1.4.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở công ty cổ phần LILAMA 69-3 Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ theo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất trực tiếp của Kế toán trưởng, đảm bảo nguồn thông tin phục vụ cho công tác quản lý lãnh đạo, thuận tiện cho việc ghi chép cơ giới hoá công tác kế toán, tiết kiệm được chi phí trong hạch toán., tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được sắp xếp theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.5:Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần LILAMA 69-3 Kế toán trưởng
Kế toán công nợ
Thủ quỹ Kế toán TSCĐ
Phó phòng kế toán tổng hợp
Kế toán vật tư
Kế toán lương
Kế toán thuế Kế
toán tiền mặt
Kế toán TGNH
Kế toán doanh thu và XĐKQ Q Kế
toán thanh toán nội bộ
47C
Chức năng chủ yếu của phòng kế toán là quản lý vốn, tài sản, công nợ;
nghiệp vụ tài chính kế toán, ngân hàng theo quy định của nhà nước. Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, thanh toán các chứng từ chi phí của các đơn vị thi công, kiểm soát việc chi tiêu tài chính, sử dụng vật tư và các yếu tố đầu vào của sản xuất các đơn vị thi công theo đúng quy định hiện hành của nhà nước
Hiện tại phòng Tài chính – kế toán gồm 16 nhân viên kế toán, trong đó trình độ đại học 10 nhân viên, trung cấp 6 nhân viên.
1.4.1.2. Chức năng nhiệm vụ của mỗi phần hành kế toán
- Kế toán trưởng: Do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Tổng giám đốc, tổ chức thực hiện công tác kế toán tài chính thống kê theo đúng các quy định của pháp luật về tài chính. Tiêu chuẩn kế toán trưởng do hội đồng quản trị quy định. Thực hiện theo Pháp lệnh, kế toán trưởng là người trực tiếp thông báo, cung cấp các thông tin kế toán cho ban Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm chung về các thông tin do Phòng cung cấp, là người thay mặt Giám đốc công ty tổ chức công tác kế toán của Công ty thực hiện các khoản đóng góp với Ngân sách nhà nước
- Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp các số liệu, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp. Kế toán tổng hợp ở Công ty đảm nhận công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Đến kỳ báo cáo lập báo cáo quyết toán quý, năm trình cấp trên duyệt, làm các báo cáo cần thiết theo yêu cầu của Cục thuế, theo các chế độ báo cáo tài chính khác.
- Kế toỏn vật tư: Theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho NVL. Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho, bảng thống kê sử dụng NVL từ phòng vật tư và kế toán tại các công trình, tổ, đội chuyển lên, kế toán vật liệu vào thẻ kho, lờn cỏc bảng phõn bổ, theo dừi sự biến động của NVL, vật liệu luõn chuyển, tình hình sử dụng NVL tại công trình.
- Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ Kế toán ở các xí nghiệp, đội, công trình
47C
trong toàn Công ty và tính toán phân bổ khấu hao hàng tháng TSCĐ. Đồng thời phối hợp với các bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ, định kỳ đánh giá giá trị còn lại thực tế của TSCĐ, mức độ hữu ích của tài sản để đưa ra kế hoạch mua sắm hay sửa chữa TSCĐ một cách kịp thời.
- Kế toán ngân hàng: Thực hiện các phần việc liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng cùng thủ quỹ đi rút tiền, chuyển tiền, vay vốn tín dụng ở ngân hàng, phụ trách các nhiệm vụ liên quan đến tiền mặt tạm ứng cho công nhân viên, viết phiếu chi thanh toán cho cán bộ hợp lý, kịp thời.
- Thủ quỹ: là người có nhiệm vụ bảo quản tiền mặt, thu tiền và chi tiền hàng ngày đều phải nắm bắt được tổng số tiền còn lại tại quỹ để xác định thời điểm đi rút tiền, giúp công ty có kế hoạch chi tiền mặt hợp lý.
- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tính toán tiền lương phải trả cho CBCNV. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, tính phần trăm bảo hiểm cho cụng nhõn viờn, theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm số người đúng BHXH hàng tháng, lập bảng phân bổ số 1 “Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội”.
- Kế toỏn phụ trỏch cụng nợ: Theo dừi tỡnh hỡnh cỏc khoản nợ với nhà cung cấp của công ty, xác định các khoản nợ cần phải thanh toán căn cứ vào quy mô, thời hạn thanh toán, và tình hình tiền mặt, TGNH của công ty.
- Kế toỏn thuế: Phụ trỏch theo dừi cỏc khoản phải trả, phải nộp ngõn sách nhà nước, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
- Kế toỏn thanh toỏn nội bộ: theo dừi việc thanh toỏn với người lao động trong công ty, thanh toán hoặc tạm ứng.
- Kế toán doanh thu và xác định kết quả: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu, kết chuyển, thanh lý hợp đồng với khách hàng, xác định kết quả kinh doanh
- Kế toán Nhà máy, xí nghiệp: Có nhiệm vụ thu thập thông tin, số liệu chuyển lên phòng kế toán của Công ty, làm công tác kế toán hạch toán ban đầu. Vì vậy được xem như là một khâu trong quy trình công tác kế toán
47C
của Công ty.
- Nhân viên kế toán thuộc các Đội công trình: Chịu trách nhiệm theo dừi từ khi xuất vật liệu đưa vào sản xuất đến khi bàn giao cụng trỡnh đi vào hoạt động. Hàng ngày tập hợp chấm công và thống kê các phiếu, lệnh sản xuất phát ra cho công nhân thực hiện. Cuối tháng tập hợp các phiếu giao khoán do Công ty đưa xuống, đồng thời thu thập chứng từ theo từng mục đích, nội dung kinh tế, định kỳ gửi về Phòng kế toán, phòng tổ chức lao động tiền lương của Cụng ty để tập hợp và theo dừi.
1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Do nhu cầu quản lý, đảm bảo chặt chẽ, kịp thời đối với các đơn vị trực thuộc, cung cấp thông tin, số liệu kịp thời, chính xác cho Ban Giám đốc. Bộ máy kế toán hiện nay được tổ chức theo hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho Công ty trong công tác kế toán về quan hệ đối chiếu và để phục vụ ghi sổ cái.
Ngoài hệ thống sổ sách kế toán ở trên, tại Văn phòng Công ty còn trang bị hệ thống phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2002 được viết riêng cho phù hợp với tình hình chung của Công ty. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm. Theo quy trình của phần mềm, các thông tin được tự động vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ chi tiết có liên quan
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác cộng sổ, khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra
47C
giấy theo quy định
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
- Chế độ kế toán mà Công ty áp dụng là chế độ kế toán áp dụng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và luật kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và thông tư số 161/2007/TT-BTC ngày 31/12/2007 về hướng dẫn thực hiện 16 chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001, Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 và
Sổ Cái
Báo cáo tài chính
Nhật ký chung Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký đặc biệt
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc
Máy vi tính
47C
Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003 và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi của Bộ Tài chính ban hành.
- Kỳ kế toán của Công ty được tính theo quý.
- Phương pháp hạch toán và kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp chuyển đổi ngoại tệ là theo tỷ giá thực tế bình quân của ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
Với hình thức Nhật ký chung công ty sử dụng hệ thống sổ sách về lao động, tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, hàng hoá, tài sản cố định,
…theo đúng quy định của Nhà nước. Có thể kể đến các sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký chung, sổ cái các TK và một số sổ nhật ký đặc biệt. Ngoài ra còn sử dụng các sổ chi tiết bao gồm sổ chi tiết các TK, sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dừi thuế GTGT, sổ chi phớ đầu tư xõy dựng...
47C
PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT