1.2. Những vấn đề lý luận chung về công ty du lịch lữ hành 1. Khái niệm công ty du lịch lữ hành
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của các công ty du lịch lữ hành và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
1.2.3.1. Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức của các công ty
Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp là hình thức liên kết, tác động của toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và đội ngũ lao động của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo sử dụng các nguồn lực này một cách có hiệu quả nhất để đạt được những mục tiêu đặt ra.
Cơ cấu tổ chức cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phương pháp tốt nhất để cân bằng mâu thuẫn cơ bản trong doanh nghiệp: Phân chia quá trình sản xuất kinh doanh thành những nhóm nhỏ theo hướng chuyên môn hóa với tổ chức phối hợp, liên kết các nhóm này nhằm đảm bảo tính hiệu quả của doanh nghiệp. Thông thường, để xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, người ta căn cứ vào những khía cạnh sau đây:
a. Khả năng phân chia (complexity)
Sự phân chia trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp được thực hiện theo 3 hướng cơ bản:
- Phân chia theo chiều ngang: khả năng chia nhỏ công ty thành các nhóm thống nhất. Cách phân chia này dựa trên các cơ sở như:
+ Chức năng (quản lý, Marketing, tài chính).
+ Các giai đoạn sản xuất (dây chuyền lắp ráp, kiểm tra, kho vận...) hoặc đối tượng phục vụ khách quốc tế, khách nội địa ....)
- Phân chia theo chiều dọc: Các cấp quản lý trong công ty. Một công ty lớn có nhiều cấp, công ty nhỏ thường ít hơn.
- Phân chia theo khu vực địa lý, theo phạm vi hoạt động hoặc nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
b. Hình thức tổ chức (Formalization)
Bao gồm toàn bộ những quy định và quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Những quy trình và quy định này có 2 mặt tác động đến hoạt động doanh nghiệp, chúng có thể giảm đến mức tối thiểu những sai sót, tăng cường khả năng kiểm tra, đảm bảo sự hoạt động nhịp nhàng... Nhưng chúng có thể hạn chế tính sáng tạo của các thành viên trong doanh nghiệp.
Một hệ thống quy định và quy trình khoa học phải dựa trên những điều kiện và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.
c. Mức độ tập trung hóa
Những quyết định quan trọng phải thuộc về các cấp lãnh đạo cao nhất.
Điều này hoàn toàn không ảnh hưởng đến tính tự chủ của các bộ phận trong doanh nghiệp. Đi đôi với việc đảm bảo các quyền tự chủ của các thành viên, các cấp lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn và quyết định trong những trường hợp cần thiết.
Căn cứ vào những cơ sở trên đây, các doanh nghiệp thường có cơ cấu tổ chức theo 3 loại hình cơ bản: đơn giản (trực tuyến), chức năng và hỗn hợp.
Mỗi một loại hình đều có ưu điểm và nhược điểm riêng.
Một là: Cơ cấu tổ chức trực tuyến (Simple Structure)
Đây là hình thức tổ chức cổ điển nhất, phổ biến vào thế kỷ 19. Hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập. Trong cơ cấu tổ chức trực tuyến, người lãnh đạo ra toàn bộ các quyết định trong hoạt động của doanh nghiệp. Các nhân viên chỉ là những người thực hiện trực tiếp nhiệm vụ do người lãnh đạo giao cho họ.
Cơ cấu này có thể hình dung như sau (sơ đồ 2)
GIÁM ĐỐC
Nhân viên 2 Nhân viên n
Nhân viên 1
Sơ đồ 2. MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC TRỰC TUYẾN
Ưu điểm của cơ cấu này là đơn giản, linh hoạt, chi phí quản lý thấp, nhưng nó lại có những điểm yếu như không phát huy được tính sáng tạo của toàn doanh nghiệp, khó áp dụng chuyên môn hóa và do đó sử dụng các nguồn lực của công ty với hiệu suất thấp.
Hai là: Cơ cấu tổ chức theo chức năng (Functional Structure)
Khi doanh nghiệp phát triển, các nhà lãnh đạo không còn đủ khả năng, kỹ năng để thực hiện mọi công việc trong tất cả các lĩnh vực (kế toán, tài chính...) của hoạt động kinh doanh. Nhà lãnh đạo buộc phải thuê (nhờ cậy) đến các chuyên gia trong từng lĩnh vực. Đó là nguyên nhân dẫn đến cơ cấu tổ chức theo chức năng, trong đó các chức năng cơ bản của kinh doanh được thực hiện tới các nhóm chuyên gia trong từng lĩnh vực. Phối hợp giữa các chức năng là yếu tố quan trọng nhất của loại hình cơ cấu tổ chức này. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng được thể hiện ở sơ đồ 3.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Giám đốc nghiên cứu phát triển Giám đốc
kỹ thuật Giám đốc sản xuất
Giám đốc kế toán tài chính Giám đốc
nhân sự Giám đốc marketting
Các cán bộ quản lý, chuyên gia và nhân viên ở các cấp thấp hơn Sơ đồ 3. MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO CHỨC NĂNG
Những ưu điểm chủ yếu của cơ cấu tổ chức theo chức năng bao gồm:
• Sử dụng có hiệu quả năng lực quản lý và tính sáng tạo của doanh nghiệp.
• Tăng cường sự phát triển chuyên môn hóa
• Nâng cao chất lượng các quyết định ở các cấp quản lý đặc biệt ở cấp lãnh đạo cao nhất.
Tuy vậy mô hình này vẫn tồn tại những nhược điểm sau:
• Khó khăn trong việc phối hợp các chức năng khác nhau
• Khó khăn cho các nhà lãnh đạo giải quyết các mâu thuẫn giữa các chức năng.
• Khó khăn trong việc quy chuẩn hóa hoạt động của doanh nghiệp.
• Chuyên môn hóa quá sâu sẽ ảnh hưởng đến khả năng bao quát của các chuyên gia.
Hình thức tổ chức theo chức năng phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn cùng một loại sản phẩm hoặc các loại sản phẩm khác nhau nhưng có nhiều điểm tương đồng.
Trong thực tế, người ta đã phát triển mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng thành nhiều loại hình tổ chức mới phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp. Các tập đoàn lớn có cơ cấu bao gồm các công ty nhỏ (Divissional Structure), mỗi một công ty (Division) thường tập trung vào một sản phẩm, một dự án, hoặc một thị trường. Các công ty có cơ cấu tổ chức theo chức năng thường là các tập đoàn có bộ máy lãnh đạo phối hợp hoạt động của tất cả các công ty trực thuộc. Nếu như trong tập đoàn có quá nhiều công ty nhỏ, người ta thường thành lập thêm một cấp quản lý là các đơn vị chiến lược kinh doanh S.B.U (Strategic Business Unit). Mỗi một S.B.U sẽ quản lý một số các công ty (Division).
Ba là: Cơ cấu tổ chức hỗn hợp (Matrix Structure)
Cơ cấu tổ chức hỗn hợp được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của những dự án lớn đòi hỏi sự phối hợp của hầu hết các bộ phận trong công ty.
Cơ cấu này được coi là sự kết hợp giữa hình thức tổ chức theo chức năng với mô hình tổ chức theo sản phẩm của công ty. Trong cơ cấu tổ chức hỗn hợp thường tồn tại hai hệ thống quản lý song song trên cùng một cấp quản lý. Hệ thống quản lý theo chức năng ( theo chiều dọc) và hệ thống quản lý dự án (sản phẩm, thị trường...). Các bộ phận chức năng cung cấp các chuyên gia trong các lĩnh vực, còn dự án xây dựng phương án, thời gian hoạt động, tài chính....nhằm phối hợp hoạt động của các chuyên gia một cách có hiệu quả nhất. Cơ cấu tổ chức hỗn hợp được thể hiện ở sơ đồ 4. Mỗi chuyên gia chịu sự lãnh đạo chi phối của giám đốc dự án và giám đốc bộ phận chức năng.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Văn phòng Tổng Công ty
Giám đốc nhân sự
Giám đốc
các dự án Giám đốc Marketting
Giám đốc kỹ thuật
Giám đốc sản xuất
Giám đốc đối ngoại (PR)
Dự án A
Dự án B
Dự án C
Sơ đồ 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC HỖN HỢP
Loại hình cơ cấu tổ chức này có những ưu điểm sau đây:
• Tăng khả năng hợp tác, thông tin, linh hoạt của các bộ phận trong công ty.
• Sử dụng có hiệu quả hơn năng lực của công ty.
• Tăng khả năng thích ứng với thay đổi của thị trường.
• Tạo động lực cho các chuyên gia phát triển về mọi mặt.
Bên cạnh đó, những tồn tại của cơ cấu tổ chức này bao gồm:
• Có nhiều khả năng xảy ra mâu thuẫn trong các mối quan hệ nội bộ công ty.
• Tốn nhiều thời gian hơn cho các công việc vì phải thực hiện qua nhóm, tổ...
• Quản lý trở lên phức tạp hơn, đặc biệt là quản lý tài chính.
• Đôi khi xảy ra lãng phí nhân lực.
Mặc dù vậy, đây vẫn là hình thức tổ chức phù hợp nhất đối với các dự án quan trọng trong các doanh nghiệp lớn.
Khi xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp lữ hành, cần phải có sự kết hợp khoa học giữa những đặc điểm, nội dung của lữ hành du lịch với những lý luận và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nói chung.