5. Kết cấu của đề tài
4.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tài chính tại trường CĐCNTP 1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý tài chính
+ Xỏc định rừ chức năng, quyền hạn của cỏc đơn vị trong Trường Trong quá trình cải cách hành chính, đổi mới cơ cấu tổ chức, các Phòng, Khoa, Tổ bộ môn giữ một vị trí, nhiệm vụ khác nhau nhưng cần phải phối hợp chặt chẽ với nhau để tạo ra sự phát triển.
Để các đơn vị trong Trường phát huy hết ưu thế chuyên môn, giúp cho việc quản lý được hoàn thiện, có hiệu quả, phòng Hành chính - Tổ chức cần cú sự nghiờn cứ sắp xếp lại tổ chức, phõn định rừ chức năng, quyền hạn của từng đơn vị nhằm đảm bảo sự chuyên nghiệp hóa, tránh chồng chéo chức năng của các đơn vị trực thuộc Trường. Đặc biệt đối với bộ máy quản lý tài chính thông qua phòng Tài chính - Kế toán:
- Thực hiện đúng chức năng là bộ phận tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc tổ chức công tác quản lý tài chính trường. Chịu trách nhiệm trong việc lập dự toán phân bổ dự toán, thực hiện công tác báo cáo quyết toán theo quy định của Nhà nước. Ngoài ra, chịu sự thanh tra, kiểm tra nội bộ của ban Kế hoạch - Tài chính khi có yêu cầu.
- Không chỉ kết hợp với phòng Đào tạo của trường để đưa ra mức chi học bổng cho học sinh, sinh viên cho từng kỳ. Cần phối hợp với phòng Đào tạo để thực hiện các khoản chi cho hoạt động đào tạo phù hợp trong các khoản chi về làm thi, coi thi, chấm thi. Đồng thời, kết hợp với phòng Hành chớnh để cú kế hoạch rừ ràng về nhõn sự, tinh giản biờn chế,… để dự toán mức chi lương, thu nhập tăng thêm cho hợp lý.
- Không chỉ căn cứ vào chế độ tài chính, kế toán của Nhà nước để xây dựng báo cáo định kỳ hàng năm, mà cần căn cứ vào chiến lược phát triển của Tỉnh trong phát triển giáo dục, đào tạo và Đề án phát triển Trường và kết hợp với Phòng, Khoa, Tổ bộ môn để xây dựng khuôn khổ chi tiêu trung hạn.
+ Đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán, quản lý tài chính có tnh thần trách nhiệm và chuyên môn cao
Đội ngũ cán bộ là bộ phận quan trọng và không thể thiếu trong bộ máy kế toán tài chính nói riêng và công tác quản lý nói chung. Đội ngũ cán bộ kế toán, quản lý tài chính có chất lượng cao sẽ đưa ra các quyết định chất lượng, hiệu quả trong công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính. Do đó, việc xây dựng một đội ngũ cán bộ tài chính kế toán chuyên trách, giỏi nghiệp vụ, có tnh thần trách nhiệm, phẩm chất đạo đức tốt cần được xem như một khâu quan trọng trong việc tăng cường hoàn thiện quản lý tài chính tại Trường. Để có được đội ngũ cán bộ này, trường CĐCNTP phẩm cần:
- Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, nghiệp vụ đối với cán bộ làm công tác tài chính, kế toán, bố trí cán bộ có năng lực phù hợp với từng công việc.
- Tăng cường công tác kiểm tra chéo giữa các khâu trong quá trình quản lý. Đối với từng lĩnh vực cơ bản: quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý dự án, quản lý tài sản cố định,… cần có các cán bộ có chuyên môn và khả năng và phải yêu cầu từng lĩnh vực này phải được quản lý không chỉ trên hệ thống chứng từ, sổ sách như Trường quản lý hiện nay mà phải được điện tử hóa, quản lý qua phần mềm máy tính.
- Thường xuyên cử cán bộ tài chính, kế toán đi tập huấn, thực hành kế toán trên máy vi tính, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn nhằm nâng cao trình độ.
- Đào tạo bồi dưỡng về lý luận chính trị, đạo đức nghề nghiệp cho toàn thể cán bộ quản lý, kế toán tài chính trong Trường.
Thực hiện các giải pháp này, bước đầu giúp đơn vị quản lý tài chính thấy được chức năng, nhiệm vụ của mình trong Trường; xây dựng kế hoạch chi têu từ đó làm căn cứ để xây dựng dự toán hàng năm một cách phù hợp, sát thực với mục têu phát triển trung toàn Trường. Đồng thời, có được đội ngũ cán bộ
quản lý, kế toán tài chính cho trình độ chuyên môn cao và có tinh thần trách nhiệm.
+ Tăng cường trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác quản lý tài chính:
Để đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính trong điều kiện thực hiện đa dạng hóa loại hình đào tạo, đa dạng hóa các nguồn lực tài chính, trước hết phải ưu tên mua sắm trang thiết bị như máy vi tính, nối mạng quảng lý tài chính từ Ban kế hoạch tài chính đến các đơn vị dự toán trực thuộc. Trong các đơn vị cần nối mạng quản lý từ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng và chủ tài khoản. Phải đầu tư mua những phần mền phù hợp, đồng thời chủ động đào tạo nâng cao trình độ ứng dụng tin học cho các cán bộ kế toán.
4.2.2. Hoàn thiện phương thức quản lý tài chính
Trong phương thức quản lý tài chính tự chủ, tự chịu trách nhiệm tại trường CĐCNTP cần tăng cường giao quyền tự chủ tài chính cho các Phòng, Khoa, Tổ bộ môn đồng thời phải tuân thủ các quy trình trong lập dự toán, thực hiện dự toán và công tác kế toán, quyết toán ngân sách Nhà nước.
Một là, đối với việc lập dự toán thu, chi
Yêu cầu đơn vị trực thuộc Trường khi lập dự toán cần:
- Chấp hành nghiêm chỉnh yêu cầu và quy trình lập dự toán ngân sách Nhà nước, dự toán chi của Trường cần dựa trên cơ sở nguồn thu có khả năng thực hiện, số kiểm tra theo thông báo của Bộ Tài chính, nhiệm vụ chi theo phân cấp và các định mức tiêu chuẩn của Nhà nước.
- Trường cần có căn cứ cho việc lập dự toán, kiểm soát thanh toán và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các khoản chi ngân sách Nhà
nước.
- Cùng với việc lập dự toán ngân sách hàng năm Trường cần lập dự toán ngân sách Nhà nước theo khuôn khổ chi têu trung hạn gắn với Đề án phát triển trường đã được phê duyệt. Quy trình lập dự toán theo phương thức này đơn vị lập dự toán của Trường cần thực hiện như sau:
+ Căn cứ vào vào các nguồn thu (từ hoạt động sự nghiệp của Trường và kinh phí NSNN cấp) và quy mô phát triển Trường trong thời gian tới kết hợp
với các chỉ tiêu kinh tế vĩ mô khác như lạm phát, tỷ lệ tiết kiệm,… để xác định tổng nguồn lực để có thể sử dụng để chi tiêu trong thời kỳ trung hạn.
+ Từ mục têu cụ thể, đơn vị lập dự toán cần sơ bộ xác định các hạn mức chi têu cho từng nhóm mục chi để sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt làm căn cứ xây dựng dự toán hàng năm.
+ Trường cần phải đánh giá lại chiến lược hoạt động của mình, rà soát lại các mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài để làm căn cứ cho việc xây dựng dự toán ngân sách trung hạn.
+ Trên cơ sở đánh giá lại chiến lược và mục tiêu của mình Trường có thể đưa ra thứ tự ưu tiên các mục tiêu chiến lược và dự toán kinh phí cần thiết để thực hiện chúng. Từ đó giúp cho các quyết định chi têu của Trường tránh được tnh trạng cắt giảm không đúng hay tùy tiện trong việc quyết định chi.
+ Cần cân đối giữa tổng nhu cầu chi tiêu với hạn mức chi tiêu trần đã được nhà trường duyệt.
+ Sau khi đã thống nhất hạn mức kinh phí, thu, chi chung trong thời gian trung hạn được ban Tài chính - Kế toán duyệt và thống nhất trong toàn Trường, đơn dự toán tến hành xây dựng dự toán thống nhất chi tết cho từng năm và công khai cho toàn thể cán bộ, giảng viên trong Trường.
+ Đơn vị lập dự toán cần trình lại dự toán chi têu trung hạn đối với ban Tài chính - Kế toán để tiến hành rà soát lại, thảo luận và thông qua dự toán cho từng năm trong khuôn khổ dự toán trung hạn.
Việc xây dựng dự toán ngân sách trung hạn giúp trường CĐCNTP có các ưu điểm sau: Thực hiện chi tiêu một cách nhất quán với kế hoạch trung hạn của Trường; thực hiện phân bổ nguồn thu cho các khoản chi ưu tiên một cách minh bạch, không phải cứ cắt giảm tùy tện; nâng cao trách nhiệm giải trình của Trường khi có sự kiểm tra thanh tra và việc phân bổ
ngân sách sẽ căn cứ theo chiến lược và mục tiêu hoạt động chung của Trường.
- Chấp hành thời gian phân bổ dự toán chi ngân sách Nhà nước theo Luật. Dự toán NSNN là căn cứ để các đơn vị thực hiện chi tiêu và cũng là căn cứ để Kho bạc Nhà nước kiểm soát chi ngân sách Nhà nước.
Hai là, đối với việc thực hiện dự toán thu, chi
Thiết lập công tác kiểm soát dự toán trước khi thực hiện thu, chi ngân sách. Cơ chế kiểm soát thanh toán các khoản chi ngân sách đang áp dụng là cơ chế kiểm soát trước khi thanh toán chi trả nhưng lại được thực hiện sau khi Hiệu trưởng. Công tác kiểm soát trước khi thực hiện chi sẽ được phòng Tài chính - Kế toán của Trường thực hiện. Để thực hiện tốt chức năng này cần phối hợp với phòng Hành chính - Tổ chức, phòng Đào tạo và phòng Thanh tra
- Khảo thí để đạt được: tết kiệm về nhân lực, hạn chế chi phí đào tạo và các khoản chi khác.
Ba là, đối với công tác kế toán và quyết toán các khoản thu, chi
- Về công tác kế toán: Áp dụng đúng hệ thống tài khoản, phương pháp hạch toán và hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước đối với các đơn vị sự nghiệp có thu.
- Về công tác quyết toán các khoản thu, chi: Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng trong phương thức quản lý tài chính đối với đơn vị sự nghiệp có thu nhằm đưa công tác kế toán của Trường đi vào nề nếp, thực hiện nghiêm chỉnh Pháp lệnh kế toán và thống kê. Từ đó giúp cho việc quyết toán của đơn vị dự toán trực thuộc Trường được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tện các công việc: thực hiện chế độ báo cáo tài chính định kỳ với đầy đủ các báo cáo theo quy định. Khắc phục hạn chế về thời gian kiểm tra, quyết toán năm và thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên.
4.2.3. Hoàn thiện nội dung quản lý tài chính 4.2.3.1 Quản lý thu
Trường sử dụng ngân sách Nhà nước, nhân lực tài sản cho việc thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn, đã mở rộng, phát triển nguồn thu. Trường cũng
đã chủ động trích lập quỹ đầu tư phát triển, mua sắm tài sản và coi là giải pháp nâng cao chất lượng học đi đôi với hành và cũng là cơ sở để mở rộng, phát triển hoạt động dịch vụ tạo nguồn thu, nâng mức thu nhập cho người lao động. Trường đã mở rộng quy mô, đa dạng hóa các ngành nghề với nhiều hình thức đào tạo tập trung, đào tạo từ xa. Ngoài ra, Trường đã có nhiều giải pháp về quản lý nội bộ, thực hành tiết kiệm chi phí như xây dựng các tiêu chuẩn, định mức chi phí, định mức têu hao nguyên vật liệu, hệ số quy đổi giờ giảng lý thuyết, thực hành, thực tập, đơn giá giờ giảng,.. đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà trường. Về khía cạnh quản lý tài chính cần phải có một số giải pháp nhằm quản lý thu như sau:
Tăng cường khai thác, tăng các nguồn thu cho trường CĐCNTP
Là một đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo để thực hiện việc tăng cường nguồn thu, trường CĐCNTP phải thực hiện đồng bộ các giải pháp:
- Nâng cao chất lượng đào tạo
Trường cần cú quy định rừ ràng về chức năng và nhiệm vụ của Trường trong việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho tỉnh Phú Thọ và các tỉnh trong khu vực phía Bắc. Cần phải xây dựng chương trình đào tạo, thời gian đào tạo, kế hoạch đào tạo, chương trình giảng dạy phù hợp với trình độ các ngành, nghề đào tạo. Đồng thời, cần sàng lọc và đào tạo được lượng sinh viên có chất lượng, đúng khả năng và chuyên ngành đáp ứng nhu cầu cho xã hội, không gây hao tốn cho xã hội và gia đình.
- Tự chủ trong tuyển sinh và tuyển dụng
Điều này giúp trường chủ động trong nguồn thu ngoài ngân sách Nhà nước cấp, mà nguồn thu chủ yếu của Trường chủ yếu từ học phí của người học và đồng thời với việc chủ động trong chỉ tiêu tuyển sinh. Bên cạnh việc tuyển sinh, Trường cần phải tnh toán cơ sở vật chất, năng lực đội ngũ để định ra chỉ têu trong đào tạo báo cáo cơ sở cấp trên duyệt. Đi đôi với việc tự chủ
trong đào tạo nhằm tăng cường quản lý nguồn thu, Trường cần phải quyết định trong việc lựa chọn con người.
- Đảm bảo đủ điều kiện vật chất
Trường khó có thể đảm bảo nguồn thu trong điều kiện cơ sở vật chất hạn chế. Đây là điều kiện cần để trường thực hiện tự chủ trong tuyển sinh, tuyển dụng, Trường cần phải đảm bảo về cơ sở vật chất tối thiểu để đủ trang bị cho làm việc và học tập, từ đó mới tăng nguồn thu, chủ động trong sắp xếp các khoản chi.
- Tăng hoạt động dịch vụ trong đào tạo để tạo nguồn thu
Ngoài việc đào tạo chính quy ngành nghề chuyên môn, nhà trường và các Phòng, Khoa, Tổ bộ môn cần tự chủ động mở các lớp ngắn hạn như: kế toán, thuế, tếng anh, tn học,… nhằm tăng nguồn thu cho các đơn vị trong trường. Trường cần thực hiện mở nhiều chương trình đào tạo chất lượng cao, chương trình đào tạo tên tiên và tên hành thu học phí cao tương xứng với chất lượng đào tạo trên cơ sở công khai về chất lượng đào tạo và tài chính để người học chấp nhận và xã hội biết, giám sát. Ngoài ra, trường cần tếp tục mở rộng các loại hình đào tạo không chính quy như đào tạo từ xa, đào tạo ngắn hạn, … để tăng nguồn thu.Ngoài ra, trường cần tăng cường mở rộng các hoạt động sự nghiệp, hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ, hoạt động nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác nhằm tăng nguồn tài chính. Ngoài ra, trường cần huy động các khoản đóng góp từ các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp, các nhà hảo tâm tài trợ cho trường. Đồng thời, trường cần tăng cường mở rộng giao lưu và hợp tác quốc tế nhằm tranh thủ nguồn viện trợ, tài trợ của nước ngoài để phát triển đào tạo, hỗ trợ xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm thiết bị.
Tăng cường công tác quản lý nguồn thu của Trường
Để thực hiện việc quản lý nguồn thu một cách hiệu quả, sau một đợt thu học phí hay khoản dịch vụ liên quan ban Kế hoạch - Tài chính đồng
thời với ban thanh tra cần phải ra soát, kiểm tra lại hoạt động thu. Đối với đơn vị
dự toán là phòng Tài chính - Kế toán phải phối hợp với Phòng, Khoa, Tổ bộ môn để xây dựng và tính toán các chỉ têu đánh giá hoạt động của Trường: số học sinh, sinh viên nhập học, tốt nghiệp, xin được việc làm, vật tư, văn phòng phẩm, mức độ tối thiểu hóa chi phí. Đồng thời, bên cạnh xây dựng hệ thống chỉ têu, Trường cần hình thành các cơ chế về ghi chép, báo cáo về tnh hình hoạt động của trường và quản lý trên hệ thống máy tnh bên cạnh hệ thống sổ sách, chứng từ làm căn cứ so sánh kế hoạch, mục tiêu của trường thông qua đơn vị dự toán của Trường.
Xây dựng hệ thống kế toán quản trị
Kế toán quản trị là một khoa học quản lý. Kế toán quản trị thu thập, xử lý, phân tích tổng hợp và thiết kế những thông tin hữu ích một cách hệ thống phục vụ cho các quyết định quản trị tài chính của Trường trong kế hoạch chi têu trung hạn phù hợp với Đề án phát triển của Trường.
Kế toán quản trị các vấn đề liên quan đến các khoản thu, chi tài chính:
quản trị nguồn nhân lực, quản trị khoản thu, quản trị tài chính liên quan đến xây dựng cơ bản, tài sản cố định của Trường.
Từ đó trường CĐCNTP có hệ thống quản lý tài chính một cách hiệu quả góp phần xây dựng được một hệ thống báo cáo khoa học, có thể tiến hành phân tích số liệu, lập báo định kỳ hoặc trong các trường hợp được yêu cầu đột xuất, đánh giá chính xác tình hình các nguồn thu của Trường.
4.2.3.2 Quản lý chi
Một là, hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ của Trường - Đối với khoản lương và các khoản thu nhập
Hiện nay do yêu cầu giảm bớt chi têu về tiền mặt, các khoản có tính chất lượng được chuyển vào từng tài khoản của cá nhân để phục vụ cho công tác này được nhanh chóng nhà trường cần: Căn cứ vào quy định của Trường về thu nhập tăng, lương cơ bản, theo chức danh, phục cấp, xây dựng nhanh bảng kê thanh toán để hoàn tất trả lương kịp thời.