Biểu 1: Kết quả kinh doanh của Công ty năm 2000 -2002
2. Đặc điểm về tổ chức quản lý
Để luôn luôn thích ứng với cơ chế thị trường và để thực hiện tốt các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao, Công ty cổ phần giấy Lam Sơn đã thực hiện mô hình tổ chức theo kiểu hệ thống trực tuyến chức năng để phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Trong cơ cấu này, các chức năng được chuyên môn hoá hình thành các phòng ban. Các phòng ban chỉ tồn tại với tư cách là một bộ phận tham mưu giúp việc cho Giám đốc. Trong phạm vi chức năng của mình, những quyết định của bộ phận chỉ có ý nghĩa với bộ phận của mình khi đã thông qua Giám đốc hoặc được Giám đốc uỷ quyền. Với mô hình này Công ty phát huy được năng lực của các phòng ban, bộ phận tạo điều kiện cho họ thực hiện các chức năng chuyên sâu của mình, gánh vác phần trách nhiệm quản lý của Giám đốc. Tuy vậy, cơ cấu này vẫn đảm bảo tính thống nhất trong quản lý, đảm bảo chế độ một thủ trưởng và chế độ trách nhiệm trong quản lý.
Sơ đồ 1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần giấy Lam Sơn.
Hội Đồng
Giám Đốc
P.Giám
Đốc Sản P.Giám Đốc
Kinh Doanh P.Giám Đốc
XD - CB
Phòng Kế Toán Phòng Kinh
Doanh Phòng TC-
HC Phòng
Phòng Kỹ KCS Thuật
Phân Xưởn
g Cơ Điện
Phân Xưởn
g Bột
Phân Xưởng Xeo
MuaThu Thị Trường
Lái Xe
H ngBánà Lề Bốc
Xếp
*. Chức năng nhiêm vụ của từng bộ phận.
+ Giám đốc: là người được hội đồng quản trị bầu ra.
Điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty.
Giám đốc chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể người lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua bộ máy quản lý doanh nghiệp. Quyết định việc tuyển dụng lao động, chủ tịch hội đồng khen thưởng kỷ luật.
Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của doanh nghiệp, xây dựng phương hướng đầu tư, liên doanh, về các đề án tổ chức quản lý xí nghiệp trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Phê duyệt các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn sản phẩm đơn giá tiền lương, giá bán sản phẩm, giá mua ngyên vật liệu phù hợp với quy định của nhà nước trên cơ sở thực tế thị trường và đề suất của các cán bộ phòng ban quản lý có liên quan.
Trước khi quy định những vấn đề lớn như đề bạt cán bộ, và dự án đầu tư mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh các vấn đề về vốn và huy động ngồn vốn, nhượng bán tài sản phải được bàn bạc và thông nhất ý kiến tập thể
Định lịch sinh hoạt và hạn hàng tháng, hàng quý:
Hàng tháng họp giao ban vào ngày 5 để đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh thực hiện nhiệm vụ chính trị của các bộ môn trong doanh nghiệp, đề ra mục tiêu phương hướng trong tháng.
Hàng quý họp sơ kết vào ngày 15 tháng đầu quý để đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh.
+ Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và hội đồng quản trị về phần việc được Giám đốc phân công phụ trách.
Trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất tại địa bàn mình được phân công quản lý theo tiến độ kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt và thông qua hội nghị giao ban hàng tháng.
Chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, sản lượng, chủng loại sản phẩm trong kỳ kế hoạch đáp ứng theo yêu cầu của đơn đặt hàng.
Theo uỷ quyền của Giám đốc khi Giám đốc đi vắng, khi cần thiết được duyệt ứng cho cán bộ vật tư mua một số vật tư phụ tùng thay thế trong kế hoạch đã duyệt để đáp ứng cho sản xuất liên tục.
Duyệt khi thanh toán cho khách hàng khi có giấy ủy quyền của Giám đốc, khi cần thiết có thể điều động lao động kịp thời thông qua quản đốc phân xưởng phòng ban phụ trách để giải quyết ách tắc đột xuất trong sản xuất, nhưng khi sản xuất ổn định phải điều động về vị trí cũ.
Những công việc được Giám đốc uỷ quyền sau khi thực hiện song, định kỳ báo cáo để Giám đốc nắm được kịp thời.
Thay mặt Giám đốc chi tiếp khách ngoại giao đối nội, đối ngoại tại cơ sở mình quản lý theo đúng chính sách, chế độ của nhà nước quy định.
Đề suất với giám đốc việc khen thưởng, kỷ luật đối với các cá nhân và tập thể người lao động trong phạm vi phân công phụ trách.
+ Kế toán trưởng: Là người giúp việc Giám đốc về công tác tài chính thống kê. Tổ chức hạch toán kinh tế đồng thời giám sát việc hạch toán chế độ tài chính kế toán doanh nghiệp theo pháp lệnh kế toán thống kê.
+ Phòng tổ chức hành chính: Có trách nhiêm tham mưu cho giám đốc tổ chức bộ máy quản lý các phân xưởng, theo dừi lao động của toàn xớ nghiệp từ đú cú kế hoạch tăng giảm lao động theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh.
Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý cán bộ, có thực hiên các chế độ lao động theo luật lao động đối với cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp như: Các chế độ lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiêm y tế, công tác bảo hộ lao động, đơn giá tiền lương tiền thưởng. Bảo vệ trật tự an ninh thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính trong doanh nghiệp.
Quản lý trực tiếp những lao động hợp đồng không giao cho các phòng ban phân xưởng.
+ Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm xây dựng quy trình công nghệ cho toàn bộ dây chuyền sản xuất, xây dựng định mức vật tư kỹ thuật cho đơn vị sản xuất, quy tắc vận hành máy móc thiêt bị nội quy an toàn vệ sinh lao động. Nghiên cứu cải tiến áp dụng các biên pháp bảo vệ mụi trường. Theo dừi tiến độ sản xuất chất lượng sản phẩm theo kế hoạch, nghiên cứu sản phẩm cùng loại trên thị trường của nhiều nhà sản xuất cùng ngành nghề, đề suất giải pháp kỹ thuật để nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm xí nghiệp.
Giám sát việc vận hành, bảo dưỡng nhằm đảm bảo chất lượng máy móc thiết bị phục vụ sản xuất lâu dài.
Thực hiện các bước nghiệp vụ để nâng cao tay nghề cho công nhân định kỳ hàng năm.
Thường trực hội đồng sáng kiến cải tiến kỹ thuật của doanh nghiệp.
Nghiên cứu cùng các phòng chức năng đề suất phương án đầu tư chiều sâu, đổi mới thiết bị, phương án sản phẩm mới, ra phương án mở rộng doanh nghiệp.
+ Phòng KCS: Kiểm định vật tư đầu vào theo tiêu chuẩn hợp đồng. Kiểm định từng công đoạn sản xuất trên dây chuyền công nghệ chịu trách nhiệm tới sản phẩm nhập kho và mọi kiến nghị của khách hàng.
+ Phòng thị trường: Xây dựng kế hoạch sản xuất trên cơ sở yêu cầu của thị trường đặt hàng để tiến độ sản xuất hàng ngày, hàng tháng, quý.
Xây dựng giá tiêu thụ (tối thiêu - tối đa) cho tất cả các loại sản phẩm bán ra thị trường.
Thu nhập thông tin thị trường, nắm bắt tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng ( đặc biệt là lĩnh vực tài chính ) thường xuyên có báo cáo để giám đốc xử lý.
Tìm hiểu thị hiếu khách hàng có kế hoạch yêu cầu nghiên cứu sản xuất mặt hàng mới để tiêu thụ trên thị trường.
Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, chị trách nhiệm tổ chức bán hàng và thu tiền về cho toàn bộ sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra.
Mọi cán bộ công nhân viên bán hàng của doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký khách hàng hoặc hợp đồng thiêu thụ sản phẩm với doanh nghiệp, định kỳ hàng tháng khi thanh toán tiền lương và công tác phí tiêu thụ sản phẩm phải có văn bản đăng ký khách hàng là một loại chứng từ kèm theo để thanh toán.
Trên cơ sở đăng ký khách hàng tiêu thụ của cán bộ phòng thị trường chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật (việc quản lý tiền hàng vẫn áp dụng như quy định số 11 ngày 11/5/1997 ).
Quản lý điều hành đội xe vận tải đồng bằng phục vụ kịp thời công tác tiêu thụ sản phẩm và ôn định sản xuất của doanh nghiệp.
+ Phòng kế toán: Thực hiên ghi chép ban đầu chinh xác, trung thực kịp thời và có hệ thống các số liệu cần thiết cho công tác kế toán thông kê của doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy hạch toán từ doanh nghiệp đến các phân xưởng và hướng dẫn nghiệp vụ hạch toán chính xác.
Thanh toán với người mua, người bán, giao dịch ngân hàng.
Định kỳ hàng tháng, quý, năm phải có đầy đủ số liệu kế toán để thông báo với người mua, người bán về tình hình công nợ với doanh nghiệp hàng tháng phát hiện báo cáo giám đốc và thống báo nợ nần đầy đủ.
Cùng với phòng ban chức năng xây dựng định mức giá thành chính xác. Tham mưu lập kế hoạch chiến lược về tạo nguồn vốn sử dụng nguồn vốn hàng quý, năm có hiệu quả nhất.
Báo cáo giám đốc về kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng và thực hiện chế độ báo cáo tài chính thống kê theo quy định của nhà nước.
Phân tích hoạt động kế toán của xí nghiệp, các phân xưởng được giao khoán tìm nguyên nhân lỗ lãi báo cáo cho giám đốc để có biện pháp quản lý.
+ Phân xưởng bột: Chiu trách nhiệm quản lý chặt chẽ đúng chế độ với số công nhân được giám đốc giao.
Có trách nhiệm nhận nhiên liệu, bảo quản nguyên liệu, chế biến nguyên liệu phải đạt yêu cầu của từng lô hàng.
Trực tiếp bảo quản và phát huy cao nhất công suất máy móc thiết bị thuộc phân xưởng quản lý, phân công điều hành lao động hợp lý và đảm bảo an toàn vệ sinh lao động.
+ Phân xưởng xeo giấy: Tiếp thu sản phẩm của phân xưởng bột, xeo các chủng loai giấy theo yêu cầu của đơn đặt hàng.
Bảo quan và phát huy cao nhất công suất máy móc thiết bị, phân công điều hành lao động hợp lý, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động.
+ Phân xưởng cơ điện: Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ chế độ lao động đối với số công nhân đựơc giám đốc giao.
Giám sát việc vận hành bảo quản thiết bị của các phân xưởng trong doanh nghiệp.
Sửa chữa bảo dưỡng thiết bị thường xuyên trong các ca sản xuất theo yêu cầu của các phân xưởng, gia công các chi tiết thiết bị trong khả năng cho phép.
Quản lý hệ thông điện năng, điều hành điện năng phục vụ cho sản xuất, quản lý các đồng hồ đo, điểm chuẩn xác.
Cung cấp đủ hơi, nước trong quá trình sản xuất, quản lý nguyên nhiên vật liệu, đảm bảo an toàn trong sử dụng hơi điện trong xí nghiệp.