III. Thủ tục quản lý nhập - xuất kho NVL – CCDC và các chứng từ liên quan
1. Kế toán tổng hợp NVL –CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên
1.1 Hạch toán tình hình biến động tăng NVL đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng biên bản kiểm nhân và phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá mua + chi phí mua NVL Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá thanh toán
- Doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng trả
Nợ TK 111, 112: Số tiền dược người bán trả lại Nợ TK 138: Số được người bán chấp nhận Có TK 152
- Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả
Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 : Số được người bán chấp nhận
Có TK 515 : Số chiết khấu thanh toán được hưởng
* Trường hợp hàng về thừa so với hoá đơn: Theo nguyên tắc bên phát hiện thừa phải báo cáo cho các bên liên quan biết để xử lý, kế toán hạch toán:
- Nếu nhập toàn bộ thì ghi tăng giá trị NVL:
Nợ TK 152: Giá mua + chi phí mua NVL chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn
Có TK 338: Giá trị hàng thừa theo giá mua chưa thuế.
Nếu trả lại hàng thừa:
Nợ TK 338 : Giá trị thừa đã xử lý
Có TK 152 (chi tiết): Trả lại số thừa
Nếu mua tiếp số thừa:
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa
Nếu khụng rừ nguyờn nhõn thỡ ghi tăng thu nhập bất thường Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa
Cú TK 711: Số thừa khụng rừ nguyờn nhõn - Nếu nhập theo số hóa đơn:
+) Khi nhập kho số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi : Nợ TK 002
+) Khi xử lý số thừa, ghi : Có TK 002
Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau:
Nếu đồng ý mua tiếp số thừa
Nợ TK 152: trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT ) Nợ TK 133: thuế GTGT của số hàng thừa
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa.
Nếu thừa khụng rừ nguyờn nhõn, ghi tăng thu nhập khỏc:
Nợ TK 152: Trị giá hàng ( giá chưa có thuế GTGT ) Cú TK 711 : Số thừa khụng rừ nguyờn nhõn
* Trường hợp hàng về thiếu so với hoá đơn:
Kế toán chỉ ghi tăng số NVL thực nhận, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá trị số thực nhập kho
Nợ TK 138: Giá trị số thiếu không có thuế GTGT Nợ TK 133: GTGT theo hoá đơn
Có TK 331: Giá thanh toán theo hoá đơn - Nếu người bán giao tiếp hàng thiếu
Nợ TK 152 : số thiếu đã nhận.
Có TK 138 : Xử lý số thiếu - Nếu người bán không còn hàng
Nợ TK 331: Chi giảm số tiền phải trả (tổng giá thanh toán) Có TK 138 : Xử lý số thiếu
- Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường:
Nợ TK 334: cá nhân bồi thường
Có TK 133 : Thuế GTGT tương ứng số
Có TK 138 : Xử lý số thiếu cá nhân bồi thường - Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân
Nợ TK 632 : Số thiếu khụng rừ nguyờn nhõn Có TK 138 : Xử lý sô thiếu
* Trường hợp hàng hóa kém phẩm chất sai quy cách, kế toán ghi:
Nợ TK 331, 111, 112: tổng giá thanh toán Có 152: giá mua chưa có thuế GTGT
Có TK 133 : thuế GTGT tương ứng
* Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn, ghi sổ theo giá tạm tính Nợ TK 152 Giá tạm tính
Có TK 331 Giá tạm tính
Sang tháng sau khi hóa đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong 3 cách sau:
- Xóa giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng but toán thường - Ghi số chênh lệch với giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế ) hoặc bằng bút toán thuòng ( nếu giá thực tế > giá tạm tính )
- Dùng bút toán đảo ngược để xóa bút toán theo giá tạm tính đã ghi , ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường.
* Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về :
- Trong tháng hàng về thì vẫn ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi:
Nợ TK 151 : hàng mua đang đi dường Nợ 133: thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331, 111, 112,141,…….
Nợ TK 152
Nợ TK 621, 627, 641, 642: Xuất sử dụng cho SXKD Có TK 151: hàng đi đường kỳ trước đã về * Trường hợp tăng NVL khác
Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu tăng thêm
Có TK 411: Nhận cấp phát, nhận vốn góp Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu
Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 338: Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621, 627, 632, 641, 642, 154,711.
1.2. Hạch toán tăng NVL trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Hạch toán tương tự như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng phần thuế GTGT được tính vào trị giá thực tế của NVL nên khi mua ngoài giá mua bằng tổng hợp giá thanh toán.
1.3 Hạch toán tình hình biến động giảm NVL:
Khi xuất NVL sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc cho quản lý, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:
Nợ TK 621: Giá trị vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm Nợ TK 627: Giá trị vật liệu xuất cho bộ phận QL phân xưởng Nợ TK 641: Giá trị vật liệu xuất bộ phận bán hàng
Nợ TK 642: Giá trị vật liệu xuất bộ phận quản lý doanh nghiệp Có TK 152: Tổng giá trị vật liệu xuất cho các bộ phận Ngoài ra còn giảm do góp vốn liên doanh, hoặc do các nguyên nhân khác.
2. Hạch toán CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên