II. Tình hình đấu thầu của Công ty giai đoạn 2000 –2003
1. Quy trình đấu thầu của Công ty
Từ các bớc trên của quy trình đấu thầu, ta có thể chia quy trình đấu thầu của công ty thành một số giai đoạn chủ yếu sau đây:
a. Giai đoạn tìm kiếm công trình dự thầu.
Hiện nay, công tác tìm kiếm nguồn đấu thầu của công ty chủ yếu là từ Bộ Giao thông vận tải, Bộ xây dựng, Tổng công ty, thông qua qua các phơng tiện thông tin đại chúng, các bản tin mời thầu đăng trên báo chí và th mời thầu của chủ đầu t. Ngoài ra, công ty còn khuyến khích: mỗi thành viên trong công ty nếu tìm kiếm đợc một công trình đấu thầu và công trình đó trúng thầu sẽ đợc hởng 0,02% giá trị của công trình. Qua chế độ khuyến khích này công ty đã
Khách hàng, chủ đầu t Gửi yêu cầu, thông báo mời thầu
Nhận yêu cầu
Tróng thÇu ? Chuyển giao cho phòng
dự án
Lập kế hoạch chuẩn bị hồ sơ thầu
Kiểm tra kế hoạch
Phân phối các đơn vị và cá nhân có liên quan Các đơn vị chuẩn bị hồ sơ
theo kế hoạch phân công Tổng hợp bộ hồ sơ
Kiểm tra hồ sơ
thông Gửi báo từ chèi
Hoàn chỉnh bộ hồ sơ
Trình Giám đốc ký duyệt Nộp hồ sơ thầu Tham dự mở thầu
Ký hợp đồng Tổ chức thi công Xem xét sơ
bé
L u hồ sơ, phân
tÝch nguyên
nh©n
phát huy đợc năng lực của cán bộ công nhân viên trong công ty làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm và làm cho số công trình trúng thầu của công ty ngày càng tăng lên. Tuy nhiên, chúng ta cũng có thể thấy rằng, nguồn thông tin của công ty hiện nay cha phong phú. Công ty nên mở rộng việc tìm kiếm thông tin từ các nguồn khác nh Internet, từ các nhà môi giới...
Sau khi có thông tin về công trình cần đấu thầu, công ty sẽ cử ngời đi xác minh về tình trạng tài chính của Chủ đầu t để tránh tính trạng chủ đầu t không có khả năng thanh toán gây tồn nợ cho công ty. Đồng thời công ty cũng tìm kiếm thông tin về các đối thủ cạnh tranh, về các yêu cầu kỹ thuật, tài chính của chủ đầu t, tiến hành phân tích năng lực của công ty để quyết định xem có nên tham gia đấu thầu hay không.
Sau khi tiến hành phân tích kỹ lợng các vấn đề nói trên công ty sẽ quyết
định có nên mua Hồ sơ mời thầu hay không. Nếu có, Giám đốc công ty sẽ phân công cho Phòng Kinh doanh tiến hành mua Hồ sơ dự thầu theo địa chỉ trong th mời thầu hoặc thông báo mời thầu.
b. Khảo sát thực địa
Sau khi mua Hồ sơ mời thầu, công ty sẽ cử một số cán bộ của công ty đi khảo sát thực địa. Công tác khảo sát thực địa bao gồm: khảo sát địa chất công trình, mặt bằng giá, nguồn khai thác nguyên vật liệu, khoảng cách vận chuyển, địa điểm tập kết nguyên vật liệu, lán trại cho cán bộ công nhân viên thi công công trình, mức sống dân c, khí hậu... Công tác khảo sát thực tế hiện trờng giúp công ty nhìn nhận khối lợng công việc phải làm cụ thể hơn, tỉ mỉ hơn giúp cho việc tổ chức thi công hợp lý. Việc khảo sát giá nguyên vật liệu giúp công ty xác định đợc mức giá dự thầu hợp lý nhất.
Chẳng hạn nh khi khảo sát thực địa của “Dự án các tuyến đờng ngoài công trờng phục vụ xây dựng nhà máy thuỷ điện Sơn La“, công ty đa ra một số kết luận sau:
- Hiện trạng tuyến đờng: Tuyến đờng nằm trong khu vực có địa hình rất khó khăn phức tạp, một bên là núi cao, một bên là vực sâu. Kết cấu mặt đờng hiện tại là mặt đờng đá dày 10 - 20m đã đợc xây dựng cách đây nhiều năm, mặt đờng hiện tại trong tình trạng h hỏng rất nhiều, xuống cấp, điều kiện thoát nớc mặt không tốt. Hệ thống cọc tiêu, biển báo, cột Km đã bị mất và hỏng phần lớn do vậy cần phải đầu t vào hệ thống này.
- Tình hình khai thác hiện tại: chủ yếu phục vụ vận chuyển hàng hoá và hành khách từ thị trấn Hát Lót đi Tà Hộc huyện Mai Sơn và ngợc lại, tuy nhiên khối lợng vận chuyển không đáng kể.
- Đặc điểm khí hậu: Hiện tợng sơng muối nhiều, khí hậu mang đặc thù của khí hậu nhiệt đới gió mùa. Cuối mùa đông ẩm ớt với hiện tợng ma phùn, mùa hạ nóng và ma nhiều...
- Điều kiện địa chất công trình: nhìn chung tuyến đờng nằm trong khu vực miền núi bao gồm các dạng địa hình chủ yếu nh sau:
+ Đồng bằng giữa núi và thung lũng, các đoạn này địa hình tơng đối bằng phẳng, tầng phủ trung bình 4-5m. Nền ổn định trên tầng phủ sét pha lẫn
đá dăm sạn trạng thái nửa cứng đến cứng.
+ Các đoạn đi qua sờn núi chiếm đa phần tuyến chủ yếu về cuối tuyến.
Các đoạn này độ dốc ngang núi từ trung bình đến lớn, tầng phủ mỏng từ 1- 1,5m trên lớp tàn tích từ 2-5m (đá phong hoá mạnh liệt).
- Điều kiện địa chất thuỷ văn: nớc ngầm phân bố trong khu vực miền núi chủ yếu ở dạng nớc cacsto và khe nứt đôi chỗ rỉ ra ở ta luy dơng nhng lu l- ợng thấp không ảnh hởng đến ổn định nền đờng.
- Địa chấn: toàn bộ khu vực nơi tuyến đi qua thuộc huyện Mai Sơn có cấp động đất 8-9.
- Các thông số kỹ thuật chính của tuyến đờng:
+ Chiều dài tuyến đờng: 11.5 Km + Cấp đờng: cấp IV miền núi.
+ Chiều rộng nền đờng: 7.5m.
+ Chiều rộng mặt đờng 5.5m, kết cấu bêtông nhựa hạt trung trên cấp phối đá dăm.
+ Kết cấu mặt đờng: Đá dăm tiêu chuẩn láng nhựa 4,5Kg/m2; Eyc>=1270daN/cm2.
+ Độ dốc dọc lớn nhất: 8%.
Sau khi khảo sát thực địa xong nhà thầu sẽ lập biện pháp tổ chức thi công trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công của Công ty T vấn thiết kế đờng bộ - Heco (8/2003) và các số liệu chỉ tiêu chung của tuyến đờng mà Công ty công trình giao thông 208 thu đợc qua quá trình đi thực tế khảo sát hiện tr- ờng tuyến nh: nguồn vật liệu, cự li vận chuyển, hiện trạng bình đồ tuyến đ- ờng...(8/2003), thông qua số liệu của bảng tiên lợng mời thầu, đối chiếu với số liệu do nhà thầu tự lập thông qua thiết kế kỹ thuật...
Nh vậy, ta có thể thấy rằng tất cả các công trình mà công ty tham dự thầu
đều đợc công ty tiến hành khảo sát thực địa một cách cẩn thận, kết hợp với chỉ dẫn kỹ thuật do Bên mời thầu cấp, số liệu của bảng tiên lợng mời thầu... công ty sẽ đa ra đợc biện pháp tổ chức thi công một cách chính xác. Đây chính là một điểm mạnh nâng cao khả năng thắng thầu của công ty.
c. Lập Hồ sơ dự thầu.
Sau khi khảo sát xong hiện trờng công trình, căn cứ vào Hồ sơ mời thầu và báo cáo khảo sát thực tế, công ty sẽ tiến hành lập Hồ sơ dự thầu. Một bộ Hồ sơ dự thầu luôn luôn phải đảm bảo đủ phần 4 sau đây:
* Nội dung về hành chính pháp lý:
- Bản sao về quyết định thành lập doanh nghiệp.
- Bản sao chứng chỉ hành nghề xây dựng, giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Bản sao quyết định xếp hạng doanh nghiệp.
* Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu:
- Thông tin chung.
- Năng lực cán bộ chuyên môn kỹ thuật.
- Năng lực máy móc thiết bị.
- Bảng kê tổng số năm kinh nghiệm trong công việc xây dựng chuyên dụng và bản kê các công trình đợc thực hiện trong vòng 5 năm qua có tính chất tơng tự kèm theo bản sao các hợp đồng.
* Năng lực tài chính và giá dự thầu:
- Tình trạng tài chính của nhà thầu: Số liệu tài chính trong 3 năm gần nhất: Tóm tắt tài sản nợ - có trên cơ sở báo cáo tài chính của 3 năm gần nhất, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của 3 năm gần nhất, Bảng cân đối kế toán của 3 năm gần nhất.
- Khả năng tài chính đáp ứng cho công trình.
- Giấy bảo lãnh dự thầu.
- Giấy đảm bảo cung cấp tín dụng.
- Tổng hợp giá dự thầu.
- Bảng phân tích đơn giá dự thầu.
* Nội dung về kỹ thuật:
- Bản vẽ và đề xuất biện pháp thi công:
- Phơng án tổ chức thi công.
- Biện pháp kỹ thuật thi công.
- Tiến độ thi công.
- Sơ đồ tổ chức quản lý công trờng và thuyết minh tổ chức hiện trờng.
- Các biện pháp đảm bảo chất lợng.
- Bố trí nhân lực tại công trình kèm theo chứng chỉ chuyên môn của các cán bộ.
- Bảng kê khai thiết bị thi công, thiết bị kiểm tra, thí nghiệm dùng để thi công công trình.
- Lực lợng công nhân kỹ thuật thi công.
Đây là các nội dung không thể thiếu trong bộ hồ sơ dự thầu, chúng thể hiện mức độ khoa học của công tác thi công và quản lý, chủ đầu t căn cứ vào
đó để nhận biết mức độ dảm bảo an toàn kỹ thuật, phân cấp trách nhiệm của các thành viên trong công ty đối với từng vấn đề cụ thể.
Nh vậy, ta thấy rằng việc chuẩn bị Hồ sơ dự thầu có tốt hay không ảnh h- ởng rất lớn đến khả năng thắng thầu của công ty.
Trong 4 phần trên thì nội dung về kỹ thuật và nội dung về thơng mại tài chính là 2 phần có tỷ trọng điểm cao nhất và đó cũng là hai phần công việc đòi hỏi phải có sự nỗ lực không ngừng của các cán cán bộ trong toàn công ty để có đợc hiệu quả cao nhất.
d. Giai đoạn nộp Hồ sơ dự thầu
Sau khi các tài liệu trên của Hồ sơ dự thầu đợc hoàn thành, công ty sẽ tiến hành đóng Hồ sơ dự thầu thành quyển và nộp hồ sơ theo thời hạn quy
định của Bên mời thầu. Hồ sơ đợc sắp xếp theo đúng thứ tự các tài liệu của h- ớng dẫn Hồ sơ mời thầu. Sau khi nộp Hồ sơ dự thầu cho Chủ đầu t, công ty vẫn tiếp tục nghiên cứu và đa ra những đề xuất kỹ thuật, tiến độ và biện pháp
thi công mới có hiệu quả cho cả chủ đầu t và công ty. Nh vậy, khả năng cạnh tranh của công ty sẽ cao hơn, tăng khả năng trúng thầu.
e. Giai đoạn thực hiện hợp đồng
Giai đoạn này đợc thực hiện sau khi có kết quả thông báo trúng thầu.
Nhìn chung, công ty thực hiện khá tốt giai đoạn này. Chất lợng, tiến độ thi công đảm bảo đúng theo yêu cầu của chủ đầu t. Trong quá trình thi công, công ty đã linh hoạt đề ra các biện pháp khuyến khích nâng cao năng suất lao động,
đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công trình. Công ty thực hiện kiểm tra, giám sát chặt chẽ kỹ thuật, chất lợng công trình nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót có thể xảy ra. Mặc dù giai đoạn này không ảnh hởng trực tiếp đến quá
trình đấu thầu nhng nó sẽ tạo uy tín cho công ty khi tham gia đấu thầu các công trình sau đó.
f. Tổng kết và đúc rút kinh nghiệm sau đấu thầu:
Sau mỗi dự án đấu thầu, công ty đều tổng kết để rút bài học kinh nghiệm.Với các dự án không trúng thầu, công ty tiến hành phân tích nguyên nhân để từ đó khắc phục ở những lần sau. Với những dự án trúng thầu, sau khi ký hợp đồng và đi vào thi công, những cán bộ lập Hồ sơ đấu thầu đánh giá lại xem đâu là điểm mạnh để tiếp tục phát huy, chỗ nào cha hợp lý để điều chỉnh.