1 .Tách nhỏ phòng HC- TC
* Thành lập Phòng Tổ chức (Lao động - Tiền l-ơng).
Hiện tại, mảng công việc về quản lý nhân sự và công tác tiền l-ơng chỉ là một bộ phận của Phòng HC - TC. Tuy chỉ là một bộ phận nh-ng lại có một khối l-ợng công việc rất lớn. Để phù hợp với ph-ơng h-ớng phát triển của Công ty trong những năm tới, cần phải tách hai bộ phận này ra và tạo thành một phòng riêng biệt d-ới sự chỉ
đạo trực tiếp của Giám đốc. Nh- vậy, Phòng sẽ có một chức năng và nhiệm vụ nh- các công việc mà bộ phận này đang thực hiện. Và nó đ-ợc tách riêng biệt ra khỏi các công việc không có liên quan đến nh- hiện nay đang tồn tại ở Phòng HC – TC .Phòng Tổ chức này sẽ phải trực tiếp quản lý một Trung tâm đào tạo trong thời gian sắp tới .Có thể mô tả Phòng Tổ chức (Lao động - Tiền l-ơng) theo sơ đồ:
Nh- vậy, Phòng Tổ chức sẽ có một chức năng và nhiệm vụ tách biệt rõ ràng. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho các cấp lãng đạo trong Công ty dễ dàng quản lý và kiểm soát
đ-ợc, khi mà các công việc của Phòng sẽ có hiệu quả cao hơn, nhanh hơn so với hiện tại, trong khi khối l-ợng công việc sẽ tăng lên. Và một điều đặc biệt là sự thành lập này phù hợp với ph-ơng h-ớng phát triển của Công ty trong những năm tới. Tổng giám đốc sẽ trực tiếp quản lý phòng này.
SLIDE 12
Việc thành lập Phòng Hành chính quản trị sẽ đảm bảo đ-ợc hiệu quả cao cho công việc, làm giảm áp lực và nâng cao chất l-ợng công tác cho Phòng hơn khi còn tồn tại ở cùng một Phòng Hành chính - Tổ chức.
Có thể mô tả các công việc của Phòng Hành chính quản trị theo sơ đồ sau:
Thành lập Ban Công nghệ thông tin và ISO.
Bộ phận công nghệ thông tin của Công ty do mới lập ra vài năm gần đây, nên
đ-ợc giao cho Phòng Hành chính - Tổ chức trực tiếp quản lý. Nh-ng hiện nay số l-ợng máy vi tính trong Công ty tăng lên rất nhiều, nhằm mục đích phục vụ cho công tác quản lý tốt hơn. Và trong thời gian tới Công ty đang tiến hành triển khai thực hiện Dự án công nghệ thông tin, đây là một Dự án lớn với tổng kinh phí lên tới 9 tỷ VNĐ. Với mục đích tạo ra một hệ thống mạng nội bộ trong toàn Công ty và cùng với hệ thống mạng của các cửa hàng đại lý của Công ty trong và ngoài n-ớc. Dự án sẽ
đầu t- một hệ thống máy vi tính mới và cùng với một phần mềm phục vụ cho công tác thiết kế nhằm mục đích thành lập ra một Trung tâm thiết kế mẫu nằm ngay trong Công ty. Trung tâm thiết kế mẫu nằm ngay trong một công ty là một điều ch-a hề có ở bất kỳ một công ty nào ở n-ớc ta. Ban công nghệ thông tin và ISO này sẽ đ-ợc sự chỉ
đạo trực tiếp của Phó giám đốc KTCN. Có thể mô tả Ban công nghệ thông tin theo sơ
đồ sau:
Trên đây em đã trình bày xong nội dung khoá luận, em xin trân trọng cảm ơn thầy chủ tịch hội đồng, các thầy cô trong ban hội đồng. Luận văn của em còn nhiều thiếu xót,kính mong các thầy cô đóng góp ý kiến để luận văn của em đ-ợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Biểu: Cơ cấu lao động theo trình độ và cấp bậc kỹ thuật.
(Tính đến ngày 31/12/2004)
TT Phân hạng
CBCNV Tổng số Trên
Đại
học Đại học Cao
đẳng
Trung học CN
CNKT
bËc 5-7 CNKT bậc 1-4 Khác
1 Lãnh đạo đơn vị 9 5 4
2 Cán bộ chủ chốt 66 1 25 1 13 20 4 2
3 Cán bộ kỹ thuật
nghiệp vụ 70 9 4 29 28
4 Nhân viên th-ờng 84 48 1 24 11
5 Công nhân kỹ
thuËt 61 38 23
6 Lao động phổ
thông 1762 299 1459
Tổng 2052 1 91 6 41 386 1514 13
Biểu: Cơ cấu lao động theo độ tuổi và giới tính.
(Tính đến ngày 31/12/2004) Tuổi d-ới
35 Tuổi
35-50 Tuổi trên T 50
T Phân hạng CBCNV Tổng
sè Nam N÷ Nam N÷ Nam N÷
1 Lãnh đạo đơn vị 9 6 1 1 1
2 Cán bộ chủ chốt 66 15 3 16 23 6 3
3 Cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ 70 41 7 9 13
4 Nhân viên th-ờng 84 47 16 5 11 2 3
5 Công nhân kỹ thuật 61 23 28 2 6 2
6 Lao động khác 1762 302 947 230 210 58 15
Tổng 2052 428 973 294 260 73 24
Đánh giá chung bộ máy tổ chức quản lý ở công ty Giầy Th-ợng Đình
1. Những -u điểm của bộ máy tổ chức quản lý.
- Tạo đ-ợc một khung hành chính vững chắc để quản lý, điều hành có hiệu lực và hiệu quả cao.
- Các phòng, ban chức năng có nhiệm vụ hoàn thành tốt các nghiệp vụ chuyên môn của mình và có chức năng tham m-u cho Ban lãnh đạo của Công ty.
- Sự giúp việc của các phòng, ban chức năng cho các lãnh đạo nhằm mục đích chuẩn bị ra quyết định, h-ớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyết định.
- Cấp lãnh đạo của Công ty đ-ợc chuẩn bị rất kỹ về các mặt nghiệp vụ chuyên môn và thông tin khi cần thiết để ra các quyết định quản lý và
điều hành.
- Quyền lực vẫn tập trung vào tay ng-ời lãnh đạo và không bị phân tán nhiều mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao trong công tác chuyên môn.
- Các công việc của các phòng, ban không bị chồng chéo nhau. Còn các phòng, ban trong cùng một mảng công việc do một Phó giám đốc quản lý thì đôi khi họ cùng phải thực hiện một nhiệm vụ ngoài chức năng và nhiệm vụ của mình, đây là tr-ờng hợp cộng tác, phối hợp cùng phục tùng.
Một số tồn tại cần khắc phục.
1. Phòng hành chính - Tổ chức:
Hiện nay, phòng HC - TC ở Công ty giầy Th-ợng Đình là một phòng có chức năng và nhiệm vụ rất rộng. Có thể mô tả các công việc của phòng HC - TC thành mấy mảng công việc lớn sau:
Công tác Nhân sự ; Công tác Tiền l-ơng – BHXH, Công tác Hành chính quản trị; Công tác xây dựng và sửa chữa; Bộ phận quản lý ISO... Ngoài ra, còn có rất nhiều các công việc khác do Phòng quản lý, ví dụ nh-: công nghệ thông tin trong toàn Công ty, tổ chức khen th-ởng thi đua và kỷ luật, hội chợ triển lãm, quảng cáo...Nh- vậy, Phòng HC - TC có chức năng và nhiệm vụ quá rộng.
Qua những phân tích ở trên cho thấy vấn đề cần đặt ra là phải tách nhỏ phòng HC - TC hiện nay ra thành các phòng, ban riêng rẽ. Nhằm giảm bớt sức ép công việc trong phòng, tách biệt những công việc không có liên quan
đến nhau ra cùng với các cán bộ nhân viên của mảng công việc đó.
2. Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu và Phòng Tiêu thụ:
Hiện nay, hai phòng này có chức năng và nhiệm vụ về 2 mảng công việc nhìn chung là khác nhau. Nh-ng lại có cùng một bộ phận công việc là nghiên cứu thị tr-ờng và kết hợp với một bộ phận của Phòng HC - TC để thực hiện công tác quảng cáo.
Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ là thu thập thông tin về thị tr-ờng n-ớc ngoài.
Phòng Tiêu thụ có nhiệm vụ nghiên cứu thị tr-ờng và thị hiếu, nhu cầu của ng-ời tiêu dùng cùng với những mẫu mã sản phẩm cùng loại có trên thị tr-êng.
Phòng HC - TC sẽ đảm nhận một số công việc liên quan đến hoạt động quảng cáo của Công ty. Nh- làm đĩa CD Room marketing cho Công ty, tổ chức các hội chợ triển lãm quảng bá mặt hàng cho Công ty,...
Nh- vậy, có cần thiết phải để công việc nghiên cứu thị tr-ờng và quảng cáo tồn tại cả ở 3 phòng khác nhau không, trong khi có thể gộp lại thành một.Và một số tồn tại khác nữa…
Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức