Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty .1Thu hút nguồn nhân lực

4.2 PHÂN TÍCH THÔNG TIN THỨ CẤP .1 Đặc điểm nguồn nhân lực của công ty

4.2.2 Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty .1Thu hút nguồn nhân lực

 Hoạch định nguồn nhân lực

Trong thời gian hơn một năm hoạt động, công tác hoạch định NNL tại công ty luôn được quan tâm, công ty luôn xác định được nhu cầu NNL trong hiện tại và nhu cầu

Phân tích thực trạng NNL

Dự đoán nhu cầu NNL So sánh nhu cầu với thực trạng

Nếu thực trạng = Nhu cầu

Nếu thực trạng lớn hơn nhu cầu

Nếu thực trạng nhỏ hơn nhu cầu

Giữ nguyên hiện trạng

Tuyển dụng….

Giảm giờ làm, chia C.Việc

trong tương lai cần có để đáp ứng cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn(ít nhất từ 1 -2 năm) diễn ra nhịp nhàng và không gián đoạn, đảm bảo tiến độ kế hoạch sản xuất.

Nhưng nhìn chung vào thực tiễn công tác quản trị nguồn nhân lực của công ty vẫn còn một số điều không thể không lo ngại: công tác hoạch định nguồn nhân lực chỉ mang tính ngắn hạn, gặp chăng hay chớ, chỉ diễn biến và xử lý theo tình huống, theo sự vụ, cảm tính, chưa có được chiến lược dài hạn và chuyên nghiệp.

Sơ đồ 4.2 Quy trình hoạch định nguồn nhân lực tại công ty.

(Nguồn: Phòng nhân sự công ty công ty cổ phần phân bón Phúc Hưng)

Qua sơ đồ trên, ta thấy công ty cổ phần phân bón Phúc Hưng đã có một hệ thống phõn tớch hiện trạng NNL khỏ chi tiết rừ ràng, cụng tỏc hoạch định nhỡn chung cú logic, hợp lý. Việc phân tích thực trạng đã giúp doanh nghiệp xác định khi nào thực sự cần tuyển dụng nhân sự, ngay cả khi thực trạng nhỏ hơn nhu cầu, công ty chưa áp dụng tuyển dụng nhân sự ngay lập tức mà trước hết áp dụng các biện pháp thay thế, như:

- Làm thêm giờ (overtime): đây là giải pháp phổ biến được áp dụng tại DN.

- Hợp đồng gia công (resourcing) với các DN khác - Thuê khoán công việc nhân lực tạm thời bên ngoài.

- Thuê mướn nhân viên của tổ chức khác

- Tuyển lao động theo mùa vụ hay tạm thời (partime)

Khi các biện pháp thay thế trên không phát huy được tác dụng, không đáp ứng được nhu cầu, công ty mới thu hút nguồn nhân lực thông qua tuyển mộ, tuyển dụng nhân viên mới.

 Quá trình tuyển dụng

Để công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao, các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng nhân lực khoa học và phù hợp với thực tiễn. Công ty cổ phần phân bón Phúc Hưng cũng vậy, để có thể tuyển chọn được những nhân viên

tốt nhất phù hợp với yêu cầu công việc, Công ty cũng xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng riêng. Quy trình tuyển dụng nhân lực mà Công ty cổ phần phân bón Phúc Hưng đang áp dụng bao gồm 6 bước:

Sơ đồ 4.3 Quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty phân bón Phúc Hưng (Nguồn: Phòng nhân sự công ty công ty cổ phần phân bón Phúc Hưng)

Quy trình này quy định cách thức tiến hành tuyển dụng nhân lực, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về nguồn nhân lực của công ty, cung cấp đủ và đúng người phục vụ hoạt động sản xuất.

