Để phát triển và đáp ứng tốt nhất nhu cầu tuyển dụng cho công ty Khách hàng, các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cung ứng nhân lực như HIP Việt Nam cần phải chú ý tới các nhóm giải pháp sau:
3.1. Hoàn thiện hơn nữa bộ máy của công ty
Mặc dù là công ty nhỏ, bộ máy không phức tạp nhưng công ty cần xây dựng bộ máy làm việc một cách chuyên nghiệp. Từ đó có thể phân chia công việc cụ thể cho các phòng ban, tránh gây sự chồng chéo trong quá trình làm việc. Cụ thể sẽ xây dựng bản mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí để phát huy tối đa hiệu quả làm việc, tránh gây ra sự chồng chéo.
Phõn chia rừ hai phũng: Phũng “headhunt” và phũng quan hệ khỏch hàng để quản lý theo đầu mục công ty (như sơ đồ trên). Trong từng bộ phận cũng phân ra từng lĩnh vực phụ trách, công việc giao cho trưởng phòng các phòng tự chia cho phòng mình. Giám đốc sẽ quản lý từ trên xuống.
Phòng Quan hệ khách hàng
Đẩy mạnh tìm kiếm các khách hàng ở các khu vực được phân công, và các đầu mục vị trí do Trưởng phòng Kinh doanh phân công cho các Sales.
Trong quá trình làm việc với Khách hàng, phải báo cáo kịp thời những phát sinh cho trưởng phòng quan hệ khách hàng để giải quyết. Những phát sinh nào ngoài thẩm quyền trưởng phòng, sẽ phải báo lên Phó Giám đốc để đưa ra giải pháp hiệu quả nhất. Và bất kỳ Sales nào khi gửi Hợp đồng và bảng báo giá mang tính chốt khách hàng phải CC email cho Trưởng phòng quan hệ khách hàng biết còn kịp thời hỗ trợ, hoặc kiểm soát thông tin.
Công ty có những chính sách đào tạo cho các Sales tham gia các khóa đào tạo như khúa “Khởi nghiệp cựng PTI”…để cỏc Sales cú thể nắm rừ nghiệp vụ và chuyên môn, có thêm định hướng mới trong công việc. Luôn
khuyến khích các Sales tham gia các buổi hội thảo, Câu Lạc bộ Doanh nhân Hà Nội…để thiết lập mối quan hệ với các chủ doanh nghiệp.
Hàng tuần, Trưởng phòng quan hệ khách hàng thiết kế các buổi đào tạo cho nhân viên. Sau đó bắt các nhân viên phòng quan hệ khách hàng phải làm bài tổng kết gồm: những đúc rút qua buổi đào tạo, cách thức tiếp cận khách hàng mới, các kiến nghị…
Phòng “headhunt”:
Đây là phòng quyết định tới sự thành công của Doanh nghiệp, quyết định tới doanh số của HIP Việt Nam hàng năm, nên rất được Giám đốc chú trọng đầu tư, và để phát huy vai trò cũng như thế mạnh hơn nữa, cần:
•Trưởng phòng “headhunt” sau khi nhận được các đầu mục vị trí từ Trưởng phòng quan hệ khách hàng gửi sang, thì trưởng phòng “headhunt”
phải xác định được thế mạnh vùng, lĩnh vực ngành nghề của từng
“headhunter” để phân chia các vị trí phụ trách phù hợp
•Lập bảng theo dừi chi tiết, thốc đỳc và ổn định tinh thần kịp thời cho các “headhunter” phụ trách vị trí khó.
•Chia sẻ “database” cho các “headhunter” phụ trách vị trí cấp cao, vị trí khó
•Chia sẻ các kênh tuyển dụng mới cho các “headhunter” của phòng
•Đồng thời phát huy cách làm việc nhóm để cùng tìm ra giải pháp tuyển dụng hiệu quả các các vị trí cấp cao, các vị trí mà trong thời gian dài chưa tuyển dụng được.
