Chương 2: Phân tích thực trạng tình hình tài chính công ty
2.1.5. Tổ chức hệ thống kế toán của doanh nghiệp
Cũng như công tác quản lý thì công tác tổ chức kế toán giữ một vị trí quan trọng trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt tài sản, tiền vốn, vật tư của mình mặt khác công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, công ty không có các chi nhánh, không có bộ phận tách biệt, thực hiện công tác kinh doanh độc lập, chính vì vậy mà công tác kế toán ở công ty được tổ chức tập trung, mọi hoạt động trong phòng kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. Phòng tài chính kế toán chịu sự giám sát của ban kiểm soát, giám đốc công ty.
Phòng tài chính kế toán của công ty đảm nhận toàn bộ công tác kế toán, tài chính từ khâu thu nhận xử lý chứng từ, ghi sổ sách đến khâu lập báo cáo tài chính và phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty văn phòng phẩm Hồng Hà:
Phòng kế toán của công ty bao gồm 6 người, trong đó:
- Kế toán trưởng: Là người trực tiếp quản lý, tổ chức và điều hành mọi hoạt động của phòng kế toán. Kế toán trưởng có trách nhiệm giúp Giám đốc quản lý tài chính và sổ sách kế toán của công ty, kiểm tra và ký các kế hoạch tài chính, tín dụng và các tài khoản của công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm đảm bảo cho tất cả các giao dịch của công ty được ghi chép một cách chính xác, trung thực và đầy đủ trong các sổ sách kế toán của công ty. Ngoài ra, kế toán trưởng cũng trực tiếp thực hiện việc tổng hợp và lập các báo cáo tài chính.
- Kế toỏn vốn bằng tiền: Theo dừi số hiện cú và tỡnh hỡnh tăng giảm cỏc khoản vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu, tạm ứng, thanh toán nội bộ.
-Kế toán tổng hợp: Tập hợp chi phí giá thành, kiểm kê vật tư, thanh toán với người bán, kiểm kê tài sản cố định và xác định kết quả sản xuất kinh doanh.
- Kế toỏn bỏn hàng: Theo dừi doanh thu bỏn hàng, thuế đầu ra và giảm trừ doanh thu.
- Thủ quỹ: Lập bảng thanh toán lương,chi lương, chi - thu tiền, lập tài liệu báo cáo định kỳ cho cấp trên và cơ quan hữu quan.
Ngoài ra còn có nhân viên thống kê ở phân xưởng thực hiện tập hợp các số liệu ban đầu ở phân xưởng phục vụ cho việc tính giá thành, lương, thanh toán bảo hiểm, phụ cấp, quản lý tình hình sử dụng vật tư.
Hiện nay với mô hình quản lý của công ty và quy mô của doanh nghiệp thì công ty sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ nhằm kết hợp tối đa các yêu cầu khác nhau trong cùng một quá trình ghi chép để tránh ghi chép trùng lặp, trên cơ sở đó tăng hiệu suất công tác kế toán trong điều kiện hạch toán còn thủ công.
Do tránh ghi chép trùng lặp nên hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ làm giảm đáng kể khối lượng hạch toán do đó làm tăng hiệu suất công tác kế toán và cung cấp thông tin nhanh. Tuy nhiên, do kết hợp nhiều yêu cầu trong quá trình ghi chép làm cho mẫu sổ phức tạp, không thích hợp cho việc vi tính hoá. Yêu cầu của phương pháp này đòi hỏi các kế toán viên phải có trình độ vững vàng và đồng đều.
Bờn cạnh đú, cựng với sự phỏt triển của khoa học kỹ thuật, hiểu rừ được hiệu quả của việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nên từ tháng 4/2001
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán
bán h ngà Thủ quỹ Thống kê
phân xưởng Kế toán vốn
bằng tiền
công ty đã chính thức đưa phần mềm kế toán EFFECT vào công tác kế toán.
Theo yêu cầu của công ty, EFFECT đã được thiết kế theo hình thức sổ sách kế toán Nhật ký chứng từ, thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bao gồm các loại sổ sau:
- Các nhật ký chứng từ.
- Các bảng kê.
- Các sổ cái.
- Các bảng phân bổ, sổ, thẻ chi tiết khác.
Mô hình Nhật ký chứng từ ở công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
Chú thích:
Ghi hằng ngày hoặc ngắn hạn Ghi vào cuối tháng
Quan hệ đối chiếu.
BẢNG 2 : BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 2002, 2003, 2004
Đơn vị : đồng
TÀI SẢN Mã
số 2002 2003 2004 Chênh lệch 2004 so vói 2003
+/- %
1 2 3 4 5 6 = 5 - 4 7 = 6/4x100%
A.TSLĐ VÀ ĐT
NGẮN HẠN 100 28.578.584.682 43.879.787.395 50.956.503.913 7.076.716.518 16,13
I.Tiền 110 2.472.908.534 1.565.804.861 2.949.755.074 1.383.950.213 88,4
1.Tiền mặt tại quỹ 111 1.121.434.914 131.351.422 2.381.450.279 2.250.098.857 1713 2.Tiền gửi ngân
hàng 112 1.315.473.620 1.434.453.439 568.304.795 -866.148.644 -60,4
3.Tiền đang chuyển 113 II.Các khoản
ĐTTTC ngắn hạn 120
III. Các khoản 130 9.598.558.654 8.387.367.280
Chứng từ gốc
Bảng phân bổ Các sổ, thẻ chi
tiết
Bảng kê Nhật ký chứng từ
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Báo cáo t i chínhà
phải thu, trả 8.563.816.849 -1.211.191.374 -26,34 1.Phải thu của
khách hàng 131 8.302.297.174 9.068.062.158 8.244.758.345 -823.303.813 -20,24 2.Trả trước cho
người bán 132 55.034.385 9.993.500 72.903.875 62.910.375
.
629,5 3.Thuế GTGT
được
khấu trừ 133
4.Phải thu nội
bộ(134=135+136) 134 -Vốn KD đơn vị
trực thuộc 135
-Phải thu nội bộ
khác 136
5.Các khoản phải
thu khác 138 206.485.290 520.502.996 129.705.060 -390.797.936 -75
6.Dự phòng các
khoản phải thu 139 - 60.000.000
IV.Hàng tồn kho 140
15.088.628.190
32.355.249.328 39.450.046.870
7.094.797.542 19 1.Nguyên liệu, vật
liệu tồn kho 141 8.112.046.462 14.147.921.252 17.039.213.454 2.891.292.202 17,9 2.Công cụ, dụng cụ
trong kho 142 404.007.247 1.480.645.467 139.648.641 -1.340.996.826 -90,57 3.CP SXKD dở
dang 143 1.354.595.917
4.Thành phẩm tồn
kho 144 10.161.331.833 15.834.397.694 21.254.140.652 5.419.742.958 28,8 5.Hàng hoá tồn kho 145 56.646.731 913.197.736 1.117.720.196 204.522.460 22,4 6.Dự phòng giảm
giá HTK 146 - 20.912.821 - 100.676.074 -79.763.253 - 381
V.Tài sản lưu động khác
150
2.453.231.109 360.174.552 169.334.689
-190.839.863 - 53
1.Tạm ứng 151 1.095.336.521 350.273.734 169.334.689 - 190.939.045 - 51,7 2.Chi phí trả trước
dài hạn 152
3.Chi phí chờ kết
chuyển 153 1.138.423.633
4.Tài sản chờ sử lý 154 5.Các khoản thế
chấp,ký quỹ ngăn hạn
155
219.470.955 9.901.178
B.TSCĐ VÀ ĐT DÀI HẠN
200
14.728.364.154 22.289.430.718 21.930.869.834
-358.560.884 -1,6 I.Tài sản cố định 210
12.568.258.128
14.939.042.746 21.212.849.186
6.273.806.440 42
1.TSCĐ hữu hình 211 12.568.258.128 14.574.388.782 19.409.755.820 4.835.367.038 33,2 -Nguyên giá 212 22.235.205.603 25.315.508..250 33.143.245.350 7.827.737.100 31,1 -Giá trị hao mòn luỹ
kế 213 -9.666.947.475 -
10.777.119.738 - 13.733.489.530 -2.956.369.792 -27 2.Thuê tài chính 214 364.653.964 1.803.093.366 1.438.439.402 394,5
- Nguyên giá 548.914.444 2.493.931.920 1.945.017.476 354
Giá trị hao mòn luỹ
kế - 184..287.480 - 690.838.554 - 506.551.074 - 275
II.Các khoản 220
ĐTTC dài hạn 1.Vốn góp liên
doanh 221
III.CP XDCB dở
dang 230 2.165.106.026 6.437.026.164 IV.Các khoản ký
quỹ, cược dài hạn 240 913.361.808 718.020.657 -195.341.151 -21,4 TỔNG TÀI SẢN
(260=100+200) 260 43.306.948.836 66.169.218.113 72.887.373.756 6.718.155.643 10,15
NGUỒN VỐN
A.NỢ PHẢI TRẢ 300 23.382.817.028 43.983.544.087 48.228.226.206 4.244.682.119 9,65
I.Vay ngắn hạn 310 22.281.404.028 41.951.502.570 44.495.349.548 2.543.846.978 6 1.Vay ngắn hạn 311 21.353.834.932 35.656.681.017 39.083.126.005
2.Phải trả cho người
bán 312 612.298.034 5.188.256.985 5.503.154.396 314.897.411 6
3.Người mua trả tr-
ước tiền 313 113.676.595 93..268.980 58.981.499 - 342.873.981 - 36,7
4.Thuế và các
khoản nộp nhà nước 314 -43.697.280 240.132.723 - 345.142.759 -585.275.482 -243,7 5.Phải trả công
nhân viên 315 224.144.655 224.144.655
6.Phải trả nội bộ 316 7.Các khoản phải
trả, nộp khác 317 21.147.092 549.018..210 195..230.407 - 353787803 - 64,4
II.Nợ dài hạn 320 402.377.351 1.400.369.783 997.992.432 248
1.Vay dài hạn 321
2.Nợ dài hạn 322 402.377.351 1.400.369.783 997.992.432 248
III.Nợ khác 330 1.101.413.000 1.629.664.166 2.332.506.785 702.842.619 43.13
1.Chi phí trả trước 331 262.506.875
2.Tài sản thừa chờ
xử lý 332
3.Nhận ký quỹ, -
cược dài hạn 333 1.101.413.000 1.629.664.166 2.070.000.000 440.335.834 27 B. NGUỒN VỐN
CSH
(400=410+420)
400 19.924.131.808 22.185.674.026 24.659.147.550 2.473.473.524 11.15
I.Nguồn vốn, quỹ 410 19.924.131.808 22.185.674.026 24.659.147.550 2.473.473.524 11,15 1.Nguồn vốn kinh
doanh 411 12.289.402.141 12.314.249.011 26.800.344.189 14.486.095.178 117,64 2.Quỹ ĐTPT 412 409.165.891
3.Quỹ dự phòng tài
chính 413 237.590.025
4.Lợi nhuận chia
phân phối 414 -3.508.741.668 - 3.051.806.320 - 2.141.196.639 -1.836.016.007 601,7 5.Quỹ khen thưởng
phúc lợi 415
6.Nguồn vốn
ĐTXD cơ bản 416 11.063.471.668 12.923.231.335 II.Nguồn kinh phí,
quỹ khác 420 80.000.000
1.Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc 421 2.Quỹ khen thưởng,
phúc lợi 422 80.000.000
TỔNG NGUỒN VỐN
(430=300+400) 43.306.948.836 66.169.218.113 72.887.373.756 997.992.432 1,51
2.2. PHÂN TÍCH KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY