1.1. Mua sắm những vật dụng thân thiện với môi trường.
Khi mua sắm máy móc trang thiết bị, vật dụng và dịch vụ văn phòng thì các mẫu mã thân thiện với môi trường là một trong những tiêu chí hàng đầu; hay còn có cách gọi khác cho các trang thiết bị văn phòng đó là sản phẩm xanh. Đây là những sản phẩm không gây hại cho môi trường và không ảnh hưởng xấu đến sức khỏe người sử dụng trong suốt quá trình sản xuất, sử dụng và vứt bỏ. Theo định nghĩa của tạp chí Marketing, thông thường sản phẩm xanh được phát triển qua 3 bước: thiết kế, sản xuất và đóng gói; và phải đảmbảo thực thực hiện theo quy tắc 3R (reduce: giảm thiểu nguyên liệu đầu vào. Reuse: tái sử dụng, recycle:
tái chế). Như vậy, xuyên suốt quá trình sản xuất ra sản phẩm xanh phải ưu tiên yếu tố tiết kiệm nguyên liệu và nhiên liệu không gây ô nhiễm, không gây độc hại cho sức khỏe và có khả năng tái chế, tái sử dụng. Theo Thạc sĩ Đỗ Hoàng Oanh, sản phẩm xanh là sản phẩm đáp ứng được bốn yếu tố: (1) sản phẩm được tạo ra từ vật liệu thân thiện với môi trường; (2) sản phẩm đem đến những giải
pháp an toàn cho môi trường và sức khỏe thay cho các sản phẩm truyền thống độc hại; (3) Sản phẩm giảm tác động đến môi trường trong quá trình sử dụng;
(4) Sản phẩm tạo ra môi trường thân thiện và an toàn với sức khỏe.
Có thể thấy, những sản phẩm xanh sẽ phù hợp hơn với mô hình Văn phòng xanh phát huy tối đa hiệu quả, vừa đảm bảo được các yếu tố môi trường như thay vì sử dụng bao bì ni-lon bằng các loại giấy tự hủy, hoặc giấy có khả năng tái chế, sử dụng các loại mực in chính hãng, chất lượng cao thay vì mực in tái chế vừa gây giảm tuổi thọ của máy móc và gây ô nhiễm môi trường, ..
1.2. Tiết kiệm năng lượng, giảm thiểu chất thải, tái chế hợp lý.
Trong khi mua sắm trang thiết bị, dụng cụ, vật liệu văn phòng nhằm để tránh sự lãng phí không cần thiết. ta có thể chọn lựa những sản phẩm phù hợp với nội dung công việc, phù hợp với tính chất và khối lượng công việc, thêm vào đó cần phải tính toán một cách hợp lý cách sử dụng và mục đích sử dụng để giảm thiếu lượng năng lượng không cần thiết. Để thực hiện một việc mua sắm một cách hiệu quả và thành công, mạng lưới mua sắm quốc tế (IGPN) đã phát động 4 nguyên tắc trong chương trình “mua sắm xanh” gồm:
Thứ nhất, sự cần thiết phải mua sản phẩm mới. Bước đầu tiên trước khi mua sắm là cân nhắc kỹ nên xem sản phẩm hay hay dịch vụ có cần thiết hay không?. Việc sửa chữa hay thay đổi các sản phẩm đang được csuwr dụng cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Bên cạnh đó giải pháp thuê hoặc cho thuê cũng nên được xem xét hoặc mua các sản phẩm mới với số lượng vừa đủ để đáp ứng nhu cầu sử dụng.
Thứ hai, xem xét vòng đời của sản phẩm. Khi quyết định mua sản phẩm cần xem xét các tác động khác nhau tới môi trường trong suốt vòng đời của sản phẩm, từ giai đoạn thu mua nguyên liệu thô cho tới thải bỏ sản phẩm ra môi trường, cụ thể là: Giảm thiểu các chất độc hại; sử dụng hiệu quả tài nguyên, năng lượng (điện, nước, giấy); sử dụng bền vững nguồn tài nguyên thiên nhiên;
tăng độ bền; thiết kế để tái sử dụng; thiết kế để tái chế; sản phẩm có chứa vật liệu tái chế; tính thải bỏ (với những sản phẩm không thể sử dụng nhiều lần hoặc tái chế, người tiêu dụng nên chọn sản phẩm cho phép dễ dàng sử lý và thải bỏ
nhằm giảm tối ta các tác động xấu đến môi trường).
Thứ ba, nỗ lực của nhà cung ứng trong bảo vệ môi trường. Ngoài việc đánh giá sản phẩm, khi mua sắm trang thiết vị, vật liệu văn phòng cũng cần đánh giá những hoạt động bảo vệ môi trường nhà cung ứng, như cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có áp dụng chính sách bảo vệ môi trường không? Có triển khai các biện pháp quản lý môi trường phù hợp hay không? Hoặc có tích cực tham gia công tác bảo vệ môi trường hay không?.
Thứ tư, thu thập thông tin về môi trường. Trước khi quyết định mua một sản phẩm, nhà quản trị văn phòng nên quan tâm một số thông tin môi trường, như nhãn môi trường, thông tin của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên sản phẩm hoặc trang thông tin điện tử. Ngoài ra, nhà quản trị khi mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm cho văn phòng cũng có thể yêu cầu nhà phân phối cung ứng sản phẩm các thông tin chi tiết hơn về môi trường của sản phẩm đó.
Cùng với mô hình Văn phòng xanh hiện đại, Đảng và Nhà nước đang thực hiện chủ trương “mua sắm xanh” tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm khuyến khích sản xuất và tiêu dùng bền vững, cơ bản hướng tới một nước công nghiệp vào năm 2020. Các cơ quan quản lý nhà nước cần thực hiện triển khai một số giải pháp:
- Xây dựng và ban hành khung chính sách về mua sắm hiệu quả, trong đó ưu tiên “mua sắm xanh” tại khu vực công.
- Nâng cao năng lực và xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên trách nhằm thúc đẩy “mua sắm xanh” với các mục tiêu, chương trình cụ thể.
- Xây dựng và thực hiện các chiến lược, chương trình quốc gia về sản xuất và tiêu dùng bền vững.
- Nghiên cứu và ban hành các cơ chế, chính sách hỗ trọ, khuyến khích tạo động lực cho các doanh nghiệp tham gia và ngành công nghiệp sản xuất các sản phẩm dịch vụ thân thiện với môi trường.
- Thúc đẩy và triển khai “mua sắm xanh” song song với các chương trình dán nhãn sinh thái.
- Tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức của mọi người trong việc
“mua sắm xanh” để xây dựng thói quen tiêu dùng bền vững và lối sống thân thiện với môi trường.
Sản phẩm thân thiện với môi trường sẽ không có thị trường nếu không được quan tâm đúng mức, Vì vậy, gắn liền với việc phát triển các mô hình xanh hiện nay, nhu cầu mua sắm các sản phẩm “xanh” cần được chú trọng và phát huy cùng với các chính sách, hệ thống mua sắm đồng bộ và đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức có ý thức, hiểu biết hơn trong việc mua sắm tài sản tiết kiệm năng lượng, thân thiện với môi trường.
1.3. Sử dụng năng lượng hiệu quả.
1.3.1. Sử dụng tiết kiệm điện.
Xây dựng mô hình Văn phòng xanh chính là việc xây dựng chương trình tiết kiệm năng lượng hiệu quả bằng các nội dung thiết thực, từ những hành động nhỏ nhưng đem lại lợi ích vô cùng lớn:
- Tắt đèn khi không cần thiết (trong các cuộc họp, giờ ăn trưa…). Thực tế này cũng đang được nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thực hiện. Trong nội dung các cuộc họp, giờ ăn trưa, thời gian nghỉ giữa trưa… là khoảng thời gian không cần thiết đến các lượng chiếu sáng. Thay vì phải bật tất cả lượng đèn hiện có, ta có thể tắt đi để cán bộ, công chức, viên chức có thời gian nghỉ ngơi..hoặc tắt các thiết bị làm lạnh khi không có người trong phòng mà thay vào đó là bật quạt thông gió để không khí trong phòng được lưu thông tạo không gian thoáng mát chuẩn bị cho nội dung công việc buổi kế tiếp.
- Hạn chế sử dụng đèn khi không cần thiết, thay vào đó là sử dụng ánh sáng tự nhiên thay cho đèn điện tại bất cứ khi nào có thể. Không nhất thiết khi nào văn phòng cũng bật đèn sáng chưng cả ngày, có thể mở cửa sổ để tranh thủ lượng ánh sáng tự nhiên một cách có hữu hiệu hơn.
- Hạn chế bật các thiết bị làm lạnh khi không có người. Trên thực tế, có rất nhiều cơ quan, tổ chức, văn phòng làm việc thường bật các thiết bị làm mát văn phòng từ rất sớm, hoặc có trường hợp còn để qua đêm. Như vậy, sẽ gây lãng phí rất lớn vì hầu hết các vật dụng này thường tiêu thụ điện năng rất lớn. Để tránh tình trạng như trên, cán bộ, công chức viên chức nên tắt các thiết bị làm
lành trước khi về, khi không cần thiết, sáng sớm có thể tranh thủ thời tiết mát mẻ để làm mát văn phòng làm việc thay vì bật các thiết bị: quạt, điều hòa, ..v..v.. Sẽ góp phần tiết kiệm điện năng một cách hiệu quả.
1.3.2. Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu.
Tại các văn phòng, việc sừ dụng giấy tờ là công việc thường xuyên và phổ biến. Đặc biệt, với hầu hết các nội dung công việc được triển khai đều có liên quan đến giấy tờ từ khâu soạn thảo và ban hành văn bản cho đến công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu.. Song việc sử dụng tiết kiệm giấy thì không phải ai cũng hiểu và nắm bắt được. Vậy làm như thế nào để giảm bớt việc sử dụng giấy, và sử dụng giấy có hiệu quả hơn?
Lưu trữ điện tử: Đây là vấn đề đang được đông đảo các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp quan tâm và thực hiện, việc lưu trữ điện tử cũng trở nên phổ biến hơn rất nhiều với hàng loạt các phần mềm ra đời thay thế giấy viết: Việc luân chuyển văn bản nội bộ qua cổng thông tin điện tử, qua mail nội bộ, hoặc các phần mềm như phần mềm quản lý văn bản, phần mềm lưu trữ cho phép nhập dữ liệu lưu trữ văn bản dưới dạng các file điện tử, đĩa điện tử, đĩa từ vừa dễ lưu trữ cũng vừa thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu khi cần thiết.
Chỉ in các tài liệu khi cần thiết, ước lượng việc sử dụng giấy tờ, tài liệu, công văn gửi đi phải thật chính xác, sử dụng các cách in tiết kiệm giấy:
- In và copy hai mặt giấy thay vì một mặt;
- 2 trang copy trong cùng một mặt giấy;
- Sử dụng mặt sau của tờ giấy đã sử dụng một mặt để in những loại văn bản khác..
Đối với việc sử dụng giấy có hiệu quả, sẽ góp phần hạn chế sự lãng phí đang xảy ra ở rất nhiều cơ quan, tổ chức. Việc mua một tập giấy in mất chi phí một khoản lớn hơn rất nhiều so với 1kg giấy thanh lý. Và đây là một trong những vấn đề then chốt mà hầu hết các tổ chức, cơ quan văn phòng cần phải khắc phục chứ không riêng gì các tổ chức, cơ quan tham gia xây dựng mô hình Văn phòng xanh.