Ngoài ra, Phó Giám đốc sẽ là người phụ trách nhận Báo cáo từ các Trưởng phòng và gửi lại kèm bản đánh giá tổng hợp lên Giám đốc. Bên cạnh đó, Phó Giám đốc luôn theo sát hoạt động của công ty, kịp thời xử lý phát sinh và làm việc trực tiếp với các Khách hàng
3.2. Thiết lập một trang Website riêng của công ty, các trang facebook Công ty dành cho việc đăng tin và tìm kiếm ứng viên
Website:
Công ty nên lập ra một trang web riêng (không chỉ là trang của Facebook) để đăng những vị trí tuyển dụng của công ty. Như vậy, các tin tuyển dụng sẽ không bị trôi theo thời gian. Các ứng viên nếu có nhu cầu công việc có thể vào tìm hiểu kĩ và có thể liên lạc với địa chỉ đã được thông báo trên thông báo tuyển dụng mà không sợ không tìm thấy các tin tuyển dụng khi mà các tin bị trôi như các trang mạng không mất phí khác. Mặt khác, việc lập một trang riêng của công ty còn giúp công ty xây dựng được thương hiệu của mình trên thị trường cung ứng nhân lực và đối với các ứng viên. Vì khi ứng viên hoặc khách hàng muốn tìm hiểu về công ty họ có thể vào trang chủ của công ty để tìm hiểu một cách kĩ lưỡng. Trang website cũng như một phương tiện tạo nên uy tín của công ty.
Cùng với các kênh tuyển dụng hiệu quả chính thống như website của công ty, thì HIP Việt Nam cũng đầu tư và thiết lập các trang face riêng như:
“Tuyển dụng HIP Việt Nam”, “Việc làm tiếng Nhật tại Việt Nam”… đã thu hỳt được sự chỳ ý và quan tõm, theo dừi của rất nhiều facebooker, đặc biệt là các nhân lực tiếng nhật.
Ngoài ra, HIP Việt Nam cũng đầu tư vào kênh marketing để quảng cáo thương hiệu của HIP Việt Nam trên các trang facebook này.
Mỗi “headhunter” khi có phụ trách vị trí mới phải đẩy thông tin lên trang để cho cỏc “headhunter” khỏc theo dừi và để ứng viờn theo dừi, thu hỳt nhanh chóng các ứng viên đang quan tâm thay đổi công việc
3.3. Mở rộng phạm vi tìm kiếm ứng viên và cải thiện “database”
Để nâng cao dịch vụ “headhunt” thì một trong những công việc quan
trọng của một “headhunter” đó là tập hợp những hồ sơ tiềm năng ở tất cả các lĩnh vực và lưu trữ trong hệ thống của công ty. Điều này có thể thực hiện được thực hiện bằng cách, lưu lại hồ sơ của những ứng viên có tiềm năng mà công ty chưa có nhu cầu tuyển dụng vị trí đó, những ứng viên nộp hồ sơ vào email công ty đã đăng tuyển, kể cả những ứng viên ở cấp trung và cấp thấp. Vì theo sự phát triển, năng lực của Ứng viên sẽ sau các năm sẽ ở một trình độ khác, như thế “headhunter” có thể mời họ các vị trí mà trước đây chưa thể mời.
Những ứng viên trên được lưu trữ trong hệ thống quản lý của công ty.
Hoạt động này được các “headhunter” gọi là “kế hoạch cải thiện
“DATABASE”. Theo đó, những ứng viên được lưu trữ trong “database”
không chỉ là những ứng viên gửi CV về địa chỉ công ty mà nguồn ứng viên còn được tìm kiếm và lưu trữ trên các trang tuyển dụng khác. Những ứng viên đó được phân loại theo ngành nghề ứng tuyển. Thông tin cần lưu vào
“database” bao gồm: Họ và tên, năm sinh, nơi sinh, ngành học, vị trí ứng tuyển, kinh nghiệm làm việc, trình độ ngoại ngữ… Khi cần đến một vị trí nào đó, các “headhunter” dễ dàng mở “database” và hunt họ về bằng cách gọi điện và mời tham gia ứng tuyển vào các vị trí tuyển dụng. Đây là một trong những cách tìm kiếm ứng viên nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Bên cạnh việc thu thập hồ sơ làm phong phú ngân hàng hồ sơ của mình trong tương lai, HIP Việt Nam có thể tiến hành mua thêm các gói dịch vụ tuyển dụng. Như đã phân tích ở trên, việc triển khai các gói dịch vụ đó sẽ giúp công ty nhanh chóng tìm được những ứng viên tiềm năng, đáp ứng nhu cầu tuyển dụng và quan trọng hơn HIP Việt Nam sẽ dần có được thương hiệu trên thị trường cung ứng nguồn nhân lực. Các dịch vụ này được coi như một hỗ trợ đắc lực cho công tác cung ứng dịch vụ “headhunt”. HIP Việt Nam có thể mua thêm các gói dịch vụ tìm kiếm nhân lực khác như Careerlink.com, vieclambank.com…đặc biệt là kênh tuyển dụng vietnamwork.com.
Ngoài ra, để nhanh chóng có được những hồ sơ chất lượng và đáp ứng được yêu cầu, HIP có thể hợp tác với đội ngũ quản lý Tu nghiệp sinh, du học sinh bên Nhật, bởi họ là những người nắm vững nhất nhu cầu việc làm của các đối tượng này như: Ai đã học xong, có nhu cầu về nước tìm việc làm hay làm việc tại Nhật, trình độ cụ thể của từng người như thể nào, nhu cầu công việc của họ ra sao. Như vậy, có thể giúp các “headhunter” tiếp cận được với ứng viên nhanh nhất, các ứng viên cũng có thể tiếp cận được với công việc phù hợp một cách nhanh nhất.
Bản thân các “headhunter” cần thiết lập cách quản lý “database” khoa học để tìm kiếm ứng viên nhanh chóng nhất.
Chẳng hạn: Hồ sơ đổ về mail của công ty, “headhunter” sẽ hoàn thiện vào mục lưu trữ theo các tiêu chí trên Driver, sau đó đồng bộ theo mã số hồ sơ trên file excel và Folder lưu trữ hồ sơ bản mềm. Như thế khi cần tìm hồ sơ đó, “headhunter” chỉ cần vào Excel lọc theo trường thông tin cần thiết, thấy hồ sơ đó và dựa vào mã số của hồ sơ đó vào thư mục lấy ra hồ sơ để tìm hiểu chi tiết.
Trong quá trình cạnh tranh với các đơn vị cung ứng nhân lực khác, việc tìm kiếm nhanh chóng các thông tin hồ sơ đảm bảo tiết kiệm thời gian, khai thác triệt để các hồ sơ có sẵn, nhanh chóng thiết lập mối quan hệ với các ứng viên cùng lĩnh vực tìm kiếm để tuyển dụng được ứng viên phù hợp nhất cho khách hàng trong thời gian nhanh nhất
3.4. Thu hút ứng viên gửi hồ sơ tới bằng nhiều cách Mục đăng tuyển hấp dẫn và gây tò mò
Thông thường các “headhunter” luôn làm theo cách truyền thống là truyền tải thông tin tuyển dụng lên các website tuyển dụng miễn phí như:
timviecnhanh.com… 24h.com.vn; tuyendung.com.vn; workbank.com … Sau đó ngồi đợi Ứng viên gửi hồ sơ ứng tuyển tới. Cách này rất bị động và mang
tính may rủi cao. Có thể Ứng viên đó cũng gửi hồ sơ ứng tuyển sang công ty Khách hàng. Như thế việc đăng tuyển không đạt hiệu quả cao.
Thay vì thế UV có thể đăng ký nhận thông tin các vị trí bằng cách ấn like trang tuyển dụng Tuyển dụng HIP Việt Nam
Hoặc ở ngay mục đăng tuyển kèm theo linh đăng ký:
https://docs.google.com. Với link đăng ký vào mục của mình, UV chỉ cần đăng ký thông tin liên hệ, vị trí mong muốn ứng tuyển, một số thông tin cơ bản về bản thân UV. Khi “headhunter” có thông tin về bản thân UV rồi sẽ dễ tư vấn các vị trí phù hợp cho UV
Khi đã có thông tin cơ bản của UV, việc thuyết phục hay chia sẻ với UV về các vị trí công ty cần tuyển cũng sẽ dễ dang tiếp cận và đánh đúng tâm lý của Ứng viên hơn.
3.5. Nâng cao số lượng và chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức
Như đã được đề cập khá nhiều ở trên, coi trọng nguồn nhân lực là yếu tố cơ bản thỳc đẩy hiệu quả doanh nghiệp. Chỳng ta thấy rừ ràng rằng, việc sử dụng hiệu quả các nguồn nhân lực là một điều có tính chất quyết định đối với doanh nghiệp. Trong số rất nhiều nguồn lực như: nguồn nhân lực, tài chính, trang thiết bị và máy móc, thông tin, thời gian và văn hóa công ty, nguồn nhân lực được xem là một trong những nguồn nhân lực quan trọng nhất và được xem là “ưu tiên số 1” trong tất cả các nguồn lực hiện có của công ty. Bởi lẽ, trong thực tế nguồn nhân lực là nguồn tài nguyên sống duy nhất có thể sử dụng và kiểm soát các nguồn lực khác, có thể khai thác tốt nhất khả năng, năng suất và hiệu quả của các nguồn lực khác. Vì vậy, nếu khả năng và năng lực của người lao động được nâng cao hay phát triển thì doanh nghiệp cũng càng này càng phát triển hơn, tiềm năng hơn và lớn mạnh hơn. Công ty Cổ
phần tư vấn HIP Việt Nam là một công ty mới được thành lập nên quy mô công ty còn nhỏ, ảnh hưởng cho tổ chức: số lượng nhân lực còn hạn chế, các nhân viên đều phải làm quen với môi trường làm việc mới. Với mức độ đơn đặt hàng của công ty ngày càng nhiều, lượng nhân viên hiện tại của công ty khó có thể đảm đương và hoàn thành hết công việc của mình. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng làm việc vì công việc bị chồng chéo, quá tải. Để cải thiện và nâng cao tình trạng này, trong thời gian tới, HIP Việt Nam cần:
Tuyển thêm một số “headhunter” mới, đảm bảo năng lực tốt, có sẵn nguồn “database” cùng lĩnh vực công ty đang thiếu. Quá trình tuyển chọn nghiêm ngặt và cẩn trọng, để tìm ra “headhunter” có đầy đủ kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực “headhunt” để có thể đưa HIP Việt Nam mở rộng và nâng cao cả về quy mô lẫn chất lượng.
Tuyển thêm nhân viên sale để đem về cho HIP Việt Nam nhiều hợp đồng mới, hợp đồng thế mạnh của công ty – tức có sẵn nguồn ứng viên, kịp thời gửi cho khách hàng
Bên cạnh việc tuyển thêm chuyên viên nhân lực mới, HIP Việt Nam cũng cần có những chính sách đào tạo nguồn nhân lực nội bộ với các buổi chia sẻ kinh nghiệm và cử nhân viên đi học các khóa đào tạo và bồi dưỡng về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đánh giá ứng viên hay kỹ năng tìm kiếm ứng viên hiệu quả…
Ngoài ra, HIP Việt Nam mời thêm các chuyên gia của công ty
“headhunt” lớn đến chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn thêm kỹ năng
3.6. Xây dựng bộ câu hỏi và phong cách phỏng vấn tốt nhất cho khách hàng.
Để khách hàng có những đánh giá khách quan nhất, lựa chọn được những ứng viên vừa có năng lực vừa phù hợp với tổ chức thì các
“headhunter” cần phải xâu dựng được những bộ câu hỏi định sẵn cho những vị trí mà công ty khách hàng đang có nhu cầu tuyển dụng. Việc này sẽ giúp
cho quy trình tuyển dụng nhân lực được hoàn thiện hơn, giúp khách hàng hài lòng và sẵn sàng hợp tác với một dịch vụ hoàn hảo tại công ty. Bộ câu hỏi mà các “headhunter” xây dựng phải trên cơ sở tìm hiểu kỹ bản mô tả công việc, văn hóa công ty và trình độ làm việc của vị trí đang tuyển dụng để từ đó, các
“headhunter” có những câu hỏi phù hợp nhất giúp công ty đối tác lựa chọn ứng viên một cách nhanh nhất và chính xác nhất.
Với các lĩnh vực đặc thù, mời các nhân lực đã và đang làm việc ở vị trí đó cùng tham gia xây dựng bản câu hỏi.
Với các đợt phỏng vấn lần đầu cho vị trí mới, nhất thiết phải mời chuyên gia trong lĩnh vực đó hỗ trợ phỏng vấn cùng
Cần xây dựng cả bộ câu hỏi mở và đóng áp dụng linh hoạt cho các ứng viên, nhằm khai thác tối đa năng lực thật của ứng viên, xác định mức độ phù hợp của ứng viên.
Đối với nhân viên trong công ty, để nâng cao hơn nữa hiệu quả làm việc, ban lãnh đạo công ty cần
- Tăng cường mối quan hệ, sự trao đổi giữa các phòng, ban, bộ phận để tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty, thúc đẩy tinh thần đoàn kết và lớn mạnh của công ty…
- Ngoài ra Công ty nên có thêm các chính sách mới để có thể sử dụng hiệu quả đội ngũ cộng tác viên và thực tập sinh tại Công ty như: việc hỗ trợ đi lại, đào tạo về phần kỹ năng… để cùng công ty phát triển.
- Thường xuyên tổ chức các buổi offline nội bộ trong công ty, để mọi người cựng nhau chia sẻ thụng tin, kinh nghiệm và hiểu rừ hơn về hoạt động, thế mạnh cũng như tầm nhìn của công ty trong thời gian tới.