2.2.1. Nghiên cứu thị trường.
Trong hoạt động nhập khẩu thì thị trường là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp tham gia, vậy việc nắm bắt và mở rộng thị trường là điều vô cùng cần thiết. Hiểu được điều này, ngoài việc mở rộng các thị trường xuất khẩu thì công ty luôn chú trọng việc mở rộng thị trường nhập khẩu và củng cố thêm mối quan hệ với các bạn hàng lâu năm. Điều này hoàn toàn phù hợp với xu hướng phát triển và sự đa dạng hóa các mặt hàng nhập khẩu.
Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng của công ty.
Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng, công ty đã xác định đựơc mua cái doanh nghiệp cần tức là thị trường cần từ đó doanh nghiệp đi sâu vào nghiên cứu nhu cầu của thị trường. Việc nghiên cứu nhu cầu thị trường dựa vào bảng thống kê về tiêu thụ sản phẩm kì trước và dự báo tiêu thụ về tình hình thị trường, thu thập thông tin về nhu cầu qua các tài liệu, báo chí, ấn phẩm và nhu cầu của người tiêu dùng về mặt hàng tại thời điểm đó.
Đối với việc xác định khối lượng hàng hoá mua vào công ty đã biết xây dựng kế hoạch mua vào dựa vào mức bán ra, dựa vào lượng hàng hoá tồn kho từng thời điểm.
Tuy nhiên trong công tác xác định nhu cầu mua hàng công ty cũn cú một số hạn chế do nhận thức về tình hình biến động của thị trường còn chậm nên nhiều khi công ty xác định lượng hàng mua vào còn nhiều quá hoặc ít quá so với nhu cầu.
Ngoài ra công tác này vẫn tồn tại nhưũng mặt hạn chế. Công tác nghiên cứu thị trường chưa được quan tâm đúng mức, chưa nghiên cứu một cách có hệ thống, khoa học về dung lượng thị trường của những mặt hàng riêng biệt. Do đó công ty thường bị động trước những biến động của thị trường làm ảnh hưởng đến số lượng hàng hóa mua vào.
Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của một số nhân viên còn nhiều hạn.
Ngoài ra các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng của công ty do từ nhiều năm trước để lại nờn rất lạc hậu, điều đú hạn chế việc theo dừi, dự đoỏn nhu cầu của khỏch hàng.
Bảng 2.5: Những thị trường nhập khẩu chủ yếu của Công ty TNHH Thiết Bị Minh Tâm.
Nước xuất khẩu
Tổng số hợp
đồng NK Tỷ trọng
Nhật Bản 35 30.9%
Tây Ban Nha 23 20.3%
Mỹ 29 25.6%
Áo 12 10.6%
Anh 5 4%
Pháp 5 4%
Đức 2 1.7%
Trung Quốc 2 1.7%
Tổng cộng 113 98.8%
(Nguồn: Báo cáo hàng năm của công ty)
Qua bảng số trên ta thấy, những mặt hàng nhập khẩu của công ty có rất nhiều trên thị trường cung cấp thế giới. Hiện nay các quốc gia trên thế giới đang
đánh giá Việt Nam là một nước có môi trường đầu tư ổn định, một thị trường có tiềm năng lớn. Các nhà cung cấp nước ngoài luôn tìm cách cạnh tranh để đưa được sản phẩm của mình vào thị trường Việt Nam. Do đó, thị trường nhập khẩu đa dạng là một lợi thế cho các doanh nghiệp ở Viờt Nam nói chung và Công ty TNHH Thiết Bị Minh Tâm nói riêng có nhiều sự lựa chọn bạn hàng một cách có lợi nhất, phù hợp với thị trường trong nước.
Nhật Bản là nhà cung cấp đầu tiên cho công ty, là một bạn hàng lâu năm và đáng tin cậy. Công ty là nhà phân phối độc quyền cho hãng Olympus – Nhật Bản về mỏy xột nghiệm sinh húa tự động. Và Nhật Bản vẫn là nhà cung cấp lớn nhừt cho công ty từ khi thành lập đến nay.
Thị trường cung cấp Mỹ: là một thị trường cung cấp hàng đầu thế giới về mọi mặt. Kể từ khi Mỹ và Việt Nam ký Hiệp định thương mại song phương thỡ cỏc công ty của Mỹ đã xâm nhập vào thị trường Việt Nam nhằm cạnh tranh khốc liệt. Do đó, Công ty TNHH Thiết bị Minh Tâm đã khai thác triệt để những lợi thế đó để thu hút Mỹ trở thành bạn hàng lớn thứ 2 của Công ty.
Sau Mỹ, một thị trường có tác động không nhỏ tới tình hình hoạt động nhập khẩu của Công ty đó là Tây Ban Nha. Ngoài ra, Công ty cũng đã thâm nhập được vào một số thị trường lớn như Anh, Pháp, Đức, Ý….Do Công ty thành lập và đi vào hoạt động chưa lâu với sự non trẻ về kinh nghiệm do vậy Công ty vẫn chưa khai thác được triệt để các thị trường trên.
2.2.2. Các hình thức nhập khẩu chủ yếu.
Hiện nay, cụng ty ỏp dụng hai hỡnh thức nhừp khẩu chủ yếu là nhừp khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác. Hai hình thức này được tiến hành bởi các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh nhập khẩu máy móc, thiết bị sử dụng với ưu điểm tạo hiệu quả kinh doanh trong việc tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí, do không phải qua trung gian mua bỏn, đồng thời nhà nhừp khẩu cũn nhận biết được năng lực tài chính, kinh nghiệm qua giao dịch trực tiếp với nhà cung ứng.
Bảng 2.6 : Những hình thức nhập khẩu của công ty từ năm 2004 tới năm 2008.
Hình thức NK
2004 2005 2006 2007 2008
Giá trị % Giá trị Giá trị % Giá trị % Giá trị NK trực
tiếp 10072.6 49.62 11845.75 48 17950.83 46.03 19157.28 44.3 17563.3 38.9 NK ủy
thác 10227.4 50.38 12854.25 52 21049.17 53.97 24042.75 55.7 27536.7 61.1 Tổng giá
trị 20300 100 24700 100 39000 100 43200.03 100 45100 100
(Nguồn: phòng kinh doanh tổng hợp) Qua bảng phân tích trên, ta thấy xu hướng nhập khẩu ủy thác tăng lên so với nhập khẩu trực tiếp, năm 2004 tỷ lệ này khá cân bằng khi NK trực tiếp là 49,62% còn NK ủy thác là 50,38%. Nhưng tới năm 2008 tỷ lệ này là 38,9% và 61,1%, điều này cho thấy công ty có mối quan hệ rất tốt với những bạn hàng trong nước, uy tớn của cụng ty tăng lờn nờn nhừn được nhiều đơn hàng ủy thỏc và từ đó tăng lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên, hình thức NK trực tiếp lại đang có xu hướng giảm dần, điều này chứng tỏ hoạt động tự tiêu thụ, bán hàng trong nước của công ty chưa phát huy được hiệu quả như mong muốn.
2.2.3. Quy trình nhập khẩu hàng hóa.
Khi có một đơn hàng kinh doanh nhập khẩu, công ty phải thực hiện qua các bước sau:
• B.1.Ký hợp đồng ngoài.
Sau một quá trình tìm hiểu, trao đổi qua lại, khâu đầu tiên trong quy trình kinh doanh xuất nhập khẩu là ký kết hợp đồng. Một hợp đồng xuất khẩu thường cú cỏc nội dung sau:
Số hợp đồng ( contract No) Ngày tháng ký hợp đồng Tên và địa chỉ cỏc bờn Định nghĩa trong hợp đồng
Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng Các điều khoản và điều kiện:
Điều khoản tên hàng (Description): “tờn hàng” là điều khoản quan trọng của mọi hợp đồng. Nó nói lên đối tượng mua bán, trao đổi và do đó được diễn đạt chính xác. Có nhiều cách biểu đạt tên hàng như ghi tên hàng như ghi tên thương mại của hàng hóa kèm theo tên địa phương sản xuất ra hàng hóa đó, hay tên hàng kèm theo nhãn hiệu của nó. Cần chú ý nắm vững danh mục hàng được gọi trong buôn bán quốc tế, trong sản xuất và trong tập quán quốc tế để có thể quy định tên hàng đỳng, trỏnh sai sót hiểu nhầm.
Điều khoản số lượng (quantity): Điều khoản này nói lên mặt “lượng” của hàng hóa được giao dịch, gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa, phương pháp quy định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng.
Có nhiều đơn vị tính số lượng hàng hóa: hàng hóa có thể tính bằng cái, chiếc, kiện…hoặc tính theo các đơn vị chiều dài, trọng lượng, thể tích, dung tớch…Vể cỏch quy định số lượng, có thể quy định cụ thể, chính xác với những hàng tính bằng
đơn vị cái, chiếc…hoặc quy định một cách phỏng chừng, tức là quy định có kèm theo đúng sai:
Điều khoản giá cả (price): gồm cả đơn giá và tổng giá
+ Đồng tiền tớnh giỏ: có thể là đồng tiền của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc của một nước thứ ba. Việc lựa chọn đồng tiền tớnh giỏ thường theo tập quán buôn bán hiện hành.
+ Mức giỏ: giá là giá quốc tế nờn cỏc bên phải tuân theo nguyên tắc xác định giá quốc tế
+ Phương pháp quy định giá: có nhiều cách quy định: giá cố định, giá quy định sau, giá linh hoạt, giá di động. Tuy nhiên, trong các hợp đồng của công ty, phương pháp quy định phổ biến nhất vẫn là giá cố định do giá cả các mặt hàng không biến động nhiều, thời gian thực hiện hợp đồng không dài
Điều khoản phẩm chất ( quality): Điều khoản này nói lên mặt “ chất” của đối tượng hàng hóa, gồm những vấn đề liên quan tói tính năng, quy cách, kích thước, tác dụng, công suất, hiệu suất…của hàng hóa đó. Một số phương pháp xác định phẩm chất là: dựa vào mẫu hàng, dựa vào phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn, dựa vào quy cách của hàng hóa, dựa vào chỉ tiêu đại khái quen dùng, dựa vào hàm lượng chất chủ yếu, dựa vào số lượng thành phẩm thu được từ hàng hóa đó, dựa vào hiện trạng hàng hóa, dựa vào việc xem hàng trước, dựa vào dung trọng hàng hóa, dựa vào tài liệu kỹ thuật, dựa vào nhãn hiệu hàng hóa, dựa vào mô tả hàng hóa
Điều khoản bao bì (packing): đây không phải là điều khoản bắt buộc trong hợp đồng, tuy nhiên cũng rất quan trọng với những loại hàng hóa bắt buộc phải có bao bì để có thế chuyên chở và bảo quản. Người ta quy định chất lượng bao bi sử dụng theo 2 cách: quy định chất lượng bao bì phải phù hợp với một phương thức vận tải nào đó như đường sắt, đường biển…hoặc quy định cụ thể các yêu cầu về bao bì.
Điều khoản giao hàng (shipment): nội dung cơ bản của điều khoản này là xác định thời hạn và địa điểm giao hàng, phương tiện giao hàng, phương thức giao hàng…
Điều khoản thanh toan (payment): quy định đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và các điều kiện đảm bảo hối đoái.
Điều khoản khiếu nại và phạt ( claims and penalty) : một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra hoặc những sự vi phạm điều đã được cam kết giữa hai bên, thường là về việc giao hàng không đúng chất lượng, số lượng, bao bì, chứng từ khụng đỳng…
Điều khoản miễn trách( force majeure):quy định trường hợp nếu xảy ra thỡ bờn đương sự được hoàn toàn miễn hay hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng.
Những trường hợp này thường xảy ra sau khi kết thúc hợp đồng, có tính chất khách quan và không thể khắc phục được.
Điều khoản trọng tài (Arbitration): Cỏc bờn thỏa thuận với nhau về điều khoản này để trong trường hợp có tranh chấp xảy ra có thể giải quyết ngay sự việc một cách nhanh chóng và đơn giản nhất.
Điều khoản vận tải (transportation) và bảo hiểm (insurance): điều khoản vận tải quy định tàu chở hàng, mức bốc dỡ, thời gian bốc dỡ, điều kiện tống đạt “ thông báo sẵn sàng bốc dỡ”, quy định thưởng…núi chung, trong các hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Thiết bị Minh Tâm, điều kiện giao hàng là điều kiện CèF nờn tàu là do bên bán mua. Do đó điều khoản vận tải không quan trọng lắm và thường không có.
Điều khoản khác (other clauses): quy định số bản hợp đồng, số bản mỗi bên nắm giữ, thời hạn hiệu lực (từ ngày ký), quy định về việc sửa đổi, điều chỉnh hợp đồng…
• B.2. Xin giấy phép nhập khẩu.
Với những hàng hóa thuộc danh mục vân giấy phép nhập khẩu của Nhà nước cần phải xin được giấy phép nhập khẩu trước.
• B.3. Mở L/C ( nếu phương thức thanh toán là thư tín dụng)
Thư tín dụng là hình thức rất phổ biến để thanh toán ở công ty Công ty TNHH Thiết bị Minh Tâm nói riêng và trong các hợp đồng ngoại thương nói chung, bởi nó có nhiều ưu điểm sau:
-Giảm thiểu rủi ro trong thanh toán ngoại thương -Giao dịch được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi
-Đảm bảo an toàn, hiệu quả và chi phí thấp cho khách hàng
Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng, thanh toán bằng L/C, một trong các việc đầu tiên mà bên mua phải làm để thực hiện hợp đồng là việc mở L/C căn cứ vào hợp đồng ngoại đã ký ở trên. Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vào thời gian giao hàng. Thông thường L/C được mở khoảng 20-25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng.
• B.4. Thuê tàu lưu cước và mua bảo hiểm.
Các hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Thiết bị Minh Tâm thường mua theo điều kiện CIF, chính vì vậy nên công việc thuê tàu và mua bảo hiểm nói chung là do bên bán thực hiện.
• B.5. Thanh toán.
Công ty TNHH Thiết bị Minh Tâm thường thanh toán theo 2 phương thức:
- Điện chuyển tiền T/T
Nếu chuyển tiền trước khi có bộ chứng từ nhận hàng, công ty phải có công văn cam kết gửi ngân hàng. Nếu có bất kỳ rủi ro gỡ thỡ Công ty sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm. Nếu chuyển tiền sau khi nhận hàng thì công ty cần gửi bản sao tờ khai Hải quan và hóa đơn thương mại đề nghị Ngân hàng chuyển tiền cho đối tác nước ngoài.
- Thư tín dụng L/C
Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng phát hành, công ty kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ sẽ trả tiền cho ngân hàng. Sau đó công ty sẽ nhận được chứng từ để đi nhận hàng.
• B.6. Làm thủ tục Hải quan.
- Khai báo hải quan:
Nội dụng khai báo gồm: loại hàng ( hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới, hàng tạm nhập tái xuất…), tên hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào…cú 2 cách khai báo là:
+ Khai báo hải quan tại cửa khẩu.
+ Khai báo hải quan điện tử
• B.7.Giao nhận hàng và kiểm tra hàng.
Công ty trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị nhận ủy thác giao nhận tiến hành cá công việc sau:
Ký kết hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về.
Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận
Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa ( như vận đơn, lệnh giao hàng…) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải.
Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu ( nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giao nhận
Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu.
Theo dừi việc giao nhận, lập những biờn bản xỏc nhận tỡnh trạng hàng húa và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận
• B.8.Khiếu nại
Sau khi nhận hàng xong, trong vòng 24h phải thông báo cho nhà cung cấp ngoại biết về tình trạng hàng hóa vừa nhận. Nếu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ thiếu hụt, mất mát, Công ty lập tức hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất ( như biên bản giám định, COR,ROROC hay CSC…), hóa đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm…Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài ( nếu thỏa thuận trọng tài) hoặc tại Tòa án.
2.3. Đánh giá chung về hoạt động nhập khẩu của Công ty Công ty TNHH Thiết