1.3.3.1 .Sổ kế toán chi tiết
3.1.1.2. Tên công ty :
Tên công ty : Công ty TNHH Duy Khánh
Trụ sở công ty : Thôn Nam Hải, Xã Hải Thượng Huyện Tĩnh Gia, Thanh Hóa
Điện thoại : 0936959204 Vốn điều lệ : 7 700 000 000 VND
3.1.1.3. Ngành nghề kinh doanh :
TÊN NGHÀNH MÃ NGÀNH
-Khai thác, sản xuất vật liệu xây dựng từ đá, xuất khẩu đá ốp lát
0810
-Dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ. 4933
-Thi cơng xây dựng các cơng trình dân dụng, giao
thơng, thủy lợi, san lấp mặt bằng.
4100,4210
2.1.1.4.Hình thức kế tốn tại công ty
Sơ đồ 2.1: Kế tốn tại cơng ty
Error: Reference source not found
Quy trình xử lý hệ thống hố thơng tin trong kế tốn trên máy vi tính được hiểu như sau:
Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung
nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan.
Thơng tin đầu ra: Kế tốn có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ
cái tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc". Các sổ, báo cáo là kết quả bút toán kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế tốn sử dụng bút toán kết chuyển tự động.
2.1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Duy Khánh
Chứng từ gốc Máy vi tính Mã đối tượng kế tốn Nội dung nghiệp vụ
Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan,
bảng kê
Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, CTGS
Bút tốn kết chu yển
Máy tự động kết chuyển dư nợ, dư có của TK bị kết chuyển sang TK được kết chuyển phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra
2.1.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu:
Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau: + Nguyên tắc giá gốc
+ Nguyên tắc thận trọng + Nguyên tắc nhất quán
+ Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư.
Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho:
Ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài hay đội sản xuất tự mua. Ngồi ra, Cơng ty cịn nhập kho do thu hồi phế liệu. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau:
+ Nhập do mua ngồi:
Cơng ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu và tính ln vào đơn giá mua hàng. Vì thế, khi vật liệu về nhập kho, kế tốn tính ngay được giá thực tế của số vật liệu đó:
Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu
nhập kho
= Số lượng nguyên
vật liệu nhập kho x
Đơn giá mua ghi trên hóa đơn ( Chưa có
thuế GTGT) VD: Căn cứ vào hố đơn GTGT số 027738 của Xí nghiệp đá Xuân Thuỷ bán 1.431 kg đá cấp phối B (loại II):
Giá chưa có thuế : 129 471 428 Thuế GTGT là : 6 473 571 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ : 28 620 000 Thuế GTGT của chi phí vận chuyển: 1 431 000
=> Như vậy, giá thực tế nhập kho của đá là: 165 995 999 + Nhập phế liệu thu hồi:
Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá của các nguyên vật liệu có thể sử dụng được, có thể bán được hoặc giá ước tính được.
- Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:
Mặc dù số lượng, chủng loại nguyên vật liệu của Công ty nhiều nhưng nguyên vật liệu mua về thường xuất thẳng cho các đội sản xuất vì vậy Cơng ty
có thể theo dõi lơ hàng từ khi nhập cho đến khi xuất. Do đó Cơng ty sử dụng giá thực tế xuất kho mà cụ thể là phương pháp đơn giá thực tế đích danh.
2.1.2.2. Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức kế tốn ngun vật liệucủa Cơng ty: của Cơng ty:
Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng…
Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hoá, vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng… Phần mềm kế toán CADS đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan.
+ Danh mục tài khoản:
Khi sử dụng phần mềm kế tốn CADS, doanh nghiệp thực hiện cơng việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ lúc bắt đầu đưa máy vào sử dụng. Theo thiết kế, phần mềm hiện hành đã có cài đặt sẳn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định. Để thuận tiện cho cơng tác quản trị, Công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3…
Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục tài khoản”. Sau đó kế tốn sẽ khai báo các thơng tin về tài khoản: Mã tài khoản, mã cơng trình, sản phẩm, tài khoản này có hay khơng theo dõi chi tiết cơng nợ cho từng đối tượng phải trả, nhóm tiểu khoản…
Để theo dõi tình hình nhập, xuất ngun vật liệu của cơng ty, kế tốn sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết thành TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK1524. Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK113, TK331, TK 621, TK 627... Các tài khoản này cũng có thể được mở chi tiết theo yêu cầu và phải thực hiện công việc khai báo như trên.
Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong Công ty (liên quan đến tạm ứng). Danh mục khách hàng dùng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng.
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục khách hàng”. Sau đó kế tốn sẽ khai báo các thơng tin liên quan đến các nhà cung cấp như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế…
Việc đặt mã khách hàng được thực hiện theo quy định sau:
Với khách hàng là đơn vị bán: DNB + số thứ tự (hoặc tên viết tắt) VD:
Công ty Xi măng Bỉm Sơn DNB 001
Công ty TNHH Phú Thành DNB 002
Công ty XD & TM Hà Trang DNB 003
Công ty vận tải Thuỷ I DNB 004
…
- Với các khách hàng là đơn vị mua: DNM + số thứ tự (hoặc tên viết tắt) - Với các cá nhân:
Cá nhân trong công ty: CB + Tên + Họ + Đệm
Ví dụ: Lê Văn Tình CB TNT
- Các ngân hàng: NH + Số thứ tự
VD: Ngân hàng ĐT & PT Thanh hóa : NH 002 + Danh mục nhóm hàng hố vật tư:
Hàng hố, vật tư khơng những có thể theo dõi từng danh điểm mà cịn có thể theo dõi theo nhóm. Hàng hố, vật tư được tổ chức phân cấp dưới dạng nhóm mẹ con hình cây. Nhóm có thể phân cấp đến 06 mức.
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này thực hiện bằng menu lệnh “Giao dịch/ Danh mục nhóm hàng hóa”.
Sau đó người sử dụng sẽ khai báo các thơng tin liên quan như: số thứ tự nhóm, mã nhóm, tên nhóm, đánh dấu vào ơ nhóm gốc hay nhóm chứa danh
+ Danh mục hàng hố, vật tư:
Việc khai báo được thực hiện qua Menu “Giao dịch/ Danh mục hàng hoá” Để vào được các danh điểm cho một nhóm hàng hố, vật tư ta chuyển vệt sáng đến nhóm đó rồi nhấn CTRL + ENTER. Nhóm muốn thêm danh điểm phải là nhóm cuối. Nhấn phím F4 để thêm danh điểm. Sau đó, người sử dụng sẽ khai báo các thơng tin liên quan như: Mã hàng hố, vật tư, số thứ tự, tài khoản kho …
+ Danh mục kho hàng:
Kế toán khai báo danh mục kho hàng thông qua menu lệnh “Danh mục/Danh mục kho hàng hố- vật tư”. Sau đó kế tốn sẽ khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng: Mã kho hàng, tên kho hàng, số thứ tự đơn vị cơ sở.
Ví dụ:
Mã kho Tên kho
ZK 01 Kho cơng ty
ZK 02 Kho đội xây dựng số 1
ZK 03 Kho đội xây dựng số 2
….
ZK 10 Kho đội xây dựng số 9
ZK 11 Kho đội xây dựng số 10 ………………………………………..
2.1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Hịên nay Cơng ty hạch tốn chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này được tiến hành như sau:
Ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho. Mỗi thứ nguyên vật liệu được mở riêng chi một thẻ kho. Thẻ kho được đóng thành quyển và được bảo quản trong tủ nhiều ngăn. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất kho thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho
sẽ ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của từng đối tượng liên quan và tính ra số tổng để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.
Mỗi chứng từ được ghi thành một dòng trên thẻ kho.
Ở phịng kế tốn:
Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất. Máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra sổ chi tiết vật tư với từng mã vật tư trong danh mục đã cài đặt.
Ví dụ: Cơng trình Quốc lộ 14 - Pleiku trong tháng 07/2012 có thẻ kho như sau:
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 10/07/2012 Tờ số:
Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, hàng hoá: Đá cấp phối loại I
Đơn vị tính: m3 Mã số : D1 Ngày nhập/xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Chữ ký của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 2500 18/07 13 Xuất phục vụ thi cơng cơng trình QL 14 - Pleiku 1.113 1.387 20/07 14 Xuất đá cấp phối loại I phục vụ thi cơng cơng trình QL 14 - Pleiku 329 1.058 26/07 93 Nhập đá cấp phối thi cơng cơng trình QL 14 - Pleiku 1.113 3.171 26/07 84 Xuất đá cấp phối loại I phục vụ thi cơng cơng trình QL 14 - Pleiku 1.442 729 Cộng 1.113 2.884 729
2.1.4. Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán về nguyên vật liệu:2.1.4.1. Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu: 2.1.4.1. Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu:
Hiện nay, Cơng ty đang áp dụng hình thức sổ kế tốn chứng từ ghi sổ. Hình thức này thích hợp cho mỗi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn.
Hình thức này gồm có các loại sổ kế tốn sau:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
Sổ cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
Sổ chi tiết cho từng loại vật tư: Nhằm phản ánh số tồn đầu kỳ, số nhập, số xuất trong kỳ và số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu đó. Sổ chi tiết này được lập theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu. Số liệu trên sổ chi tiết vật tư cho từng thứ được đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của từng thứ vật tư tương ứng.
2.1.4.2. Báo cáo kế tốn:
Cơng ty sử dụng hai báo cáo tổng hợp chính về vật tư đó là:
Báo cáo tổn kho: Chỉ báo cáo về số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ, nhóm vật tư theo tháng.
Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư: Nhằm cung cấp tổng hợp tồn bộ tình hình tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ của từng thứ, nhóm, loại vật tư. Báo cáo này được lập theo tháng, quý.
Tổng hợp số liệu các sổ chi tiết của từng thứ vật tư (gồm cả chỉ tiêu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ) phải phù hợp với các chỉ tiêu tương ứng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của tất cả các chỉ tiêu đó.
2.1.4.3. Chứng từ kế tốn tổng hợp về nguyên vật liệu:
Hình thức kế tốn mà cơng ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ nên các chứng từ gốc ban đầu như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT)… sẽ được tổng hợp vào các chứng từ tổng hợp là các Chứng từ ghi sổ. Trong kế
tốn ngun vật liệu ln có 3 chứng từ ghi sổ được phân loại theo nội dung kinh tế như sau:
- 1 chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu do mua ngoài (quan hệ với người bán) tức ghi Nợ TK 1521, ghi Có TK 331.
- 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu khác như phế liệu thu hồi.
+ 1 chứng từ ghi sổ phản ánh viêc xuất nguyên vật liệu tức là ghi Nợ các tài khoản liên quan, ghi Có TK 152.
Các chứng từ ghi sổ được lập 1 tháng 1 lần vào ngày cuối tháng.
Hiện nay Công ty sư dụng những chứng từ do Bộ tài chính quy định đó là hố đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
Chứng từ được kế nguyên vật liệu xử lý theo trình tự sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình xử lý chứng từ tại công ty
Ghi chú: Ghi hàng ngày Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ
Ghi cuối tháng
Đối chiếu cuối tháng
2.1.5. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:2.1.5.1. Nhập do mua ngoài: 2.1.5.1. Nhập do mua ngoài:
Bên cạnh phế liệu thu hồi nhập kho, nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài và mua theo hợp đồng trong nước. Do đặc điểm của ngành xây dựng là di chuyển địa điểm sản xuất kinh doanh nên Cơng ty áp dụng hình thức khốn xuống đội sản xuất thi cơng. Các cơng trình thường ở rất xa cơng ty (Cơng trình Quốc lộ 14 đoạn qua trung tâm Thanh Hóa, cơng trình đường Bắc Ninh- Nội Bài, cơng trình đường R5 - Hải Phịng….) và hoạt động tách biệt nhau do đó mỗi cơng trình có một nhân viên thống kê theo dõi tình hình biến động, hiện có của vật tư tại kho ở cơng trình. Ví dụ như cơng trình QL 14 đoạn qua trung tâm Thanh Hóa do Trần Văn Bích làm nhân viên thống kê. Việc cung cấp vật tư chủ yếu do phịng vật tư thực hiện.
Khi cơng ty thắng thầu và ký hợp đồng thi cơng các cơng trình, phịng kế hoạch sẽ giao khốn các cơng trình, hạng mục cơng trình theo từng đợt hoặc tồn bộ gửi xuống các đội sản xuất. Do sản phẩm công ty chủ yếu theo hợp đồng nên việc mua sắm nguyên vật liệu dựa vào thông số kỹ thuật của hợp đồng. Dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng vật tư dự trù khối lượng cho từng loại.
Ví dụ: Khi nhận được bản giao khốn hạng mục: Cơng trình Km 532 + 200 đến Km 534 - Thuộc gói thầu số 4- Dự án nâng cấp Quốc lộ 14 – Đoạn qua trung tâm TP Thanh Hóa- Tỉnh Thanh Hóa
CƠNG TY TNHH DUY KHÁNH
CỘNG HỒ XÃ HỘi CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc