Đặc điểm chung của công ty Nam Phong ảnh hưởng đến- 123docz.net

VÀ PHÁT TRIỂN NAM PHONG

2.1 Đặc điểm chung của công ty Nam Phong ảnh hưởng đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, công tác kinh doanh buôn bán ngày cạnh tranh ngày càng khắc nghiệt , công nghệ thông tin ngày càng được đánh giá cao và có giá trị làm tăng năng suất, tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần đẩu tư và phát triển Nam Phong được thành lập ngày 28/04/2006. Số : 0103024135 do Sở kế hoạch và phát triển đầu tư TP Hà Nội cấp.

Vốn điều lệ : 500.000.000 đ Gồm ba thành viên góp vốn:

- Bà : Tống Thị Quỳnh Mai : 3500 CP - Ông : Lưu Chí Thanh : 750 CP - Bà : Vũ Thị Huệ : 750 CP

Địa chỉ : Số 141 Thái Hà , Đống Đa , Hà Nội ĐT : 04.8573045 - Fax: 04.35376043 Showroom : 09 Thái hà, Đống Đa, Hà Nội ĐT : 04.3537.9395/3537.9399 Fax : 043.5379386

Chi nhánh : 75 Hồ Bá Kiện, P.15, Q.10, TPHCM ĐT : 08.3970.816

Web : namphongpc.com hoặc kholaptop.vn Ngành nghề kinh doanh:

+ Tư vấn chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nhệ thông tin + Sản xuất, buôn bán phần mềm tinn học, tư vấn thiết kế webside

+ Kinh doanh sản phẩm linh kiện điện tử, điện lạnh, điện gia dụng, điện máy công nghiệp, máy vi tính, hàng gia dụng, thiết bị bưu chính viễn thông, máy văn phòng.

Công ty hoạt động và kinh doanh chính là các mặt hàng máy tính xách tay và các thiết bị wifi. Hàng nhập trực tiếp từ Mỹ hoặc phân phối hàng trong nước, là đại lý của các hãng : HP, Dell, Toshiba, ….của FPT.

Quá trình phát triển công ty từ khi thành lập đến nay được chia ra làm 2 giai đoạn:

Giai đoạn 1: từ khi thành lập đến hết năm 2007: Giai đoạn này công ty mới đi vào hoạt động nên gặp rất nhiều khó khăn, khó khăn trong việc lựa chọn mặt hàng đưa vào kinh doanh chính, nguồn nhân lực thì ít mặt hàng công ty hoạt động lại đa dạng nên rất khó khăn trong khâu quản lý, khâu tiêu thụ sản phẩm, trong khi đó mối làm ăn quan hệ chưa được nhiều.

Giai đoạn 2: bắt đầu từ năm 2008 -> nay: Nhận thấy công ty cần có chiến lược kinh doanh mới với tình hình công ty không nên kinh doanh quá nhiều mặt hàng mà chỉ chọn 1 mặt hàng làm thế mạnh cho mình, chính vì vậy công ty thay đổi chọn sản phẩm laptop cùng linh phụ kiện laptop làm sản phẩm chính để kinh doanh và công ty đã tạo bước ngoặt lớn đã đưa sản phẩm do công ty cung cấp trên thị trường Việt Nam và có tên tuổi là 1 trong 10 những công ty phân phối laptop lớn nhất của Việt Nam.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

- Xây dưng tổ chức và thực hiện các mục tiêu kế hoạch do Nhà nước đề

ra, sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích thành lập doanh nghiệp.

- Tuân thủ chính sách chế độ pháp luật của nhà nước về quản lý quá trình thực sản xuất và tuân thủ những quy định trong các hợp đồng kinh doanh với các bạn hàng trong và ngoài nước

- Quản lý và sử dụng vốn theo đúng quy định và đảm bảo có lãi

- Thực hiện việc nghiên cứu phát tiển nhằm nâng cao năng suất lao động cũng như thu nhập của người lao động, nâng cao sức cạnh tranh của công ty trên thị trường trong và ngoài nước

- Chịu sự kiểm tra và thanh tra của các cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

- Thực hiện những quy định của Nhà nước về bảo vệ quyền lợi cho người lao động, an toàn lao động và bảo vệ môi trường sinh thái, đảm bảo phát triển bền vững, thực hiện đúng những tiêu chuẩn kỹ thuật mà công ty áp dụng cũng như những quy định liên quan đến hoạt động của công ty.

Để tăng tính chủ động trong hoạt động kinh doanh, công ty có những quyền hạn sau:

- Được chủ động đàm phán, ký kết và thực hiện những hợp đồng kinh doanh. Giám đốc công ty là người đại diện cho công ty về quyền lợi, nghĩa vụ sản xuất kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luâtj hiện hành

- Tham gia các hoạt động nhằm mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh như quảng cáo, triển lãm sản phẩm, mở các đại lý bán hàng

- Hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài khoản riêng tại ngân hàng….

