Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:

2.1.1.4 .Hình thức kế tốn tại công ty

2.1.5. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:

2.1.5.1. Nhập do mua ngoài:

Bên cạnh phế liệu thu hồi nhập kho, nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài và mua theo hợp đồng trong nước. Do đặc điểm của ngành xây dựng là di chuyển địa điểm sản xuất kinh doanh nên Cơng ty áp dụng hình thức khốn xuống đội sản xuất thi cơng. Các cơng trình thường ở rất xa cơng ty (Cơng trình Quốc lộ 14 đoạn qua trung tâm Thanh Hóa, cơng trình đường Bắc Ninh- Nội Bài, cơng trình đường R5 - Hải Phịng….) và hoạt động tách biệt nhau do đó mỗi cơng trình có một nhân viên thống kê theo dõi tình hình biến động, hiện có của vật tư tại kho ở cơng trình. Ví dụ như cơng trình QL 14 đoạn qua trung tâm Thanh Hóa do Trần Văn Bích làm nhân viên thống kê. Việc cung cấp vật tư chủ yếu do phịng vật tư thực hiện.

Khi cơng ty thắng thầu và ký hợp đồng thi cơng các cơng trình, phịng kế hoạch sẽ giao khốn các cơng trình, hạng mục cơng trình theo từng đợt hoặc tồn bộ gửi xuống các đội sản xuất. Do sản phẩm công ty chủ yếu theo hợp đồng nên việc mua sắm nguyên vật liệu dựa vào thông số kỹ thuật của hợp đồng. Dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng vật tư dự trù khối lượng cho từng loại.

Ví dụ: Khi nhận được bản giao khốn hạng mục: Cơng trình Km 532 + 200 đến Km 534 - Thuộc gói thầu số 4- Dự án nâng cấp Quốc lộ 14 – Đoạn qua trung tâm TP Thanh Hóa- Tỉnh Thanh Hóa

CƠNG TY TNHH DUY KHÁNH

CỘNG HỒ XÃ HỘi CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-------o0o-------

Thanh hóa, ngày 15 tháng 01 năm 2012

BẢN GIAO KHỐN:

CƠNG TRÌNH: KM 632 + 200 ĐẾN KM 200 - THUỘC GÓI THẦU SỐ 4 ĐOẠN QUA TRUNG TÂM THANH HÓA- TỈNH THANH HĨA

ĐƠN VỊ THI CƠNG: ĐỘI XD SỐ 2 I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

1.Trách nhiệm của Công ty:

Chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng kinh tế, phân khai các hạng mục công việc để giao cho các đơn vị thi công, quyết định nguồn cung cấp vật tư, thiết bị, công nghệ thi công chủ yếu để đảm bảo chất lượng cơng trình.

Cơng ty tạo điều kiện cho đơn vị vay vốn thi công. Đơn vị chịu lãi của ngân hàng (theo hợp đồng giữa Công ty và đơn vị).

Công ty chỉ thanh toán vốn cho đơn vị khi bên A thanh tốn cho cơng ty theo phiếu giá. Sau khi cơng trình hồn thành. nghiệm thu bàn giao, thanh toán với bên A xong Cơng ty sẽ quyết tốn tồn bộ giá trị cơng trình đơn vị thực hiện.

2.Trách nhiệm của đơn vị thi công: Nhận mặt bằng thi công.

Triển khai thi công, chịu trách nhiệm trước Cơng ty về tiến độ, chất lượng cơng trình, đảm bảo an tồn cho người, thiết kế thi cơng và chịu sự giám sát trực tiếp của các phịng ban nghiệp vụ Cơng ty.

Chịu trách nhiệm về mọi chi phí về nghiệm thu khối lượng cơng việc hồn thành và thanh quyết tốn cơng trình với bên A; chịu trách nhiệm sửa chữa những sai sót và bàn giao các hạng mục cơng việc mình làm.

1.Khối lượng trong bản giao khốn là khối lượng theo hợp đồng kinh tế từ lý trình Km 532 + 200 đến Km 534. Giá trị thanh tốn cho đội sẽ tính trên khối lượng nghiệm thu thanh tốn với bên A.

2.Đơn giá trong bảng khoán bao gồm tồn bộ chi phí vật liệu, nhân cơng, máy thi cơng, huy động, cơng trình phụ tạm, cơng việc phụ trợ khác, phụ phí thi cơng, bảo hiểm cho cán bộ cơng nhân viên, lễ, phép… và thuế VAT đối với vật liệu.

3.Tài liệu áp dụng:

Định mức dự toán theo quyết định số 1242/1998/QĐ – BXD ngày 25/11/1998

Giá ca máy theo quyết định số 1260/1998/QĐ- BXD

Đơn giá nhân công theo bảng lương A6 - Nghị định 05/CP, lương tối thiểu được điều chỉnh theo thơng tư số 04/2002/TT – BXD

Chi phí chung được tính bắng 35% chi phí nhân cơng. Giá vật tư theo giá thông báo tại thời điểm khu vực thi công

Đội đã chấp nhận bảng khoán và ký tên dưới đây thì phải có biện pháp để thi cơng sao cho có hiệu quả. Trong q trình thi cơng, chi phí để thi cơng cơng trình cao hay thấp đơn vị phải tự cân đối (nếu lỗ thì đơn vị phải hồn tồn chịu trách nhiệm trước việc mình làm)

III. KINH PHÍ GIAO KHỐN: 8.831.209.315đ

(Bằng chữ: Tám tỷ, tám trăm ba mươi mốt triệu, hai trăm linh chín nghìn,

một trăm ba mươi nhăm đồng)

ĐƠN VỊ THI CÔNG GIÁM ĐỐC CỒNG TY

Sau khi nhận được bản giao khốn, đơn vị thi cơng bắt đầu tiến hành thi cơng. Để phục vụ thi cơng cơng trình đảm bảo đúng tiến độ và đúng hợp đồng thì Cơng ty có thể:

Nhập 1 lần để xuất nhiều lần do cơng trình ở xa nguồn cung cấp. Nhập và cho xuất thẳng.

Nhập nhiều lần cho xuất một lần do nhu cầu sử dụng cho 1 lần là lớn mà nguyên vật liệu lại hiếm hoặc phụ thuộc vào kết quả khai thác của nhà cung cấp ở gần cơng trình.

Tuy nhiên, trong trường hợp thị trường thơng thống và diễn ra nhanh gọn thì Cơng ty được lựa chọn nhà cung cấp. Nhìn chung địa điểm mua thường gần cơng trình thi cơng nên ít có trường hợp hàng về mà chưa có hố đơn hoặc ngược lại. Mặt khác, cùng một loại nguyên vật liệu nhưng cơng ty có thể mua của nhiều nhà cung cấp. Đối với những loại nguyên vật liệu có nhu cầu sử dụng lớn, Cơng ty thường mua theo hình thức trọn gói và những nhà cung cấp các loại nguyên vật liệu này thường có quan hệ quen thuộc với Cơng ty như Cơng ty XD & TM Hà Trang hay Xí nghiệp đá Xn Thuỷ…Hình thức thanh tốn chủ yếu của các hợp đồng này là mua trả chậm hoặc tiền gửi ngân hàng.

Đối với những doanh nghiệp sử dụng khơng nhiều thì có thể được mua theo phương thức trả chậm. Đối tượng tạm ứng là nhân viên tiếp liệu hoặc trả bằng tiền mặt. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà công ty đưa ra nhân viên tiếp liệu làm đơn xin tạm ứng. Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho xong, người mua phải viết giấy đề nghị thanh tốn, sau đó kế tốn thanh tốn sẽ lập giấy thanh tốn căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho…Mỗi lần mua vật liệu, kế toán sẽ trừ dần vào số được tạm ứng của nhân viên tiếp liệu. Khi hết tạm ứng, người mua sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng nếu số đã tạm ứng trong tháng không chi hết sẽ chuyển số dư sang tháng sau.

Ta có thể thấy rõ q trình này qua ví dụ sau:

HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) 02 - N

Ngày 10 tháng 07 năm 2012 LB 036478 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Phương Đông

Địa chỉ: Đường Trần Phú - TP Thanh Hóa MST: 5900181735

Người mua hàng: Lê Huy Độ

Đơn vị: Công ty TNHH Duy Khánh

Địa chỉ: Tại số 23, ngõ Phương Đông, phường Phú Sơn, thành phố Thanh Hóa.