1.4. Giảm lượng khí thải, chất thải.
1.4.1. Sử dụng năng lượng hiệu quả, giảm lượng khí thải từ các phương tiện di chuyển.
Hiện nay, cùng với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước thì việc mỗi cá nhân đều tự sắm cho mình một phương tiện đi lại như là một phần tất yếu cho cuộc sống thường nhật, không chỉ là phương tiện di chuyển hữu hiệu, các phương tiện đi lại còn là công cụ để kiếm sống, để đi công tác, để thể hiện phẩm chất phong cách và lối sống cá nhân. Nhưng đôi khi sự hiện đại hóa lại đem đến cho con người ta nhiều sự phiền toái: Theo số liệu thống kê của Ủy ban An toàn giao thông quốc gia, trong năm 2014 toàn quốc xảy ra 25.322 vụ làm chết 8.996 người, bị thương 24.417 người. Không chỉ có vậy, chính các phương tiện giao thông cá nhân trở nên phổ biến, tính trung bình mỗi gia đình Việt có 2 chiếc xe máy, chính điều này là nguyên nhân chính gây ra vấn nạn ô nhiễm môi trường. Chính hoạt động giao thông tạo ra 85% lượng khí CO(một loại khí không màu, gây ngạt thở, nhói ở mũi, cổ họng(95% lượng VOCs (Các chất hữu cơ bay hơi có thể gây khô da, ảnh hưởng xấu đến hệ tuần hoàn, tiêu hóa, gan thận) và các loại khí độc hại khác. Thêm vào đó, nếu cho rằng trung bình mỗi ngày, mỗi mô tô chỉ sử dụng khoảng 0,5 lít xăng, mỗi ô tô sử dụng 1 lít xăng thì trung bình mỗi ngày ở Hà Nội đã tiêu dùng hết 3 triệu lít xăng (giả thiết đặt ra từ Bộ Công Thương). Một mức tiêu xài khổng lồ trong bối cảnh kinh tế khó khăn và các nguồn năng lượng từ hóa thạch đang dần cạn kiệt.
Có rất nhiều phương pháp để giảm thiểu lượng khí thải từ chính các phương tiện di chuyển thường nhật của cán bộ, công chức, viên chức như: Việc sử dụng ô tô và các phương tiện cá nhân(xe máy, xe đạp điện, xe máy điện..v.v.) sẽ thải ra bầu không khí một lượng khí thải rất lớn gây ô nhiễm môi trường không khí, đồng thời cũng tiêu hao một lượng lớn năng lượng. Thay vào việc sử dụng ô tô, xe máy đi làm cán bộ, công chức, viên chức có thể di chuyển bằng các phương tiện công cộng: xe bus, xe điện ngầm,..v.v., hạn chế sử dụng ô tô, xe máy cho những quãng đường ngắn mà có thể sử dụng xe đạp, xe bus..
Trong quá trình đi công tác, dự hội nghị, hội thảo, tập huấn có thể kết hợp
cùng nhau đi trên một chuyến xe trong các sự kiện bên ngoài tổ chức, tổ chức họp qua hình thức điện đàm, điện thoại để tránh việc phải di chuyển nhiều giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, trong trường hợp cần thiết phải họp trực tiếp có thể bố trí nơi họp gần nhất để các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuận tiện trong việc di chuyển, tránh phải sử dụng việc đi lại nhiều vừa ảnh hưởng đến sức khỏe, vừa gây lãng phí không cần thiết trong việc sử dụng các phương tiện di chuyển. Chỉ có như vậy, mới giảm được lượng khí thái từ các phương tiện di chuyển gây ra, đồng thời tiết kiệm nhiên liệu, tiết kiệm chi phí cho tổ chức, cơ quan và đơn vị.
1.4.2. Xử lý rác thải hợp lý, giảm lượng chất thải từ các vật liệu, nguyên liệu trong hoạt động văn phòng.
Đối với các hoạt dộng của văn phòng, tuy lượng rác thải được thải ra không nhiều so với lượng rác thải sinh hoạt, song nó lại đang góp phần gây nguy hại đến sự bền vững của môi trường sinh thái và là nguyên nhân dẫn đến sự lãng phí không đáng có. Chính vì vậy, ngay từ bây giờ các tổ chức, cá nhân cần có những biện pháp điều chỉnh phù hợp:
- Sử dụng túi vải thay cho túi nhựa, đây không chỉ là biện pháp hữu hiệu mà còn góp phần giảm thiểu tối đa lượng rác thải ra môi trường vì ai cũng biết ni-lon là vật liệu khó tiêu hủy, ảnh hưởng rất lớn đến môi trường một cách lâu dài cả ở bầu không khí, đất và nước.
- Tái sử dụng nguyên vật liệu vất cứ khi nào có thể:
Tái sử dụng hộp mực in trong máy tính bằng cách đổ mực mới thay vì phải thay hẳn một hộp mực mới mà hiệu quả thì vẫn được giữ nguyên.
Sử dụng in hai mặt giấy thay cho việc in một mặt giấy, rất lãng phí.
Tái chế giấy đã qua sử dụng để trở thành giấy vệ sinh.
Sử dụng khăn bông lau tay thay cho việc sử dụng giấy lau tay,
Sử dụng các khuôn đỡ, khuôn nhựa để đựng các tài liệu thay cho việc sử dụng các bìa cứng làm từ giấy để lưu trữ hồ sơ, để việc sử dụng được lâu bền, hạn chế sự ẩm ướt mối mọt.
Cỏc chất thải cần phải được phõn loại rừ ràng: Chất thải hữu cơ, chất thải kim loại, nhựa, thủy tinh..v.v.. để có thể có phương pháp xử lý an toàn và đảm
bảo vệ sinh nhất.
1.5. Giới thiệu về chương trình Văn phòng xanh.
Giới thiệu nội bộ:
Để thực hiện có hiệu quả mô hình Văn phòng xanh tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì việc tuyên truyền, giới thiệu và quảng bá mô hình văn phòng xanh đến tất cả trong và ngoài cơ quan là điều tất yếu phải thực hiện thông qua các nội dung cụ thể:
- Gửi Email và tổ chức họp nhân viên, nội dung thực hiện các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện mô hình Văn phòng xanh, và công tác triển khai mô hình Văn phòng xanh tại cơ quan để tất cả các cán bộ, công chức viên chức thấy rừ được mục tiờu nhiệm vụ cần thực hiện của mỡnh.
Nhắc nhở cán bộ, công chức viên chức tiết kiệm giấy, tắt đèn và một số thiết bị không cần thiết khi không sử dụng. Đây là một trong những giải pháp thiết yếu của mô hình Văn phòng xanh đã và đang được triển khai tại các cơ quan: Đại sứ quán Anh, Đại sử quán Phần Lan, công ty Tanner Việt Nam,…
Giới thiệu bên ngoài tổ chức:
Thông qua kênh thông tin là cổng thông tin điện tử (website, blog, mạng xã hội..v..v..) để quảng bá chương trình mô hình Văn phòng xanh đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.. nhằm không chỉ giới thiệu mô hình cho nhân viên nội bộ tham khảo, mà các tổ chức bên ngoài cơ quan lấy đó làm tài liệu để xây dựng mô hình Văn phòng xanh cho tổ chức và cơ quan của mình.
Phát tờ rơi giới thiệu chương trình, trao đổi thông tin với tổ chức WWF.
Tổ chức WWF là tổ chức phát động chương trình Văn phòng xanh đến với các cơ quan, doanh nghiệp Việt Nam do vậy khi thực hiện xây dựng mô hình Văn phòng xanh tại cơ quan, tổ chức cần lấy ý kiến tham khảo, các bài học kinh nghiệm từ WWF nhằm xây dựng một cách có định hướng và hiệu quả hơn.
Ngoài ra, việc giới thiệu mô hình Văn phòng xanh còn có thể thực hiện thông qua các sự kiện, các hoạt động hợp tác phát triển của tổ chức, cơ quan đang xây dựng mô hình văn phòng xanh. Từ đó có thể tranh thủ tìm kiếm các giải pháp tối ưu trong việc thực hiện xây dựng mô hình văn phòng xanh hiện đại