Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HIP VIỆT NAM
2.3. Các nhân tố chính ảnh hưởng đến quá trình cung ứng nhân lực của công ty Cổ phần tư vấn HIP Việt Nam
Và các yếu tố ảnh hưởng bởi các nhân tố, trong giới “headhunter”
thường gọi là “rủi ro trong nghề “headhun”t gặp phải”, các rủi ro đó có thể kể đến như sau:
2.3.1. Nhân tố về khách hàng.
Khách hàng ở đây được hiểu là các công ty, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng. Và các khách hàng này tìm đến “công ty headhunt” để tuyển về cho họ những nhân tài thực sự, những ứng viên có thể đáp ứng được yêu cầu trong công việc.
Yếu tố 1: Chi phí tuyển dụng cao
Trong bối cảnh của nền kinh tế khó khăn như hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn về việc tri trả những chi phí, về nguồn vốn, đầu ra của sản phẩm, nguyên vật liệu… Do đó, nhiều doanh nghiệp ít nghĩ đến việc phải bỏ ra một chi phí khá cao để thuê các công ty “headhunt” thực hiện tuyển dụng cho mình. Vì thông thường chi phí tuyển dụng thường cao gấp đôi mức lương của ứng viên được tuyể vào. Chẳng hạn, nếu ứng viên lương là 30 triệu, thường chi phí tuyển dụng là 45 – 60 triệu.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng lo lắng về khoản phí dịch vụ mà họ phải bỏ ra quá cao, mà không chú ý tới nguồn lực ứng viên.
Ngược lại, có rất nhiều tổ chức quan tâm đến nguồn nhân lực của mình, đặc
biệt các vị trí cao cấp, hoặc mang tính đặc thù. Họ mong muốn tìm kiếm và tuyển dụng được những người tài giỏi thực sự, có khả năng làm việc và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Thực tế cho thấy khách hàng của công ty thường là các công ty mà có nhu cầu tuyển dụng các vị trí cao như: Giám đốc Markting, Giám đốc phát triển thị trường vùng, Trưởng phòng kinh doanh, Trưởng phòng phát triển thị trường, Trợ lý giám đốc, Biên phiên dịch (tiếng anh, nhật, hàn...), Trường phòng Hành chính – Nhân lực, Trưởng phòng Xuất nhập khẩu…và là các công ty mới thành lập, các Công ty lớn. Công ty hiện đã trở thành đối tác khá tin cậy của các doanh nghiệp, tập đoàn khác như:
TMS, Brother, Sumiden, Crittal, Nydec… Nếu không mở rộng được đối tượng khách hàng, tìm kiếm được khách hàng có nhu cầu tuyển dụng thì hoạt động tuyển dụng của công ty hầu như không xảy ra. Công ty sẽ không tạo ra được doanh thu giúp duy trì sự vận hành, phát triển bộ máy của mình.
Yếu tố 2: Gặp phải các khách hàng “xấu”
Có nghĩa là các khách hàng đã không tuân thủ các điều khoản của hợp đồng đã kí, sau khi tuyển dụng thành công ứng viên của HIP Việt Nam, họ thường không công nhận kết quả tuyển dụng thành công, mà báo ứng viên không được chọn. Tới khoảng 2 – 3 tháng sau, thậm chí hơn nửa năm sau họ sử dụng lại ứng viên đó của HIP Việt Nam làm các vị trí khác. Nếu bị HIP Việt Nam phát hiện, họ sẽ cho đó là do ứng viên tự liên hệ lại ứng tuyển các vị trí khác, chứ bản thân họ không phải sử dụng ứng viên đó cho vị trí đã hợp tác với HIP Việt Nam trước đây
Bên cạnh đó, cũng xảy ra trường hợp, khách hàng cho ứng viên nghỉ việc tại vị trí đã tuyển vào, nhưng tự thỏa thuận mở ra một hướng đi khác cho ứng viên ở vị trí mới, có thể đó là cho bên phía công ty con, chi nhánh của họ, nhưng lại không thông qua HIP Việt Nam biết, và chỉ báo ứng viên đó bị họ cho nghỉ việc trong thời gian thử việc. Như vậy, HIP Việt Nam phải tuyển
dụng lại ứng viên thay thế cho khách hàng đó.
Có những khách hàng còn “xấu tính” hơn là họ liên tục đưa ra nhiều vị trí để HIP Việt Nam tuyển dụng, liên tục phỏng vấn nhưng không chốt ứng viên nào. Đó là cách họ thu thập nguồn hồ sơ ứng viên để phục vụ cho mục đích tuyển dụng lâu dài sau này. Cách này gây tổn thất rất nhiều cho HIP Việt Nam vừa mất thời gian, tốn công sức mà không thu được lợi nhuận nào từ hoạt động cung ứng nhân lực.
Yếu tố 3: Khách hàng không chia sẻ toàn bộ thông tin vị trí và môi trường công ty
Về thông tin này, nếu không phải trong nghề, mọi người sẽ cho rằng đó là đương nhiên, vì không có doanh nghiệp nào chia sẻ toàn bộ bí mật của công ty mình cho đơn vị cung ứng nhân lực biết. Đó có thể là chiến lược kinh doanh, là các hoạt động của doanh nghiệp họ. Nhưng để xảy ra các lỗi này, sẽ gây ảnh hưởng trầm trọng tới quá trình tuyển dụng, vì “headhunter” không biết rừ mụi trường, phong cỏch quản lý, định hướng của doanh nghiệp đú... thỡ khi làm việc với ứng viờn, khụng xỏc định rừ đõu sẽ là ứng viờn phự hợp với môi trường làm việc bên này, đâu là ứng viên sẽ đáp ứng tốt điều kiện làm việc, nhu cầu, định hướng với doanh nghiệp đó. Sẽ làm mất nhiều thời gian cho chọn lọc ứng viên, quá trình phỏng vấn có thể bị kéo dài, hoặc ứng viên vào làm rồi lại nghỉ hoặc bị cho nghỉ vì thấy không phù hợp...
Xét kỹ, sẽ thấy lý do này thuộc về cả phần lỗi của phòng quan hệ khách hàng khụng làm rừ với khỏch hàng, hoặc chưa đủ năng lực để thu thập thụng tin về doanh nghiệp, vị trí...Để làm tốt ở khâu này, đòi hỏi người có đủ năng lực, kinh nghiệm và cả hiểu biết về vị trí nữa.
Trên đây chỉ là những yếu tố cơ bản, còn rất nhiều yếu tố khác có thể xảy ra gây ra những ảnh hưởng không đáng có trong mối quan hệ hợp tác giữa hai bên. Để khắc phục được, cần có sự hợp tác của cả phía khách hàng và bờn HIP Việt Nam, cần chỳ trọng và đưa ra tầm quan trọng trong làm rừ
thông tin trước khi kí hợp đồng, tương tác tốt với nhau trong quá trình hợp tác, tiến tới hợp tác bền vững và lâu dài.
2.3.2. Nhân tố về ứng viên.
Một công ty về “headhunt” thì nguồn ứng viên có vai trò quan trọng.
Nguồn ứng viên lớn, ở tất cả các ngành nghề, mức độ trình độ chuyên môn, kỹ năng kinh nghiệm khác nhau… Là cơ sở để tạo dựng được một cơ sở dữ liệu về ứng viên phong phú, là điều kiện để hoạt động tuyển dụng của công ty được thuận lợi và nhanh chóng, thời gian và chi phí giảm, đáp ứng được nhanh chóng yêu cầu tuyển dụng của công ty khách hàng. Nếu không có nguồn ứng viên lớn thì quá trình tuyển dụng kéo dài thời gian, gây ra lãng phí rất lớn cho tổ chức, ảnh hưởng đến uy tín cũng như hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Yếu tố 1: Thái độ nói quá của ứng viên
Có nghĩa là ứng viên tự làm “bóng bẩy” tên tuổi và kinh nghiệm của mình lên, mà sự thực thì năng lực của ứng viên không tới mức đó, nhưng
“headhunter” của HIP Việt Nam lại không chú ý và đánh giá kỹ.
Các ứng viên càng có nhiều thâm niên làm việc với “headhunter” càng có nhiều kinh nghiệm phỏng vấn, đánh lừa “headhunter” và đưa ra nhiều công việc mà thực sự bản thân họ không phải là người thực hiện toàn bộ.
