1.1. Tách nhỏ Phòng Hành chính - Tổ chức.
Hiện nay, hầu hết các Doanh nghiệp Nhà n-ớc đều có ph-ơg án để nhập hai bộ phận Hành chính và bộ phận Tổ chức lại làm một. Điều này chỉ phù hợp khi quy mô của Công ty ở mức nhỏ và vừa. Nếu quy mô sản xuất đ-ợc mở rộng cùng với việc số l-ợng cán bộ công nhân viên tăng lên sẽ dẫn tơí nhiều bất cập cho cách tổ chức kiểu này. Cũng nh- vậy Công ty giầy Th-ợng Đình
đã để hai bộ phận này cùng tồn tại trong một phòng. Nh-ng nay khi số l-ợng cán bộ công nhân viên đã tăng lên hơn 2000 ng-ời thì với quyền hạn chỉ là một bộ phận nh- Bộ phận lao động và tiền l-ơng của Phòng Hành chính - Tổ chức là v-ợt quá sức. Số lao động mà Bộ phận lao động - Tiền l-ơng phải quản lý sẽ không chỉ dừng lại ở con số hơn 2000 lao động nh- hiện nay, mà sẽ còn tăng lên trong những năm tới. Mức tăng lao động bình quân vài năm qua là vào khoảng 10% - 15%.
Bên cạnh Bộ phận Lao động - Tiền L-ơng còn có rất nhiều bộ phận khác trong Phòng HC- TC, đó là Bộ phận Hành chính quản trị; Xây dựng và cải tạo, sửa chữa nhà x-ởng, phòng làm việc; Tổ nhà ăn, tổ tap vụ; Bộ phận ISO và Văn phòng Giám đốc. Khối l-ợng công việc của các bộ phận này là không nhỏ và sẽ còn tăng lên khi mà Công ty có chủ tr-ơng mở rộng sản xuất cùng với số l-ợng lao động tăng lên trong thời gian tới.
Ngoài ra Phòng Hành chính - Tổ chức còn có một số l-ợng cán bộ nhân viên rất lớn vào khoảng gần 60 ng-ời. Điều này là quá mức cho phép cơ cấu tổ chức của một phòng ban trong Công ty. Với số lao động của Phòng có lẽ gần bằng tổng số cán bộ công nhân viên của một công ty nhỏ bên ngoài. Với những nhận định trên, điều cần thiết lúc này là phải tách nhỏ Phòng Hành chính - Tổ chức ra thành từng bộ phận riêng biệt và lập thành các phòng ban khác nhau.
Thành lập Phòng Tổ chức (Lao động - Tiền l-ơng).
Hiện tại, mảng công việc về quản lý nhân sự và công tác tiền l-ơng chỉ là một bộ phận của Phòng Hành chính - Tổ chức. Tuy chỉ là một bộ phận nh-ng lại có một khối l-ợng công việc rất lớn. Bộ phận này phải giải quyết một khối l-ợng công việc về nghiệp vụ cho hơn 2000 lao động của Công ty. Đây là một sự phân chia công việc và quyền hạn quá sức đối với một bộ phận của một phòng. Để phù hợp với ph-ơng h-ớng phát triển của Công ty trong những năm tới, cần phải tách hai bộ phận này ra và tạo thành một phòng riêng biệt d-ới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Nh- vậy, Phòng sẽ có một chức năng và nhiệm vụ nh- các công việc mà bộ phận này đang thực hiện. Và nó đ-ợc tách riêng biệt ra khỏi các công việc không có liên quan đến nh- hiện nay đang tồn tại ở Phòng Hành chính - Tổ chức. Phòng Tổ chức này sẽ phải trực tiếp quản lý một Trung tâm đào tạo trong thời gian sắp tới (Công ty đang tiến hành triển khai xây dựng tại mặt bằng của Công ty). Có thể mô tả Phòng Tổ chức (Lao
động - Tiền l-ơng) theo sơ đồ:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức.
Tr-ởng phòng
Bé phËn Tuyển dụng
Bé phËn QL Nh©n sù
Bé phËn Tiền l-ơng
Bé phËn Khen th-ởng
& Kû luËt
+ Tuyển dụng Lao động.
+ Đào tạo nghề (tại Trung tâm của Công ty).
+ Tổ chức thi ra nghề và cấp chứng nhận + Theo dừi cụng lao động (chấm cụng).
+ Điều động lao động.
+ Ký hợp đồng lao động (3 tháng, 6 tháng...).
+ Quản lý quỹ l-ơng của Công ty.
+ Làm đơn giá tiền l-ơng và tiền th-ởng A,B,C.
+ BHXH và các chế độ chính sách đối với ng-ời Lao động.
+ Tổ chức các hội thi đua trong Công ty.
+ Xét duyệt các danh hiệu thi đua trong Công ty.
+ Khen th-ởng và kỷ luật (cả chấm dứt HĐLĐ).
Chó thÝch:
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ Phối hợp phục tùng
Nh- vậy, Phòng Tổ chức sẽ có một chức năng và nhiệm vụ tách biệt rõ ràng. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho các cấp lãng đạo trong Công ty dễ dàng quản lý và kiểm soát đ-ợc, khi mà các công việc của Phòng sẽ có hiệu quả cao hơn, nhanh hơn so với hiện tại, trong khi khối l-ợng công việc sẽ tăng lên. Và một điều đặc biệt là sự thành lập này phù hợp với ph-ơng h-ớng phát triển của Công ty trong những năm tới. Tổng giám đốc sẽ trực tiếp quản lý phòng này.
Thành lập Phòng Hành chính quản trị.
Phòng Hành chính - Tổ chức, hiện tại đang quản lý các bộ phận Hành chính quản trị, bộ phận xây dựng và sửa chữa cơ sở hạ tầng, tổ nhà ăn, tổ tạp vụ, quản lý Văn phòng Giám đốc. Nay khi Phòng Hành chính - Tổ chức đ-ợc tách ra, thì các bộ phận nêu tên ở trên sẽ đ-ợc tách ra và tạo thành một phòng riêng biệt mang tên Phòng Hành chính quản trị. Phòng Hành chính quản trị này sẽ nhận lệnh trực tiếp của Phó giám đốc Thiết bị, VSMT và ATLĐ.
Việc thành lập Phòng Hành chính quản trị sẽ đảm bảo đ-ợc hiệu quả cao cho công việc, làm giảm áp lực và nâng cao chất l-ợng công tác cho Phòng hơn khi còn tồn tại ở cùng một Phòng Hành chính - Tổ chức.
Có thể mô tả các công việc của Phòng Hành chính quản trị theo sơ đồ sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính quản trị.
Thành lập Ban Công nghệ thông tin và ISO.
Bộ phận công nghệ thông tin của Công ty do mới lập ra vài năm gần đây, nên đ-ợc giao cho Phòng Hành chính - Tổ chức trực tiếp quản lý. Nh-ng hiện nay số l-ợng máy vi tính trong Công ty tăng lên rất nhiều, nhằm mục đích Tr-ởng
phòng
Bé phËn Hành chính
Bé phËn X©y dùng &
Sửa chữa
+ Quản lý Văn phòng Giám đốc.
+ Quản lý văn th-, đóng dấu... và toàn bộ tài sản của Công ty
+ Quản lý Tổ nhà ăn, tổ tạp vụ.
+ Tổ chức dịch vụ, du lịch cho CB.CNV.
+ Tổ chức và quản lý phòng làm việc và phòng ở.
+ Tổ chức quản lý toàn bộ mặt bằng của Công ty.
+ Xây dựng, sửa chữa cơ sở hạ tầng và nhà x-ởng.
+ Công tác vệ sinh môi tr-ờng của Công ty.
+ Quản lý hệ thống điện, n-ớc...trong Công ty.
phục vụ cho công tác quản lý tốt hơn. Và trong thời gian tới Công ty đang tiến hành triển khai thực hiện Dự án công nghệ thông tin, đây là một Dự án lớn với tổng kinh phí lên tới 9 tỷ VNĐ. Với mục đích tạo ra một hệ thống mạng nội bộ trong toàn Công ty và cùng với hệ thống mạng của các cửa hàng đại lý của Công ty trong và ngoài n-ớc. Dự án sẽ đầu t- một hệ thống máy vi tính mới và cùng với một phần mềm phục vụ cho công tác thiết kế nhằm mục đích thành lập ra một Trung tâm thiết kế mẫu nằm ngay trong Công ty. Trung tâm thiết kế mẫu nằm ngay trong một công ty là một điều ch-a hề có ở bất kỳ một công ty nào ở n-ớc ta. Ban công nghệ thông tin và ISO này sẽ đ-ợc sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc KTCN. Có thể mô tả Ban công nghệ thông tin theo sơ đồ sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban công nghệ thông tin.
1.2. Thành lập Phòng Marketing.
Hiện nay trong Công ty ch-a có một Phòng nào đảm nhận công việc về marketing. Các hoạt động marketing của Công ty chủ yếu do việc phối hợp giữa Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu và Phòng Tiêu thụ kết hợp thực hiện. Công việc quảng cáo thì hai Phòng trên kết hợp với một bộ phận của Phòng Hành chính - Tổ chức và cùng Ban lãnh đạo Công ty thực hiện. Nh- vậy, hiện nay công tác marketing của Công ty còn mang tính manh mún ch-a có tính hệ thống. Chính vì vậy, biện pháp thành lập Phòng Marketing d-ới sự Tr-ởng
Ban
Bé phËn Công nghệ
thông tin
Bé phËn ISO
+ Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị về vi tính.
+ Sửa chữa và thay thế thiết bị (nếu có sự cố).
+ Bảo d-ỡng định kỳ cho các máy móc thiết bị vi tính.
+ Quản lý hệ thống mạng nội bộ và mạng đại lý.
+ Khắc phục các sự cố về phần mềm và mạng.
+ Tổ chức đào tạo cho CBNV sử dụng đ-ợc hệ thống mạng.
+ Quản lý các hồ sơ tài liệu về hệ thống ISO của Công ty.
+ Tổ chức việc thực hiện theo đúng yêu cầu của hê thống tiêu chuẩn ISO.
+ Kiểm soát việc thực hiện quản lý của các bộ phận theo thủ tôc ISO.
+ Liên tục cải tiến hệ thống ISO cho tốt hơn và phù hợp hơn.
chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc Xuất nhập khẩu, cùng với việc thúc đẩy công tác nghiên cứu thị tr-ờng là một vấn đề cấp thiết lúc này. Biện pháp này có mục đích giúp cho Công ty chủ động trong sản xuất ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu của thị tr-ờng và tìm kiếm đối tác, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh. Mô
hình Phòng Marketing trong t-ơng lai mô tả nh- sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Marketing.
Thành lập Phòng Marketing sẽ tạo ra cho Công ty có khả năng chủ động hơn trên thị tr-ờng tiêu thụ và thị tr-ờng xuất khẩu. Tránh tình trạng đối tác và khách hàng của Công ty phải tự tìm đến với Công ty cùng với những yêu cầu về giá cả và mẫu mã của họ. Mà phải làm sao khi khách hàng và đối tác làm
ăn tìm đến thì hầu nh- Công ty đã có thể đáp ứng ngay đ-ợc những yêu cầu của họ từ tr-ớc. Lúc này khi đã thành lập Phòng Marketing thì công việc chủ
động trong tìm kiếm bạn hàng và đối tác làm ăn hay các mẫu mã có trên thị tr-ờng sẽ đ-ợc chủ động hơn rất nhiều. Nh- vậy, công việc tạo đ-ợc đầu ra cho sản phẩm của Công ty là một thành công rất lớn trong công tác marketing.
Nh- vậy, sau khi cải tiến bố trí lại các bộ phận phòng ban với những chức năng, nhiệm vụ rừ ràng này thỡ sơ đồ chức năng của Cụng ty sẽ nh- sau:
Tr-ởng phòng
Bé phËn Sản phẩm
Bé phËn Giá sản phẩm
+ Nghiên cứu về sản phẩm cùng loại trên thị tr-ờng.
+ Nghiên cứu sự thay thế của các loại sản phẩm.
+ Nghiên cứu về giá cả của các loại sản phẩm trên thị tr-êng.
+ Nghiên cứu các mức giá cho từng thị tr-ờng.
Bé phËn Khuếch
tr-ơng
+ Nghiên cứu các hình thức quảng cáo, khuếch tr-ơng.
+ Tổ chức các hình thức quảng cáo cho Công ty.
Giám đốc Phó giám đốc KD- XNKPhó giám đốc sản xuấtPhó giám đốc Kỹ thuật Công nghệ - Chất l-ợng
Phó giám đốc Thiết bị VSMT và ATLĐ X-ơng SX và gia công
òng Tiêu ụ SP
Phòng Xuất nhập khẩu
Phòng Chế thử mẫu
Phòng Kế hoạch vật t-
X-ơng SX giầy thể thao
Phòng Kỹ thuật CN
Phòng QL chất l-ợng
Phòn Bảo vP. VS ATLĐ
Trạm ytế Phòng Kế toán tài chínhPhòng Tổ chức LĐTL
Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của Công ty giầy Th-ợng Đình sau khi cải tiến, hoàn thiện Phòng MarX-ơng SX giầy vải
Ban CNTT và ISO
Phòng HC- QT
Ban Cơ năng
Nhận xét: Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức ta thấy việc phân cấp quản lý rất cụ thể và rõ ràng:
- Phân công đúng chức năng - Nhiệm vụ không chồng chéo
- Bố trí nhân sự phù hợp đảm đ-ơng hết khối l-ợng công việc.