3.1.1. Ưu điểm
3.1.1.1. Môi trường kiểm soát
• Lãnh đạo đơn vị luôn quan tâm đến tầm quan trọng của việc kiểm tra, kiểm soát, thực hiện chế độ quản lý và tiết kiệm chi phí trong việc phân công trách nhiệm cho các phòng ban chức năng.
• Công ty có một đội ngũ cán bộ, công nhân viên lâu năm nên rất thạo việc, đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực và kinh nghiệm.
• Công ty có chính sách nhận sự hợp lý, như là việc xây dựng, ban hành quy chế trả lương công khai, dân chủ. Điều này làm cho người lao động tin tưởng họ làm việc rất nhiệt tình, có hiệu quả, có ý thức trách nhiệm và góp phần giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành công việc hiệu quả.
SVTH: Hồ Thị Nhung Trang 76
• Cơ cấu tổ chức của Công ty theo kiểu trực tuyến, chức năng gọn nhẹ đã phát huy tác dụng của nó trong công tác kiểm soát trực tiếp hoạt động của đơn vị.
• Cỏc chớnh sỏch, thủ tục ở cụng ty rất rừ ràng, cụ thể, cỏc quy định ở cỏc phũng ban được phổ biến, thông báo rộng rãi.
• Sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình thực hiện.
• Môi trường làm việc thoải mái nhằm tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân và những yêu cầu nghề nghiệp cần thiết để hạn chế các gian lận, sai sót xảy ra.
3.1.1.2 Tổ chức công tác kế toán
• Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức khá chặt chẽ với một kế toán trưởng và năm kế toỏn viờn nờn mọi nghiệp vụ kinh tế đều được theo dừi và phản ảnh kịp thời, đầy đủ, chính xác. Mỗi kế toán viên sẽ chịu mọi trách nhiệm về phần hành của mình nhưng bên cạnh đó còn hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
• Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo đều tuân thủ theo những yêu cầu trong chế độ, quy định của Bộ tài chính. Việc công ty áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” đã giúp cho công ty giải quyết công việc một cách linh hoạt, chính sách đảm bảo đầy đủ các yêu cầu, nguyên tắc cơ bản trong công tác hạch toán.
• Các chứng từ phát sinh nghiệp vụ kinh tế luôn được tập hợp một cách nhanh nhất sau khi nghiệp vụ xảy ra, không để tình trạng chứng từ bị dồn đọng.
• Phòng kế toán tại Công ty được trang bị hệ thống máy vi tính đầy đủ để phục vụ cho công tác kế toán. Việc Công ty áp dụng hình thức kế toán máy đã giúp cho việc thu thập, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời.
3.1.1.3 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng
• Công ty đã ban hành các thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh thu làm cơ sở cho việc thực hiện, nhờ đó mà công tác kiểm soát được thống nhất.
• Cú chớnh sỏch, kế hoạch bỏn hàng rừ ràng: chớnh sỏch gớa, chớnh sỏch chiết khấu, chính sách tín dụng và công tác thẩm định khách hàng cũng như có chính sách bán chịu, thu nợ cụ thể đối với khách hàng
• Công ty áp dụng nguyên tắc phân công, phân nhiệm nhằm phân chia trách nhiệm cụ thể cho các cán bộ nhân viên nhằm thực hiện có hiệu quả các công việc.
• Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát việc, thu thập, ghi nhận, xử lý số liệu; kiểm tra việc cập nhật số liệu vào chương trình máy nhằm đảm bảo doanh thu tính ra được chính xác.
• Trong chu trình bán hàng – thu tiền, Công ty đã sử dụng hệ thống sổ sách với các sổ chi tiết, sổ tổng hợp khá đầy đủ, đáp ứng tốt nhu cầu hạch toán, cung cấp thông tin liên quan.
3.1.2. Nhược điểm
3.1.2.1. Môi trường kiểm soát
• Về cơ cấu tổ chức: Bộ máy tổ chức không đổi mới và trong cơ cấu tổ chức có sự tách biệt về quản lý – điều hành.
SVTH: Hồ Thị Nhung Trang 78
• Chính sách nhận sự: Hầu hết bộ máy quản lý ít được đổi mới về chính sách nhận sự.
• Công tác lập kế hoạch dự toán về tình hình sản xuất và tiêu thụ hằng năm.
• Hiện nay, cán bộ quản lý của công ty thực sự có truyền thống và kinh nghiệm.
Tuy nhiên, trong bối cảnh kinh doanh mới còn tồn tại một số bất cập về trình độ ngoại ngữ, tin học và tinh linh hoạt.
• Hiện nay, công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ nên việc kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán ở Công ty vẫn chưa chặt chẽ, kiểm soát đối với chu trình doanh thu chưa đạt hiệu quả cao.
3.1.2.2. Công tác tổ chức kế toán
• Các báo cáo chưa phát huy hết vai trò phân tích doanh thu, chưa có thông tin về sự biến động giữa doanh thu thực tế thực hiện được và không có kế hoạch đặt ra để so sanh sự biến động đó.
• Phần mềm kế toán chỉ mới đáp ứng được về chức năng, nhiệp vụ kế toán còn chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu kiểm soát của DN.
• Quá trình phối hợp, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận chưa được thực hiện một cách nhuần nhuyễn, kịp thời.
• Hệ thống chứng từ còn ít, điều này sẽ dẫn đến nhiều rủi ro.
3.1.2.3. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng
• Vấn đề ghi nhận doanh thu bán hàng không đảm bảo nguyên tắc kịp thời.
• Công tác thẩm định khách hàng còn mang tính hình thức.
• Công ty chưa thực hiện việc so sánh giữa doanh thu thực tế và doanh thu trên sổ sỏch hoặc phần mềm để làm rừ nguyờn nhõn nếu cú sự chờnh lệch đú.
• Chưa có sự kiểm tra chặt chẽ trong quy trình cung cấp hàng hóa cho khách hàng.
• Hiện này chưa cú một chớnh sỏch bỏn hàng tớn dụng hay chiết khấu rừ ràng, cụ thể nhằm thu hút khách hàng tới với công ty.
• Công tác nghiên cứu thị trường và hoạt động Marketing chưa được chú trọng và thực hiện ở công ty.
• Công ty chưa thiết kế mẫu đơn đặt hàng dành cho khách hàng.
• Chưa thành lập được bộ phận thẩm định khách hàng.
3.2. Biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát đối với chu trình doanh