Yếu tố 2: Ứng viên đồng thời hợp tác với quá nhiều “headhunter”
Các ứng viên mong muốn tìm được việc tốt nhất, thời gian nhanh nhất, mức lương cao... nên đã cùng lúc nhận lời nhiều vị trí của nhiều “headhunter”
mời ứng tuyển. Điều này gây ra việc, ứng viên đó không kịp sắp xếp lịch phỏng vấn hoặc giải quyết kịp thời các lịch phỏng vấn đột xuất có thể xảy ra, kéo theo tình trạng từ chối gấp lịch phỏng vấn của HIP Việt Nam. Bên cạnh đó, ứng viên không đầu tư kỹ càng cho các cuộc phỏng vấn, cũng ảnh hưởng tới chất lượng phỏng vấn, kết quả là không trúng tuyển.
Trong thời gian hợp tác với nhiều “headhunter”, nếu ứng viên đã tham
gia vòng 1 tại HIP Việt Nam, nhưng khi họ có việc mới, tốt hơn, họ sẵn sàng từ chối lời mời, và làm khó HIP Việt Nam trong quá trình thông báo tới khách hàng là ứng viên hủy không tham gia phỏng vấn các vòng tiếp theo, làm mất thời gian của cả khách hàng và của HIP Việt Nam.
Yếu tố 3: Ứng viên chưa ý thức cao về quá trình hợp tác với “headhunter”
Đó chính là việc ứng viên tự nhiên không liên lạc được, đổi số điện thoại, không trả lời email của HIP Việt Nam nữa, mà lý do thì không thể biết được. Sau thời gian tìm hiểu thì HIP Việt Nam mới biết đó là vì ứng viên đi làm chỗ khác, hoặc kế hoạch làm việc bị dừng lại vì ứng viên không chuyển việc nữa.
Hoặc trong quá trình hợp tác, dù ứng viên có hợp tác lần 1 với HIP Việt Nam, nhưng lần 2 khi đi tham gia phỏng vấn với phía công ty khách hàng lại tự ý không đi, lý do có muôn vàn như: bị đụng xe, có việc đột xuất xảy ra không kịp báo, bị công an bắt...
Nếu HIP Việt Nam không đánh giá đúng ứng viên, không có cam kết thực sự, sẽ gây ra nhiều hậu quả gây ảnh hưởng tới uy tín của công ty.
2.3.3. Năng lực của “headhunter”.
“Headhunter” là người quan trọng trong việc tìm kiếm được ứng viên, tài giỏi, phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của khách hàng. Trong giới nhân lực luôn nói “headhunting” là quá trình được ví như một nghệ thuật và chủ thể của quá trình này phải có trình độ cả về kiến thức chuyên môn, xã hội và kỹ năng cao như giao tiếp, kỹ thuật nắm bắt tâm lý, khả năng điều khiển đối tác.
“Headhunter” được chia ra thành 1.0 và 2.0. Và ở HIP Việt Nam cũng tồn tại hai kiểu “headhunt” như sau:
“Headhunter” được đánh giá ở cấp độ 1.0 (nhóm hỗ trợ cho các
“headhunter” chính.
“Headhunter” 1.0 chính là công việc của các chuyên viên tuyển dụng
tại các công ty đang làm. Quy trình “headhunter” 1.0 này đang được áp dụng tại hầu như toàn bộ các công ty săn đầu người. Năng lực và công việc của
“headhunter” là: nhận mô tả công việc, yêu cầu tuyển dụng của các công ty có nhu cầu. Sau đó, dựa vào “database” ứng viên, công cụ tìm kiếm như vietnamworks, Bestjobs.vn, ungvien.com.vn, ..., để tìm ra ứng viên phù hợp.
Và sử dụng lượng “database” nội bộ, các mối quan hệ cá nhân để tìm kiếm.
Tiếp đó là các công việc như đánh giá hồ sơ, phỏng vấn sơ tuyển để có 1 vài ứng viên tốt nhất gửi đến công ty đối tác. Như vậy với “headhunter” 1.0, chúng ta chỉ có tìm kiếm và tìm kiếm. 1.0 luôn thể hiện tính tương tác 1 chiều. Quan điểm hunt 1.0 là quan điểm mang tính tương tác 1 chiều: Người hunt sẽ đăng thông tin và tìm kiếm ứng viên chứ không có chuyện những ứng viên giàu tiềm năng chủ động làm việc với bên “headhunt” để tìm kiếm những vị trí phù hợp.
Nhóm này đa số thực hiện các công việc: đăng tin, thu thập hồ sơ, lên lịch phỏng vấn, hỗ trợ là bản đánh giá...Hầu như chưa đủ năng lực tham gia và các vị trí cao cấp hoặc tính chất phức tạp của vị trí, gây áp lực cho các
“headhuter” chính của công ty phải thực hiện thay các phần công việc của họ.
Yếu tố 2: Các heahunter được đánh giá ở cấp độ 2.0
“Headhunter” 2.0 là các “headhunter”: đến thẳng các mạng xã hội nghề nghiệp phù hợp với vị trí trong nhu cầu nhà tuyển dụng .Với sức mạnh lan tỏa của mạng xã hội, thông tin sẽ được lan tỏa mà “headhunter” không phải mất nhiều thời gian công sức cho việc tìm kiếm.
Tại HIP Việt Nam, số lượng các “headhunter” 2.0 chiếm ưu thế hơn, nhưng để chia đều và phụ trách toàn bộ các vị trí thì không đủ thời gian để thực hiện, mà nhờ các “headhunter” nhóm hỗ trợ thì không thực hiện tốt tất cả các khâu, gây ảnh hưởng tới uy tín của công ty, cũng như tiến độ của công việc. HIP Việt Nam cần tuyển dụng bổ sung thêm ít nhất 3 người thực hiện chính, mới đáp ứng nhu cầu
của khách hàng đang cần tuyển dụng và sử dụng dịch vụ trong giai đoạn hiện nay.
Nếu năng lực của “headhunter” không có, sẽ không thể đánh giá chuẩn xác về năng lực của ứng viên, cũng như không thể tuyển các vị trí khó, không đủ nguồn dữ liệu ứng viên đáp ứng kịp thời nhu cầu tuyển dụng của khách hàng. Hoặc có ứng viên nhưng chưa chắc đã tuyển dụng thành công cho phía khách hàng.
Bởi vậy, “headhunter” phải là người có đủ năng lực, tố chất và kỹ năng để có thể thực hiện được các yêu cầu về công việc, đủ khả năng tuyển dụng được ứng viên có năng lực trình độ, đảm bảo cho yêu cầu của khách hàng được thỏa mãn.
2.3.4. Uy tín của Công ty trên thị trường “headhunt”
Công ty Cổ phần tư vấn HIP Việt Nam được thành lập đầu năm 2013.
Cho đến nay đã có gần 2 năm phát triển và hoạt động trên lĩnh vực
“headhunt”. Nếu để so sánh với các công ty khác cùng lĩnh vực hoạt động như: Nic Group, Net Viet, L&A, Career Planning…thì uy tín của Công ty vẫn chưa lớn. Điều đó, sẽ là một khó khăn trong việc thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của Công ty
2.4 . Đánh giá quá trình cung ứng nhân lực tại công ty Cổ phần Tư Vấn HIP Việt Nam.
2.4.1. Ưu điểm.
Về cơ bản, công ty Cổ phần tư vấn HIP Việt Nam đã đảm bảo các bước trong quá trình cung ứng nhân lực. Đó là tìm khách hàng, và từ khách hành có nhu cầu tuyển dụng thì sẽ chuyển sang cho bộ phận “headhunter” để tìm kiếm ứng viên trên cơ sở yêu cầu của khách hàng và sau khi đã tìm được các ứng viên phù hợp sẽ tiến hành chuyển các ứng viên đó cho khách hàng để khách hàng có thể phỏng vấn lại một lần nữa. Toàn bộ quy trình cung ứng nhân lực của HIP không chỉ đơn thuần là tiến hành theo các bước mà còn có sự linh động thay đổi để đáp ứng được yêu cầu của đối tác cũng như của ứng viên. Vì
vậy, nghệ thuật đàm phán và thuyết phục luôn được các head “headhunter”
của HIP Việt Nam sử dụng tối đa và hiệu quả.
Cụ thể, công ty Cổ phần tư vấn HIP Việt Nam đã sử dụng được đa dạng và hiệu quả các bước tiếp cận khách hàng như: gửi thư mời dịch vụ, liên hệ trực tiếp để nắm bắt nhu cầu của khách hàng hoặc tìm hiểu thông tin khách hàng thông qua các kênh tuyển dụng khác.
Khả năng tư vấn của đội ngũ tư vấn viên trong công ty chuyên nghiệp.
Vì vậy tư vấn thành công cho nhiều ứng viên cũng như kí kết nhiều hợp đồng với khách hàng. Biến những khách hàng lần đầu sử dụng dịch vụ thành những đối tác chiến lược của công ty.
Đối với bộ phận Nhân lực, ngoài việc tiếp cận mọi nguồn khách hàng, xác định nguồn ứng viên biết tiếng Nhật cho các vị trí đa phần là các công ty Nhật Bản hoặc có vốn đầu tư của Nhật Bản, nhân viên sale đã nhanh chóng tiếp cận được những công ty có nhu cầu tuyển dụng, đã thiết lập mối quan hệ tốt và tạo ra sự thân thiện với các công ty khách hàng. Điều này đã giúp cho khách hàng có thiện cảm và mong muốn hợp tác với HIP Việt Nam. Các nhân viên luôn nắm bắt tâm lý khách hàng và có chính sách cũng như thiết lập hệ thống quản lý danh sách khách hàng và thường xuyên gọi điện, chăm sóc khách hàng tiềm năng cũng như những khách hàng mới. Điều này được thể hiện bằng những đơn đặt hàng ngày càng nhiều và số lượng các hợp đồng được kí kết. Bộ phận tuyển dụng luôn tìm kiếm ứng viên với tốc độ nhanh nhất dựa trên những trang tìm kiếm ứng viên miễn phí cũng như từ các nguồn tìm kiếm khác để đảm bảo các nhân tài đều được HIP Việt Nam liên hệ và hợp tác. Không những vậy, những thành viên trong ban tuyển dụng luôn quan tâm tới ứng viên và nhiệt tình trả lời tất cả các thắc mắc mà ứng viên gặp phải trong quá trình ứng tuyển vào các vị trí của công ty.
Hơn thế nữa, với nguồn ứng viên dồi dào từ hoạt động đào tạo học viên
tiếng Nhật, các “headhunter” luôn tận dụng tốt nguồn ứng viên này để cung cấp cho khách hàng. Sau mỗi khóa đào tạo, HIP Việt Nam giới thiệu và tuyển dụng ngay nguồn ứng viên được đào tạo tại công ty. Việc này không những giúp cho HIP Việt Nam tuyển được nguồn nhân lực có sẵn, trực tiếp và chất lượng mà còn tạo niềm tin và uy tín cho hoạt động đào tạo của công ty vì đảm bảo đầu ra sau mỗi khóa học cho các học viên.
Sự cam kết trong chất lượng dịch vụ với đối tác và với ứng viên. HIP được đánh giá là một đơn vị làm việc uy tín, đảm bảo chất lượng và tiến hành giao dịch, ký kết hợp đồng mang tính chuyên nghiệp cao. HIP Việt Nam luôn đảm bảo chất lượng và số lượng ứng viên theo đúng hợp đồng đã được thỏa thuận với công ty đối tác. Sự sẵn sàng chịu trách nhiệm với tất cả khâu tuyển dụng cũng như với những ứng viên đã chuyển qua cho đối tác duyệt là một trong những điểm mạnh của HIP Việt Nam mỗi khi đối tác nhắc đến.Với ứng viên cũng vậy, họ luôn được cam kết với những thông tin cung cấp cho vị trí tuyển dụng và những thông tin về công ty đối tác là hoàn toàn chính xác và đáng tin cậy.
Cũng như các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực “headhunt” khác, HIP Việt Nam luôn cam kết bảo mật các thông tin của khách hàng khi hợp tác. Bởi đôi khi khách hàng tìm đến các dịch vụ tuyển dụng của công ty không chỉ vì họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các thông tin của ứng viên mà còn vì một số thông tin không muốn tiết lộ như: họ không muốn các công ty đối thủ biết họ đang săn lùng các ứng viên cho vị trí chủ chốt nào đó, hoặc đôi khi họ muốn thay thế một nhân lực ở vị trí quản lý nhưng không muốn cho người đó biết khi họ chưa tìm được ứng viên phù hợp hơn. Đây là một cách để HIP Việt Nam tạo uy tín và độ tin tưởng tuyệt đối từ khách hàng. Bởi lẽ, khách hàng người Nhật rất coi trọng chữ tín và rất khó tính. Mặt khác, đây cũng là một trong những cách mà HIP Việt Nam bảo mật thông tin tuyển dụng của