1. Tăng cờng hoạt động tạo vốn, rút ngắn thời gian xây dựng, đẩy nhanh việc thanh quyết toán công trình.
Hiện nay, ở công ty đang gặp khó khăn về vốn, chủ yếu là vốn lu động.
Tuy công ty đã có một số biện pháp nhng nó vẫn không đủ mạnh để giúp công ty giải quyết vấn đề này. Do vậy, cùng với các biện pháp đề ra công ty nên kết hợp với các biện pháp sau để tăng cơ hội tăng nguồn vốn:
- Đa dạng hoá nguồn vốn:
+ Tạo vốn bằng cách sử dụng vốn ngân sách Nhà nớc (vốn Tổng công ty cấp), vốn vay ngân hàng...
Hiện nay, hầu hết vốn của công ty đang sử dụng đều là vốn vay ngân hàng. Do đó, công ty cần phải thiết lập mối quan hệ tốt với ngân hàng và các tổ chức tín dụng (đặc biệt là ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội) để nhận đ- ợc sự giúp đỡ của ngân hàng khi cần vay và bảo lãnh những khoản tiền lớn
đáp ứng nhu cầu của Bên mời thầu.
+ Tạo vốn bằng cách liên doanh, liên kết với các đơn vị khác nhằm tăng vốn nâng cao khả năng cạnh tranh trong quá trình dự thầu.
+ Tranh thủ sự tin tởng của khách hàng, ngời cung ứng để có thể đa ra
- Đổi mới cơ cấu nguồn vốn theo hớng tăng vốn tự có bằng các biện pháp nh: mạnh dạn thanh lý hoặc chuyển nhợng các thiết bị không sử dụng đợc, tìm cách rút ngắn thời gian khấu hao bằng cách sử dụng hết công suất máy móc thiết bị.
- Đẩy mạnh công tác thu hồi nợ đối với chủ đầu t chậm thanh toán.
- Đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh: bên cạnh việc tập trung thực hiện tốt nhiệm vụ chính của công ty là thi công các công trình, hạng mục công trình, công ty nên chuyển sang cả lĩnh vực kinh doanh nhà để bán, đầu t sản xuất các nhà máy sản xuất nguyên vật liệu xây dựng nhằm tăng tổng doanh thu, tăng lợi nhuận.
- Thi công dứt điểm các công trình, đảm bảo chất lợng từng công trình, sớm bàn giao cho chủ đầu t làm cho vốn đầu t sớm đợc thu hồi, giảm ứ đọng vốn vào công trình xây dựng dở dang. Nó làm giảm các chi phí kinh doanh và công ty có thể sử dụng đợc máy móc thi công và các năng lực khác vào công trình khác. Việc bàn giao phải gắn liền với việc thanh quyết toán và chuyển tiền. Công ty nên yêu cầu chủ đầu t thực hiện việc nghiệm thu thanh toán theo giai đoạn thi công để có vốn sản xuất cho các giai đoạn tiếp theo, vừa rút đợc vốn đầu t nhanh vừa có vốn tiến hành sản xuất tiếp, giảm chi phí nợ vay.
Hiện nay cũng đang có tình trạng vốn Nhà nớc rót vào công trình quá
chậm, các Ban quản lý dự án lại muốn công trình họ quản lý đạt tiến độ thi công đề ra và nh thế thì công ty bắt buộc phải áp dụng chiến thuật cầm chừng trong sản xuất để tạo sức ép rót vốn đầu t vì công ty đang rất khó khăn về vốn lu động trong sản xuất.
2. Đầu t mua sắm thêm máy móc thiết bị mới và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý và thi công xây dựng nhằm nâng cao chất lợng công trình.
Mặc dầu hiện nay, năng lực máy móc thiết bị của công ty tuy đã đợc chú trọng, đầu t đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh song năng lực về máy móc thiết bị của công ty vẫn cha thật đầy đủ để phục vụ xây dựng cho nhiều công trình, đặc biệt là những công trình lớn. Vì vậy, công ty phải đầu t mua sắm thêm máy móc thiết bị, thay thế một số thiết bị mới là hết sức cần thiết, tránh tình trạng phải đi thuê máy ngoài nhiều làm ảnh hởng tới tiến độ thi công.
Bờn cạnh đú, mỏy múc thiết bị là phần cốt lừi của cụng nghệ. Do đú, đổi mới máy móc thiết bị, kết hợp với việc đào tạo, nâng cao tay nghề của công nhân sẽ góp phần làm tăng năng suất lao động, nâng cao chất lợng công trình.
- Hiện nay, công ty có thể chọn một trong các biện pháp sau hoặc kết hợp các biện pháp với nhau để đổi mới công nghệ nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của công ty:
+ Làm đề án trình lên Tổng công ty phê duyệt để vay vốn mua máy móc thiết bị thi công, đáp ứng ngay yêu cầu hiện tại và tơng lai.
+ Chuyển giao công nghệ thông qua liên doanh với nớc ngoài hoặc gia công hợp tác làm hàng xuất khẩu với nớc ngoài.
+ Vay ngân hàng và bằng vốn tự có mua công nghệ thiết bị hiện đại ở n- ớc ngoài để đầu t vào một số khâu trọng điểm của dây chuyền hoặc cả dây chuyền.
+ Để tránh lãng phí, công ty có thể tận dụng công suất hiện có của các dây chuyền công nghệ thông qua việc phân công sản xuất. Đối với những máy móc thiết bị đã quá cũ không còn phù hợp với yêu cầu nên mạnh dạn thanh lý giảm nhẹ khấu hao.
- Phát động phong trào thi đua phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật cho toàn thể cán bộ công nhân viên toàn công ty.
Trong tất cả các giải pháp trên, thì giải pháp vay vốn của Tổng công ty là có tính thiết thực hơn cả. Công ty sẽ trả lãi vay cho Tổng công ty theo tỷ lệ lãi vay là 3,8%/năm, cùng với nó là trả vốn theo giá trị trích khấu hao hàng năm.
Cụ thể:
Theo tính toán và dự báo của công ty, trong năm 2004, nếu phải đi thuê máy móc thiết bị phục vụ thi công thì công ty phải thuê với tổng giá trị là 529,582 triệu đồng và trong tơng lai giá trị này sẽ lớn hơn. Do đó, công ty cần mua ngay các máy móc thiết bị sau:
Tên thiết bị Số lợng Giá/1 đơn vị
Tổng giá
t rị
( n g h
ì n
® )
Thêi gian khÊu hao(n¨m)
Dàn dáo 28 bộ 7.800/bộ 218.400 6
CÈu thÐp 1 1.700.000 1.700.000 10
Máy cắt, uốn thép 1 30.000 30.000 5
Cốp pha ván ép sàn 1100 m2 327/m2 359.700 6
Ôtô tải 1 285.000 285.000 10
Tổng 2.593.100
Hiện tại, công ty đang sử dụng mức khấu hao đều, với số máy móc thiết bị này, giá trị khấu hao tơng ứng nh sau:
G = + +
= 300.850 (nghìn đồng)
Nếu vay bằng toàn bộ nguồn vốn của Tổng công ty, hàng năm công ty phải trả lãi là:
L = 2.593.100 x 3,8% = 98.537,8 (nghìn đồng)
Vậy Tổng số tiền công ty phải trả cho Tổng công ty hàng năm do đi vay
để mua máy móc thiết bị là:
300.850 + 98,537 = 399.387,8 (nghìn đồng)
So sánh với số tiền phải trả hàng năm do công ty đi vay để thuê máy móc là:
529.582 - 399.387,8 = 130.194,2 (nghìn đồng)
Nh vậy, đây là một phơng án khả thi để trình lên Tổng công ty.
Để chắc chắn hơn về luồng tiền đầu t, công ty nên tính đến dòng tiền trong tơng lai:
A = PV Trong đó:
A: Số tiền phải trích ra hàng năm (A bằng nhau qua các năm).
PV: Giá trị hiện tại của đồng vốn.
r: Tỷ lệ lãi suất vốn vay.
Vậy số tiền công ty phải trích ra hàng năm là:
- Đối với số máy móc thiết bị có thời gian khấu hao 5 năm:
A1 = 30.000 x
= 5.685,65 (nghìn đồng)
- Đối với số máy móc thiết bị có thời gian khấu hao 6 năm:
A2 = (218.400 + 359.700) = 109.562,48 (nghìn đồng)
- Đối với số máy móc thiết bị có thời gian khấu hao 10 năm:
A3 = (1.700.000 + 285.000) = 242.301,99 (nghìn đồng)
Vậy tổng số tiền phải trích ra hàng năm là:
A = A1 + A2 + A3 = 357.550,12 (nghìn đồng)
So sánh với số tiền công ty bỏ ra để thuê máy móc thiết bị hàng năm thì
đối với việc mua máy móc thiết bị công ty sẽ tiết kiệm đợc:
529.582 - 357.550,12 = 172.031,88 (nghìn đồng)
Vậy xét cả hai cách tính thì phơng án này có tính khả thi cao.
3. Tổ chức và sử dụng hợp lý đội ngũ cán bộ công nhân viên, đào tạo
đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật và thợ bậc cao, tuyển dụng thêm lao động nhằm nâng cao chất và lợng của lao động, tăng khả năng thắng thầu.
- Trớc hết, công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng: Kế hoạch tuyển dụng của công ty phải đợc lập dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty, thực trạng nguồn nhân lực, nhu cầu bổ sung nhân lực cho các bộ phận trong công ty. Tuyển dụng ở các trờng trung, đại học, chuyên nghiệp đáp ứng trình độ doanh nghiệp cần.
- Thứ hai, trong công ty phải có kế hoạch sử dụng lao động hợp lý. Công tác này đòi hỏi ban lãnh đạo phải nắm sâu, sát năng lực của các nhân viên để
có thể tạo môi trờng thuận lợi, giúp họ phát huy tốt khả năng của mình, góp phần vào sự phát triển công ty. Sử dụng đúng ngời đúng việc giúp tăng năng suất lao động, giảm thời gian lao động, giảm chi phí nhân công trong giá dự thầu, tăng khả năng cạnh tranh về giá cho công ty. Chẳng hạn nh, đối với những cán bộ phòng kỹ thuật lập biện pháp tiến độ thi công thì công ty nên lựa chọn những ngời đã trải qua thực tế ngoài công trờng hay là cử họ tham gia vào thi công ở một số công trình để họ có cái nhìn khách quan thực tế hơn.
Từ đó sẽ đa ra đợc các giải pháp về kỹ thuật có tính khả thi hơn.
Bên cạnh đó, sau mỗi lần tham gia đấu thầu, công ty cũng cần đúc rút kinh nghiệm: đối với những công trình mà công ty trợt thầu, công ty cần phân tích tìm ra nguyên nhân, thiếu sót trong Hồ sơ dự thầu đã lập của công ty để khắc phục lần sau. Đối với những công trình thắng thầu, công ty cũng phải tìm hiểu vì sao thắng thầu để khai thác thế mạnh ở những công trình tơng tự, qua
đó nâng cao năng lực và kinh nghiệm của các cán bộ lập Hồ sơ dự thầu.
- Thứ ba, đối với công tác đào tạo công ty cần phải:
+ Đào tạo cán bộ nghiên cứu và ứng dụng khoa học: Công ty nên trích ra một phần lợi nhuận của công ty để đầu t cho lĩnh vực này. Công ty có thể lập ra một phòng chuyên nghiên cứu cải tiến các công nghệ hiện có, đầu t nghiên cứu ra các máy móc biện pháp thi công mới, tạo ra lợi thế tuyệt đối cho công ty khi công ty tham gia đấu thầu, hàng năm tổ chức các cuộc thi sáng tạo trong toàn công ty với nhiều chủ đề đa dạng phong phú nhằm tạo ra sự hng phấn, tính hăng say trong nghiên cứu khoa học của toàn công ty.
+ Việc đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, công nhân kỹ thuật công ty có thể thực hiện các biện pháp sau:
* Tự đào tạo thông qua giảng dạy bổ túc nghề nghiệp, thi nâng cấp, nâng bậc hàng năm. Công ty nên có các cuộc thi tay nghề cho công nhân hàng năm
để kiểm tra trình độ một cách toàn diện đội ngũ công nhân của công ty, từ đó có kế hoạch đào tạo lại, đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân.
* Cử các cán bộ đến các trờng trung, đại học tu nghiệp nâng cao trình độ.
* Vấn đề bức xúc cần quan tâm đào tạo ngay là: ngoại ngữ, tin học và đội ngò Marketing.
* Tạo điều kiện cho cán bộ tham dự thầu tham dự các cuộc trao đổi kinh nghiệm, các lớp bồi dỡng kiến thức về đấu thầu quốc tế do Tổng công ty tổ chức.
* Tiến hành liên doanh, liên kết với các tập đoàn nớc ngoài, qua đó cử các cán bộ công nhân viên của công ty sang học tập kinh nghiệm thực tế từ lao
động của các liên doanh hoặc có thể học hỏi, trao đổi lẫn nhau về kiến thức, nghiệp vụ, tay nghề.
* Tổ chức và tạo điều kiện cho các đoàn cán bộ ra nớc ngoài để tìm hiểu nghiên cứu, học tập nhằm bổ sung và nâng cao kiến thức.
- Ngoài ra, công ty cũng cần có các biện pháp kích thích ngời lao động làm việc với tinh thần tự giác, ý thức trách nhiệm cao, tạo điều kiện để ngời lao động tự giác thực thi trách nhiệm. Việc cải tiến chế độ tiền lơng và quy
định trách nhiệm cho ngời lao động phải gắn liền với chất lợng sản phẩm.
Các biện pháp đó có thể là:
+ Chính sách thù lao lao động, thởng phạt hợp lý, đảm bảo lợi ích của ngời lao động.
+ Đề cao lòng tự trọng, lơng tâm, đạo đức nghề nghiệp.
+ Khuyến khích trách nhiệm có tính chất chính trị thông qua các tổ chức
Đảng, Công đoàn.
4. Hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu - một vấn đề quyết định cho việc xét thắng thầu của dự án.
Thực tế nhiều công trình rất hay sai sót ở khâu thiết kế, dẫn đến bổ sung thiết kế hoặc sửa chữa hiệu đính làm cho dự án đầu t phải lập lại và phải xét
duyệt lại toàn bộ dự án. Chính vì vậy, việc lập giá dự toán trớc hết chủ dự án và công ty phải đọc kỹ để hiểu thật cặn kẽ, chi tiết, tỉ mỉ công trình về mặt thiết kế so với thực tế mình khảo sát đợc.
Một vấn đề đáng đợc quan tâm trong việc quản lý dự án đấu thầu cũng nh xét chọn thầu ở nớc ta là lập dự toán để tính giá bỏ thầu và công ty cần phải theo để phù hợp với môi trờng đấu thầu. Giá thầu là yếu tố quan trọng nhất cho thắng thầu và thi công đạt hiệu quả kinh doanh. Vậy để có giá bỏ thầu
đúng với nguyên tắc đấu thầu của công ty là “Bỏ thầu thắng nhng phải làm đ- ợc”. Ngời lập giá dự toán đấu thầu cần phải nắm vững về định mức sử dụng, nắm đợc đơn giá nơi công trình thi công từ đơn giá của Sở Tài chính - vật giá
và mặt bằng giá trên thị trờng, hiểu rõ phơng án thi công, khả năng tài chính của công ty, chính sách khấu hao máy, sự phối hợp kết hợp giữa các công trình thi công.
Còn việc xử lý giá thầu nên thống nhất ngay từ đầu trong tổ để xử lý từ lúc bắt đầu cho dễ trong việc làm giá, tránh phải sửa đi sửa lại. Những cái mình điều chỉnh thì gắn vào đó là các văn bản thể hiện tính giảm giá là hợp lý
để đầy đủ cơ sở thuyết phục chủ đầu t, tránh hiện tợng không biết khi chủ đầu t hỏi đến những vấn đề mình giảm giá.
Việc cập nhật giá đảm bảo thi công có hiệu quả và có lợi thế cạnh tranh bằng sự đặt hàng với khối lợng lớn và nguồn vật liệu ở bạn hàng quen, khai thác đợc nguồn vật liệu đạt yêu cầu chất lợng kỹ thuật nhng khoảng cách vận chuyển ngắn và giá rẻ cũng là tạo đợc lợi thế cạnh tranh.
- Đối với công ty, cơ cấu quản lý nh thế là tơng đối tốt nhng lực lợng còn ít, khi công ty tham gia đấu thầu nhiều công trình thì lực lợng không đáp ứng nổi. Vậy công ty nên truyền thụ từ những ngời có kinh nghiệm sang những ngời cha có kinh nghiệm, sau dễ huy động và khi có dự án đấu thầu có sự phối hợp tác chiến bao giờ cũng hơn.
Việc quản lý trong Tổ dự án đấu thầu đòi hỏi Phó giám đốc kinh doanh kiêm chủ nhiệm dự án phải thực hiện đầy đủ quyền lực của mình để cho ngời lập phơng án thi công, ngời quản lý giá, ngời lập hồ sơ có sự phối hợp chặt chẽ trong công việc, từ khảo sát tại bàn và hiện trờng đến công việc lên phơng án thi công và lập giá tối u cũng nh việc xử lý giá thầu cuối cùng.
- Tiến độ triển khai cụng việc phải cú lịch rừ ràng thời gian giữa những ngời phụ trách các công việc:
+ Ngời lập phơng án thi công phải là ngời xong đầu tiên để ngời làm giá
và ngời làm các thủ tục hồ sơ có căn cứ. Yêu cầu phải làm xong khi có các yêu cầu kỹ thuật và tình hình cụ thể tại hiện trờng và tình hình công ty.
+ Trong thời gian chờ đợi có phơng án tổ chức thi công, ngời làm thủ tục hồ sơ và ngời lập giá phải tiến hành thu thập tất cả các thông tin cần thiết cho
đấu thầu dự án đó, để khi có phơng án thi công là tiến hành vào công việc của mình khi có đầy đủ tài liệu trong tay.
5. Tăng cờng công tác khảo sát hiện trờng.
Khảo sát hiện trờng là một khâu đặc biệt quan trọng trong đấu thầu, đảm bảo thành công thắng thầu đúng thực tế nhất từ đó đảm bảo có hiệu quả kinh doanh cao. Công ty nên tăng cờng công tác đi khảo sát cho tổ làm dự án thầu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tổ hoàn thành nhiệm vụ. Khảo sát hiện tr- ờng công trình cần chú ý đến các vấn đề về địa chất công trình, mặt bằng giá, nguồn khai thác nguyên vật liệu đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và hợp lý hoá
khoảng cách vận chuyển, địa điểm tập kết nguyên vật liệu, lán trại cho cán bộ công nhân viên thi công công trình, mức sống dân c... Công tác khảo sát hiện trờng đòi hỏi phải trả lời đầy đủ các vấn đề đó, để tạo cơ sở đầy đủ tài liệu cho lập phơng án thi công và lập giá dự thầu đạt độ chính xác cao và phù hợp với thực tế, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và thực trạng công trình, có thể có những ý kiến đề xuất thêm với chủ đầu t về công trình.
Ngoài ra, trớc khi đi khảo sát hiện trờng công ty phải tiến hành khảo sát tại bàn:
- Đánh giá về dự án: địa điểm tiêu chuẩn thi công, mức nguồn vốn dự
định giá trị công trình, khả năng sơ bộ công ty có thể đảm đơng thi công đợc hay không... để tiến hành mua Hồ sơ mời thầu tránh mất những chi phí không
đáng có khi cha tính toán kỹ và chi phí quan hệ khi khả năng thắng thầu thấp, các điều kiện bất lợi nh giá trị công trình nhỏ, địa điểm thi công xa, nguồn vốn cha xác định...
- Khảo sát tại bàn còn một vấn đề nữa là việc xem xét kỹ Hồ sơ mời thầu:
những vấn đề đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, bản vẽ, bản tiên lợng gồm khối lợng hạng mục công trình, các đòi hỏi khác về thủ tục hồ sơ để làm căn cứ cho cuộc khảo sát và lập hồ sơ dự thầu.
6. Hoàn thiện phơng pháp tính giá dự thầu để tạo điều kiện cạnh tranh trong đấu thầu.
Hiện nay, giá của công ty đa ra ngày càng cao, vì vậy giá dự thầu cha phải là chiến lợc cạnh tranh có hiệu quả của công ty. Để giá dự thầu là một thế mạnh trong quá trình tham dự đấu thầu, công ty nên phấn đấu hạ giá thành sản phẩm song song với nó là đa ra chiến lợc giá cả phù hợp với điều kiện cụ thể của từng công trình và hoàn cảnh của công ty ở từng thời điểm. Muốn hạ giá
thành xây lắp công ty phải tiết kiệm hợp lý mọi khoản chi phí thuộc về chi phí trực tiếp và chi phí chung. Muốn vậy, trớc tiên cán bộ lập giá dự thầu phải nắm đợc đầy đủ chính xác các nguồn thông tin nh: Thông tin về đối thủ cạnh tranh, thông tin về t liệu sản xuất đầu vào cho quá trình xây dựng, tình hình nguồn vật liệu xây dựng, giá cả hay xác định khả năng mua sắm vật t xây dựng, đặc biệt là mối quan hệ của công ty với các nhà cung ứng vật liệu xây