Cụ thể từng bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu công việc thì có cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay không. Các căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng là:

 Theo nhu cầu sản xuất tại các phòng ban trong đơn vị

 Theo yêu cầu mở rộng sản xuất đáp ứng nhu cầu tăng trưởng ổn định

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng

Khi Giám đốc Công ty xem xét và phê duyệt đề xuất, phòng hành chính - nhân sự căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị sẽ lập bản kế hoạch tuyển dụng và trình lên cho Giám đốc xét duyệt. Nếu được Giám đốc phê duyệt thì đây chính là cơ sở để tiến hành hoạt động tuyển dụng trong năm. Bản kế hoạch tuyển dụng bao gồm các thông tin sau:

 Thông tin về nhu cầu cần tuyển: Số người cần tuyển, vị trí cần tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng…

Xác định nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng

Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Phỏng vấn

Thử việc và ra quyết định chính thức

 Phân công nhân sự cho công tác tuyển dụng và phối hợp giữa các bộ phận.

 Nguồn và phương pháp tuyển dụng

 Dự toán chi phí tuyển dụng

 Thời gian, địa điểm tiến hành các hoạt động trên.

Sau khi được phê duyệt bản kế hoạch thì phòng hành chính - nhân sự phối hợp với các bộ phận có liên quan tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra.

Bước 3: Thông báo tuyển dụng

Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã được giám đốc phê duyệt, phòng hành chính - nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên Website của Công ty, các trung tâm tư vấn, giới thiệu việc làm… nhưng chủ yếu là thông báo rộng rãi trong toàn Công ty và yết thị tại cổng Công ty.

Việc thông báo sẽ được tiến hành với một số ngày nhất định tuỳ từng yêu cầu cụ thể của công việc cũng như trong thực tế.

Nội dung chính của thông báo phải đảm bảo 2 nội dung: Vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng.

Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng hành chính - nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ. Trong quá trình thu nhận hồ sơ phòng sẽ kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như sau:

Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ:

 Hồ sơ ứng viờn phải thể hiện rừ vị trớ dự tuyển, họ tờn ứng viờn và các dữ liệu cụ thể để công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.

 Hồ sơ phải thể hiện đựơc trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.

 Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã đựơc xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.

Những hồ sơ không đảm bảo tính hợp lệ sẽ được trả lại ứng viên để sửa đổi, bổ sung.

Bước 5: Phỏng vấn

Đây là khâu đặc biệt quan trọng giúp kiểm tra đánh giá ứng viên ở những phần ngoài lề mà bằng cấp, giấy tờ không nói lên được đó là sở trường, mục tiêu, sở thích, phong cách làm việc, nguyện vọng và một phần tính cách ứng viên…Đây là những yếu tố quan trọng giúp Công ty biết được ứng viên là người như thế nào trong công việc, có gắn bó với Công ty được lâu không… và nó ảnh hưởng nhiều đến quyết định lựa chọn ứng viên trúng tuyển.

 Đối với lao động phổ thông

Thông thường trong trường hợp Công ty tuyển dụng công nhân trực tiếp sản xuất nếu cần áp dụng phương pháp phỏng vấn thì chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ. Việc phỏng vấn chỉ do đại diện phòng nhân sự và trưởng bộ phận sản xuất tiến hành.

Những ứng viên trúng tuyển sẽ được bố trí thử việc ngay.

 Đối với lao động có chuyên môn kỹ thuật

Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Ban Giám đốc, trưởng phòng nhân sự, trưởng các bộ phận. Như vậy hội đồng phỏng vấn gồm những người đã có kinh nghiệm lâu năm trong tuyển dụng và làm việc, những người đi sát thực tế nhất với những công việc yêu cầu cần tăng nhân sự do vậy sẽ có những cái nhìn khái quát nhất, chính xác nhất đối với các ứng viên.

Quá trình phỏng vấn và được chia làm hai bước: Phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu.

 Phỏng vấn sơ bộ

Căn cứ vào yêu cầu của công việc, của vị trí, căn cứ vào kết quả nghiên cứu hồ sơ, vào những điểm lưu ý của mỗi ứng viên để tiến hành chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn cho các ứng viên hoặc mỗi ứng viên cụ thể.

Thông qua quá trình phỏng vấn này sẽ đánh giá được tổng quát về các yếu tố như hoàn cảnh, tính tình, quan niệm sống, sự năng động và bén nhạy, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc, khả năng làm việc trong điều kiện áp lực công việc cao của từng ứng viên.

 Phỏng vấn sâu

Sau khi có danh sách ứng viên phỏng vấn lần hai, hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc, dựa vào kết quả, những nhận xét, những lưu ý của mỗi ứng viên trong phỏng vấn sơ bộ để chuẩn bị sẵn các câu hỏi cho mỗi ứng viên ở phòng này.

Hội đồng phỏng vấn cũng dự đoán trước những tình huống, những câu hỏi có thể ứng viên sẽ thắc mắc trong quá trình phỏng vấn, chuẩn bị sẵn những phương án trả lời để có thể không bị động trước các câu hỏi của ứng viên.

Bước 6: Thử việc và ra quyết định tuyển dụng

Dựa vào quyết định thử việc đã được duyệt, phòng nhân sự sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn nhận việc thông qua điện thoại.

Thời gian thử việc của Công ty thường là từ 1 đến 3 tháng tuỳ thuộc vào vị trí công việc mà người lao động đảm nhiệm. Mức lương thử việc được tính theo hệ số lương của công việc được đảm nhận và được hưởng 80% mức lương căn cứ vào định mức lương đối với từng vị trí và bộ phận công tác.

Sau khi kết thúc thời gian thử việc, trưởng các bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp nhân viên mới chịu trách nhiệm chính trong việc đánh giá kết quả thử việc, đưa ra kiến nghị và chuyển lên phòng nhân sự trình giám đốc Công ty. Nếu được tiếp nhận người lao động sẽ tiếp tục làm việc tại Công ty với tư cách là nhân viên chính thức.

 Phân tích công việc

Công tác phân tích công việc thường được tiến hành song song với tiến trình hoạch định nguồn nhân lực, trước khi công ty bắt đầu tuyển dụng.

Công tác phân tích công việc ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý nguồn nhân lực, vì vậy rất cần được thực hiện bài bản, theo đúng quy trình. Tuy nhiên, vì công ty chưa hoạt động lâu trong ngành, và đặc thù của lĩnh vực kinh doanh (sản xuất phân bón), số lượng công nhân trực tiếp sản xuất chiếm phần đông nguồn nhân lực, nên công ty đã xem nhẹ việc phân tích công việc trong thời gian qua.

Công tác phân tích công việc của công ty Phúc Hưng chỉ dừng lại ở việc đề ra các yêu cầu, tiêu chuẩn cơ bản cho công việc, vẫn chưa hình thành bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc chính thức.

Vì vậy, đây chính là điểm yếu trong công tác quản lý nguồn nhân lực của công ty, công ty Phúc Hưng cần có các biện pháp kịp thời nhằm cải thiện công tác phân tích công việc trong tương lai.

4.2.2.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Trong thời gian qua, nhu cầu đào tạo của công ty được xuất phát từ nhu cầu về lao động. Để xác định nhu cầu đào tạo công ty tiến hành phân tích tổ chức, phân tích con người và phân tích nhiệm vụ. Trong công ty có nhiều bộ phận, mỗi bộ phận sẽ có các yêu cầu và kỹ năng về công việc khác nhau, do đó, việc đào tạo cũng tuân theo quy tắc này. Vào đầu mỗi năm công ty sẽ lập kế hoạch đào tạo trong năm dựa trên những yêu cầu về đào tạo của các phòng ban, từ đó Phòng nhân sự sẽ xác định nhu cầu đào tạo chung cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Các phòng ban khác thì xác định nhu cầu đào tạo đặc thù cho những nhân viên liên quan đến phòng mình. Việc xác định nhu cầu đào tạo và phát triển từng bộ phận do Trưởng phòng đảm nhiệm sau khi đã thăm dò ý kiến người lao động, bởi khi đó sẽ biết được ở từng khâu, từng công việc cần có những kiến thức, kỹ năng nào cần đào tạo và người lao động mong muốn mình được đào tạo cái gì.

Sau khi tổng hợp thì các trưởng phòng ban gửi lên phòng nhân sự để cán bộ phụ trách công tác đào tạo tổng hợp tập hợp tất cả các nhu cầu đào tạo của các phòng ban, sau đó rà soát lại các nhu cầu đề nghị đào tạo đó xem có phù hợp và chính đáng hay không, xem xét kinh phí và thời gian đào tạo ra sao.

* Lập kế hoạch đào tạo nhân viên trong công ty:

Dựa trên nhu cầu đào tạo của phòng ban, nhu cầu đào tạo chung của công ty mà phòng nhân dưới sự chỉ đạo của Giám đốc sẽ lên kế hoạch đào tạo cụ thể trong công ty. Kế hoạch đào tạo nhân viên bao gồm: Ngân quỹ cho đào tạo của công ty được thiết lập trên cơ sở khả năng tài chính của công ty, các mục tiêu, lợi ích thực tế của

mỗi chương trình đào tạo, công ty trích 3% lợi nhuận hàng năm cho đào tạo, ngân quỹ đào tạo sử dụng không hết sẽ được gộp vào cho năm sau.

 Hình thức đào tạo

Hình thức đào tạo chính mà công ty Phúc Hưng đang áp dụng trong thời gian vừa qua là Đào tạo tại nơi làm việc, hình thức đào tạo bên ngoài đang được công ty cân nhắc tiến hành trong thời gian tới.

Các chính sách đào tạo: Đào tạo dành cho cả đối tượng cũ và mới, cả đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp vừa mới được trỳng tuyển. Chớnh sỏch quy định rừ cỏc loại hình đào tạo, huấn luyện nào sẽ được cấp kinh phí đào tạo bao nhiêu, chế độ dành cho nhân viên sau khi tham gia các khoá học, đào tạo, các yêu cầu sau khi đào tạo, những ngày tham gia khóa đào tạo sẽ được hưởng những trợ cấp gì ….Điều này đã được thiết lập cụ thể bởi Bộ phận nguồn nhân lực, cụ thể là phụ trách mảng đào tạo và được giám đốc ký duyệt.

Các chương trình đào tạo: Sẽ được xây dựng dựa trên việc xác định mục tiêu đào tạo, đối tượng đào tạo, hình thức và phương pháp đào tạo phù hợp với từng đối tượng đào tạo khác nhau. Ví dụ với nhân viên mới thì công ty bước đầu tiến hành đào tạo trong công việc cho nhân viên làm quen với môi trường làm việc mới và văn hoá của công ty. Tuy nhiên, với những nhân viên làm việc lâu năm, có nhiều kinh nghiệm công ty có thể cất nhắc lên các vị trí cao hơn bằng việc cử họ đi học các khoá học năng cao về trình độ nghiệp vụ, chuyên môn… nhưng hiện tại công ty chỉ dừng tới việc nâng cao kiến thức chứ chưa có kế hoạch đề bạt phát triển họ mà thay vào đó là tuyển dụng người mới. Các chương trình đào tạo cũng sẽ khác nhau ở các phòng ban và bộ phận khác nhau, ví dụ như các phòng ban chuyên môn như kế toán, tài chính, nhân sự…sẽ có các chương trình khác với những bộ phận sản xuất trực tiếp thực hiện các quy trình sản xuất tại phân xưởng…

 Đánh giá kết quả học tập của nhân viên:

Mục đích của việc đào tạo nhân viên trong công ty là nhằm giúp cho nhân viên thực hiện công việc một cách tốt hơn ở hiện tại và đáp ứng được yêu cầu của công ty trong tương lai. Chính vì vậy hiệu quả hoàn thành công việc của nhân viên sau đào tạo chính là kết quả của chương trình đào tạo.

Đánh giá kết quả học tập của nhân viên sau khi đào tạo là rất quan trọng, xem nhân viên thu được kiến thức, kỹ năng gì sau khi tham gia khóa đào tạo để phòng nhân sự biết được chất lượng nguồn lao động trong công ty. Công việc đánh giá kết quả học tập được thể hiện dưới các bài thi trên giấy và các bài thực hành trên thực tế tùy theo từng bộ phận. Các nhân viên trong phân xưởng sản xuất sẽ thực hiện các thao tác trên các sản phẩm và máy móc, thiết bị mẫu. Các nhân viên phòng kế toán sẽ thực hiện trên các chứng từ kế toán... Những nhân viên đạt được yêu cầu sẽ chính thức vào làm việc, còn những nhân viên còn yếu nghiệp vụ sẽ được phòng đào tạo lại một lần nữa và kèm cặp bởi những nhân viên cũ có kinh nghiệm hơn. Tuy nhiên,