Công ty CP Đầu Tư và Phát Triển Nam Phong có một vị trí hoạt động rất thuận lợi cho việc buôn bán, nằm trên một khu phố lớn luôn diễn ra những

hoạt động sôi nổi cho việc kinh doanh các mặt hàng về tin học, công ty có một cửa hàng rất đẹp và khang trang để phục vụ cho việc trưng bày sản phẩm của mình.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Là một đơn vị có quy mô nhỏ, công ty cổ phần đẩu tư và phát triển Nam Phong có tổ chức bộ máy ngọn nhẹ linh hoạt. Đứng đầu là ban giám đốc công ty, hỗ trợ ban giám đốc là các phòng ban chức năng và nghiệp vụ.

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Giám Đốc

Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán

- Tổng Giám đốc là bà Tống Thị Quỳnh Mai là người điều hành tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh, giao nộp nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn cũng như đảm bảo đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.

Giúp việc cho Tổng Giám đốc trong công tác quản lý gồm 2 giám đốc:

+ Một giám đốc kinh doanh :Ông Lưu Chí Thanh phụ trách kinh doanh.

25 Tổng Giám Đốc

+ Một giám đốc kiêm kế toán trưởng: Bà Vũ Thị Huệ giúp giám đốc thực hiện pháp luật kinh tế tài chính

 Phòng kinh doanh gồm: Phó Giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty, đối ngoại của công ty. Trực tiếp chỉ đạo và nhập xuất hàng.

- Nhân viên kinh doanh: bán hàng giá dearler cho khách hàng và phân phối số lượng lớn. Tìm kiếm khách hàng và chăm sóc khách hàng qua mạng, thường xuyên đăng tin rao vặt, quảng cáo về sản phẩm. Đi thị trường và chăm sác khách hàng. Khách hàng mua đi bán lại sẽ có gía tốt hơn khách hàng mua lẻ. Có khả năng làm việc lâu dài với khách hàng.

- Nhân viên bán hàng: Bán hàng và tiếp khách hàng tại các địa điểm kinh doanh và trưng bày hàng hóa. Bán giá theo webside. Hàng ngày tiếp xúc với khách hàng và trao đổi thông tin. Trưng bày hàng hóa, sắp xếp ngăn nắp hàng hóa, đảm bảo công tác vệ sinh máy, tránh xước máy và để máy bị bụi bẩn.

Tuân thủ theo đúng quy đinh chung của công ty, ghi chép lại các thông tin khách hàng để có hướng xử lý tiếp theo. Hàng hết báo lên phòng kinh doanh để nhập về bán.

-> Phòng kế toán:

- Kế toán trưởng: có trách nhiệm và quyền hạn cao nhất trong phòng tài vụ chịu trách nhiệm báo cáo các tình hình sổ sách kinh doanh lên giám đốc vào thời kỳ ( tháng, quý, năm) và là người tổng kết tổng hợp sổ sách, báo cáo tài chính, báo cáo thuế vào cuối niên độ

Sau kế toán trưởng có thủ quỹ, kế toán hàng hóa, kế toán thuế.

 Phòng kỹ thuật: Đứng đầu là Ông Nguyễn Văn Hùng trưởng ban bộ phận kỹ thuật tiếp theo là các kỹ thuật viên chuyên kiểm tra sửa chữa các thiết bị công ty, hàng khách hàng mua bị lỗi cần bảo hành. Cài đặt phần mềm, sửa chữa phần cứng cho tất cả các khách hàng đến với công ty. Nếu không sửa

chữa được phải đặt mới linh kiện thay thế. Đảm bảo thời gian thay thế cho khách khi bảo hành, có thể cho khách mượn máy về dùng khi cần thiết.

 Phòng bảo vệ:Chịu trách nhiệm trông xe, trông coi hàng hóa và bảo vệ tài sản của công ty. Giũ gìn trật tự cho cả công ty. Có trách nhiệm chung đối với tài sản của cụng ty. Phải cú sự giao nhận hàng húa rừ giữa cỏc ca làm bảo vệ.

2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ bộ máy kế toán:

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

- Thủ quỹ : là người chịu trách nhiệm về tiền tại công ty,thu chi tiền mặt và tiền ngân hàng. Thanh toán công nợ

27 KT TRƯỞNG

KT hàng hoá (kho, thu ngân)

KT thuế Thủ quỹ

- Kế toán hàng hóa: chịu trách nhiệm về các loại hàng hóa, xuất bán, hàng hóa mua vào, nắm bắt tình hình thành phẩm trong hệ thống sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng làm phiếu thu tiền, đảm bảo nhanh chính xác kế toán hàng hóa sẽ thực hiện những nhiệm vụ sau:

Làm kế toỏn kho sẽ theo dừi tỡnh hỡnh xuất-nhập-tồn: điều chuyển hàng hóa giữa các địa điểm, các kho và có trách nhiệm báo cáo hàng về kho, hàng còn hàng hết trong kho để cả công ty cùng nắm bắt được. Sẽ có kế hoạch bán hàng và nhập hàng cho kịp thời. Chủ động được hàng tồn kho.

Làm kế toán thu ngân: Làm phiếu thu tiền bán hàng trong ngày. Cuối ngày nộp tiền lại cho thủy quỹ.

- Kế toỏn thuế: Cú nhiệm vụ theo dừi bỏo cỏo thuế cho Giỏm đốc, cơ quan chức năng của nhà nước, đồng thời cú nhiệm vụ theo dừi chi tiết thu chi trong quỹ và tài khoản tại ngân hàng. Xuất hóa đơn bán hàng hàng ngày tổng hợp và làm báo cáo thuế tháng , năm, báo cáo với nhà nước tình hình kinh doanh của công ty với cán bộ quản lý trực tiếp.

2.1.4.2 Chế độ kế toán áp dụng

- Niên độ kế toán bắt đầu ngày 01/01/N kết thúc vào ngày 31/12/N - Chế độ kế toán áp dụng tại công ty CP Đầu Tư và PT Nam Phong là hình thức kế toán máy

Công ty CP ĐT và PT Nam Phong sử dụng phần mềm kế toán Misa cho công tác hạch toán kế toán của mình.

Phần mềm có đầy đủ những phân hệ kế toán như kế toán quỹ, kế toán ngân hàng, kế toán mua hàng, kế toán bán hàng…Người dùng có thể sử dụng cách tổ chức và mã hóa các thông tin khai báo như mã phòng ban, mã khách hàng, nhà cung cấp, mã vật tư hàng hóa, tài sản cố định…Người dùng còn có thể quản trị dữ liệu kế toán của mình như sao lưu giữ liệu kế toán nhằm hạn chế tối đa rủi ro với dữ liệu kế toán của doanh nghiệp, phục hồi dữ liệu kế

toán trong trường hợp dữ liệu kế toán làm việc bị hỏng không thể khắc phục được hoặc dự liệu bị mất, đổi mật khẩu đăng nhập, phân quyền cho người dùng, đến cuối kỳ có thể khóa sổ kỳ kế toán. Nhờ hệ thống Misa mà việc hạch toán giúp cho bộ phận kế toán tại công ty Nam Phong tiết kiệm được rất nhiều thời gian công sức, đã làm việc đạt được nhiều hiệu quả cao.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam - Phương pháp kế toán hàng tồn kho

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Gía mua vào + chi phí vận chuyển - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê định kỳ 2.2 Kế toán bán hàng tại công ty CP Đầu Tư và Phát Triển Nam Phong 2.2.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty

Công Ty CP Đầu Tư và Phát Triển Nam Phong bán hàng theo nhiều phương thức

- Bán hàng theo phương thức trực tiếp:

Hoạt động bán hàng khi thực hiện cần phải có hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và căn công ty căn cứ vào luật thương mại Việt Nam ban hành ngày 14/06/2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành luật. Trong hợp đồng có các nội dung chính sau:

- Tên hàng- xuất xứ- tiêu chuẩn- số lượng- giá cả.

- Thời gian, địa điểm và phương thức giao nhận hàng.

- Thời hạn và phương thức thanh toán.

- Trách nhiệm của mỗi bên.

- Điều khoản chung.

- Hiệu lực hợp đồng.

Đây là những căn cứ chủ yếu để bên bán giao hàng hoặc khi có phát sinh tranh chấp về kinh tế dễ dàng giải quyết. Một hợp đồng mua bán phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng Tài chính- Kế toán. Thủ tục ban đầu liên quan đến các điều khoản thoả thuận giữa hai bên do phòng kinh

doanh đảm nhận, phòng tài chính – kế toán sẽ thực hiện các bước tiếp theo như: Giao hàng, thu tiền bán hàng, hạch toán vào sổ sách kế toán. Hợp đồng mua bán được lập thành ba bản:

- Một bản phòng kinh doanh giữ lại.

- Một bản gửi tới phòng kế toán làm căn cứ viết hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho, biên bản giao nhận.

- Một bản khách hàng giữ lại.

Bán hàng thông qua ký kết hợp đồng kinh tế tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong hoạt động kinh doanh của công ty. Mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác tiêu thụ nói riêng và công tác kinh doanh nói chung.

Hình thức thanh toán nhanh

Khi khách hàng mua máy tính xách tay và thanh toán ngay tại cửa hàng sau khi lấy máy lúc này kế toán làm phiếu xuất bán bằng hệ thống phiếu Misa

TK thanh toán TK 111, TK phải thu 131, Mã kho để TK 156

Ví dụ 1: Ngày 01/09/2010 Anh Nguyễn Quang Điệp đến Cty mua 01 MTXT hiệu Sony Vaio CS380J/Q giá trước vat là 15.300.000, vat 10%

Lúc này kế toán bán hàng vào Misa làm phiếu bán hàng, Nợ TK 111: 16.830.000

Có TK 3331: 1.530.000 Có TK 511: 15.300.000

Sau khi kế toán bán hàng lập phiếu xong sẽ chuyển cho kế toán hóa đơn viết hóa đơn đỏ cho khách và lập phiếu thu (đây là phiếu thu có sẵn không phải hệ thống phiếu trên misa) và chuyển lại phiếu bán hàng cho quản lý ký duyệt đồng thời yêu cầu khách hàng thanh toán tiền với số tiền là 16.830.000.

Khi nhận đủ số tiền mà khách hàng đã thanh toán kế toán bán hàng đóng dấu đã thu tiền vào phiếu và chuyển cho khách một phiếu cùng hóa đơn đỏ, lưu

trữ lại một phiếu, khách hàng cầm phiếu này ra đưa cho kỹ thuật cài máy kiểm tra lại cấu hình mà kế toán đã làm trên phiếu và xác nhận lại xem khách đã thanh toán tiền hay chưa, rồi kỹ thuật ký lên phiếu xuất bán hàng kiêm bảo hành đó và trao trả cho khách.

- Trường hợp khách cọc trước một phần tiền và quay lại lấy máy sau, kế toán lập phiếu thu ghi Nợ TK 111, Có TK 131.

Ví dụ 2: Sáng ngày 15/09/2010 A Biên mua 01 máy HP CQ40-303, trị giá 10.000.000 đã bao gồm vat 10% Anh Biên cọc trước 1.000.000 và quay lại lấy máy ngày hôm sau, kế toán làm phiếu thu

Nợ TK 111: 1.000.000 Có TK 131: 1.000.000

Sáng ngày 16 anh Biên quay lại lấy máy và thanh toán nốt số tiền còn lại, kế toán làm phiếu xuất bán

Nợ TK 111: 9.000.000 Có TK 131: 9.000.000

Và ghi chỳ rừ ràng vào phần ghi chỳ phiếu này khỏch đó cọc 1.000.000 ngày 15/09/2010

- Trường hợp khách hàng mua máy thanh toán bằng cả tiền usd lẫn tiền vnd lúc này kế toán làm phiếu xuất bán để tài khoản thanh toán là 131, đồng thời sẽ làm 2 phiếu thu tiền khách hàng. Một là phiếu thu để TK thanh toán là 111, và một phiếu thu để tài khoản thanh toán là 112.

Ví dụ 3: ngày 20/9 ông Trần Trân Trọng qua công ty mua 01 máy acer 4738 giá 19 triệu đã bao gồm VAT 10%, khách hàng thanh toán 500$, còn lại khách thanh toán tiền việt. tỷ giá ngày 20/9 là 19.500

Lúc này kế toán làm phiếu bán hàng ghi TK thanh toán là 131 Nợ TK131: 19.000.000

Có TK 3331: 1.900.000 Có TK 511: 17.100.000

Và làm 2 phiếu thu tiền khách hàng

Một phiếu thu tiền usd kế toán ghi TK thanh toán là 112 Nợ TK 112: 500$

Có TK 131: 500$

Một phiếu thu tiền vnd ghi TK thanh toán là 111 Nợ TK 111: 19.000.000 – (19.500 * 500) = 9.250.000

Có TK 131: 9.250.000

Để khuyến khích bán hàng và tăng doanh thu, Công ty đã thực hiện biện pháp bán hàng cho khách hàng nợ lại.

Hình thức thanh toán trả chậm: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.

Chỉ áp dụng khi bán buôn cho khách hàng lớn và thường xuyên của doanh nghiệp. Thông thường các khoản trả chậm này không có lãi. Cuối tháng trước khi khoá sổ, công ty phải gửi thư xác nhận công nợ yêu cầu khách hàng xác nhận khoản nợ đối với công ty.

Thanh toán qua ngân hàng:

Khách hàng chủ yếu là các đơn vị có mối quan hệ thường xuyên, lâu dài với công ty và mua với khối lượng lớn. Khách hàng thông qua ngân hàng của mỡnh lập UNC hoặc Sộc chuyển khoản trờn đú ghi rừ tờn đơn vị nhận tiền - Cụng ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Nam Phong, số tài khoản…Ngân hàng của công ty sẽ báo có cho công ty. Khi đó kế toán phải tiến hành ghi vào hoá đơn bán hàng với nội dung đã thu nhận được Séc số…ngày..Tháng…Năm…Đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng.

Nghiệp vụ kế toán

Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng khi thực hiện việc giao hàng cho khách