STT Tên hàng hố, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3 = 2 x 1 Ống cống bê tông Φ 80 một lưới thép HĐ số 424/HĐKT ngày 20/06/2004 Cái 500 377.142,86 188.571.429 Cộng tiền hàng 188.571.429

Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 9.428.571 Tổng cộng tiền thanh toán: 198.000.000

Số tiền(bằng chữ): Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn

Người mua hàng Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị

Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141 – TCCĐKT Ngày1 tháng 11 năm 1995 củaBTC

Ngày 10 tháng 07 năm 2012 Quyển số: 01

Số : 12

Họ tên người giao hàng: Công ty QLSC và XD cầu đường Thanh Hóa

Theo hố đơn GTGT số 036478 ngày 10 tháng 7 năm 2012 của Công ty QLSC và XD đường Thanh Hóa

Nhập tại kho: Cơng trường QL 14 - Thành phố Thanh Hóa S

TT

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hố) Mã số Đơn vị tính Số Theo C.từ lượng Thực nhập

Đơn giá Thành tiền

A B C D 1 2 3 4 Ống cống bê tông ly tâm Φ 80 một lưới thép Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 5% Cái 500 317.142,86 188.571.429 188.571.429 9.428.571 Cộng 198.000.000

Số tiền(bằng chữ): Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn.

Sau khi nhập kho ống cống, ông Lê Huy Độ lập Giấy đề nghị thanh toán gửi cho phịng Kế tốn của Cơng ty.

Cơng ty TNHH Duy Khánh CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

Thanh hóa, ngày 12 tháng 07 năm 2012

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TỐN

Kính gửi: Giám đốc Cơng ty TNHH Duy Khánh

Phịng Tài chính - Kế tốn Cơng ty TNHH Duy Khánh

Tên tôi là: Lê Huy Độ Bộ phận công tác: Đội xây dựng số 2

Đề nghị Cơng ty thanh tốn cho tôi nội dung sau: Tiền mua vật liệu phục vụ thi cơng cơng trình QL 14 đoạn qua trung tâm Thanh Hóa.

Thứ Chứng từ Nội dung thanh toán Số tiền tự Ngày tháng Số hiệu

1 10/7/04 36478 Thanh toán tiền mua ống cống ly tâm D80 một lưới thép phục vụ thi cơng

198.000.000

Tổng cộng 198.000.000

Bằng chữ: Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn.

Kính đề nghị Cơng ty giải quyết cho thanh toán nhanh.

Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị Kế toán kiểm tra đề nghị trên, lập giấy thanh toán tiền tạm ứng như sau:

GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG

Ngày 12 tháng 07 năm 2012 Số: 13

Họ tên người thanh toán: Nguyễn Thị Lộc

Địa chỉ: …………………………………… Số tiền được tạm ứng thanh toán theo bảng sau:

DIỄN GIẢI

SỐ TIỀN

A 1

I/ Số tiền tạm ứng

1. Số tiền tạm ứng các đợt trước chưa chi hết

2. Số tạm ứng kỳ này

- Phiếu chi số 21 ngày 12/07/2004

200.000.000

II/ Số tiền đã chi

1. Chứng từ số 12 ngày 10/07/2004 198.000.000

III/ Chênh lệch

1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 2. Chi quá số tạm ứng (II – I)

2.000.000

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Tổ chức chứng từ kế tốn là khâu đầu tiên của cơng tác kế tốn nhằm cung cấp thơng tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp cho đối tượng sử dụng thông tin.

Công ty thiết lập hệ thống chứng từ dựa trên hệ thống chứng từ ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính ban hành.Các chứng từ gốc là cơ sở nhập dữ liệu vào máy. Tức là từ các chứng từ gốc, kế toán nhập đầy đủ các thông tin vào máy.

Trong phần mềm kế tốn CADS Cơng ty đã xây dựng chi tiết danh mục cho chứng từ như sau:

+ Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế + Phiếu nhập vật tư, tiền NT, giá thực tế + Phiếu nhập khác.

Các chứng từ này được mã hoá trong phần mềm với cách cài đặt và thông báo thông qua menu thực hiện “Danh mục/Danh mục chứng từ”. Khi đó sẽ hiện ra màn hình để ta khai báo mã tên của chứng từ.

- Tài khoản sử dụng:

Với việc áp dụng phần mềm CADS vào cơng tác kế tốn thì Cơng ty đã xây dựng và chi tiết hoá cho các TK theo đối tượng quản lý. Do đó, TK kế tốn sử dụng từ cấp 1 được chi tiết hoá thành cấp 2, 3 và dựa vào hệ thống TK do Bộ Tài Chính ban hành.

Với nghiệp vụ nhập kho thì TK được sử dụng bao gồm: Mã

152 Nguyên liệu, vật liệu

1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 1523 Nhiên liệu

1524 Phụ tùng thay thế sữa chữa

111 Tiền mặt

1111 Tiền mặt VNĐ

141 Tạm ứng

331 Phải trả người bán

……

Cài đặt các tài khoản này được thực hiện qua Menu “Danh mục/ Danh mục tài khoản”. Nếu muốn sửa TK ta sử dụng phím F3, F4 để thêm mới. Số dư đầu năm của tài khoản được cập nhật ở Menu “Danh mục/ Danh mục tài khoản” nhấn phím F2 để vào số dư đầu kỳ các tài khoản.

- Quy trình nhập liệu nguyên vật liệu mua ngoài:

+ Chọn Menu thực hiện “Giao dịch/vật tư/nhập vật tư”

Chương trình sẽ lọc ra phiếu nhập kho gần đây nhất, ấn F4 (mới) để bắt đầu nhập chứng từ. Kích chuột vào cuối ơ mã để chọn chứng từ phù hợp, trong trường hợp này chọn “Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế”

+ Lần lượt nhập các thơng tin trên màn hình

+ Ngày chứng từ: Nhập ngày, tháng, năm của chứng từ + Số chứng từ: Nhập số của chứng từ

+ Ông, bà: Nhập tên của người nhập kho.

+ Mã đt: Là đơn vị thanh tốn. Nếu đối tượng đã có trong danh mục khách hàng thì gõ mã của đối tượng, sau đó nhấn ENTER thì máy sẽ tự động nêu tên, địa chỉ… của người cung cấp hoặc dùng phím F5 để tra cứu. Lúc này máy sẽ xuất hiện danh mục khách hàng cho ta lựa chọn khách hàng phù hợp. Nếu chưa có trong danh mục thì ta ấn F4 để tạo thêm đối tượng sau đó thực hiện giống như trên.

+ Kho: Gõ mã kho rồi ấn ENTER thì máy tự động hiện tên kho.

+ Vật tư: Nhập mã vật tư. Chương trình sẽ kiểm tra mã vật tư trong danh mục. Nếu khơng đúng thì danh mục vật tư hiện lên để chọn và con trỏ sẽ dừng lại ở bản ghi có mã gần đúng nhất so với mã gõ vào. Dùng phím con trỏ để di chuyển và chọn. Có thể dùng phím F5 để tìm theo mã hoặc tên.

+ Diễn giải: Kế toán nhập nội dung nghiệp vụ.

+ Số lượng: Nhập số lượng vật tư mua vào trên chứng từ. + Đơn giá: Nhập đơn giá ghi trên phiếu nhập kho.

Nhập xong ấn ENTER máy tự động tính tiền và điền vào ơ tiền VNĐ

+ Định khoản: Máy tự động định khoản TK Nợ 152, kế tốn định khoản TK Có.

+ Thuế: Ấn tổ hợp phím CTRL + A máy hiện lên bảng nhập thuế. Khi đó kế tốn nhập các thơng tin liên quan đến thuế.

Ngày hoá đơn: Là ngày ghi trên hoá đơn của người cung cấp Số hoá đơn: Là số Serial (No) ghi trên hoá đơn.

Thuế suất: Nhập thuế suất, máy sẽ tự động tính tiền thuế vá tự điền. TK ghi Nợ máy tự động hiện, TK ghi Có kế tốn tự điền vào.

Sau khi nhập xong nhấn LƯU

Sau khi lưu xong chứng từ, con trỏ chuyển đến nút “mới” người sử dụng có thể thực hiện các công việc tiếp theo như “In chứng từ”, “Sửa”, “Xem”…

Nếu mua mà chưa trả người bán thì kế tốn nhập dữ liệu vào máy theo định khoản:

Nợ TK 152

Có TK 331 – Chi tiết theo người bán. Nếu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng:

Khi Công ty tạm ứng tiền cho các đội mua vật tư thi công ở cơng trình: Nợ TK 141 – Chi tiết cho các đối tượng tạm ứng

Có TK 111

Khi các đội thanh tốn tạm ứng, căn cứ vào các chứng từ liên quan để kế tốn nhập dữ liệu vào máy định khoản

Nợ TK 152 Có TK 141

2.1.5.2.Nhập phế liệu thu hồi:

Khi đã có phế liệu thu hồi từ các cơng trình, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản:

Nợ TK 1521

Ví dụ: Nhập phế liệu là sắt vụn thu được từ cơng trình QL 14 đoạn qua trung tâm Thanh Hóa theo phiếu nhập kho như sau:

PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 - VT

QĐ số 1141 – TCCĐKT Ngày1 tháng 11 năm 1995 củaBTC

Ngày 31 tháng 07 năm 2011 Số : 26

Họ tên người giao hàng: Lê Huy Độ

Nhập tại kho: Công trường QL 14 - Thành phố Thanh Hóa S

TT

Tên, nhãn hiệu, quy cách,