III. Các khoản phải thu ngắn hạn
Bảng cân đối số phát sinh
2.3.1. Tổ chức hạch tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ:
Nguyên vật liệu khi tham gia vào q trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể chính sản phẩm. Đối với doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành thực thể sản phẩm như: bột gôc, muối trắng, Nitơ rát amôn, phụ gia sản xuất ANFO, thuốc TNT bột… Đối với nửa thành phẩm mua ngồi với mục đích tiếp tục q trình sản xuất sản phẩm thì cũng được gọi là ngun vật liệu chính. Bao gồm vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu, vật liệu khác.
2.3.1.1. Chứng từ sử dụng:
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hóa - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
- Hóa đơn cước phí vận chuyển
Ngồi các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như sau:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Tùy thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau.
2.3.1.2. Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi khái quát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
•Tài khoản 152( Nguyên vật liệu): Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.
+ Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu + Trị giá vốn thực tế nguyên vật nhập kho do mua ngoài tự chế, thuê ngoài liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê
gia công, nhậ vốn góp vốn liên doanh, ngồi gia cơng chế biến hoặc góp vốn
được cấp hoặc từ các nguồn khác. liên doanh.
+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát + Chiết khấu mua hang, giảm giá hiện khi kiểm kê. và hang mua bị trả lại.
+ Kết chuyển giá trị thực tế nguyên + Các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu tồn cuối kỳ( phương pháp kiểm kê vật liệu
định kỳ). + Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ ( phương pháp kiểm kê định kỳ)
- Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Tài khoản 152 chi tiết:
+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 1525: Phế liệu + TK 1528: Vật liệu khác
•Tài khoản 151( Hàng mua đang đi đường): Tài khoản này phản ánh giá trị thực tế hàng mua đã có hóa đơn về nhưng cuối tháng vật liệu chưa về nhập kho
công ty và đã nhập kho nhưng chưa làm thủ tục kiểm nghiệm. TK 151
Phản ánh giá trị hàng đang đi đường Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao
cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
- Số dư bên Nợ: Giá trị hàng đi đường(đầu và cuối kỳ). 2.3.1.3. Hạch toán chi tiết:
Hạch tốn chi tiết vật liệu địi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất.
Theo phương pháp này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động vật liệu ở kho phải mở thẻ kho ghi chép về mặt số lượng. Cịn ở phịng kế tốn phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị.
Sơ đồ 2.3.1.3: Kế toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song:
Sổ Chi Chi tiết vật tư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ tổng hợp N- X- T Kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
- Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập kho, xuất kho vật liệu. Thẻ kho dùng để ghi chép phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng ngày của từng thứ, loại vật tư, loại vật liệu theo chỉ tiêu chất lượng.
Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Thủ kho thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho và số liệu thực tế còn lại kho hàng ngày hoặc định kỳ 2 đến 5 ngày. Nếu có chênh lệch phải báo ngay để giải quyết. Sauk hi ghi xong thẻ kho, thủ kho chuyển giao các chứng từ xuất vật liệu cho kế toán vật liệu.
- Tại phịng kế tốn: Kế tốn sử dụng sổ (thẻ ) chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng thẻ kho. Nội dung của sổ chi tiết vật liệu tương tự như thẻ kho nhưng chỉ khác là nó theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày, sau khi nhận được các chứng từ ở kho, kế tốn phải kiểm tra và hồn chỉnh chứng từ ghi đơn giá tính thành tiền rồi ghi vào sổ (thẻ ) vật liệu có liên quan. Cuối tháng kế tốn cộng sổ tính ra số tồn kho nhập xuất của từng thứ vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho. Trên cơ sỏ đó lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của vật liệu về mặt giá trị từng loại vật liệu.
2.3.1.4. Hạch toán tổng hợp: ( Trường hợp giảm nguyên vật liệu).
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm cho nhu cầu phục vụ quản lý doanh nghiệp hoặc để góp vốn liên doanh với các đơn vị khác, nhượng bán lại hoặc một số nhu cầu khác. Cũng như các nghiệp vụ nhập, các nghiệp vụ xuất kho cũng phải được lập như các chứng từ đầy đủ đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ xuất kho kế toán tiến hành phân loại theo các đối tượng sử dụng và tính ra giá thực tế xuất kho để ghi chép phản ánh lên các tài khoản sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng cũng phải tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán chi tiết.
Tuy vậy vật liệu là hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp nhưng ở đây có sự khác nhau về đặc điểm khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh
doanh, do vậy phương pháp kế toán tổng hợp xuất dung vật liệu ở các doanh nghiệp có sự khác nhau nhất định.
Sơ đồ 2.3.1.4: Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( Thuế GTGT khấu trừ)
TK 151 TK 152 TK 621 SDĐK: xxx
Nhập kho hàng đang đi đường Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất
kỳ trước chế tạo sản phẩm
TK 111,112,141,311 TK 627, 641, 642, 241 Nhập kho vật liệu, công cụ, Xuất dùng cho quản lý, phục
dụng cụ do mua ngoài vụ sản xuất bán hang, quản lý doanh nghiệp, xây dựng cơ bản
TK 133 Thuế VAT đầu vào TK 333 Thuế nhập khẩu
TK 152
TK 411 TK 632 (157) Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần Xuất bán, gửi bán
TK 154 TK 154
Nhập kho do tự chế hoặc thuê Xuất tự chế hoặc thuê ngồi gia cơng, chế biến ngồi gia cơng, chế biến
TK 338 ( 3381) TK 128, 222 Phát hiện thừa khi kiểm kê Xuất góp vốn liên
chờ xử lý doanh
TK 412 TK 138 (1381)
Chênh lệch tăng do đánh Phát hiện thiếu khi kiểm kê
giá lại chờ xử lý TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại SDCK: xx