy định hiện hành, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn ban.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm như đã trình bày ở trên, thì công tác soạn thảo văn bản tại đây vẫn còn tồn tại một số những lỗi nhỏ như:
- Đánh máy sai.
- Không ghi ngày tháng năm ban hành văn bản - Một số lỗi về phông chữ, cỡ chứ.
3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
Soạn thảo văn bản là trình tự các bước cần phải tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.
Quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
- Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.
Bước 2:Xây dựng bản thảo
- Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ.
Bước 3:Duyệt văn bản - Thông qua lãnh đạo
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo
Bước 4: Hoàn thiện thểthức và làm thủ tục ban hành
- Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, báo cáo, thông báo,…
UBND xã yên Nhânlà cơ quan hành chính nhà nước cấp xã với chức năng quản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của xã nên việc quản lý bằng văn bản là rất cần thiết. những văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của UBND xã Yên Nhânnhư Quyết định, công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, giấy mời,…theo Nghị định 09/2010/NĐ-CP được dùng rất phổ biến ở UBND xã Yên Nhân để giao dịch trao đổi công tác, thông báo, truyền đạt, phổ biến các chủ trương, chính sách, tình hình công tác và các quyết định quản lý. UBND xã Yên Nhân mặc dù chưa ban hành được văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ nhưng công tác văn thư lưu trữ được thực hiện khá tốt, bởi UBND xã Yên Nhân luôn tuân thủ theo các văn bản của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Việc ban hành những văn bản hành chính được dựa trên Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Uỷ ban nhân dân xã Yên Nhân luôn nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ, nhân viên. Văn phòng UBND xã có 03 cán bộ văn phòng, trong đó 2 cán bộ chuyên trách về soạn thảo văn bản và quản lý hồ sơ trong văn phòng thống kê, một đồng chí phụ trách về văn thư lưu trữ. Cán bộ văn phòng UBND xã Yên Nhân có trình độ chuyên môn cao, kỹ năng nghiệp vụ tốt.
* Ưu điểm:
Cán bộ văn phòng đều những người có trình độ chuyên môn vững vàng,kỹ năng soạn thảo văn bản tốt đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo bí mật và khoa học.
Điều kiện cơ sở vật chất tương đối đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu công việc.
Quy trình soạn thảo văn bản, khoa học, hợp lý và đúng theo quy định của nhà nước về thể thức trình bày văn bản.
Công tác thu thập, xử lý thông tin và các bước soạn thảo văn bản luôn được thực hiện đúng theo quy định.
Văn bản được soạn thảo nhanh chóng, chính xác.
* Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm cũng còn một số những hạn chế:
Do là một xã vùng cao, còn hạn chế về đường xá, giao thông cũng như mạng lưới thông tin: Internet và một số trang thiết bị nên việc ứng dụng tin học còn hạn chế , kỹ năng sử dụng tin học của đội ngũ cán bộ còn nhiều hạn chế, cần tổ chức bồi dưỡng kiến thức về tin học và mua sắm thêm một số trang thiết bị cần thiết.
Công tác soạn thảo văn bản đôi khi còn mắc một số lỗivề trình bày văn bản, như lỗi về phông chữ, cỡ chữ.