3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
3.4.1. Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.
(Phụ lục 02)
* Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Nguyên tắc giải quyết: Tất cả các văn bản đến đều phải thông qua văn thư cơ quan để vào sổ đăng ký văn bản đến, sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng cơ quan. Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được chuyển giao, ký nhận rừ ràng, đảm bảo bớ mật, nhanh chúng, chớnh xỏc.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư tiến hành vào sổ đăng ký văn bản đến, ghi lại nhưng thông tin cơ bản của văn bản, sau khi vào sổ công văn đến tât cả các văn bản phải sắp xếp theo từng loại để trình Chủ tịch, công văn đến ngày nào phải chuyển giao ngày hôm đó, chậm nhất là sáng hôm sau.
Tất cả các văn bản đều được vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy định:
Ngày đến
Số đến
Nơi gửi công
văn
Số, ký hiệu
Ngày, tháng công
văn
Tên loại và trích
yếu nội dung
Nơi nhận
và người
nhận
Ký nhận
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến: Tất cả các văn bản đã đến cơ quan sau khi có ý kiến của chủ tịch UBND xã phải được chuyển ngay đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không được chậm hoặc quên văn bản.
Khi chuyển giao văn bản cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn bản.
Sổ chuyển giao văn bản
Số đến Ngày
chuyển
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính, ngoài giờ hành chính là 60 phút. Văn bản mật thì thêm cột “mức độ mật” trong mẫu chuyển giao văn bản và người nhận phải ký vào sổ.
* Quản lý và giải quyết văn bản đi:
Các thủ tụcchuyển giao văn bản đi của cơ quan có kèm theo phiếu gửi, việc chuyển giao văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, kịp thời.
Việc quản lý văn bản đi rất rừ ràng, chớnh xỏc, kịp thời, ăn toàn, bớ mật.
Văn bản đi luân thể hiện đầy đủ các nội dung, tuy nhiên số lượng ban hành văn bản đi còn ít. Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng, sạch sẽ và dễ hiểu.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải vào sổ đăng ký quản lý văn bản đi ở bộ phận văn thư cơ quan và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi.
Văn bản đi phải được chuyển giao theo nguyên tắc: Văn thư đóng dấu sau khi đăng ký và làm thủ tục gửi đi. Chỉ tiếp nhận những văn bản được đánh máy đúng quy định, đúng thể thức, căn cứ pháp lý.
Văn bản đi được phát hành theo quy trình sau:
- Ghi số của văn bản.
- Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửi.
- Đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.
Văn bản đi được chuyển đi trong ngày, nếu là văn bản mật thì có kèm theo phiếu gửi. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản.
Tất cả các văn bản đi đều được vào sổ công văn đi theo biểu mẫu quy đinh:
Ngày, tháng của
văn bản
Số và ký hiệu
Tên loại và trích yếu nội dung
Người ký
Nơi nhận
Đơn vị hoặc ngừoi nhận
bản lưu
Số lượng
văn bản
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
3.4.5. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan, đơn vị.
Để đảm bảo cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện. giúp cho cán bộ trong cơ quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác, làm căn cứ cho cán bộ văn thư, lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn. Giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của từng cán bộ thừa hành và nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đơn vị đối với việc lập hồ sơ đồng thời là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, thì cơ quan trước tiên đã lập bản danh mục hồ sơ thống kê những hồ sơ (dự kiến) mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm).
Khi lập hồ sơ công việc cơ quan tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Mở hồ sơ.
Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản.
Tuỳ theo từng hồ sơ mà có những cách sắp xếp văn bản, tài liệu phù hợp.
Cơ quan áp dụng những cách sắp xếp như: Sắp xếp theo thứ tự thời gian, sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc, sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả, sắp xếp theo vần chữ cái.
Bước 4: Biên mục hồ sơ.
- Ghi mục lục văn bản (đối với những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài).
- Viết chứng từ kết thúc.
Như vậy một hồ sơ công việc của cơ quan gồm có:
- Bìa hồ sơ
- Các văn bản, tài liệu nói về một công việc nhất định - Mục lục văn bản
- Chứng từ kết thúc.
Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa đápứng được yêu cầu như: tài liệu chưa được sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của
nhiêu hồ sơ còn thiếu nhưng không tìm được tài liệu bổ sung và vẫn còn tình trạng giữ lâu tài liệu ở các bộ phận.