Chương 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
2.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.3.4. Tài khoản sử dụng, kết cấu, phương pháp hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.3.4.1. Tài khoản sử dụng, kết cấu, phương pháp hạch toán kế toán tiền lương
* Tài khoản sử dụng và kết cấu
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+ TK 334 - "Phải trả viên chức" :Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền lương và các khoản phải trả khác. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong bệnh viện, trường học, trại an dưỡng… như: Bệnh nhân, trại viên, học viên…về các khoản học bổng, sinh hoạt phí… Các khoản chi thanh toán trên tài khoản này được chi tiết theo mục lục chi ngân sách Nhà nước.
- Kết cấu và nội dung ghi chép TK 334 như sau:
Bên nợ:
+ Tiền lương và các khoản khác đã trả cho công chức, viên chức và các đối tượng khác của đơn vị.
+ Các khoản đã khấu trừ vào lương, sinh hoạt phí, học bổng.
Bên có:
+ Tiền lương và các khoản phải trả cho công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng trong đơn vị.
+ Số sinh hoạt phí, học bổng trả cho công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng trong đơn vị.
+ Số sinh hoạt phí, học bổng trả cho sinh viên và các đối tượng khác.
Số dư bên có: Các khoản còn phải trả cho công chức, viên chức, sinh viên và các đối tượng khác trong đơn vị.
- TK 334: Phải trả viên chức, chi tiết thành 2 TK cấp 2
+ TK 3341: Phải trả viên chức Nhà nước phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản phải trả khác.
+ TK 3348: Phải trả các đối tượng khác: Phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong đơn vị ngoài số viên chức Nhà nước về các khoản như: Học bổng, sinh hoạt phí trả cho sinh viên, học sinh, tiền trợ cấp thanh toán với các đối tượng hưởng chính sách.
* Phương pháp hạch toán
- Nghiệp vụ 1: Tính tiền lương sinh hoạt phí phải trả cho cán bộ viên chức trong kỳ.
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 334 - Phải trả viên chức
- Nghiệp vụ 2: Thanh toán tiền lương, tiền sinh hoạt phí cho cán bộ viên chức.
Nợ TK 334 - Phải trả viên chức Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
- Nghiệp vụ 3: Các khoản tạm ứng bồi thường được khấu trừ vào lương Nợ TK 334 - Phải trả viên chức
Có TK 312 - Tạm ứng
Có TK 3118 - Các khoản phải thu
- Nghiệp vụ 4: Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho viên chức và các đối tượng khác.
+ Phản ánh số trích để thưởng Nợ TK 431 - Quỹ cơ quan
Có TK 334 - Phải trả viên chức
+ Khoản chi thưởng cho viên chức và các đối tượng khác Nợ TK 334 - Phải trả viên chức
Có TK 3321, 3322 - Các khoản phải nộp theo lương
- Nghiệp vụ 6: Số BHXH phải trả cho viên chức tại đơn vị theo chế độ quy định.
Nợ TK 3321 - Các khoản phải nộp theo lương Có TK 334 - Phải trả viên chức
- Nghiệp vụ 7: Đối với đơn vị trả trợ cấp cho các đối tượng chính sách + Khi chi trả
Nợ TK 334 - Phải trả viên chức Có TK 111 - Tiền mặt
+ Cuối kỳ chi trả xong kết chuyển số chi thực tế vào chi hoạt động Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 334 - Phải trả viên chức
Hình 2.1. Sơ đồ hạch toán tổng hợp về tiền lương
TK 461 TK 334 TK 661, 662
Lương và phụ cấp phải trả TK 111 viên chức ghi chi thường xuyên
Thanh toán lương, phụ cấp, tiền thưởng và các
các khoản khác TK 431 Tiền quỹ,
quỹ cơ quan phải trả
cho viên chức
Khấu trừ lương, các
khoản phải thu, tạm ứng, BHXH, BHYT
TK 332
BHXH phải trả Trích BHXH, viên chức theo BHYT, KPCĐ
chế độ vào chi phí
Rút hạn mức kinh phí chi Xuất quỹ nộp BHXH, BHYT
Rút hạn mức kinh phí nộp các quỹ phải nộp theo lương
Quyết toán kinh phí đã sử dụng
2.3.4.2. Tài khoản sử dụng, kết cấu, phương pháp hạch toán kế toán các khoản trích theo lương
* Tài khoản sử dụng và kết cấu
- TK 332 -"Các khoản phải nộp theo lương": để phản ánh tình hình trích, nộp và thanh toán BHXH - BHYT của đơn vị với người lao động trong đơn vị và các cơ quan quản lý xã hội.
