Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HIP VIỆT NAM
2.2. Thực trạng quy trình cung ứng nguồn nhân lực của công ty Cổ Phần Tư vấn HIP Việt Nam
Với bản chất là công ty hoạt động trên lĩnh vực dịnh vụ cung ứng nguồn nhân lực cho các khách hàng. Vì vậy, hoạt động của công ty sẽ tập trung vào hai mảng chính là tìm khách hàng mới – “sale”(bên cạnh những khách hàng quen thuộc) và hoạt động quan trọng thứ hai là tìm kiếm ứng viên - “hunt”
Trên cơ sở áp dụng quy trình chung của “quy trình tuyển dụng headhunt” thì HIP Việt Nam cũng có các 3 giai đoạn – tương ứng thành 3 bước lớn. Đặc biệt, HIP Việt Nam cú sự phõn chia rừ ràng từng bộ phận đỏp
ứng từng giai đoạn, chứ không để một “headhunter” phải thực hiện toàn bộ 30 bước như quy trình chung đã nêu ở trên.
- Giai đoạn 1: tìm kiếm khách hàng: sẽ do phòng quan hệ khách hàng tìm kiếm và đảm nhận, xử lý các mặt về thông tin cũng như chốt các điều khoản về hợp đồng, cách làm việc, các yêu cầu của ứng viên. Trong giai đoạn này, phũng quan hệ khỏch hàng cần phối hợp với phũng “headhunt” để làm rừ các tiêu chí “cần” của vị trí tham chiếu với năng lực ứng viên và các chế độ, phát sinh.. đáp ứng tốt nhất cho giai đoạn 2.
- Giai đoạn 2: tìm kiếm ứng viên: sẽ do phòng “headhunt” phụ trách cho tới khi chốt được ứng viên và ứng viên làm việc tới hết thời gian bảo hành.
- Giai đoạn 3: Close hợp đồng (tức kết thúc hợp đồng đó với khách hàng). Sẽ do một “headhunter” được chỉ định phụ trách hoặc do phòng kế toán trực tiếp làm việc cùng khách hàng.
2.2.1. Tìm kiếm khách hàng
Tiếp cận khách hàng là một trong những công việc không thể thiếu trong lĩnh vực này. Bởi lẽ, đây là bước đi đầu tiên làm tiền đề để có thể gửi thư tham khảo tới công ty khách hàng và trở thành khách hàng thân quen của những công ty đó.
Quá trình tiếp cận khách hàng trong bộ phận sale là tìm kiếm các công ty hiện đang có nhu cầu tuyển dụng nhân lực thông qua các trang tuyển dụng như: 24h.com.vn, tuyendung.com, vietnamwork.com, hoặc trên các trang mạng xã hội khác như facebook, hoặc qua các mối quan hệ, hoặc qua các kênh thông tin doanh nghiệp để có thể lấy thông tin về nhu cầu dịch vụ của khách hàng. Phần lớn, các “công ty headhunt” thích hợp tác nhất với các doanh nghiệp mới hoặc sắp đầu tư vào Việt Nam, vì lợi thế tuyển dụng nhiều vị trí, có nhiều vị trí cấp cao, thường là bao trọn gói tất cả, kể cả xây dựng phòng nhân sự, làm hồ sơ năng lực cho doanh nghiệp khách hàng... Tuyển
cho các doanh nghiệp mới sẽ giúp HIP Việt Nam nâng cao uy tín trên thị trường tuyển dụng, mà không gặp phải nhiều đối thủ cùng hỗ trợ cho khách hàng đó. Nhưng ở HIP Việt Nam, chỉ phụ trách từ khâu tư vấn nhân sự, tuyển dụng, chứ không phụ trách xây dựng phòng, ban và làm hồ sơ năng lực cho các khách hàng.
Khi đã tìm được những công ty có nhu cầu tuyển dụng, bộ phận quan hệ khách hàng cần tìm kiếm các thông tin liên quan đến công ty đó như số điện thoại, email và có cách tiếp cận tốt nhất… Sau đó là các bước tiếp theo, đầu tiên gọi điện thoại hoặc email trao đổi về dịch vụ, đặt lịch hẹn sang trao đổi, chia sẻ về dịch vụ, năng lực tuyển dụng, nguồn ứng viên có sẵn cho vị trí mà khách hàng đang cần tuyển; thương thuyết, trao đổi về các điều khoản hợp đồng, đi tới chốt và ký hợp đồng. Hợp đồng tại HIP Việt Nam thường kí với mức phí dịch vụ là:
STT Vị trí tuyển dụng Số lượng Đơn Giá/ứng viên ( USD) 1 Nhân viên 01 1,5 tháng lương chính thức
của ứng viên sau thử việc
2 Quản lý 01 2 tháng lương chính thức của
ứng viên sau thử việc
Phí dịch vụ được thanh toán cho HIP Việt Nam trong vòng 10 ngày đầu tiên khi ứng viên đó đi làm (thử việc) tại công ty khách hàng.
Nhưng cũng có những phát sinh trong kí kết hợp đồng như: HIP Việt Nam sẽ chấp nhận chuyển CV của ứng viên sang trước để khách hàng thẩm định năng lực hồ sơ, sau đó thấy phù hợp mới tiến hành kí kết hợp đồng, chuẩn bị cho giai đoạn đưa ứng viên sang phỏng vấn. Và cả mức phí cũng linh hoạt, có thể ở mức 1,2 tháng lương tới 2,5 tháng lương (tùy mức độ khó dễ của vị trí). Thời gian thanh toán cũng linh động, có thể thanh toán sau 10 ngày ứng viên đi thử việc tại khách hàng, hoặc sau hai tháng thử việc mới
thanh toán. Hợp đồng luôn mang tính linh hoạt, sao cho phù hợp với nhu cầu tuyển dụng và hợp tác, trao đổi giữa hai bên.
Khi đã tiếp cận được khách hàng, với các những khách hàng chưa có nhu cầu tại thời điểm đó thì HIP Việt Nam vẫn gửi thư tham khảo vì hiện tại công ty đó không quan tâm đến dịch vụ “headhunt” nhưng không có nghĩa rằng trong tương lai họ sẽ không bao giờ cần đến dịch vụ này. Với những khách hàng đã liên lạc và những Khách hàng quen thuộc thì bộ phận quan hệ khách hàng sẽ lập một danh sách lưu trong hệ thống quản lý tài liệu của công ty và thường xuyên liên lạc trao đổi lại với khách hàng, chăm sóc khách hàng xem nhu cầu của họ về dịch vụ “headhunt” đến đâu: khách hàng có đang tuyển vị trí nào không, có vị trí nào họ gặp khó khăn trong quá trình tuyển dụng không… Mục đích của việc chăm sóc khách hàng thường xuyên như vậy sẽ giúp cho HIP Việt Nam dễ dàng nhận được sự quan tâm của khách hàng khi họ gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến tuyển dụng.
Thư mời dịch vụ của công ty Cổ phần tư vấn HIP Việt Nam gồm những phần chính sau:
- Giới thiệu về công ty: Lĩnh vực hoạt động, uy tín trên thị trường...
- Giới thiệu dịch vụ: Những dịch vụ công ty đang cung cấp và quy trình đối với mỗi dịch vụ.
- Liên hệ: Sau khi giới thiệu về công ty và các dịch vụ đang cung cấp, thư mời sẽ bao gồm phần liên hệ để khách hàng tiện liên lạc lại khi cần thiết.
Dưới đây là trích nội dung chính trong dịch vụ tuyển dụng nhân lực của HIP Việt Nam (ngoài phần giới thiệu công ty và thông tin liên hệ):
Dear anh/chị (Quý công ty)
Em là... – phụ trách bộ phận quan hệ khách hàng – Công ty Cổ phần Tư vấn HIP Việt Nam, đơn vị đại diện cung ứng nhân sự cao cấp cho các doanh nghiệp tại Việt Nam và nước ngoài.
Được biết, bên anh/chị (Quý công ty) đang cần tuyển dụng vị trí... và hiện tại trong Database của HIP Việt Nam đang sở hữu hơn 100 hồ sơ có nhu cầu chuyển việc đáp ứng yêu cầu vị trí. Vì thế, em xin phép được giới thiệu dịch vụ tới anh/chị (Quý công ty) tham khảo và mong nhận được sự quan tâm hoặc lịch hẹn để em có thể chia sẻ chi tiết hơn về dịch vụ cũng như năng lực tuyển dụng của HIP Việt Nam.
Những lợi thế của dịch vụ cung ứng nhân sự cao cấp từ HIP Việt Nam như:
Ưu thế nổi bật về dịch vụ cung ứng nhân lực của HIP Việt Nam - Thời gian cung cấp hồ sơ ứng viên chỉ trong 3 – 5 ngày với vị trí nhân viên, và từ 1 tuần – 2 tuần với vị trí cấp quản lý trở lên
- Đảm bảo về chất lượng ứng viên đáp ứng yêu cầu công việc và làm việc lâu dài
- Bảo hành ứng viên trong suốt thời gian thử việc, tuyển dụng thay thế - tối đa 2 lần hoặc theo yêu cầu của khách hàng.
- Thanh toán phí tuyển dụng khi có Ứng viên đi làm. Sẵn sàng hoàn trả 100% phí nếu Ứng viên nghỉ việc và HIP Việt Nam không tuyển dụng được ứng viên thay thế.
- Gửi hồ sơ ứng viên trước để khách hàng tham khảo và thẩm định năng lực ứng viên tại HIP Việt Nam. Sau đó mới tiến hành ký kết hợp đồng.
- Giá dịch vụ: từ 1, 1,5 đến 2 tháng lương của Ứng viên tùy theo mức độ khó, dễ của vị trí.
- Khách hàng có quyền dừng Hợp Đồng bất cứ lúc nào nhưng phải báo trước cho HIP bằng văn bản trước 03 ngày. Trong quá trình kí hợp đồng với HIP Việt Nam, vẫn được phép kí hợp đồng với các đơn vị cung ứng nhân lực
khác để đảm bảo tính hiệu quả của tuyển dụng cũng như thời gian tuyể dụng.
Quy trình tuyển dụng của HIP Việt Nam
- Căn cứ vào bảng mô tả công việc, HIP Việt Nam sẽ tiến hành tìm ứng viên theo yêu cầu của khách hàng đặt ra.
- Tiến hành phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng của HIP Việt Nam.
- Đề cử những ứng viên phù hợp nhất, kèm theo bản đánh giá ứng viên sang cho khách hàng phỏng vấn lần cuối
- Hỗ trợ khách hàng và ứng viên trong suốt quá trình diễn ra phỏng vấn cho tới khi chốt được người và ứng viên đó đi làm tại công ty khách hàng cho tới hết bảo hành. (Thời gian bảo hành – có thể trao đổi linh hoạt với Khách hàng, vì thế có thể bảo hành 1 tháng, 2 tháng hoặc 6 tháng...)
* Một số khách hàng quen thuộc của HIP
- Tập đoàn TMS
- Công ty Bia Việt Hà
- Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Thủ Đô
- Các công ty chi nhánh thuộc tập đoàn SamSung
Công Ty TNHH Brother
Công Ty Điện Tử UMC
Công Ty TNHH Rorze Robotech.
Công Ty Sumitomo Heavy Industries
Công Ty JKC Vina
Công Ty TNHH Lotte Việt Nam.
Công Ty TNHH Nippon Express Việt Nam.
Công Ty Thiết bị Công Nghiệp Toyota Việt Nam
Công ty TNHH Hitachi Cable Việt Nam
…………..
Chi tiết về hợp đồng và năng lực, anh/chị (Quý công ty) vui lòng xem tại file đính kèm.
Rất mong có thể hỗ trợ anh/chị (Quý công ty) tốt nhất trong tuyển dụng các vị trí!
