2.2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty
2.2.1.1. Đặc điểm về thị trường tiêu thụ
Về thị trường tiêu thụ, gạch Tarrazzo của Công ty hiện đang được tiêu thụ mạnh ở địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế (chủ yếu là ở thành phố Huế, Phong Điền, Hương Trà, Phú Lộc, Nam Đông, A Lưới,...) chiếm hơn 80%. Bên cạnh đó, công ty đã mở rộng thị trường ra các tỉnh miền Trung nước ta như Quảng Bình, Quảng Trị, Đà Nẵng,...
Biểu đồ 2.3: Cơ cấu thị trường tiêu thụ
2.2.1.2. Đặc điểm về phương thức tiêu thụ
Lựa chọn phương thức tiêu thụ thích hợp là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đẩy mạnh khâu tiêu thụ qua đó nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh của mình. Hiện nay, đất nước ngày càng phát triển, đô thị hóa phát triển nên nhu cầu sử dụng vật liệu xây dựng nói chung và sản phẩm gạch lát vỉa hè nói riêng không ngừng gia tăng. Nhận biết được điều đó, Công ty cổ phần vật liệu xây dựng số 1 Thừa Thiên Huế đã áp dụng nhiều phương thức tiêu thụ khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Về phương thức bán lẻ là phương thức mà đối tượng khách hàng chủ yếu là người dân trong địa bán tỉnh hoặc các cơ quan, đơn vị có nhu cầu. Khách hàng có thể trực tiếp đến công ty, liên hệ với bộ phân bán hàng thuộc phòng tổng hợp để mua sản phẩm. Hoặc theo một cách đơn giản hơn là khách hàng điện thoại đến Công ty thông báo số lượng mua, địa chỉ nhà mình. Sau đó sản phẩm sẽ được giao tận nơi yêu cầu, chi phí vận chuyển và tiền hàng được thu bởi nhân viên vận chuyển.
• Về phương thức bán buôn cho các cơ sở kinh doanh vật liệu xây dựng. Đây là phương thức tiêu thụ chủ yếu, chiếm hơn 85% doanh thu bán sản phẩm của Công ty. Khi một cơ sở nào đó có nhu cầu mua sản phẩm, họ sẽ điện thoại đến phòng tổng hợp, bộ phận bán hàng phải tiến hành các thủ tục để nhận hàng tại
kho và vận chuyển đến cơ sở hoặc đối tượng thứ ba theo sự chỉ định của cơ sở đú. Lỳc này, bộ phận bỏn hàng phải thường xuyờn theo dừi, đụn thỳc và trực tiếp thu tiền của khách hàng để thanh toán cho Công ty.
• Về phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: khi khách hàng muốn mua sản phẩm thì dựa vào yêu cầu của khách hàng, công ty và phía khách hàng đặt hàng phải làm hợp đồng kinh tế cú ghi rừ giỏ cả, điều kiện thanh toỏn cụ thể. Nếu cú gì thay đổi do nguyên nhân khách quan như sự thay đổi về giá cả của nguyên vật liệu đầu vào để sản xuất sản phẩm thỡ hai bờn phải thừa thuận để ký hợp đồng bổ sung. Theo phương thức này thì công ty có trách nhiệm giao hàng đến tận nơi cho bên mua theo địa điểm ghi trên hợp đồng cũng như đầy đủ về mặt số lượng và thời hạn. Số hàng đó được xem như là đã tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán cho công ty
Đây là một phương thức tiêu thụ khá hiệu quả, vì hằng năm Công ty luôn liên lạc với các cơ sở để ký kết các hợp đồng tiêu thụ trong năm, qua đó đảm bảo lượng tiêu thụ của kế hoạch đề ra. Mặt khác, mỗi nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm với Công ty về tình hình thanh toán của khách hàn nên việc thu hồi công nợ diễn ra đúng thời hạn, không để khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu.
2.2.1.3. Đặc điểm về phương thức thanh toán
Công ty cổ phần vật liệu xây dựng số 1 Thừa Thiên Huế áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau tùy theo từng đối tượng và yêu cầu của khách hàng, bao gồm:
Thanh toán bằng tiền mặt: Thường diễn ra khi khách hàng mua với số lượng nhỏ (phương thức bán lẻ) hoặc khi các cơ sở kinh doanh vật liệu xây dựng mua với lô hàng có trị giá nhỏ hơn 20 triệu đồng thanh toán tiền mặt cho nhân viên bán hàng của Công ty.
Thanh toán bằng chuyển khoản: Trường hợp các cơ sở kinh doanh vật liệu xây dựng không thanh toán bằng tiền mặt cho nhân viên bán hàng mag chuyển vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty, hoặc do trị giá của lô hàng trên 200 triệu đồng thì bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản.
Thanh toán bù trừ công nợ: diễn ra trong trường hợp khách hàng là người cung cấp của Công ty.
2.2.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty SVTH: Hồ Thị Nhung Trang 40
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và bên ngoài Công ty, có tác động đến hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB ở Công ty.
2.2.2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Bộ máy gọn gàng, khoa học, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, có quy tắc và có sự phân định trách nhiệm cụ thể giữa các thành viên trong Công ty.
- Giám đốc công ty là người được Hội đồng quản trị bổ nhiệm làm quản lý chung và điều hành mọi công việc để hoàn thành các chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Có nhiệm vụ ký và thực hiện hợp đồng lao động đối với lực lượng đúng quy định, số lượng cần thiết cho công ty. Chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động của công ty trước pháp Hội Đồng Quản Trị, các cổ đông và pháp luật. Liên hệ với các phòng ban trong công ty để thực hiện các quy định chung về quản lý chất lượng, kĩ thuật an toàn lao động.
- Phó giám đốc công ty là người được Hội Đồng Quản Trị bổ nhiệm để tham mưu giúp việc cho giám đốc, điều hành theo ủy quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.
- Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban thuộc khối văn phòng Công ty đều được xỏc định rừ ràng, xõy dựng quy chế phõn cụng, phõn nhiệm cụ thể.
Ví dụ: Ông Trần Anh Tuấn là giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. Và có sự phân công giữa các bộ phận, phòng ban như là phòng kế hoạch sẽ có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, phũng tài chớnh kế toỏn thỡ cú nhiệm vụ theo dừi thu hồi cụng nợ,...
2.2.2.1.2. Chính sách nhân sự, năng lực cán bộ
Ban giám đốc Công ty luôn quan tâm, chú trọng và đánh giá cao vai trò của người lao động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên đảm bảo về mặt số lượng lẫn chất lượng. Việc tuyển dụng cán bộ, công nhân viên tương đối khắt khe đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ, tiêu chuẩn về cấp bậc kĩ thuật góp phần vây dựng Công ty ngày càng phát triển.
Những cá nhân hay tổ chức có đóng góp tích cực đưa Công ty phát triển đi lên như hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc, đóng góp sáng kiến cải tiến kỹ thuật,...thì được Công ty khen thưởng, nêu gương nhằm khuyến khích, cổ vũ để cho cá nhân, tổ chức đó cũng như những cá nhân, tổ chức khác phấn đấu hơn nữa và hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Bên cạnh đó, Công ty cũng có những hình thức kỉ luật thích hợp đối với các cá nhân, tổ chức không tuân thủ những quy định, quy tắc và sai phạm.
Các cán bộ, công nhân viên trong Công ty được sắp xếp công việc phù hợp với khả năng, trình độ của mình để họ có thể phấn đấu phát triển năng lực chuyên môn một cách có hiệu quả, tạo nên môi trường làm việc thuận lợi và có hiệu quả.
Tổng số lao động: 112
Số cán bộ quản lý trực tiếp: 12
Số nhân viên trực tiếp sản xuất: 100
Biểu đồ 2.4: Cơ cấu nhân sự
2.2.2.1.3. Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng quản lý của lãnh đạo
Ban giám đốc Công ty là những người có quyền hành cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông của Công ty về việc thực hiện đúng và đầy đủ trách nhiệm, nhiệm vụ đã được quy định trong điều lệ tôt chức và hoạt động của Công ty.
Giám đốc Công ty là người có tư cách và phẩm chất đạo đức tốt; là người có tâm huyết, ý thức trách nhiệm với công việc; ông làm việc một cách nghiêm túc, có nguyên tắc và luôn lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên để từ đó có thể năng động điều chỉnh phương pháp quản lý điều hành của mình cho phù hợp.
Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và các trưởng, phó phòng. Họ là những người có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt, luôn hoàn thành tốt công việc của mình và đoàn kết các nhân viên trong Công ty lại với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
2.2.2.1.4. Các nhân tố bên ngoài
SVTH: Hồ Thị Nhung Trang 42
Hoạt động KSNB của Công ty không chỉ chịu tác động của các yếu tố bên trong mà còn chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài như: việc kiểm tra của thanh tra Bộ tài chính, Chi cục thuế, thanh tra lao động, an toàn lao động, vệ sinh môi trường,... Việc kiểm tra này giúp cho Công ty phát hiện kịp thời những sai phạm để có thể điều chỉnh và hạn chế tối đa các sai phạm có thể xảy ra nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của đơn vị. Tuy nhiên, nhờ việc kiểm tra này giúp cán bộ nhân viên luôn có ý thức về việc làm của mình sẽ bị giám sát chặt chẽ nên họ sẽ có trách nhiệm và thận trọng trong công việc, đặc biệt là đội ngũ kế toán nên hạn chế được các sai phạm xảy ra.
2.2.2.2. Đánh giá rủi ro
Bảng 2.4: Ước lượng rủi ro cho chu trình doanh thu
Hoạt động Các rủi ro Nguyên nhân
Giao dịch, chào bán sản phẩm
- Bán hàng không đúng giá cả
- Tính toán sai chiết khấu
- Chưa cập nhật kịp thời bảng giá mới - Do có sự nhầm lẫn giá giữa các mặt hàng
- Do áp dụng sai tỷ lệ phần trăm chiết khấu
Kiểm tra kỹ thuật
- Tính toán sai kỹ thuật
- Sai định mức nguyên vật liệu
- Do cán bộ kỹ thuật, cán bộ kế hoạch sơ suất và có sự nhầm lẫn trong việc kiểm tra định mức, tỷ lệ nguyên vật liệu, kỹ thuật, quy trình sản xuất
- Do thiếu sót về trình độ, năng lực của cán bộ kỹ thuật và cán bộ kế hoạch Triển khai sản
xuất
- Sản xuất nhầm sản phẩm
- Không hoàn thành đúng thời gian - Sai quy trình sản xuất
- Thừa hoặc thiếu hàng hóa
- Do có sự nhẫm lẫn giữa các sản phẩm - Do triển khai chậm
- Do nhầm lẫm quy trình sản xuất
- Do thiếu ý thức trách nhiệm trong công việc
- Do chưa ước lượng đúng khả năng tiêu thụ của thị trường
Giao hàng và làm thủ tục thanh toán
- Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng, chất lượng và đơn giá
- Sai sót trong chứng từ thanh toán - Giao hàng sai đối tượng
- Không nhận được tiền, nhận được tiền chậm hay nhận không đủ tiền
- Do có sự nhầm lẫn, thiếu tính cẩn thận, chủ quan
- Do thiếu ý thức trách nhiệm và trình độ, năng lực
- Việc ghi nhận, nhập liệu và ghi chép không chính xác về số lượng và đối tượng
- Do khách hàng không trả tiền, thanh toán chậm hay thanh toán không đủ
Ví dụ: Khi thực hiện việc chào bán sản phẩm là gạch Block thì có sự nhầm lẫn đơn giá giữa các loại với nhau, như là gạch Block HBL 1 có giá là 10.500 đồng/viên nhưng nhầm với gạch Block loại 3 có giá là 8.500 đồng/viên.
Ví dụ: Khi sản xuất gạch Block nhưng lại nhầm lẫn với quy trình sản xuất gạch Terrazzo.
2.2.2.3. Thủ tục kiểm soát
SVTH: Hồ Thị Nhung Trang 44
Công ty đã tuân tủ nguyên tắc phân công, phân nhiệm theo đó có bộ phận, phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm toàn bộ trước Ban giám đốc công ty về các nghiệp vụ phát sinh từ bộ phận của mình và được giao quyền quyết định tối đa nhằm rút ngắn thời gian sản xuất, tăng tính cạnh tranh của Công ty.
Theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, các bộ phận trong công ty không được phép giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Cụ thể:
- Trong quy trình tiêu thụ sản phẩm, hoạt động triển khai sản xuất xuất phát từ phòng kế hoạch, nhưng việc triển khai sản xuất do phòng tổng hợp thực hiện và cán bộ phòng tài chính – kế toán chịu trách nhiệm xuất kho sản phẩm giao hàng cho khách theo yêu cầu từ phòng kế hoạch.
- Trong quy trình mua hàng, việc lên kế hoạch mua nguyên vật liệu do cán bộ phòng kế hoạch thực hiện, việc giao dịch và triển khai mua hàng lại do phòng tổng hợp lập thực hiện, kết thúc quy trình là việc thanh toán và nhập kho do cán bộ phòng tài chính – kế toán thực hiện.
- Trong quy trình triển khai sản xuất, văn bản triển khai do phòng kế hoạch thực hiện phải có xác nhận của bộ phận kỹ thuật xác nhận về mặt quy cách, kỹ thuật sản phẩm và các bộ phận trực tiếp sản xuất.
Việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh, các chứng từ cũng được quy định cụ thể:
- Các chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng, sản xuất, xuất kho đều được yêu cầu lưu trữ tại tất cả các bộ phận có liên quan làm căn cứ đối chiếu thực hiện. Các chứng từ kế toán thực hiện theo đúng nguyên tắc kế toán.
- Các chứng từ luân chuyển giữa các bộ phận đều phải có xác nhận của trưởng bộ phận liên quan. Ví dụ như là khi đi mua hàng phải có xác nhận của trưởng phòng tổng hợp, đề nghị triển khai sản xuất phải căn cứ trên hợp đồng, triển khai sản xuất phải có xác nhận của trưởng phòng kế hoạch,...
2.2.2.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
- Công ty thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho Ban giám đốc và những người có thẩm quyền, nhất là những quyết định, thông tư và chuẩn mực kế toán.
- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống phần mềm kế toán có mật khẩu để ngăn chặn những người không có thẩm quyền đăng nhập vào hệ thống.
- Những thông tin, quy định của Công ty đều được ban hành rộng rãi dưới dạng văn bản hoặc thông báo để cho toàn thể cán bộ, công nhân viên trong Công ty có thể nắm bắt nhanh chóng, kịp thời và thực hiện.
2.2.2.5. Giám sát
- Công ty thực hiện giám sát thường xuyên bằng cách thu thập, tham khảo ý kiến đóng góp từ nhiều phía: khách hàng, nhà cung cấp và cán bộ, công nhân viên trong nội bộ Công ty để có thể giám sát, quản lý hệ thống kiểm soát của DN có thực hiện đúng hay không.
- Giám sát định kỳ thường được thực hiện bằng các cuộc thanh tra thuế,... Bằng việc tiếp thu ý kiến trực tiếp từ thanh tra thuế thì Công ty có thể điều chỉnh hoặc thiết kế lại hệ thống KSNB cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty
2.2.3. Hệ thống kiểm soát đối với chu trình doanh thu tại Công ty
2.2.3.1. Các quy định, quy chế về kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu
Công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu là một trong những vấn đề đáng quan tâm, có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, Ban giám đốc cũng như các cán bộ nhân viên trong Công ty cổ phần vật liệu xây dựng số 1 Thừa Thiên Huế luôn chú trọng đến việc thiết lập và tuân thủ một cách có nguyên tắc công tác KSNB nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Để tìm hiểu về hệ thống KSNB đối với chu trình doanh thu cũng như các thủ tục kiểm soát được thiết lập tại Công ty cổ phần vật liệu xây dựng số 1 Thừa Thiên Huế, em đã sử dụng hệ thống bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng “Có – Không” để thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát cũng như các thủ tục. Kết quả khảo sát cho thấy Công ty cổ phần vật liệu xây dựng số 1 Thừa Thiên Huế với cơ cấu tổ chức hợp lý đã thiết lập được hệ thống kiểm soát hữu hiệu, đảm bảo được nguyên tắc “phân công, phân nhiệm” và nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”.
Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền được thiết kế đầy đủ, hợp lý đúng với chế độ hiện hành, đảm bảo cung cấp thông tin tài chính kế
SVTH: Hồ Thị Nhung Trang 46