- Kết cấu và nội dung ghi chép của TK 332 như sau:
Bên nợ:
+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý
+ Số BHXH chi trả cho những người được hưởng BHXH tại đơn vị + Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị.
Bên có:
+ BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí của đơn vị
+ BHYT, BHXH tính khấu trừ vào lương của người lao động
+ Số KPCĐ nhận được từ cơ quan cấp trên dùng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại cơ sở.
+ Số tiền BHXH nhận được từ cơ quan cấp trên dùng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại cơ sở.
+ Số tiền BHXH nhận được từ cơ quan bảo hiểm dùng để chi trả cho các đối tượng được hưởng theo quy định.
+ Số tiền phạt đơn vị phải chịu do nộp chậm BHXH
Số dư nợ (nếu có): Phản ánh số BHXH đã chi trả trực tiếp cho các đối tượng được hưởng nhưng chưa được cơ quan bảo hiểm cấp bù.
Số dư có:
+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ chưa nộp lên cho cơ quan cấp trên.
+ Số BHXH nhận được từ cơ quan bảo hiểm nhưng chưa chi trả cho các đối tượng được hưởng.
- TK 332-Các khoản phải nộp theo lương, chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 + TK 3321 - Bảo hiểm xã hội
+ TK 3322 - Bảo hiểm y tế + TK 3323 - Kinh phí công đoàn
- Quy trình hạch toán các khoản trích theo lương
+Nghiệp vụ 1: Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào các khoản chi Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Nợ TK 662 - Chi dự án
Có TK 3321, 3322, 3323 - Các khoản phải nộp theo lương
+ Nghiệp vụ 2: Tính số BHXH, BHYT của công chức, viên chức phải nộp trừ vào tiền lương tháng
Nợ TK 334 - Phải trả viên chức
Có TK 3321, 3322 - Các khoản phải nộp theo lương
+ Nghiệp vụ 3: Khi đơn vị chuyển nộp BHXH, KPCĐ hoặc mua thẻ BHYT
Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
Trường hợp nộp thẳng khi rút hạn mức kinh phí thì ghi có TK 008 - Hạn mức kinh phí
+ Nghiệp vụ 4: Khi nhận được số tiền cơ quan BHXH cấp cho đơn vị để chi trả cho các đối tượng hưởng BHXH
Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 3321 - Các khoản phải nộp theo lương
+ Nghiệp vụ 5: Khi nhận được số tiền phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp ghi:
Nợ TK 3118 - Các khoản phải thu Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 3321 - Các khoản phải nộp theo lương
+ Nghiệp vụ 6: BHXH phải trả cho công chức, viên chức theo chế độ quy định Nợ TK 3321 - Các khoản phải nộp theo lương
Có TK 334 - Phải trả viên chức
+ Nghiệp vụ 7: Khi trả BHXH cho viên chức tại đơn vị Nợ TK 334 - Phải trả viên chức
Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
+ Nghiệp vụ 8: Trường hợp tiếp nhận KPCĐ do cơ quan kinh phí công đoàn cấp trên cấp.
Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 3323 - Kinh phí công đoàn
+ Nghiệp vụ 9: Khi chi tiêu KPCĐ cho các hoạt động công đoàn tại trụ sở Nợ TK 3323 - Kinh phí công đoàn
Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Hình 2.2. Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương
TK 111, 112 TK 332 TK 661,662
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ
vào chi phí
TK 461, 462
Rút hạn mức kinh phí nộp TK 334
BHXH, KPCĐ, hoặc mua BHXH, BHYT khấu trừ vào lương thẻ BHYT
TK 111, 112
Trợ cấp BHXH, Thanh toán trợ cấp KPCĐ hoặc BHXH bằng tiền được thanh toán mặt
BHYT
BHXH phải trả theo chế độ quy định đã chi trả
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC