Hoàn thiện môi trường kiểm soát - Biện pháp nhằm h- 123docz.net

3.2. Biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát đối với chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng số 1 Thừa Thiên Huế

3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát

3.2.1.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty

Để nâng cao hơn nữa hiệu quả trong công tác KSNB đối với chu trình doanh thu thì Công ty nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ. Thông qua bộ phận kiểm toán nội bộ, DN sẽ xác nhận được tính đúng đắn, hợp pháp của các tài liệu, số liệu kế toán, báo cáo quyết toán,... của DN. Kiểm toán sẽ giúp cho công tác quản lý, công tác chuyên môn nghiệp vụ tài chính kế toán của DN sẽ đi vào nề nếp, tự đánh giá lại, rút kinh nghiệm để từ đó có những biện pháp khắc phục nhằm chỉ đạo và thực hiện tốt hơn.

Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận chức năng giúp Giám đốc Công ty xác nhận, kiểm tra và đánh giá toàn bộ kết quả hoạt động SXKD của toàn Công ty và có nhiệm vụ:

• Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt là sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính kế toán, quy định và quyết định của giám đốc.

• Kiểm tra sự phù hợp, hiệu quả của hệ thống KSNB.

• Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận, sai sót trong quản lý, sử dụng vốn và tài sản.

• Đề xuất những kiến nghị và biện pháp xử lý các sai phạm, cũng như đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hệ thống quản lý, điều hành của Công ty.

• Xây dựng kế hoạch và kiểm toán hằng năm đối với các hoạt động trong đơn vị.

Với các nhiệm vụ trên, bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ góp phần rất tích cực trong việc KSNB đối với chu trình doanh thu ngày càng hoàn thiện và hiệu quả.

3.2.1.2. Chính sách nhân sự

• Chiến lược đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty phải được xây dựng một cách chi tiết, khoa học, cụ thể, phù hợp với thực tiễn.

• Ngoài việc xây dựng chiến lược đào tạo lâu dài, Công ty phải xây dựng chính sách thu hút nhân tài thông qua chế độ trả lương, trả thưởng,...

• Đồng thời, định kỳ thực hiện viêc luân chuyển cán bộ trong từng bộ phận hoặc giữa các bộ phận với nhau.

3.2.1.3. Công tác lập kế hoạch, dự toán

• Cần có kế hoạch cụ thể theo từng tháng, năm về kế hoạch sản xuất và tiêu thụ.

• Cần theo dừi cỏc kế hoạch ở tất cả cỏc bộ phận, phũng ban theo từng thỏng.

3.2.2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu

3.2.2.1. Thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng SVTH: Hồ Thị Nhung Trang 80

• Công ty nên thiết kế mẫu đơn đặt hàng cho khách hàng để có thể kiểm soát được tính xác thực của đơn đặt hàng

• Đơn đặt hàng được lưu cùng hóa đơn bán hàng, phiếu xuất hàng...để làm căn sự sau này đối chiếu.

• Cần có nhân viên chịu trách nhiệm về việc đảm nhận các đơn đặt hàng, sau đó phõn loại cỏc đơn đặt hàng, ghi vào sổ theo dừi đơn hàng và chuyển sang cỏc bộ phận liên quan trực tiếp xử lý.

3.2.2.2. Công tác thẩm định khách hàng

Thành lập tổ thẩm định gồm những người có liên quan trong phòng kinh doanh và phòng kế toán, trong đó có kế toán trưởng và trưởng phòng kinh doanh.

3.2.2.3. Chính sách tín dụng

• Cần lập phiếu thẩm định khách hàng hàng tháng và đánh giá tình hình công nợ theo tháng để phân tích, tìm hiểu khách hàng

• Công ty nên có phương án bảo lãnh nợ của ngân hàng đối với một số khách hàng mua nợ với số lượng lớn.

• Cần có sự kiểm tra hạn sử dụng một tháng 1 lần và lập báo cáo về số hàng sắp hết hạn sử dụng để có biện pháp xử lý kịp thời.

3.2.2.4. Doanh thu bán hàng

• Thiết lập bảng so sánh giữa doanh thu trên thực tế và doanh thu trên sổ sách kế toán hoặc phần mềm.

• Cần thiết lập các chính sách bán hàng như chính sách tín dụng, chiết khấu nhằm thu hút khách hàng, mở rộng thị trường.

3.2.2.5. Giám sát

Công ty thường xuyên tăng cường khả năng giám sát công việc một cách thường xuyên, bằng cách mợi chứng từ khi phát sinh trong ngày đều được thông qua bộ phạn kiểm soát, kiểm tra chặt chẽ

3.2.2.6. Đề xuất cơ chế kiểm soát trong chu trình doanh thu

• Thủ tục phê duyệt

Bảng 3.1: Thủ tục phê duyệt đối với chu trình doanh thu Các nghiệp vụ

phát sinh

Cấp phê duyệt Cơ sở phê duyệt Dấu hiệu phê duyệt Xác nhận, kiểm tra

yêu cầu khách hàng

Trưởng phòng tổng hợp

Số lượng, quy cách, thời gian giao hàng

Ký duyệt xác nhận kiểm tra yêu cầu khách hàng

Chào bán sản phẩm Trưởng phòng tổng hợp

Giá bán, số lượng, quy cách, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán

Ký duyệt bán chào

Triển khai sản xuất Trưởng phòng kế hoạch kiểm tra, Giám đốc phê duyệt

Số lượng, quy cách, phương thức sản xuất

Ký duyệt triển khai sản xuất

Giao hàng Trưởng phòng tổng hợp, Giám đốc duyệt giao hàng

Số lượng, quy cách, phương thức giao hàng, thời gian giao hàng

Ký duyệt giao hàng

• Báo cáo bất thường: là việc các cán bộ, công nhân viên, các bộ phận, phòng ban trong DN phải có trách nhiệm báo cáo về các vấn đề bất hợp lý, các trường hợp bất thường xảy ra mà họ phát hiện được ở trong công ty, kể cả trong và ngoài bộ phận của mình. Báo cáo phải kịp thời, ngay khi phát hiện ra hoặc báo cáo lại sau nhưng không để quá trễ. Phải báo cáo cho người có trách nhiệm và có thẩm quyền để xem xét vấn đề và đưa ra hướng xử lý. Báo cáo bất thường được thực hiện khi các nghiệp vụ xảy ra không đúng quy định, quy trình; khi có những bất hợp lý, những vấn đề chưa từng xảy ra hoặc xảy ra nhưng lại có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty,...

• Bất kiờm nhiệm: Cụng ty phải thực hiện phõn tỏch rừ ràng cỏc chức năng như là phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận tài sản.

• Đối chiếu: Các nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Thủ tục đối chiếu nhằm mục đích ngăn ngừa và phát hiện các gian lận, sai sót trong việc thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ, góp phần tăng cường ý thức trách nhiệm giữa các cán bộ, công nhân viên. Thủ tục đối chiếu SVTH: Hồ Thị Nhung Trang 82

cần kịp thời và phải điều tra rừ nếu phỏt hiện ra sự khỏc biệt, trỏnh việc đối chiếu các thông tin từ một nguồn, cần đối chiếu từ các nguồn khác nhau để đảm bảo độ tin cậy.

• Thủ tục sử dụng chỉ tiêu: Công ty cần lượng hóa tối đa những mục tiêu đặt ra cho các cá nhân và các bộ phận để kiểm soát theo các chỉ tiêu đó. Mục tiêu khi được cụ thể húa thành cỏc chỉ tiờu thỡ sẽ dễ dang theo dừi và kiểm soỏt. Cỏc chỉ tiêu đặt ra phải có tính khả thi và phải có người chịu trách nhiệm khi thực hiện không đạt chỉ tiêu.

• Kiểm tra và theo dừi: Điều này giỳp phỏt hiện kịp thời những sai sút ngiờm trọng xảy ra, có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ Công ty. Các cán bộ, công nhân viờn, cỏc bộ phận, phũng ban luụn sẵn sàng trong việc bị kiểm tra, theo dừi.

• Đề xuất quy trình luân chuyển chứng từ chu trình doanh thu:

Khách hàng

Giấy ĐKNH Xem xét và ký kết HĐ

Yêu cầu khách hàng

Khách hàng yêu cầu nhận hàng

Lập giấy ĐKNH Hợp đồng kinh tế

Yêu cầu khách hàng

N Hợp đồng kinh tế A – 2

Hóa đơn

Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho

A - 2

B - 3

N Ghi nhận và in hóa đơn

Nhập dữ liệu

Tập tin ghi NK

Tập tin PTKH Tập tin hóa đơn

Tập tin phiếu XK Tập tin HĐKT

Tập tin KH, HTK Thông báo lỗi

Tại phòng tổng hợp

Lưu đồ 3.1: Đề xuất quy trình xử lý yêu cầu khách hàng

Tại bộ phận công tác kinh doanh

SVTH: Hồ Thị Nhung Trang 84

B-3 3 Hóa đơn

2 2

Nhập dữ liệu liên quan Thông báo lỗi

Tập tin HTK Ghi nhận và in PXK Phiếu XK

Hóa đơn 3 2

Khách hàng C-4

Phiếu XK

Ghi nhận và in chứng từ GH

Phiếu GH 1 2

Kiểm tra và xuất hàng Phiếu XK

2 Phiếu GH

1 N

Lưu đồ 3.2: Đề xuất quy trỡnh theo dừi, ghi nhận bỏn hàng

Kho hàng Bộ phận cung ứng

SVTH: Hồ Thị Nhung Trang 85

Tập tin ghi NK

C-4 Hóa đơn

Nhập dữ liệu

In phiếu thu

2 3 Phiếu thu

D-5 Thông báo lỗi

Tập tin PTKH

Tập tin KH

Thông báo trả tiền

Hóa đơn

E-6 Phiếu thu

Ghi NK

Phiếu thu N 1

NK thu tiền

Kế toán tổng hợp

Lưu đồ 3.3: Đề xuất quy trình cung cấp hàng hóa

Tại phòng tài chính – kế toán Kế toán tiền

SVTH: Hồ Thị Nhung Trang 86

D - 5 3 Phiếu thu 2

Xác nhận ghi sổ Sổ quỹ

3 Phiếu thu 2

Kế toán công nợ

Khách hàng

Thủ quỹ

Lưu đồ 3.4: Đề xuất quy trình thu tiền