I. ĐẶC ĐIỂM CễNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CễNG TY
c. Thủ tục trớch BHXH, BHYT phải trả CNV
Quỹ BHXH là khoản tiền đúng gúp của người sử dụng lao động và người lao động cho tổ chức xó hội đó để trợ cấp trong cả trường hợp họ mất đi khả năng lao động như ốm đau, thai sản, mất sức….
Theo chế độ hiện hành BHXH được hỡnh thành bằng cỏch tớnh theo tỷ lệ 20% trờn tổng lương cấp bậc và cỏc khoản phụ cấp thường xuyờn của người lao động thực tế trong kỳ hạch toỏn. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong cỏc trường hợp họ bị ốm, tai nạn, nghỉ đẻ… Được tớnh toỏn trờn cơ sở mức lương ngày của họ và thời gian nghỉ (cú chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH, kế toỏn phải lập phiếu nghỉ BHXH cho từng người và từ cỏc phiếu nghỉ BHXH kế toỏn lập bảng thanh toỏn BHXH. BHXH trớch được trong kỳ sau khi trừ đi cỏc khoản phụ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp phần cũn lại phải nộp vào quỹ BHXH.
Theo quyết định số 1141 ngày 1/11/1994 của Bộ tài chớnh chứng từ kế toỏn BHXH gồm:
- Biờn bản xỏc nhận tai nạn lao động… - Phiếu nghỉ hưởng BHXH
- Thanh toỏn trợ cấp BHXH… ….
Căn cứ vào cỏc chứng từ tớnh BHXH theo chế độ quy định kế toỏn tập hợp thanh toỏn trợ cấp BHXH cho từng cụng nhõn viờn theo từng mức lương và tỷ lệ % trợ cấp BHXH được hưởng.
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phơng Mai
* Đối với trợ cấp ốm đau: Khi cú xỏc nhận của y tế vỡ lý do ốm đau của người lao động:
- Quy định về thời gian hưởng trợ cấp ốm đau trong 1 năm như sau:
Tại cỏc phũng ban: Nếu người lao động đúng BHXH dưới 15 năm thỡ được nghỉ 30ngày/năm. Nếu đúng BHXH trờn 15 năm thỡ được nghỉ 45 ngày/năm.
Tại cỏc phõn xưởng cụng trường sản xuất nặng nhọc thỡ nghỉ 40 ngày nếu người lao động đúng BHXH dưới 15 năm. Cũn nghỉ 60 ngày/năm nếu đúng BHXH trờn 15 năm.
Mức trợ cấp trong khoảng thời gian trờn là 75% lương cơ bản.
Mức trợ cấp = Lương cơ bản x Số ngày nghỉ x 75%
26
- Về thời gian nghỉ: nghỉ 15 ngày đối với con dưới 36 thỏng tuổi, nghỉ 12 ngày đối với con trờn 36 thỏng tuổi. Mức trợ cấp 75% lương cơ bản.
* Chế độ trợ cấp thai sản đối với lao động nữ sinh con thứ nhất, thứ 2. - Thời gian nghỉ: nghỉ khỏm thai 3 lần, mỗi lõn 1 ngày. Trường hợp đặc biệt nghỉ 60 ngày, nếu thai trờn 3 thỏng nếu sinh đụi nghỉ 120 ngày, đối với khối phũng ban. Cũn nghỉ 150 ngày đối với cỏc đội sản xuất. Nếu sinh 1 lần nhiều con thỡ từ con thứ 2 người mẹ được nghỉ thờm 39 ngày.
Mức trợ cấp 100% lương cơ bản.
Người lao động nếu cú 20 năm đến 30 năm đúng BHXH được cấp 1 thỏng lương, nếu đúng BHXH từ 30 đến 50 năm được hưởng trợ cấp 2 thỏng lương, nếu BHXH trờn 35 năm được hưởng trợ cấp 3 thỏng lương.
- Mức trợ cấp được hưởng mỗi thỏng là 55% trờn lương đúng BHXH bỡnh quõn năm. Cứ thờm 1 năm đúng BHXH được cộng thờm 2% và tối đa là bằng 75% lương đúng BHXH bỡnh quõn.
Để thanh toỏn tiền lương và tiền cụng hàng thỏng kế toỏn phải lập cỏc bảng trừ vào lương của người lao động toàn Cụng ty. Khi người lao động nghỉ ốm hay nghỉ đẻ, ban y tế cơ quan thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị thỡ lập Giấy
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phơng Mai
chứng nhận nghỉ hưởng BHXH để làm căn cứ xỏc định số ngày được nghỉ của người lao động để tớnh trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định.
Trợ cấp ốm đau thai sản khi người ốm đau thai sản nghỉ việc thanh toỏn trợ cấp giữa người lao động giỏn tiếp hay trực tiếp theo quy định của BHXH.
Trường hợp thanh toỏn cho chị Hưng nhõn viờn phũng hành hcớnh của Cụng ty TNHH Kiến trỳc Việt Nhật nghỉ việc do thai sản sẽ được thực hiện như sau:
PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH
Họ tờn: Nguyễn Thị Hương Tuổi: 25
Tờn cơ quan ytế Ngày đến Lý do Số ngày nghỉ Xỏc nhận y Y tế bộ Từ Đến Tổng số
Bệnh viện nhi 30/3/04 Sinh
con 2/4/0 4 2/6/0 4 2thỏng Phần trợ cấp BHXH Họ và tờn: Nguyễn Thị Hưng Nghề nghiệp: nhõn viờn Tiền lương đúng BHXH : 423.400đ Số ngày nghỉ: 2thỏng Mức trợ cấp: 100% Tổng số tiền trợ cấp: 423.400 x 2= 846800đ
Bằng chữ: (tỏm trăm bốn mươi sỏu nghỡn, tỏm trăm đồng)
Người lĩnh tiền
Kế toỏn
Ngày …. thỏng …. năm
Thủ trưởng đơn vị
Cuối thỏng kế toỏn tập hợp chi phớ cỏc phiếu hưởng BHXH lờn phũng kế toỏn và tiến hành lập bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH để thanh toỏn BHXH cho người lao động.
Quỏ trỡnh hạch toỏn tổng hợp cỏc khoản trớch theo lương ngoài TK334 cũn cú TK338 và cỏc tài khoản chi tiết của TK này.
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phơng Mai Số 61 Ngày 31/3/04 Đơn vị: đ Chứng từ Nội dung Số hiệu Số tiền Số Ngày Nợ Cú 31/3/0 4 BHXH trả thay lương 334 846.800 338 846.800 Cộng 846.800 846.800 Người lập biểu (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn)
Căn cứ vào bảng thanh toỏn lương kế toỏn tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ để dựa vào chứng từ ghi sổ lập sổ cỏi TK334 và TK338.
CễNG TY TNHH KIẾN TRÚC VIỆT NHẬT
Mẫu số: S03 – SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ tài chớnh
SỔ CÁI Năm 2004
Tờn tài khoản: phải trả CNV
TK: 334 Ngày GS Chứng từ Diễn giải SHT K Số tiền Số Ngày Nợ Cú Dư đầu kỳ 500.000.0 00
30/1/04 01 29/1 Trả lương T1 cho đội 1 111 50.410.00
0
30/1/04 02 29/1 Trả lương T1 cho cỏc ban 111 30.097.65
0
25/2/04 04 20/2 Tạm ứng lương cho đội số 9 141 50.000.00
0
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phơng Mai
lương
31/3/04 61 31/3 - Chi lương T3 cho CNV
….. 111 217.631.5 05 Cộng 400.000.0 00 Số dư cuối kỳ 100.000.0 00 Ngày …… thỏng…… năm Người ghi sổ (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Giỏm đốc (Ký, họ tờn)
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phơng Mai
CễNG TY TNHH KIẾN TRÚC VIỆT NHẬT
Mẫu số: S03 – SKT/DNN Ban hành theo quyết định số
1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ tài chớnh
SỔ CÁI Năm 2004
Tờn tài khoản: phải trả CNV
TK: 338 Ngày GS Chứng từ Diễn giải SHT K ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Cú Dư đầu kỳ 90.000.0 00 21/1/04 01 18/1 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 111 10.586.99 0 1.060.00 8 30/1/04 03 29/1 Khấu trừ BHXH, BHYT ….. 334 1.060.00 8 30/3/04 59 30/3 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 334 4/4/04 62 30/3 Nộp BHXH, BHYT ….. 111 41.551.38 7 Cộng 60.000.00 0 Số dư cuối kỳ 20.000.0 00 Ngày …… thỏng…… năm Người ghi sổ (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Giỏm đốc (Ký, họ tờn) d. Hạch toỏn cỏc khoản thu nhập của người lao động.
Trong quỏ trỡnh lao động khụng chỉ cú nguyờn khoản lương được hưởng hàng thỏng tương ứng với sức lao động của mỡnh bỏ ra mà cũn cú một số khoản
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phơng Mai
thu nhập khỏc như: khen thưởng. v. v. cỏc khoản này sẽ là đũn bẩy kinh tế khuyến khớch lao động hoàn thành nhiệm vụ và nõng cao hiệu quả lao động.
Ngoài chớnh sỏch khen thưởng thỡ cũn phải núi đến chớnh sỏch xử lý vi phạm trong quỏ trỡnh hoạt động. Do khụng làm triệt để quỏ trỡnh xõy dựng nờn phõn phối lượng cụng việc bị trỡ trệ dẫn đến thất thoỏt nguồn tài chớnh của cụng ty.
Đối với khối cơ quan cụng ty nếu nghỉ nhiều ngày khụng cú lý do thỡ người lao động phải chịu số tiền phạt theo quy định. Nếu nghỉ quỏ số ngày giới hạn cao nhất người lao động cú thể bị đỡnh chỉ cụng tỏc buộc phải thụi việc. Khi nghỉ quỏ số ngày giới hạn về số ngày quy định nghỉ thỡ trưởng phũng bỏo cỏo với phũng tổ chức hành chớnh, phũng này theo dừi quy định phỏt và lập biờn bản xứ lý với sự cú mặt của người lao động làm chứng và dựa vào đú để định mức phạt, ghi sú tiền phạt vào biờn bản. Khi lập biờn bản và cỏc thủ tục xong, trưởng phũng TC-HC ký tờn và nộp lờn phũng tài vụ cụng ty để tiến hành thanh toỏn khấu trừ vào lương của người lao động. Vỡ quyền lợi của mỡnh nờn người lao động luụn phải tuõn theo quy định, chế độ làm việc nghiờm tỳc của cụng ty đề ra.
Việc hạch toỏn ghi sổ cỏc tài khoản phạt với người lao động được tiến hành tương tự với trỡnh tự hạch toỏn cỏc khoản trớch theo lương với nguyờn tắc ghi giảm lương người lao động và ghi tăng cỏc khoản thu cho cụng ty.
Túm lại việc tổ chức hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương ở Cụng ty TNHH Kiến trỳc Việt Nhật được tiến hành ở phũng tài vụ của cụng ty, kế toỏn ở cỏc đội cũng tham gia vào việc hạch toỏn tiền lương nhưng cú vai trũ như một kế toỏn chi tiết tiền lương ở từng đơn vị. Việc ghi sổ sỏch tập trung tại phũng tài vụ cụng ty tiện cho việc kiểm tra đối chiếu so sỏnh số liệu kế toỏn trờn cụng ty. Đồng thời cụng ty luụn phải chỉ đạo, đụn đốc cỏc đội trực thuộc để trỏnh tỡnh trạng xấu đối với quỏ trỡnh hoạt động của cụng ty.
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phơng Mai
PHẦN III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG,
NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG TẠI CễNG TY TNHH KIẾN TRÚC VIỆT - NHẬT
Tổ chức hạch toỏn kịp thời, chớnh xỏc và đầy đủ thu nhập của người lao động thực hiện phõn phối thu nhập trong nội bộ doanh nghiệp là yờu cầu đũi hỏi ngay cả những doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả cũng phải quan tõm đến nhất là đối với cụng ty đang cụng tỏc kế toỏn tiền lương là việc làm cần thiết. Hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn tiền lương theo hướng phải đảm bảo cụng bằng cho người lao động. Cụng ty xõy dựng hỡnh thức trả lương theo sản phẩm cho lao động trực tiếp nhưng để hỡnh thức này phỏt huy hiệu quả, cụng ty phải cú định mức lao động cụ thể cho từng cụng việc, từng cấp bậc thợ, vừa cú căn cứ kỹ thuật phự hợp với điều kiện lao động cụ thể của cụng ty.
Hơn nữa ta thấy so với cụng nhõn viờn ở khối cơ quan cú tiền lương thỏng cao hơn hẳn so với tiền lương của cụng nhõn viờn trực tiếp sản xuất. Lý do làm cho tiền lương của cụng nhõn trực tiếp sản xuất thấp như vậy là do trong quỏ trỡnh tớnh đơn giỏ cụng đó cú quỏ nhiều khoản tớnh khấu trừ. Khi cú quyết định thanh toỏn của cụng ty đơn vị đó trớch 32% để làm quỹ mua bảo hộ lao động và trả phụ cấp chức vụ cho tổ trưởng. Sau đú khi tớnh đơn giỏ lại chi thờm 1,09 để tớnh khoản chờnh lệch xỏc định số tiền trả cho chủ nhõn cụng. Đú là lý do làm cho tiền lương của cụng nhõn sản xuất bị giảm.
Để đảm bảo tớnh xỏc đỏng, cụng bằng và hợp lý trong việc trả lương cho cụng nhõn trực tiếp vẫn đảm bảo chi phớ nhõn cụng của cụng ty như định mức đó được xỏc định trong kế hoạch thi cụng cụng ty cú thể nghiờn cứu và phõn phối thu nhập ở cỏc đơn vị như sau:
- Sau khi nhận quyết định thanh toỏn của cụng ty thỡ tổ trưởng tiến hành xỏc định số tiền thực tế trả cho CNV trong thỏng và số tiền giữ tại quỹ (32%). 32% này sẽ được sử dụng để:
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phơng Mai
+ Trả lương cho chủ thầu (thay cho việc phải trớch 1,09 từ lương của CNV).
+ Trả phụ cấp chức vụ cho đội trưởng, tổ trưởng.
Như vậy đơn giỏ bỡnh quõn của cụng nhõn sẽ tăng lờn thờm do khụng bị trớch tiền cho chủ thầu.
Đối với lao động giỏn tiếp việc tớnh lương cần phải gắn với việc ỏp dụng phương phỏp phõn phối theo lao động. Tiền lương thời gian cụng ty ỏp dụng để trả cho cụng nhõn viờn khối cơ quan và bộ phận giỏn tiếp đổi mới đơn thuần là cỏch tớnh tiền lương giản đơn, tuy cú ưu điểm là để tớnh toỏn xong nú lại khụng gắn với kết quả lao động do đú nú khụng phản ỏnh trung thực được sức lao động của cụng nhõn, khụng kớch thớch được hết sức làm việc của họ cũng như họ khụng tớch cực phỏt huy sỏng kiến cú lợi cho doanh nghiệp. Tiền lương của bộ phận giỏn tiếp cao xong do “mức tăng lương” cụng ty đặt ra chứ khụng phải mức khuyến khớch do hoàn thành kế hoạch. v. v . Do đú khụng tỏc động mấy đến người lao động lại khụng mang đỳng tớnh chất của ngành xõy dựng. Cụng ty cú thể xem xột lại giữa “hệ số tăng lương thờm” và việc quy định mối liờn hệ giữa mức lương của bộ phận giỏn tiếp được hưởng và khối lượng thi cụng nghiệm thu trong đợt. Việc cụng ty trả lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn ở bộ phận giỏn tiếp vừa căn cứ vào chớnh sỏch lương và mức lương bỡnh quan của cụng việc hoàn thành ở đơn vị sẽ khuyến khớch cỏn bộ quản lý cụng ty nghiờm tỳc nghiờn cứu lập kế hoạch và chỉ đạo hợp lý, sỏng tạo nhằm nõng cao mức lương bỡnh quõn đú lờn cũng chớnh là nõng cao mức lương bỡnh qũn của tồn cụng ty.
Khi đú tiền lương của bộ phận giỏn tiếp được tớnh là:
Tổng = Lương + Phụ cấp + Mức lương trớch từ khối lượng
Thời gian (nếu cú) Cụng trỡnh nghiệm thu
Mức lương trớch từ khối lượng cụng trỡnh nghiệm thu trong đợt này được trớch theo một tỷ lệ do cụng ty tớnh toỏn sao cho hợp lý vơớ tỡnh hỡnh của cụng ty.
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phơng Mai
Trong điều kiện nếu cụng ty tổ chức cụng tỏc kế toỏn bằng mỏy vi tớnh thỡ hệ thống chứng từ kế toỏn núi chung và chứng từ kế toỏn tiền lương núi riờng phải được thay đổi bởi chứng từ kế toỏn hiện hành chưa cú những quy định về chứng từ trong điều kiện kế toỏn bằng mỏy vi tớnh… Do đú nếu cú sử dụng kế toỏn mỏy cụng ty nờn mời cỏc chuyờn gia trong lĩnh vực kế toỏn này để tỡm hiểu và đạo tạo lại đội ngũ kế toỏn trước khi chuyển đổi từ kế toỏn thủ cụng sang kế toỏn trờn mỏy vi tớnh.
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phơng Mai
KẾT LUẬN
Cụng tỏc kế toỏn đúng vai trũ rất quan trọng trong việc ra cỏc quyết định kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay để phỏt triển và ganh đua với cỏc doanh nghiệp bạn, Cụng ty TNHH kiến trỳc Việt- Nhật đó cú nhiều cố gắng trong việc tỡm ra biện phỏp cho hoạt động sản xuất kinh doanh cú hiệu quả núi chung và cụng tỏc kế toỏn núi riờng.
Cụng ty TNHH Kiến trỳc Việt Nhật đó rất nỗ lực trong cụng tỏc tỡm hiểu và vạch ra đường lối phỏt triển cho Cụng ty. Để đưa cụng ty dần khẳng dịnh mỡnh trờn thị trường, bộ mỏy kế toỏn đúng vai trũ quan trọng trong sự phỏt triển đi lờn của Cụng ty.
Trờn đõy là nhận thức tổng quan của em về tỡnh hỡnh cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc kế toỏn tiền lương. Em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến và giải phỏp để hoàn thiện hơn cụng tỏc kế toỏn tiền lương tại Cụng ty.
Do kiến thức cũn hạn chế và chưa từng cú kinh nghiệm trong thực tế em mong sẽ nhận được sự đúng gúp ý kiến và chỉ bảo hơn nữa của cỏc thầy, cỏc cụ đặc biệt là cụ Phạm Võn Huyền.
Em xin chõn thành cảm ơn!