MỸ THUẬT VIỆT NAM
2.1 Kế toán tiền lương tại Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam .1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và tình hình thu, chi Ngân sách của đơn vị hành chính sự nghiệp đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải được phản ánh vào chứng từ theo đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp được phân loại theo 4 chỉ tiêu: chỉ tiêu lao động tiền lương; chỉ tiêu vật tư; chỉ tiêu tiền tệ; chỉ tiêu tài sản cố định
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán của Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam tuân theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chứng từ kế toán tiền lương của Nhà trường gồm có:
+ Bảng chấm công
+ Giấy báo làm thêm giờ + Bảng thanh toán tiền lương + Hợp đồng lao động
+ Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Chứng từ kế toán được lập cho mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán của Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam được lập cả bằng tay và bằng mỏy. Chứng từ lập bằng tay rừ ràng, trung thực, tuõn theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Chứng từ lập bằng máy, được in ra từ phần mềm kế toán của Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam tuân thủ theo Quyết định 19/2006/QĐ- BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
Chứng từ kế toán của Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam được ký, đóng dấu đầy đủ theo đúng quy định.
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào Phòng kế toán đơn vị. Phòng kế toán kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán, trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ. Chứng từ kế toán được kiểm tra theo trình tự sau:
+ Kiểm tra tớnh rừ ràng, trung thực, đầy đủ của cỏc chỉ tiờu, cỏc yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số khụng rừ ràng thỡ Phũng Kế toỏn trả lại, yờu cầu làm thờm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Các chứng từ kế toán được sử dụng theo đúng quy định, được quản lý và lưu trữ cẩn thận, chặt chẽ; séc và các chứng từ có giá được quản lý như tiền.
2.1.2 Phương pháp tính lương
Cách thức tính lương cho một số lao động đại diện cho các nhóm lao động
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỸ THUẬT VIỆT NAM
Bảng 2.1: Danh sách cán bộ lĩnh lương tháng 12 năm 2010 LƯƠNG 730.000đ x HỆ SỐ
STT HỌ VÀ TÊN HỆ SỐ
LƯƠNG
CƠ BẢN PCCV PCTN PCGD TỔNG CỘNG
8,5%
BHXH
THỰC LĨNH
KÝ NHẬN
1 Lê Anh Vân 6,10 4.453.000 730.000 219.000 2.591.500 7.993.500 440.555 7.552.945
2 Đỗ Minh Tâm 5,08 3.708.400 292.000 219.000 2.000.200 6.219.600 340.034 5.879.566
3 Nguyễn Ngọc Long 5,08 3.708.400 438.000 219.000 2.073.200 6.438.600 352.444 6.086.156
4 Lê Thị Dung 5,08 3.708.400 219.000 1.854.200 5.781.600 315.214 5.466.386
5 Lê Văn Sửu 5,08 3.708.400 292.000 219.000 2.000.200 6.219.600 340.034 5.879.566
6 Chu Anh Phương 5,08 3.708.400 438.000 219.000 2.073.200 6.438.600 352.444 6.086.156
7 Trần Tuyết Mai 4,98 3.635.400 438.000 219.000 2.036.700 6.329.100 346.239 5.982.861
8 Nguyễn Văn Hiền 4,32 3.153.600 219.000 1.576.800 4.949.400 268.056 4.681.344
9 Nguyễn Xuân Thành 6,10 4.453.000 438.000 219.000 2.445.500 7.555.500 415.735 7.139.765
10 Đinh Xuân Việt 5,43 3.964.046 438.000 219.000 2.201.023 6.822.069 374.174 6.447.895
Cộng :
Tài liệu từ: Phòng tài vụ Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam 2010
• Bảng thanh toán phụ cấp chức vụ, bảng này do kế toán lập và được hiệu trưởng duyệt chi.
Phụ cấp chức vụ = HSLCB x PCCV (theo quy định) - Hiệu trưởng : HS 1
- Hiệu phó : HS0,8 - Trưởng phòng : HS 0,6
- Phó phòng : HS 0,4
Bảng 2.2: Bảng thanh toán phụ cấp chức vụ Tháng12 năm 2010
STT Họ và tên Chức vụ Hệ số
chức vụ
Số tiền
lĩnh (đ) Ký `nhận 1 Nguyễn Ngọc Long Trưởng khoa 0,6 438.000
2 Phạm Minh Tâm Phó phòng 0,4 292.000
3 Nguyễn Anh Vũ Hiệu phó 0,8 584.000
Cộng : 1.314.000
Tài liệu từ: Phòng tài vụ Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam 2010
Tổng số tiền là : Một triệu ba trăm mười bốn nghìn
Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Hiệu trưởng duyệt ( Ký, họ tên)
Kế toán căn cứ vào chức năng quyền hạn và nghĩa vụ của từng cá nhân trong nhà trường để lập bảng thanh toán phụ cấp trách nhiệm.
Phụ cấp trách nhiệm = Lương cơ bản x 0,3
Bảng 2.3: Bảng thanh toán phụ cấp trách nhiệm Tháng 12 năm 2010
STT Họ và tên Chức vụ Hệ số
phụ cấp
Số tiền
lĩnh (đ) Ký nhận 1 Chu Anh Phương Trưởng phòng 0,3 219.000
2 Nguyễn Quốc
Thể Giảng viên 0,3 219.000
Cộng : 438.000
Tài liệu từ: Phòng tài vụ Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam 2010
Tổng số tiền là: Bốn trăm ba mươi tám nghìn đồng chẵn
Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Hiệu trưởng duyệt ( Ký, họ tên)
Kế toán căn cứ vào công tác kiêm nhiệm của các cá nhân trong nhà trường để lập bảng thanh toán phụ cấp giảng dạy
Phụ cấp giảng dạy = Lương cơ bản x 50%
Bảng 2.4: Bảng thanh toán phụ cấp giảng dạy Tháng 12 năm 2010
STT Họ và tên Chức vụ
Hệ số phụ cấp giảng
dạy
Số tiền
lĩnh Ký `nhận
1 Nguyễn Văn
Hiền Giảng viên 50%lương 1.576.800
2 Lê Thị Dung Giảng viên 50%lương 1.854.200
Cộng : 3.431.000
Tài liệu từ: Phòng tài vụ Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam 2010
Tổng số tiền là: Ba triệu bốn trăm ba mươi mốt nghìn đồng chẵn Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Hiệu trưởng duyệt ( Ký, họ tên)
2.1.3 Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán kế toán tiền lương
* Tài khoản sử dụng
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam sử dụng hệ thống tài khoản tuân theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Tài khoản được sử dụng chính để hạch toán kế toán tiền lương tại Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam có tài khoản (TK) 334: Phải trả công chức, viên chức.
Tài khoản 334 dùng để phản ánh tình hình thanh toán giữa đơn vị hành chính sự nghiệp với cán bộ công chức, viên chức và người lao động trong Nhà trường về tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác.
Các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động phản ánh ở tài khoản này là những người có trong danh sách lao động thường xuyên của Nhà trường như cán bộ, công chức, viên chức và người lao động có hợp đồng dài hạn, thường xuyên mà Nhà trường có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT)
Tài khoản 334 là tài khoản loại 3 – tài khoản phải trả, có kết cấu của tài khoản phản ánh nguồn vốn. Bên nợ phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác đã trả cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; các khoản đã khấu trừ vào tiền lương, tiền công của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động. Số dư bên có phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động
Ngoài TK 334, Nhà trường còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán kế toán tiền lương như:
+ TK 111: Tiền mặt. TK 111 được chi tiết theo loại tiền tệ:
+ TK461: Nguồn kinh phí hoạt động lấy kinh phí để trả lương cán bộ qua tài khoản
+ TK 332: Các khoản phải nộp theo lương
+ TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước - thuế thu nhập cá nhân + TK 431: Các quỹ
+ TK 661: Chi hoạt động + TK 662: Chi dự án 2.1.4 Quy trình kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính, sự nghiệp.
Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp có Sổ Nhật ký và Sổ cái.
Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế.
Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ảnh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.
Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí.
Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.
Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Sổ cái trong Hình thức Chứng từ ghi sổ mở theo từng tài khoản trên một vài trang sổ riêng.
Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
- Hằng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập "Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại". Từ số liệu cộng trên "Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại" để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hợc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào sổ đaăg ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ cái.
- Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khóa Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kt phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ
đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập "Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế toán kèm theo "Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại" được sử dụng để ghi vào sổ Cái, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khóa các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khóa sổ để lập "Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên "Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuôố tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên "Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên Sơ đồ.
Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
SỔ
QUỸ BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
SỔ, THẺ KẾ TOÁN
CHI TIẾT
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ
GHI SỔ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ CÁI
BẢNG TỔNG
HỢP CHI TIẾT
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Trường Đại học Mỹ thuật Việt Nam tổ chức ghi sổ kế toán trên máy vi tính. Sử dụng phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET 2009 R63.24 của Công ty Cổ phần kế toán MISA.
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán.
- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra Ghi sổ chi tiết
Ghi sổ tổng hợp
Tài liệu thực tế minh họa
- Khi phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho cán bộ, công chức viên chức và người lao động tính vào chi hoạt động, chi dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án
Có TK 334 – Phải trả công chức, viên chức
SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
- Khi có quyết định sử dụng quỹ ổn định thu nhập để trả lương và quỹ khen thưởng để thưởng cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động, kế toán ghi:
Nợ TK 4311 – Quỹ khen thưởng Nợ TK 4313 – Quỹ ổn định thu nhập
Có TK 334 – Phải trả công chức, viên chức
- Khi phản ánh các khoản thu nhập tăng thêm phải trả cho công chức, viên chức và người lao động từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên, kế toán ghi:
Nợ TK 661- Chi hoạt động
Có TK 334 – Phải trả công chức, viên chức
- Khi phản ánh số BHXH phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động theo chế độ BHXH, kế toán ghi:
Nợ TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương Có TK 334 – Phải trả công chức, viên chức
- Khi xuất quỹ tiền mặt thanh toán tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản phải trả khác cho cán bộ công chức, viên chức và người lao động, kế toán ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả công chức, viên chức Có TK 111 – Tiền mặt
- Khi thanh toán tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản phải trả khách cho cán bộ công chức, viên chức và người lao động qua Ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả công chức, viên chức Có TK 4612 – Kinh phí hoạt động