Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH M ột Thành Viên Gia Ngân 1. Khái quát v ề Công ty

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ K ẾT QUẢ NGHIÊN C ỨU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN C ỨU

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG VÀ K ẾT QUẢ NGHIÊN C ỨU

2.1. Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH M ột Thành Viên Gia Ngân 1. Khái quát v ề Công ty

Tên công ty : CÔNG TY TNHH M ỘT THÀNH VIÊN GIA NGÂN.

Địa chỉ: Lô T38 Khu quy ho ạch biệt thự QL 1A Tự Đức, phường An Tây, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế.

Mã số doanh nghiệp: 3300515453.

Ngành kinh doanh: Phân phối sữa Vinamilk.

Người đại diện pháp luật: Phan Kim Khánh.

Giấy phép kinh doanh: 3301586545.

Số điện thoại: 0234.3886.588 – 0234.3600.456.

Email: dntngianganhue@gmail.com.

2.1.2. Quá trình hình thành và phá t triển

Công ty TNHH MTV Gia Ngân ti ền thân là DNTN Gia Ngân được thành lập ngày

3 tháng 12 năm 2007 theo giấy phép kinh doanh số 310.100.1680 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Thừa Thiên Hu ế c ấp. Với số vốn ban đầu là 1.918.000 đồng, gồm cán bộ nhân viên, th ị trường hoạt độ ng chủ yếu là bờ nam Sông Hương. DNTN Gia Ngân được chuyển đổi loại hình từ Doa h nghiệp tư nhân sang Công ty TNHH MTV Gia Ngân vào ngày 05/05/2017.

Công ty TNHH MTV Gia Ngân là nhà phân ph ối sữa Vinamilk: phụ trách nhóm ABCDEG (sữa bột, sữa đặc sữa tươi, sữa chua, nước ép, kem). Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực phân phối sữa Vinamilk, Gia Ngân đang ngày càng phát triển và lớn mạnh nhờ sự cố gắng và nỗ lực không ng ừng của đội ngũ nhân viên nhiệt tình và tận tụy với công vi ệc. Trong hiện tại và tương lai, công ty đã và đang không ngừng hoàn thiện và mở rộng hệ thống phân phối của mình để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.1.3.1.Chức năng

- Phân phối các sản phẩm của Vinamilk phục vụ nhu cầu người tiêu dùng .

- Hạch toán độc lập và có k ế hoạch kinh doanh cao.

- Phụ trách cung cấp các sản phẩm Vinamilk ở thị trường bờ nam Sông Hương của Thành phố Huế.

2.1.3.2. Nhiệm vụ

- Thực hiện tốt nhiệm vụ phân phối mà Công ty Vinamilk giao cho v ới kế hoạch kinh doanh hằng năm và mục tiêu đặt ra của mình.

- Xây dựng và thực hiện kinh doanh, nâng cao hiệu quả sả xuất kinh doanh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao c ủa xã hội, tự bù đắp chi phí, trang trả vốn.

- Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài s ả n, tài chính, tiền lương.

- Không ng ừng nghiên cứu, thực hiện các biện pháp nâng cao hi ệu quả kinh doanh, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ và giảm thiểu chi phí.

- Làm tốt công tác qu ản lý lao động, đả m bảo công b ằng xã hội.

- Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồ ng kinh tế mà doanh nghiệp đã ký k ết với các chủ đầu tư và khách hàng.

2.1.3.3. Tổ chức bộ máy qu ả n lý củCông ty TNHH MTV Gia Ngân

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 29

Khóa lu ận tốt nghiệp

Quản lý phòng kinh doanh

Nhân viên kinh doanh Kế toán nội bộ

Thủ kho, thủ quỹ

Sơ đồ 5 : Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Gia Ngân (Nguồn: Phòng kinh do nh Công ty TNHH MTV Gia Ngân) Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

Giám đốc: là người đứng đầu công ty, ki ểm soát mọi hoạt động của công ty trong khuôn kh ổ cho phép của cô g ty sữa Vinamilk.

Quản lý phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, tuyển dụng đội ngũ nhân viên bán hàng. Xây d ựng kế hoạch kinh doanh nhằm đạt mục tiêu doanh số, tối ưu quy trình bán hàng, báo cáo k ết quả kinh doanh cho giám đốc.

Kế toán trưởng: quản lý ho ạt động bộ phận kế toán, giám sát vi ệc quyết toán, đảm bảo tính hợp pháp trong sổ sách kế toán, lập báo cáo tài ch ính, tham gia phân tích và dự báo các xu hướng tương lai của Công ty .

Kế toán (bao gồm kế toán công n ợ và n ội bộ): làm việc dưới sự điều hành của kế toán trưởng, thực hiện nghiệp vụ kế toán, góp ph ần quan trọng vào hoạt động của công ty.

Chịu trách nhiệm làm việc với các cơ quan thuế, hạch toán các hóa đơn chứng từ, thu hồi công n ợ, lập báo cáo t ổng hợp, thống kê và phân tích số liệu liên quan đến hoạt động công ty và trình lên giám đốc về kết quả lãi lỗ của công ty sau m ỗi tháng, quý, năm.

Thủ quỹ: chịu trách nhiệm thu tiền từ nhân viên bán hàng hoặc nhân viên giao hàng , giao nộp, kiểm tra và quản lý ti ền trước khi bàn giao cho kế toán.

Thủ kho: bảo quản sản phẩm của Vinamilk theo quy định của nhà s ả n xuất, kiểm soát hàng xu ất nhập kho, kiểm tra hàng tồn, lập báo cáo định kỳ.

Nhân viên bán hàng (sale): thực hiện giới thiệu, cung cấp các sản phẩm sữa Vinamilk đến khách hàng, tìm kiếm khách hàng ti ềm năng và chăm sóc khách hàng cũ.

Nghiên cứu phát triển hệ thống bán hàng, thi ết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng của công ty. Báo cáo doanh thu, báo cáo công vi ệc cho trưở ng phòng.

Nhân viên giao hàng , bốc xếp: chịu trách nhiệm vận chuyển, giao hàng đến khách hàng theo các tuy ến quy định, đồng thời ph ả i t ự quản lý hàng hóa c ủa mình và công nợ nắm được ở ngoài thị trường.

Ngoài ra còn có các nhân viên tr ưng bày, nhân viên lấy đơn hàng là nhân viên của Vinamilk phân bổ cho các nhà phân ph ối nhằm hỗ trợ cho nhà phân ph ối thực hiện tốt công tác bán hàng. M ọi hoạt độ ng kinh doanh của nhà phân ph ối và nhân viên th ị trường của Vinamilk đều dưới sự ki ể m soát của giám sát kinh doanh là Ki ểm soát viên giám sát. Bộ phận nhập liệu (DFD) có nhiệm vụ ghi nhận các đơn hàng hàng ngày trên máy tính, là người liên lạc trực tiếp với công ty s ản xuất và là người tiếp nhận các thông tin v ề các chương trình khuyến mãi, giảm giá hay các chính sách áp d ụng trong tháng.

2.1.4. Đặc điểm hàng hóa kinh doanh của Công ty TNHH MTV Gia Ngân

Hiện nay, Cô ng ty TNHH MTV Gia Ngân phân ph ối nhiều mặt hàng của Vinamilk, các chủng loại sản phẩm được thể hiện dưới bảng sau:

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 31

Bảng 1: Đặc điểm sản phẩm kinh doanh của công ty TNHH MTV Gia Ngân Nhóm

A

B

C

D

E

G

(Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty TNHH MTV Gia Ngân ) Các sản phẩm do công ty phân ph ối đều là các s ản phẩm của Vinamilk, hầu hết là các sản phẩm sữa hoặc liên quan đến sữa với chủng lại đa dạng và phong phú đáp ứng hầu hết nhu cầu của khách hàng ( nhóm ABCDG). Chi ếm tỷ trọng cao là sữa bột và sữa tươi của Vinamilk bởi vì hầu như nhu cầu sử dụng sữa chiếm khá nhiều ở mọi người. Kinh tế người dân ngày càng phát tri ển kéo theo nhu cầu về sức khỏe cũng như đầu tư về mặt dinh dưỡng lẫn tầm vóc ngày càng cao, đó cũng là nguyên nhân mà hai m ặt hàng này có nhu cầu ngày càng l ớn của công ty. Bên c ạnh đó, công ty không ngừng đáp ứng tốt nhất

nhu cầu ngày càng cao c ủa khách hàng v ề một số các sản phẩm khác như sữa đặc, sữa chua, nước ép, kem.

2.1.5. Tình hình phân phối sữa Vinamilk tại Công ty TNHH MTV Gia Ngân 2.1.5.1. Kênh phân ph ối sữa Vinamilk

Công ty TNHH MTV Gia Ngân

Sơ đồ 6: Kênh phân ph ối của công ty

Công ty TNHH MTV Gia Ngân phân ph ối sữa Vinamilk theo một hình thức duy nhất từ trước đến nay là kênh c ấp một: bán hàng qua đại lý. Nhân viên bán hàng tìm ki ếm và thu hút các cá nhân, đơn vị đáp ứng đầy đủ các tiêu hí để làm đại lý bán hàng chính theo các địa bàn (chủ yếu là bờ Nam Sông Hương). Các đại lý tr ực tiếp nhận hàng của công ty, bán l ẻ đến tận tay người tiêu dùng các s ản phẩm của Vinamilk, việc đặt hàng thông qua g ặp mặt trực tiếp hoặc qua điện tho ạ . Đây là hình thức phân phối đơn giản, khá phổ biến và dễ bắt gặp hiện nay.

Việc lưu thông sản ph ẩ m thông qua khâu trung gian là các nhà bán l ẻ này áp d ụng với những sản phẩm có giá tr ị th ấp, sản phẩm tiêu dùng hàng ngày và s ử dụng hình thức phân phối rộng rãi. Cô ty đ ã l ựa chọn hình thức phân phối phù h ợp với sản phẩm tiêu dùng hàng ngày c ủa Vinamilk, giúp sản phẩm được phân phối rộng rãi và l ưu chuyển nhanh hơn đến tay người tiêu dùng.

Các đại lý bán hàng có th ể trả tiền trước hoặc sau khi nhận hàng đã đặt, nhưng thường là trả sau khi đã nhận hàng để tránh sai sót, r ủi ro, nhầm lẫn về hàng hóa, tài chính. Công ty làm việc trực tiếp với các đại lý c ủa mình, sau đó các đại lý mu ốn lựa chọn hình thức bán hàng nào là tùy ý.

2.1.5.2 .Tình hình tổ chức phân ph ối sữa Vinamilk

Khách hàng c ủa Công ty TNHH MTV Gia Ngân ch ủ yếu tập trung ở bờ Nam sông Hương, số lượng khách hàng c ủa Công ty là kho ảng hơn 800 cửa hàng lớn, nhỏ.

Đối tượng khách hàng c ủa Công ty được chia thành các nhóm theo nh ững tiêu chí nhất định nhưng chủ yếu là dựa vào doanh số bình quân mua hàng tháng của các đại lý này. Việc phân chia khách hàng giú p công ty d ễ dàng quản lý, có các chính sách khuy ến mãi, chăm sóc phù hợp tùy vào đối tượng khác nhau. Có th ể phân chia khách hàng c ủa công ty thành các nhóm như sau:

Cửa hiệu bán lẻ nhỏ: có doanh s ố bình quân mua hàng nhỏ hơn hoặ c bằng 30 triệu đồng/ tháng. Số lượng nhóm này chi ếm tỉ trọng lớn, gần 2/3 số lượng k ách hàng c ủa công ty, s ố lần ghé thăm của nhân viên chào hàng là 3 l ần/ tuần.

Cửa hiệu bán lẻ lớn: có doanh s ố bình quân mua hàng từ 30 đến 50 triệu đồng/

tháng, chiếm hơn 20% số lượng khách hàng của công ty, s ố lần ghé thăm của nhân viên chào hàng là 3 l ần/ tuần. Tuy chiếm với tỷ trọng nhỏ hơn nhóm trên nhưng đây là nhóm khách hàng ch ủ lực của doanh nghiệp với mức độ tiêu thụ sản phẩm cao.

Nhóm khách hàng khác là các đơn vị ho ạt động kinh doanh trên địa bàn tỉnh như các trường tiểu học, mầm non, các quán cà phê,...

Nhóm khách hàng

Lẻ nhỏ (1) Lẻ lớn(2) Nhóm khác (3) ổng

Số lượng khỏch hàng c ủa cụng ty trong 3 năm từ 2017 – 2019 tăng rừ r ệt qua cỏc năm, tốc độ tăng trưởng tầm khoảng 5% phần nào cho thấy mức độ bao phủ thị trường càng ngày càng tăng, mức độ tăng trưởng khá ổn định. Số lượng và tỷ trọng các nhóm

khách hàng đều tăng qua các năm, tuy nhiên ta thấy có s ự tăng trưởng về số lượng nhóm khách hàng (1) đang có xu hướng giảm theo thời gian, thay vào đó thì tỉ trọng tăng trưởng các nhóm khác đang có xu hướng tăng lên theo thời gian. Số lượng khách hàng nhóm (1) vẫn chiếm phần lớn( hơn 50% )tổng số lượng khách hàng c ủa công ty. Xu hướng đô thị hóa khi ến cho số lượng khách hàng nhóm (1) đang tăng chậm lại vì các quán tạp hóa nh ỏ lẻ đang dần được thay thế. Cùng v ới xu hướng các trường mầm non hay các quán cà phê đang nở rộ, số lượng khách hàng nhóm (3) đang tăng trưởng tốt. N ìn c ung, số lượng khách hàng c ủa công ty đang dịch chuyển sang nhóm (2) và (3) khá t ốt, đó là dấu hiệu tốt cho công ty b ởi vì khách hàng thuộc hai nhóm này là khách hàng ch ủ lực của công ty và có đóng góp khá nhiều vào doanh thu của công ty.

2.1.5.3. Chính sách phân ph ối sữa Vinamilk

Chính sách phân phối nhằm quyết định khối lượng hàng hóa s ẽ được tiêu thụ thông qua hoạt động mua bán của trung gian. Bên c ạnh đó, còn t ổ chức vận hành mạng lưới trung gian để kết hợp nhịp nhàng hoạt động t êu thụ hàng hóa phù h ợp với từng biến động trên thị trường. Có th ể bao gồm nhiều yếu tố như đáp ứng tốt sản phẩm (giá và ch ất lượng), yếu tố về con người (nghiệp vụ bán hàng), d ịch vụ( trước, trong và sau bán), chi ết khấu,.... Mỗi công ty s ẽ có chính sách phân ph ối phù h ợp với đặc điểm hàng hóa, khách

hàng hay khả năng của cô ty. Công ty C ổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) đòi h ỏi rất cao đối với các đối tác phân ph ối sản phẩm của công ty, ph ải mang đến cho khách hàng tr ải nghiệm sản phẩm tốt nhất. Là một công ty phân ph ối các sản phẩm của Vinamilk, Gia Ngân hiển nhiên đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên. Một số chính sách phân phối của Gia Ngân như sau:

Cung cấp hàng hóa

Trong hoạt động phân phối, nhiệm vụ cơ bản nhất của công ty là cung ứng hàng hóa đúng thời gian, địa điểm, số lượng và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, nhân viên của công ty ph ải kịp thời giới thiệu các sản phẩm mới đáp ứng kịp thời nhu cầu của các đại lý.

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

Một số nhóm s ản phẩm như sữa thanh trùng, kem,.. khá nh ạy cảm với nhiệt độ bảo quản sản phẩm cũng như thời gian và cách th ức vận chuyển, vì vậy hàng hóa nh ập về kho luôn được tính toán cẩn thận. Hàng nhập về sau sẽ được bán sau khi đã bán h ết số hàng nhập lần trước, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hay giảm chất lượng sản phẩm.

Chính sách cung cấp sản phẩm được Gia Ngân thực hiện rất tốt, sản phẩm sẽ đế n tay các đại lý không quá 24 gi ờ kể từ khi đặt hàng. Phương thức đặt hàng linh hoạt tùy vào khách hàng, có th ể đặt hàng trực tiếp qua nhân viên bán hàng ho ặc gọi vào số điện thoại được cung cấp bởi nhà phân ph ối, luôn có t ổng đài viên trực và trả lời điện thoại ngay lập tức. Gia Ngân luôn mu ốn những điều tốt nhất đến với khách hàng c ủa mình và cố gắng đáp ứng nhu cầu một cách nhanh chóng.

Các sản phẩm được cung cấp bởi Gia Ngân luô n bán đúng giá, tránh tình trạng bán phá giá do cam k ết chặt chẽ với nhà sản xuất ngay từ đầu. Luôn c ập nhật thông tin v ề sản phẩm, đặc biệt là giá để thông tin trước cho các đại lý v ề việc tăng giá trong các đợt hàng tiếp theo, tránh cho khách hàng kh ỏi bị bỡ ng ỡ . Sản phẩm được giao tận nơi khi khách hàng đặt mua sản phẩm sữa Vinamilk với số lượng cần thiết.

Nghiệp vụ bán hàng

Đội ngũ nhân viên của Gia Ngân luôn được đào tạo kỹ lưỡng về nghiệp vụ, kỹ năng theo những yêu cầu bắt buộc đế n từ phái nhà s ản xuất. Mỗi nhân viên luôn được đào tạo kỹ để nắm rừ s ản phẩm một cỏch tốt nhất, kĩ năng cần thiết để chào hàng, ch ốt sale. Bờn cạnh đó, khi có sản phẩm mới hay các chương trình bán hàng, khuyến mãi đặc biệt thì nhõn viờn đều được hướng dẫn chi tiết, nắm rừ cỏc h thức thực hiện. Cụng ty luụn cú chính sách đãi ngộ tốt để khuyến khích, động viên tinh thần đội ngũ nhân viên kinh doanh.

Mỗi nhân viên bán hàng được cung cấp áo đồng phục có nhãn hi ệu Vinamilk, sim điện thoại nội bộ, bìa cặp da, mũ bảo hiểm có bi ểu tượng Vinamilk khi làm việc ngoài thị trường. Mỗi nhõn viờn s ẽ phụ trỏch một khu vực thị trường nhất định, nắm rừ tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm Vinamilk, giải quyết cỏc vấn đề phỏt sinh, nắm rừ hàng t ồn, tỡnh hỡnh thực hiện các chương trình( khuyến mãi, giảm giá, trưng bày,....),... Các nhan viên sẽ tư

vấn, giúp đỡ các đại lý đang gặp trục trặc, vấn đề một cách thích hợp. Khi có chương trình khuyến mãi tăng giá, nhân viên sẽ gửi thông tin cho các đại lý để họ kịp thời thay đổi đảm bảo hiệu quả việc mua bán.

Một trong những cách thức thu hút khách hàng chú ý đến sản phẩm của mình đó là cách trưng bày, sắp xếp. Tại Gia Ngân, các nhân viên bán hàng thường xuyên hỗ tr ợ ho ạt động trưng bày đối với các sản phẩm mới, hoạt động dùng th ử, khuyến mãi. Đây là một trong những kỹ năng cần thiết của nhân viên bán hàng, trưng bày hàng hóa giúp thu hút người tiêu dùng, d ễ dàng quản lý hàng t ồn, tăng giá trị thẩm mỹ cho sả phẩm, tạo hình ảnh tốt cho doanh nghiệp và sản phẩm trong mắt khách hàng và người tiêu dùng. Bên cạnh đó, trưng bày giúp người tiêu dùng d ễ dàng nhận bi ế t và lựa chọn sản phẩm cũng như tìm hiểu thông tin giá c ả.

Toàn bộ các thông tin, ho ạt động xuất nhập kho,...đều được thực hiện trên hệ thống máy tính nội bộ. Việc cập nhật mọi thông tin v ề đơn hàng, xuất nhập kho, khuyến mãi, giảm giá đều được chia sẻ trên hệ thống DMS nội bộ công ty. Nhân viên bán hàng d ễ dàng nắm bắt mọi thông tin để tư vấn và bán hàng cho các đại lý.

Quan hệ cá nhân

Với kinh nghiệm hơn 13 năm trong ngành phân phối, việc tạo dựng các mối quan hệ lõu bền là điều tất yếu. Hiểu rừ t ầm quan trọng của quan hệ cỏ nhõn, Gia Ngõn luụn t ạo dựng lòng tin v ới khách hà g, xây d ựng mối quan hệ tốt đẹp và dài lâu. Đội ngũ nhân viên bán hàng là c ầu nối và nhân t ố quan trọng góp ph ần nâng cao mối quan hệ giữa công ty với khách hàng. Chính vì vậy, đội ngũ nhân viên bán hàng luôn được đào tạo rất kỹ về mặt thái độ cũng như cách thức giải quyết các xung đột, tình huống xảy ra không mong muốn của các đại lý. Bên c ạnh đó, vào ngày đầu tiên làm vi ệc, đội ngũ nhân viên bán hàng thường họp và cùng nhau gi ải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng trong q uá trình làm việc. Vì thế, chuyên môn và kinh nghi ệm làm việc của các nhân viên tăng lên đáng kể, cách giải quyết các đòi h ỏi thắc mắc của đại lý chuyên nghi ệp hơn, góp phần tăng tinh thần đoàn kết trong nội bộ công ty và hi ệu quả công vi ệc.

SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Trâm