4.1 THÔNG TIN THỨ CẤP
4.1.3 Thực trạng Quản trị cung ứng NVL tại công ty
4.1.3.1 Công tác hoạch định và tổ chức mua sắm NVL
Nghiên cứu thị trường
Vì công ty chuyên sản xuất các lại thuốc thủy sản. Mà đặc thù của ngành này là phải áp dụng những tiêu chuẩn ý tế quốc tế khắc khe nên bắt buộc nguồn cung cấp cũng phải hết sức rỏ ràng và đáng tin cậy. Công ty TNHH Hiệu Quả lấy nguồn cung chủ yếu là nhập từ trong nước. Số ít còn lại là nước ngoài. Vậy nên việc xem xét và lực chọn nhà cung cấp của nước nào cũng hết sức quan trọng.
Các loại thuốc thủy sản cũng được dùng theo mùa. Những mùa nắng nóng, khí hậu khắc nghiệt thì thủy sản thường mắc bệnh nhiều hơn. Vì thế công ty cũng nghiên cứu để đều phối sản xuất sao cho có nguồn cung liên tục cho thị trường.
Tập quán dùng thuốc của mỗi người dân cũa những Vùng thì có điểm khác nhau.
Bởi vì khí hậu của mỗi nơi không giống nhau. Miền Tây khí hậu ổn định quanh năm nên việc cung cấp cho các tỉnh Miền Tây không có sự khác biệt giữa các mùa. Còn Miền Trung và Bắc thì khí Hậu theo Mùa, vậy nên cung cấp thuốc cho những miền này phải hết sức cẩn thận.
Xác định nhu cầu cho sản xuất
Khi xác định nhu cầu NVL, nhà quản trị căn cứ vào:
+ Báo cáo về tình hình thị trường và khả năng phát triển của công ty + Kế hoạch sản xuất của công ty (kế hoạch theo năm, tháng)
+ Định mức NVL cho mỗi loại sản phẩm + Báo cáo tình hình tồn kho của các linh kiện
Mỗi loại sản phẩm được cấu tạo bởi rất nhiều thành phần khác nhau. Định mức NVL cho mỗi loại sản phẩm giúp nhà quản trị có thể xác định được tổng hợp nhu cầu NVL của cả công ty.
Nhân viên điều độ của nhà máy có trách nhiệm thông báo thường xuyên tình hình tồn kho NVL cho phòng Kế hoạch- vật tư. Cụ thể là vào 10h ngày thứ 7 thì nhân viên điều độ và kế toán vật tư phải thông báo cho nhân viên điều phối và nhân viên điều phối phải thông báo cho nhân viên Kế hoạch- vật tư.
Khi đã có đủ các thông tin trên, nhân viên phòng Kế hoạch- vật tư có trách nhiệm tổng hợp lại nhu cầu NVL cho toàn bộ công ty sau đó trình lên trưởng phòng duyệt.
Lập kế hoạch mua sắm
Khi có sự thay đổi so với bản kế hoạch đã đặt ra thì phòng Kế hoạch- vật tư phải phối hợp với phòng điều độ để ra một bảng kế hoạch vật tư của tháng. Bảng kế hoạch này được lập vào ngày 25 hàng tháng.
Kế hoạch sản xuất được lập nói chung là sát với tình hình thực tế và đáp ứng được nhu cầu sản xuất của công ty. Nhưng do tác động của ngoại cảnh nên nhiều khi hàng vẫn chưa về theo kế hoạch đặt ra. Do đó, bộ phận lập kế hoạch cần nghiên cứu nguyên nhân kịp thời để tìm ra giải pháp giảm tình trạng trên
Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Các nhà cung cấp chính của công ty chủ yếu tại TP. Hồ Chí Minh. Ngoài ra cũng có một số nhà cung cấp đến từ tỉnh khác như Đồng Nai, Bình Dương.
40
Bảng 4.2 – Giá trị NVL nhập kho của các nhà cung cấp (Nguồn: Phòng cung ứng công ty Hiệu Quả)
Sở dĩ công ty Hiêu Quả chọn nhà cung cấp chính của mình tại TP. Hồ Chí Minh là do tiết kiệm chi phí vận chuyển, ngoài ra nhà cung cấp tại TP. Hồ Chí Minh luôn cung cấp đầy đủ và kịp thời lượng NVL cho sản xuất. Trên bảng 4.1 là những nhà cung cấp quen thuộc và uy tín được Hiệu Quả tin tưởng trong nhiều năm qua. Dưới đây là bảng chỉ tiêu lựa chọn nhà cung cấp của Hiệu Quả.
Các tiêu chí đánh giá Điểm (1) Trọng số (2)
Điểm TB (3)=(1)*(2)
Chất lượng sản phẩm 0.2
Giá cả 0.18
Thời gian giao hàng, số lượng giao hàng 0.17
Phương thức và điều kiện thanh toán 0.15
Sự phản hồi với những sự cố phát sinh 0.1
Tính liên tục về hàng hoá của NCC 0.07
Khả năng thích nghi của người bán với nhu cầu
đặc biệt 0.06
Thời gian đã hợp tác với công ty 0.04
Quy mô sản xuất của NCC 0.03
Tổng điểm trung bình 1
Bảng 4.3 - Chỉ tiêu chọn nhà cung cấp (Nguồn: Phòng cung ứng công ty Hiệu Quả) Quy trình đặt hàng
Đây là bước không kém phần quan trọng. Vì nếu quá trình thương lượng và đặt hàng diễn ra thuận lợi và nhanh gọn thì NVL sẽ về kho đúng thời hạn cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất nhằm giảm thiểu tối đa chi phí.
Sơ đồ 4.2 – Quy trình mua hàng (Nguồn: Phòng cung ứng công ty Hiệu Quả) 4.1.3.2 Lưu kho và dự trữ NVL
Sau khi NVL về xưởng sẽ được cho vào Kho số 2- Kho vật tư và các công cụ khác. Khi sắp xếp NVL vào kho thì luôn được phân loại theo khu. Vì mỗi loại NVL sẽ có chức năng và công dụng riêng.
Để dễ dàng, thuận tiện cho việc sản xuất thì kho được sắp xếp theo một trật tự hợp lý nhất.
Cấp 1: Sử dụng thường xuyên
Cấp 2 &3: Không được sử dụng thường xuyên
Cấp quản lý Tên NVL
Cấp 1 Nguyên liệu chính Cấp 2 Phụ gia
Cấp 3 Chất tạo mùi và màu
Bảng 4.4 - Danh mục vật tư phân cấp quản lý
Kiểm tra
NVL trong kho thường xuyên được kiểm tra. Định kỳ kiểm tra là 2-3 ngày một lần. Kiểm tra về số lượng là do thủ kho đảm nhận và chịu trách nhiệm còn về chất lượng là do phòng QC kiểm tra. Trước khi nhập NVL vào kho, QC có trách nhiệm kiểm tra, còn trong quá trình lưu kho hoạt động kiểm tra ít khi được thực hiện. QC chỉ kiểm tra khi có đề nghị của thủ kho hoặc khi thấy hiện tượng bất thường của NVL
42
Phương thức được sử dụng khi kiểm tra chất lượng là phương pháp kiểm tra mẫu.
Trong số các linh kiện thì nhân viên QC chọn một mẫu nhất định để kiểm tra để phát hiện lỗi. Còn thủ kho khi kiểm tra số lượng vẫn sử dụng phương thức kiểm kê số lượng. NVL trong kho có một tỷ lệ chênh lệch nhất định khi kiểm kê giữa thực tế và sổ sách. Những linh kịên càng quan trọng tức cấp độ càng thấp thì tỷ lệ chênh lệch càng thấp. VD: vật tư cấp 1 tỷ lệ lệch cho phép là 0%.
Nhìn chung, do kiểm tra bằng phương pháp chọn mẫu nên xác suất còn sót những linh kiện bị lỗi là không thể tránh khỏi và còn những linh kiện phát hiện ra lỗi khi đã đưa vào sản xuất và lỗi được phát hiện trong quá trình kiểm tra LQC (Kiểm tra trong quá trình sản xuất)
4.1.3.3 Cấp phát cho phân xưởng sản xuất và kiểm tra, quyết toán định kỳ
Cấp phát cho phân xưởng sản xuất
Các phân xưởng muốn xuất kho NVL để phục vụ quá trình sản xuất cần tuân thủ nghiêm quy trình xuất kho. Đối với NVL phát sinh trong kỳ thì quy trình xuất hàng như sau:
Sơ đồ 4.3 - Quy trình xuất kho (Nguồn: Phòng cung ứng công ty Hiệu Quả) Chứng từ xuất kho
Khi công nhân tại các phân xưởng muốn xuất vật tư trong kho để sản xuất cần có đủ chứng từ cần thiết theo yêu cầu cụ thể đó là “Phiếu đề nghị lĩnh vật tư”. Phiếu này phải tuân theo quy trình ở trên và có xác nhận của các cá nhân phụ trách của từng bộ phận. Trong trường hợp, vật tư xuất là xuất đổi các vật tư hỏng thì Phiếu này phải có chứng nhận của bộ phận QC. Bộ phận quản lý kho, sau khi cấp phát vật tư trong kho xong phải cung cấp “Phiếu xuất kho” cho người nhận.
Kiểm tra
Khi NVL được nhập về nhà máy, thì bộ phận kho và Phòng QC của nhà máy chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng và số lượng của NVL. Nếu kiểm tra phát hiện ra lỗi thì phải lập biên bản để kịp thời phân tích nguyên nhân và đưa ra các giải pháp khắc phục. Nếu lỗi khách quan do các nhà cung cấp thì đề nghị họ đưa ra các giải
Xác nhận (Thống kê)
Duyệt (Quản đốc, Trưởng
phòng) Viết phiếu
(PX, Bộ phận có nhu cầu )
Viết phiếu (Thủ kho)
Cấp phát (Thủ kho, phó kho)
pháp. Nếu lỗi chủ quan thì cần đưa ra các giải pháp kịp thời và phân tích, đánh giá đưa ra nguyên nhân để rút kinh nghiệm. NVL thuốc cho tôm thì tỷ lệ lỗi nhỏ khoảng 0,5 – 0,6%.
NVL sau khi được cấp phát về các phân xưởng thì quản đốc phân xưởng có trách nhiệm quản lý. Bộ phận LQC có trách nhiệm kiểm tra chất lượng NVL trong quá trình sản xuất. Khi phát hiện lỗi do NVL cần thu hồi và phân tích đánh giá. Hiện nay, trong quá trình sản xuất, tình trạng sử dụng lãng phí NVL vẫn còn xảy ra do việc sản xuất hỏng của các phân xưởng. Hiện tượng này xảy ra là do công nhân của công ty chủ yếu là lao động phổ thông chưa qua đào tạo. Khi vào nhà máy, họ chủ yếu được đào tạo các nội quy, quy chế hiện hành của công ty mà đào tạo tay nghề còn ít. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại tư tưởng lệch lạc sai lầm trong công nhân. Họ cho rằng chất lượng sản xuất là do bộ phận QC phụ trách và không tự ý thức được trách nhiệm của mình đối với chất lượng sản phẩm. Do đó, sản phẩm sản xuất ra vẫn còn tình trạng lỗi trong qúa trình sản xuất gây lãng phí NVL. Để khắc phục tình trạng này, công ty cần tổ chức các buổi hội thảo, nói chuyện giữa nhân viên QC và công nhân để công nhân nhà máy để thay đổi tư tưởng của công nhân.
Quyết toán
Hiện nay, công ty tổ chức quyết toán NVL theo phương pháp kiểm kê (theo định kỳ). Thông thường, các quản đốc có trách nhiệm thông báo số lượng NVL tồn kho, số liệu về NVL sản xuất trong kỳ để tính toán chi phí, cũng như tính toán tình hình sử dụng lãng phí NVL tại các phân xưởng. Tỷ lệ NVL hỏng trong quá trình sản xuất không cố định, tuỳ thuộc vào từng NVL. Các linh kiện lỗi do nguyên nhân nhà máy khoảng 1-2%.
4.1.3.4 Hệ thống thông tin
Nghiên cứu hoạt động cung ứng đầu vào cho thấy vai trò của thông tin và quản trị thông tin quản trị cung ứng với mục tiêu rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng cho chuỗi các hoạt động cung ứng. Thông tin trong quản trị cung ứng là chất kết dính các hoạt động cung ứng trong các nỗ lực hợp nhất của nhà quản trị. Thông tin quản trị cung ứng cung cấp cơ sở cho các quyết định lập kế hoạch, thực thi và kiểm tra quản trị cung ứng hiệu quả. Nếu không quản lý tốt thông tin, các nhà quản trị cung ứng không thể biết được khách hàng muốn gì, cần dự trữ bao nhiêu, khi nào cần sản xuất và vận chuyển,... Thụng tin giỳp doanh nghiệp thấy được cỏc hoạt động cung ứng một cỏch rừ nét, nhờ đó mà nhà quản trị có thể cải tiến tốt hơn trong quá trình thực hiện.
Hiện nay doanh nghiệp đang hệ thống thông tin MRP I_ Là hệ thống kế hoạch hóa nhu cầu vật tư bao gồm:
Một hệ thống máy tính
44
Hệ thống thông tin về kế hoạch sản xuất, những diễn biến thực tế của tình hình sản xuất dự trữ.
Các khái niệm về triết lý quản trị
Sơ đồ 4.4 - Các yếu tố MRP I
(Nguồn: Phòng cung ứng công ty Hiệu Quả) 4.2 THÔNG TIN SƠ CẤP