Đây là kết cấu chung một thư mời của hầu hết các công ty khi giới thiệu dịch vụ, thư mời này về cơ bản đã thực hiện được nhiệm vụ đem giới thiệu dịch vụ và thương hiệu của công ty tới khách hàng. Trong các email gửi thư chào dịch vụ sẽ bao gồm: Nội dung email như trên, Profile công ty (gồm tiếng Anh – Việt, hoặc Việt – Nhật), Báo giá dịch vụ, Hợp đồng tuyển dụng.
Sau khi đã có được khách hàng có và các vị trí khách hàng cần tuyển thì chuyển công việc tiếp theo cho bộ phận “headhunt” – tìm kiếm ứng viên theo yêu cầu của khách hàng. Khi chuyển giao các thông tin tiếp theo cho bộ phận “headhunt” phụ trách, phòng quan hệ khách hàng có trách nhiệm đẩy toàn bộ thông tin về bản mô tả công việc lên dropbox (mạng kết nối làm việc tại công ty, để mọi người đều thấy thông tin làm việc trên đó), sau đó là gửi thông tin bản mô tả công việc cho hai trưởng nhóm của phòng quan hệ khách hàng, các trưởng nhóm có trách nhiệm chia đầu mục các vị trí cho thành viên trong nhóm phụ trách, hỗ trợ kênh tuyển dụng, kiểm soát tiến độ, chất lượng tuyển dụng, phỏng vấn và đánh giá...
Giám đốc công ty sẽ căn cứ trên phân chia nhiệm vụ để đánh giá cho các cá nhân thực hiện phần công việc của mình, cũng như có biện pháp kịp thời hỗ trợ, giải quyết các phát sinh nằm ngoài khả năng của các trưởng bộ phận.
Giai đoạn thứ 2 sẽ do phòng “headhunt” phụ trách.
2.2.2. Tìm kiếm ứng viên.
Sau khi đã có các vị trí từ đối tác, bộ phận “headhunter” sẽ tiến hành tìm kiếm ứng viên đáp ứng được các tiêu chuẩn của bản mô tả công việc và cả với văn hoá chung của tổ chức. Ví dụ bản mô tả công việc với vị trí trợ lý tổng giám đốc (người Nhật):
VỊ TRÍ: TRỢ LÝ TỔNG GIÁM ĐỐC 1.Bộ phận: Hành chính – nhân lực 2.Báo cáo: Tổng Giám đốc
3.Độ tuổi: 22~28 tuổi.
4.Giới tính: Nam hoặc Nữ 5.Số lượng:01 người 6. Mô tả Công Việc:
- Tham mưu, tư vấn cho GĐ việc lập kế hoạch của các phòng ban.
- Giúp việc cho GĐ trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết.
- Phân tích, tổng hợp các báo cáo kết quả công việc của các phòng ban theo tuần, thỏng. Theo dừi và đụn đốc cụng việc, nhắc nhở cỏc phũng ban. Giám sát điều chỉnh việc thực hiện kế hoạch tại các phòng ban.
- Truyền đạt thông tin của giám đốc tới các phòng, ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban trong công ty cho GĐ.
- Hỗ trợ phòng nghiệp vụ Thực tập sinh, du học sinh những công việc liên quan khi cần thiết.
- Lên lịch họp công tác của GĐ; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, soạn thảo văn bản, lập các báo cáo và chuẩn bị các công việc theo yêu cầu của GĐ.
- Trợ giúp GĐ quản lý thời gian, lịch làm việc, sắp xếp cuộc họp hàng tuần, hàng tháng.
- Thực hiện các công việc khác phù hợp với chuyên môn khi được phân công.
7.Yêu Cầu:
5.1. Yêu cầu về trình độ chuyên môn:
- Tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành tiếng Nhật (bằng khá trở lên);
- Sử dụng thành thạo các kỹ năng tiếng Nhật (nghe, nói, đọc,viết) với trình độ tiếng Nhật tối thiểu N2 trở lên;
5.2. Yêu cầu về kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng tin học tốt: tin học văn phòng (Word, Excel, Power Point...), Internet.
- Khéo léo trong giao tiếp và xử lý công việc.
- Kỹ năng phân tích và tổng hợp tốt.
- Ưu tiên những ứng viên đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực thực tập sinh, Du học sinh, quản lý nhân lực hoặc những ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc tại Nhật Bản;
5.3. Yêu cầu về phẩm chất cá nhân:
- Có kỹ năng đàm phán, giao tiếp và thuyết trình tốt;
- Nhanh nhạy, nắm bắt & truyền đạt thông tin chính xác.
- Trung thực, cẩn thận, chu đáo với công việc - Cam kết gắn bó lâu dài với Công ty.
6. Mức Lương cơ bản : 750~900 USD/tháng (tùy vào năng lực và kết quả thực tế)
7. Thời hạn
Thời hạn nhận Hồ sơ:
Thời gian dự kiến phỏng vấn tại Khách hàng:
Thời gian dự kiến đi làm:
Sau khi nhận bản mô tả công việc của công ty đối tác, các hunter tập trung làm rừ bản mụ tả cựng cỏc thuật ngữ và yờu cầu khú hiểu, tỡm hiểu kỹ về công ty khách hàng cũng như vị trí đó trên thị trường tuyển dụng. Tập hợp cỏc thụng tin cần làm rừ và gửi sang phớa khỏch hàng để được phản hồi thụng tin toàn diện. Sau khi hiểu rừ bản chất cụng việc, mụi trường làm việc, cỏc chế độ và yếu tố liên quan tới vị trí đó, HIP Việt Nam sẽ tập trung các nguồn lực để tìm kiếm ứng viên đảm bảo theo các yêu cầu từ phía đối tác. Để tìm được ứng viên phù hợp với các vị trí mà đối tác đang tuyển, các phương pháp
để tìm ứng viên hiệu quả đã được thực hiện song song với nhau nhằm đảm bảo cho việc tìm ứng viên một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. Trong những phương pháp được nhà tuyển dụng thường sử dụng có thể kể đến các phương pháp sau:
Thứ nhất, tìm kiếm ứng viên trong “database” lưu trữ của công ty.
Trong bất kỳ công ty cung ứng nguồn nhân lực nào cũng đều có hệ thống lưu trữ danh sách “ứng viên sáng giá” cho công ty mình và HIP Việt Nam cũng không phải là trường hợp ngoại lệ. Trong quá trình tìm kiếm ứng viên ở các lần trước đó, công ty đã liên lạc, tuyển dụng và có hồ sơ của rất nhiều ứng viên ở nhiều vị trí khác nhau. Hồ sơ của những ứng viên này đặc biệt là những ứng viên năng lực tốt sẽ được công ty lưu giữ lại và liên lạc mỗi khi có những vị trí tương ứng mà công ty cảm thấy họ phù hợp với các vị trí đó. Đây là phương pháp nhanh chóng tạo nguồn để mở rộng tuyển dụng.
Việc tìm kiếm như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm ứng viên của nhà tuyển dụng và hơn thế nữa, nhà tuyển dụng sẽ không phải phỏng vấn đánh giá ứng viên quá nhiều bởi lẽ những ứng viên đó đã trải qua giai đoạn tuyển dụng tại công ty, ngược lại ứng viên cũng đã có thời gian quen biết nhà tuyển dụng, đã biết và có cơ hội hợp tác trong những lần trước đó nên việc nhà tuyển dụng liên lạc với ứng viên để trao đổi về các vị trí đang tuyển không phải điều khó khăn. Tuy nhiên, phương pháp này không phải lúc nào cũng phát huy hiệu quả. Bởi lẽ, khả năng những ứng viên quan tâm đến công việc mới khi mà công việc của họ đang ổn định là hầu như không có. Hơn thế nữa, những ứng viên trong hồ sơ lưu trữ của công ty là những ứng viên giỏi, trong tình hình nguồn nhân lực chất lượng cao khan hiếm thì các công ty họ đang làm việc hầu hết đều có chính sách giữ chân nhân viên. Và như vậy, việc thuyết phục ứng viên đó thay đổi công việc của mình là một điều khó khăn đối với nhà tuyển dụng.