2.3.1 Công tác tổ chức và quản lý lao động tại công ty
Hiện nay, Công ty CP xuất nhập khẩu Xuân Lộc là một Công ty phát triển. Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động. Vì thế Công ty CP Xuất nhập Khẩu Xuân Lộc gồm có các nhân viên như sau:
BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) ĐVT :Người
Bảng 2.2 : Cơ cấu lao động của công ty tính đến 31/03/2012
STT Chỉ tiêu Số lượng Tỷ trọng
(%)
Tổng số lao động 250 100
I Theo tính chất sản xuất
1 Lao động trực tiếp 198 79,2
2 Lao động gián tiếp 52 20,8
II Theo giới tính
1 Lao động nam 163 65,2
2 Lao động nữ 87 34,8
III Theo trình độ
1 Trên đại học 5 2
2 Đại học 21 8,4
3 Cao đẳng 9 3,6
4 Trung cấp 18 7,2
5 Lao động phổ thông 206 82,4
Qua bảng số liệu ta thấy tổng số lao động của công ty tính đến thời điểm cuối tháng 3 năm 2012 là 250 người. Xét theo tính chất sản xuất, lao động phân bố chủ yếu ở bộ phận sản xuất trực tiếp chiếm 79,2% trong tổng số lao động toàn công ty, lượng lao động này chủ yếu làm việc tại các phân xưởng của công ty. Còn lại 20,8% ở bộ phận lao động gián tiếp. Điều này cũng tương đối phù hợp với một doanh nghiệp sản xuất.
Theo tính chất giới tính thì số lượng lao động nam chiếm 65,2%, chiếm hơn một nửa tổng số lao động của công ty. Trong khi đó lao động nữ chỉ chiếm 34,8%, lượng lao động này chủ yếu làm các công việc nhẹ ít cần đến sức lực. Số lao động nam nhiều hơn số lao động nữ là bởi vì việc sản xuất trong công ty có nhiều việc cần dùng đến sức lực nhiều hơn là sự khéo léo.
Đội ngũ lao động trong công ty phần lớn là lao động phổ thông, chiếm 82,4%
tổng số lao động. Số còn lại 17,6% là lao động có trình độ trên đại học, đại học, cao đẳng và trung cấp chủ yếu làm công việc quản lý sản xuất trong công ty.
Lao động chính là nguồn lực của sự phát triển, đó là yếu tố đầu vào không thể thiếu trong quá trình sản xuất. Vì vậy để đạt năng xuất lao động tốt hơn thì công ty cần phải có những chủ trương, chính sách nhằm đào tạo, nâng cao trình độ tay nghề cho đội ngũ công nhân, đào tạo cán bộ quản lý để nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ.
2.3.2 Nội dung quỹ tiền lương và thực tế quản lý quỹ tiền lương tại công ty
Quỹ tiền lương của công ty CP xuất nhập Khẩu Xuân Lộc gồm:
- Quỹ tiền lương từ nguồn chi nhân công trực tiếp sản xuất được hình thành trong đơn giá sản phẩm, dịch vụ. Tính theo đơn giá khoán sản phẩm của công ty
- Quỹ tiền lương từ nguồn kinh phí quản lý được hình thành từ nguồn chi phí chung cấu thành trong giá thành sản phẩm, dịch vụ
- Từ quỹ dự phòng năm trước chuyển qua
- Từ nguồn tiền thưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý - Từ các nguồn thu hợp pháp khác
Sử dụng quỹ tiền lương
- Trả lương hàng tháng cho CBCNV
- Trả tiền thưởng cho CBCNV nhân dịp các ngày lễ tết từ 5% đến 20% quỹ tiền thưởng do Giám đốc công ty quyết định
Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng. Trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay, Công ty CP xuất nhập khẩu Xuân Lộc đang quản lý lao động theo 2 loại bao gồm:
-Lao động dài hạn như Giám đốc, phó Giám đốc và Kế toán trưởng…
-Lao động ngắn hạn các công nhân viên còn lại trong Công ty.
2.3.3. Các hình thức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty CP xuất nhập khẩu Xuân Lộc
2.3.3.1. Cơ sở để đánh giá phân tích công tác tiền lương tại công ty
Căn cứ vào quy chế trả lương chung của Công ty, vì đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ cho việc trả lương của công ty, trong đó quy định các hình thức trả lương, các mức và cách tính các khoản phụ cấp của nhân viên toàn Công ty.
Căn cứ vào bảng báo cáo thu nhập và lao động, báo cáo tổng hợp thanh toán tiền lương theo chức danh, các bảng định mức, bảng chấm công, chia lương và một số tài liệu khỏc về tiền lương. Đõy là những bỏo cỏo, tài liệu cụ thể phản ỏnh rừ nột nhất tình hình trả lương cho CBCVV, nó vẽ nên bức tranh toàn cảnh về tình hình làm việc và phần nào phản ánh cuộc sống của công nhân.
2.3.3.2. Các hình thức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty CP Xuất nhập khẩu xuân lộc
Mỗi công ty có thể lựa chọn cho mình những hình thức trả lương khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của công ty.
Việc vận dụng hình thức trả lương thích hợp nhằm quán triệt phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ lợi ích chung của xã hội với lợi ích của công ty và người lao động. Lựa chọn hình thức trả lương đúng đắn có tác dụng đòn bẩy kinh tế khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao năng suất lao động, giúp công ty tiết kiệm được chi phí nhân công để hạ giá thành sản phẩm. Trên thực tế, công ty áp dụng theo hai hình thức trả lương chính: Hình thức trả lương theo thời gian và Hình thức trả lương theo sản phẩm.
Áp dụng hình thức trả lương thời gian:
Đối tượng áp dụng: Hình thức lương theo thời gian được công ty CP xuất nhập khẩu Xuân Lộc thực hiện đối với lao động gián tiếp bao gồm: khối cán bộ quản lý và gián tiếp như nhân viên phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng tổ chức hành chính, phòng kỹ thuật, nhân viên quản lý và phục vụ phân xưởng…
Mức lương: Đối với lao động gián tiếp tại công ty CP xuất nhập khẩu Xuân Lộc mức lương cơ bản được quy định: Tốt nghiệp Đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp. Theo thỏa thuận của 2 bên căn cứ vào các quy định của nhà nước về mức lương tối thiểu theo từng vùng miền
Tại công ty CP xuất nhập khẩu Xuân Lộc lương cơ bản được xác định trên cơ sở mức lương tối thiểu tại Công ty* hệ số theo trình độ và thời gian công tác tại doanh nghiệp = 1,860,000* hệ số (áp dụng cho cả khối quản lý và gián tiếp cùng khối công nhân trực tiếp sản xuất)
Áp dụng hình thức trả lương sản phẩm:
Đối với công nhân trực tiếp sản xuất: Kế toán căn cứ vào bảng chấm công, bảng phân tích công để tính lương. Sau đó căn cứ vào thông báo sản lượng sản xuất, nguyên liệu chính để tính ra tiền lương sản phẩm. Từ đó kế toán lên bảng chia lương cơ bản 20% và bảng chia lương 80% bình quân theo công A, B và cuối cùng kế toán lập bảng thanh toán lương
Các khoản trích nộp theo lương
Trích nộp BHXH: Hàng tháng Công ty trích nộp BHXH theo tỷ lệ 24% trên tổng số tiền lương cơ bản và phụ cấp chức vụ phải trả cho CBCNV. Trong đó CBCNV phải nộp 7% và công ty phải nộp 17% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của người sử dụng lao động. Quỹ này được lập nhằm:Trợ cấp CNV khi đau ốm, thai sản.Trợ cấp CNV khi tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp.Trợ cấp CNV kho về hưu, mất sức lao động.Trợ cấp CNV về khoản tiền tử tuất.
BHXH NLĐ phải nộp = Hệ số lương x Lương cơ bản x 7%
BHXH NSDLĐ phải nộp = Hệ số lương x Lương cơ bản x 17%
Trích nộp BHYT: Hàng tháng Công ty trích nộp BHYT theo tỷ lệ 4.5% trên tổng số tiền lương cơ bản và phụ cấp chức vụ phải trả cho CBCNV. Trong đó CBCNV phải nộp 1.5% và Công ty phải nộp 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của người sử dụng lao động. Quỹ này được lập nhằm: Theo chế độ hiện hành toàn bộ quỹ BHXH được nộp lên cơ sở chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế.
BHYT NLĐ phải nộp = Hệ số lương x Lương cơ bản x 1,5 % BHYT NSDLĐ phải nộp = Hệ số lương x Lương cơ bản x 3%
Trích nộp bảo hiểm thất nghiệp: Cũng như quỹ BHXH và BHYT, bảo hiểm thất nghiệp được trích theo tỷ lệ quy định 2% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CBCNV trong tháng. Trong đó người lao động 1% và Công ty trích nộp 1%.
BHTN NLĐ phải nộp = Hệ số Lương x Lương cơ bản x 1%
BHTN NSDLĐ phải nộp = Hệ số lương x Lương cơ bản x 1%
Trích nộp kinh phí công đoàn: Kinh phí công đoàn được trích nộp một phần lên cơ quan cấp trên, một phần để lại Công ty để chi tiêu cho hoạt động công đoàn nhằm chăm lo bảo vệ quyền lợi cho người lao động.
BHTN NSDLĐ phải nộp = Hệ số lương x Lương cơ bản x 2%
Các khoản thu nhập khác của người lao động
Các khoản phụ cấp:
Phụ cấp chức vụ: đối với các trưởng phòng công ty quy định mức phụ cấp là 1.000.000 đ, phó phòng là 500.000đ.
Phụ cấp trách nhiệm :Tổ trưởng phân xưởng sản xuất là 500.000đ , tổ phó là 300.000đ
Tiền thưởng:
Áp dụng với CBCNV đủ công được thưởng 500.000đ /tháng
Thưởng cuối năm với CBCNV đủ công 10 tháng trở lên được thưởng tháng lương thứ 13 cao nhất
2.3.4 Quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty CP Xuất nhập khẩu Xuân lộc
2.3.4.1 Thu thập và kiểm tra chứng từ
Kế toán thu thập và kiểm tra chứng từ ban đầu về tiền lương như: bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm và khối lượng công việc hoàn thành. Do nhân viên hạch toán giao cho phòng kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ ban đầu là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ khi kiểm tra bảng chấm công cần xem xét kỹ ký hiệu có ghi đúng qui định hay khụng? cú rừ ràng khụng? cú đầy đủ chữ ký của người chấm cụng và chữ ký của người phụ trách đơn vị không. Trong khi kiểm tra cần chú ý cách ghi để tính lương theo thời gian và lương theo sản phẩm.
Khi kiểm tra thời gian nghỉ việc phải đối chiếu khớp đúng số ngày ghi trên bảng chấm công với số những ngày nghỉ cho phép trên giấy nghỉ phép.
2.3.4.2 Tính lương, lập bảng thanh toán lương và các khoản trích
Khi đã kiểm tra các chứng từ kế toán tiến hành tính tiền lương cho cán bộ, công nhân viên tại Công ty CP xuất nhập khẩu Xuân Lộc.
Yêu cầu tính lương phải đảm bảo tiền lương trả theo số lượng và chất lượng lao động của từng cán bộ, công nhân viên. Để giúp việc hạch toán lao động tiền lương được thuận lợi và chính xác đòi hỏi phải có đầy đủ những chứng từ gốc làm căn cứ pháp lý để tính toán làm thủ tục để thanh toán.
Các chứng từ gốc bao gồm: Bảng chấm công, phiếu giao nhận sản phẩm, biên bản bàn giao thiết bị.
Sơ đồ 2.5 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ
( Nguồn: Phòng Kế Toán – Công ty CP xuất nhập khẩu Xuân Lộc ) Trong đó: → khi hàng ngày
⇒ khi cuối tháng
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ như: giấy nghỉ ốm đau, đi học, hội họp, nghỉ phép. Đồng thời căn cứ vào số công nhân đi làm việc thực tế trong ngày, tổ trưởng hay phụ trách bộ phận có trách nhiệm ghi vào bảng chấm công về tình hình sử dụng thời gian lao động của công nhân. Bảng chấm công được lập hàng tháng cho từng bộ phận.
Danh sách công nhân được ghi đầy đủ, chính xác vào bảng chấm công cuối tháng bảng chấm công được giao cho kế toán tiền lương để tính toán chi trả lương các khoản khác cho người lao động, (lập mỗi tổ sản xuất một bảng lương).
Giấy nghỉ ốm,