PHẦN II:THỰC TRẠNG VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY
3. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật là Công ty xây dựng có quy mô nhỏ
trực thuộc Công ty có ba đội sản xuất đóng tại các công trình. Tại mỗi đơn vị, hàng ngày phải thực hiện các hoạt động thường xuyên, liên tục các hoạt động thi công các công trình. Do có đặc điểm như vậy nên để đáp ứng các đặc điểm tình hình thực tế của Công ty thì tổ chức bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung để đảm bảo cho công tác kế toán tại Công ty được tiến hành nhanh chóng và chính xác.
Đặc điểm của hoạt động xây lắp là các sản phẩm xây lắp thì cố địnhtrong khi các điều kiện xây lắp như trang thiết bị, nguyên vật liệu thì thường xuyên thay đổi. Do vậy, ở từng đơn vị xây lắp cần tổ chức hạch toán trong quan hệ nội bộ chặt chẽ với phòng tài vụ của Công ty để đảm bảo cho việc kiểm tra phản ánh một cách chính xác kịp thời từng công trình và hạng mục công trình. Công tác hạch toán kế toán ở các đội thì do các kế toán viên ở đội thực hiện. Hàng ngày kế toán ở các đội sẽ căn cứ vào tình hình thực tế phát sinh để phản ánh vào các loại sổ chi tiết. Đồng thời tập hợp chứng từ gốc vào các bảng kê tổng hợp chứng
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP NGUYỄN PHƯƠNG MAI
từ gốc. Phòng tài vụ sẽ căn cứ vào các bảng kê này và các chứng từ khác có liên quan để thực hiện hạch toán chi tiết và tổng hợp.
3.1. Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật.
Bộ máy kế toán của Công ty có vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nó thực hiện chức năng thu nhận và xử lý thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng có liên quan. Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác đầu tư liên doanh liên kết. Cụ thể bộ máy kế hoạch của Công ty có các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức hạch toán kế toán: phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn.
- Lập và trình bày các báo cáo cần thiết theo quy định.
- Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính của Công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý.
- Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định.
- Tổ chức công tác, phổ biến kịp thời các chế độ, thể lệ quy định, quy chế tài chính mới ban hành.
- Hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán.
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP NGUYỄN PHƯƠNG MAI
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng – Trưởng phòng tài vụ.
Kế toán trưởng là người đại diện của Phòng Tài vụ trong quan hệ và Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị. Kế toán trưởng là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chuowng trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức hoạt động trong phòng kế toán tài vụ, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được Nhà nước quy định. Kế toán trưởng có nhiệm vụ cập nhập được các thông tin mới về kế toán tài chính cho các cán bộ kế toán trong Công ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán trong Công ty.
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trưởng phòng tài vụ)
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
(Phó phòng tài vụ)
Kế toán thanh toán Kế toán tập họp chi phí giá
thành
Kế toán lương và các khoản phải trích theo lương - Kế toán thủ quỹ
- Kế toán vốn bằng tiền
KẾ TOÁN ĐỘI
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP NGUYỄN PHƯƠNG MAI
Kế toán tổng hợp – Phó phòng tài vụ: là người chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại Công ty. Trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau. Kế toán tổng hợp còn phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, đồng thời hỗ trợ kế toán trưởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý.
Kế toán lương và các khoản trích theo lương có nhiệm vụ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương từ các số liẹu về số lượng, thời gian lao động, đồng thời phân bổ chi phí tiền lương theo đúng đối tượng sử dụng. Kế toán đội, thực hiện ghi chép đầy đủ các thông tin ban đầu về lao động tiền lương và theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn tiền lương, tiền thưởng phụ cấp cho cỏn bộ cụng nhân viên của Công ty. Cuối kỳ kế toán tiền lương phải lập các báo cáo về lao động và tiền lương để phục vụ cho công tác quản lý.
Kế toỏn thanh toỏn nội bộ kiờm thuế: cú nhiệm vụ theo dừi và phản ỏnh tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả đối với những cá nhân trong và ngoài đơn vị. Đồng thời kê khai đúng các khoản thuế phải nộp, phản ánh kịp thời số thuế đã nộp tạm thời cho Nhà nước hoặc số chính thức. Đẩy mạnh việc thanh toán với Nhà nước đảm bảo đúng thời gian quy định.
Kế toỏn tập hợp chi phớ – tớnh giỏ thành cú nhiệm vụ theo dừi kiểm tra việc phân bổ các chi phí trong kỳ các đối tượng, chi tiết cho từng công trình.
Cuối kỳ kế toán tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ và lập báo cáo tổng hợp chi phí giá thành.
Kế toán vốn bằng tiền là người chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền như: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Hàng ngày kế toán tiền mặt phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, giám sát việc chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu tiền mặt tại quỹ và tiền mặt ghi trong sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về tiền mặt.
Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền còn phải kiểm tra tình hình biến động tăng, giảm về tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP NGUYỄN PHƯƠNG MAI
Kế toỏn cỏc khoản phải thu, phải trả cú nhiệm vụ theo dừi và phản ỏnh tỡnh hình các khoản phải thu, phải trả phát sinh trung kỳ và luỹ kế từ các kỳ trước.
Kế toán các đơn vị xây lắp công trình hàng ngày phải tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ tại đơn vị. Định kỳ kế toán phải lập các bảng kê tổng hợp và đưa số liệu về phòng tài vụ của Công ty.
Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, hàng ngày lập các báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế tại quỹ với số tiền mặt được phản ánh trên sổ sách để tìm ra và giải quyết những sai phạm trong quản lý tiền mặt.
3.2. Hình thức kế toán tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật 3.2.1. Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán tại Công ty.
Trên cơ sở các tài khoản sử dụng, nội dung và quy mô của Công ty. Để thuận tiện và phù hợp trong quá trình hạch toán kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán cho Công ty mình.
Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Các loại sổ
kế toán chi Chứng từ ghi
sổ Sổ đăng ký
chứng từ ghi
Sổ cái
Bảng cân đối tài
Bảng tổng hợp chi tiết
33
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP NGUYỄN PHƯƠNG MAI
Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phản ánh vào các chứng từ có liên quan theo đúng quy định hiện hành.
3.2.2. Phương pháp hạch toán.
Căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh, thì kế toán sẽ phản ánh vào các loại sổ kế toán chi tiết và các chứng từ ghi sổ theo từng laọi nghiệp vụ. Trên cơ sở của bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ngày vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng để lập bảng “Cân đối kế toán”.
Đối với các khoản phải mở rổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, bảng tính tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng tiến hành cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của tài khoản đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính.
Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày (Định kỳ)
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP NGUYỄN PHƯƠNG MAI
Đối với các đội thì định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán các đội tiến hành tập hợp các chứng từ phát sinh vào các bảng kê tổng hợp và đưa về phòng tài vụ kèm theo chứng từ gốc. Các bảng kê gồm: Tờ kê thanh toán chứng từ hoá đơn thanh toán chi phí… tại phòng tài vụ của chủ yếu các kế toán viên có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra, xem xét tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra việc tính toán của các đội gửi về đưa vào hạch toán và ghi sổ chi tiết.
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP NGUYỄN PHƯƠNG MAI
B-THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