1. Quy tắc chung
2.4. Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị
- Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị.
- Nhấn chuột phải vào đồ thị, chọn Data Ranges.
- Trên hộp hội thoại Data Ranges, thay đổi miền dữ liệu đầu vào như mong muốn.
- Nhấn nút <<OK>>.
Bạn có thể thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị bằng cách: + Bôi đen miền dữ liệu đầu vào rồi kéo thả vào vùng biểu đồ.
+ Trên hộp hội thoại Change Source Data Range hiện ra, tích chọn
First row as label để coi dòng đầu tiên là nhãn, tích chọn First column as labelđể coi cột đầu tiên là nhãn.
2.5. Chỉnh sửa các đối tượng
- Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị.
- Nếu muốn sửa đối tượng nào, nhấn chọn đối tượng đó. - Nhấn chuột phải, chọn Object Properties.
- Trên hộp hội thoại hiện ra, thực hiện các thay đổi cho đối tượng như mong muốn, ví dụ: thay đổi phông chữ và cỡ chữ cho tên biểu đồ, thêm đường viền cho chú thích,…
2.6. Bổ sung/bỏđường kẻ lưới
- Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị.
- Vào menu Insert\Grids, xuất hiện hộp hội thoại Grids.
- Tích chọn vào các ô cần thiết để bổ sung các đường kẻ lưới, bỏ tích để hủy bỏ các đường này.
CHƯƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¾ Khái niệm về cơ sở dữ liệu
¾ Sắp xếp dữ liệu
¾ Lọc dữ liệu
¾ Tổng kết theo nhóm
1.Khái niệm về cơ sở dữ liệu
Khi quản lý thông tin về một đối tượng nào đó, ví dụ như quản lý nhân viên, có rất nhiều thông tin cần quản lý liên quan đến nhân viên đó như: họ tên, giới tính, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ số, lương, phụ cấp, chức vụ,… Đó là các thuộc tính phản ánh nội dung của một đối tượng cần quản lý. Các thuộc tính đó thường được biểu diễn dưới dạng các kiểu dữ liệu khác nhau (dạng chuỗi, số, ngày tháng,…) và được hợp nhất thành một đơn vị thông tin duy nhất gọi là bản ghi (record). Các bản ghi cùng cấu trúc hợp lại thành một cơ sở dữ liêu.
Trong Calc, cơ sở dữ liệu có dạng như một danh sách, ví dụ: Danh sách sản phẩm, Danh sách thí sinh dự thi,… Mỗi danh sách có thể gồm có một hay nhiều cột, mỗi cột được gọi là một trường (field), tên của cột được gọi là tên trường.
Hàng đầu tiên trong danh sách chứa các tên trường được gọi là hàng tiêu đề, các hàng tiếp theo mỗi hàng là một bản ghi cho biết thông tin vềđối tượng được quản lý.
Tên trường phải là dạng ký tự, không được dùng số, công thức, tọa độ
ô... ). Nên đặt tên trường ngắn gọn, không trùng lặp. Không nên có miền rỗng trong cơ sở dữ liệu.
2.Sắp xếp dữ liệu
Calc cho phép bạn sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng được chọn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần của dữ liệu. Ví dụ: sắp xếp tên theo thứ tự ABC, sắp xếp năm sinh theo thứ tự tăng dần,…
• Một sốđiểm lưu ý khi sắp xếp dữ liệu:
- Khi xếp thứ tự một danh sách (cơ sở dữ liệu), phải chọn tất cả các cột (trừ cột STT nếu có) để tránh sự mất chính xác của dữ liệu.
- Danh sách không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.
- Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Bạn có thể dùng tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ hai, cùng giá trị ở khoá thứ hai được xếp thứ tự theo khoá thứ ba.
• Cách sắp xếp dữ liệu:
- Chọn miền dữ liệu cần sắp xếp.
- Vào menu Data\Sort, chọn thẻSort Criteria.
- Chọn khoá sắp xếp.
- Chọn sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần cho khoá. - Nhấn nút <<OK>>để thực hiện sắp xếp danh sách.
Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì trên hộp hội thoại Sort, chọn thẻ
Options, sau đó tích chọn ô Left to right (sort columns).
3.Lọc dữ liệu Lọc dữ liệu là lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất định từ cơ sở Lọc dữ liệu là lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất định từ cơ sở dữ liệu ban đầu. 3.1. Các yếu tố cơ bản Để thực hiện lọc dữ liệu, phải xác định các yếu tố cơ bản sau trên bảng tính:
- Miền dữ liệu (Data range): chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý, kể cả hàng tiêu đề.
- Miền tiêu chuẩn (Filter criteria): là miền bất kỳ trên bảng tính ngoài vùng cơ sở dữ liệu, chứa các tiêu chuẩn (điều kiện mà các bản ghi phải thỏa mãn). Miền tiêu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng: hàng đầu chứa tiêu đề của miền tiêu chuẩn. Các tiêu đề này hoặc là tên trường hoặc là tên bất kỳ phụ thuộc vào phương pháp thiết lập tiêu chuẩn trực tiếp hay gián tiếp. Từ hàng thứ hai trở đi là tiêu chuẩn của cơ sở dữ liệu.
+ Miền tiêu chuẩn so sánh trực tiếp: cho phép đưa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu trong một trường với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh trực tiếp được tạo ra theo nguyên tắc sau:
Hàng đầu ghi tiêu đề chuẩn, lấy tên trường làm tiêu đề.
Hàng thứ hai trở đi để ghi các tiêu chuẩn so sánh, trước các giá trị đó có thể thêm các toán tử so sánh như >, >=, <, <=.
Các tiêu chuẩn trên cùng hàng (thường gọi là điều kiện và – and) được thực hiện đồng thời. Các tiêu chuẩn trên các hàng khác nhau (thường được gọi là điều kiện hoặc là – or) được thực hiện không đồng thời.
+ Miền tiêu chuẩn so sánh gián tiếp (hay còn gọi là tiêu chuẩn công thức): cho phép đưa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu hoặc một phần dữ liệu trong một trường với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh gián tiếp được tạo ra theo nguyên tắc sau:
Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn. Tiêu đề này có thể đặt bất kỳ nhưng không được trùng với tên trường nào.
Từ hàng thứ hai trở đi ghi các tiêu chuẩn so sánh, mỗi tiêu chuẩn là một công thức. Công thức này phải chứa địa chỉ của bản ghi đầu tiên. Kết quả thực hiện công thức này là một giá trị Logic: TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)
- Miền đích (Copy to): miền trống trên bảng tính, dùng để chứa các bản ghi đạt tiêu chuẩn.
3.2. Lọc tựđộng (AutoFilter)
- Chọn miền dữ liệu định lọc (kể cả hàng tiêu đề).
- Vào menu Data\Filter\AutoFilter, Calc sẽ tự động chèn những mũi tên vào bên phải của các tên trường.
- Để lọc theo trường nào, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của tên trường đó, xuất hiện danh sách các tiêu chuẩn lọc tương ứng của trường.
Hình 46. Ví dụ về lọc tự động trong Calc
- Nhấn chọn tiêu chuẩn lọc mong muốn, trên màn hình chỉ còn lại những bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn lọc vừa chọn.
- Để hiển thị lại tất cả các bản ghi, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của trường đã lọc, chọn All.
- Để bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động, vào menu Data\Filter\AutoFilter
để bỏ dấu chọn.
3.3. Lọc nâng cao (Advanced Filter)
Chức năng lọc nâng cao dùng để tìm các bản ghi thỏa mãn các điều kiện phức tạp hơn. Chức năng này ứng với các tiêu chuẩn so sánh gián tiếp, bắt buộc phải dùng miền tiêu chuẩn. Cách thao tác như sau:
- Xây dựng miền tiêu chuẩn. - Chọn miền dữ liệu định lọc.
Hình 47. Hộp hội thoại Advanced Filter
- Tại khung Read filter criteria from, chọn miền tiêu chuẩn vừa xây dựng.
- Nếu muốn các bản ghi đạt tiêu chuẩn hiển thị tại miền riêng, tích chọn ô Copy result to và chọn miền mới tại khung bên dưới.
- Nhấn nút <<OK>>để thực hiện lọc dữ liệu nâng cao.
4.Tổng kết theo nhóm
4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals):
Chức năng này cho phép tạo các dòng tổng kết trong một cơ sở dữ liệu, ví dụ: tổng kết có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ trong tổng số nhân viên trong danh sách. Chức năng này sẽ chèn các tính toán thống kê theo yêu cầu của bạn tại các vị trí cần thiết. Cách thực hiện như sau:
- Chọn cơ sở dữ liệu cần tổng kết.
Hình 48. Hộp hội thoại Subtotals
- Chọn trường dữ liệu dùng để nhóm tại ô Group by.
- Tích chọn trường dữ liệu dùng để tổng kết tại khung Calculate subtotals for.
- Chọn hàm dùng để tính toán tổng kết dữ liệu tại ô Use function. - Nhấn nút <<OK>>để thực hiện việc tổng kết theo nhóm.
Hình 49. Ví dụ về tổng hợp danh sách theo nhóm Giới tính
Để bỏ tổng kết theo nhóm, nhấn nút <<Delete>> trên hộp hội thoại
Subtotals.
4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm
Chức năng này của Calc cho phép tự động hóa quá trình tổng kết theo nhiều nhóm, phân tích và đánh giá số liệu mà sau đây được gọi là: Bảng tổng hợp.
• Bảng tổng hợp được chia làm 4 vùng:
- Page Field: Toàn bộ dữ liệu được tổng kết theo từng nhóm của trường được chọn. Page Field luôn nằm ở phía trên của bảng tổng hợp.
- Row Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trường được chọn được tổng kết trên một dòng. Nếu số trường được chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trường theo thứ tự từ trên xuống dưới.
- Column Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trường được chọn được tổng kết trên một cột. Nếu số trường được chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trường theo thứ tự từ trái sang phải.
- Data Field: Vùng dữ liệu được sử dụng để phân tích bằng các phép toán khác nhau nhưSum, Count, Average,…
• Tạo mới một bảng tổng hợp:
- Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột.
- Vào menu Data\DataPilot\Start, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 50. Hộp hội thoại Select Source
- Tích chọn Current selection và nhấn nút <<OK>>, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 51. Hộp hội thoại DataPilot
- Riêng với vùng Data Fields, sau khi thả tên của trường cần phân tích vào đây bạn sẽ nhìn thấy phép toán sẽ dùng để phân tích dữ liệu của trường đó. Theo mặc định phép toán sẽ là Sum. Bạn có thể đổi sang các phép toán khác như Count, Average, Max, Min,… bằng cách nhấn vào tên trường tại đây rồi nhấn nút <<Options>>.
- Nhấn nút <<OK>>để hoàn thành bảng tổng hợp.
Ví dụ: Bảng tổng hợp số tiền được lĩnh theo phòng và theo chức vụ:
Hình 52. Ví dụ về tổng hợp dữ liệu bằng chức năng DataPilot
• Điều chỉnh bảng tổng hợp:
- Thay đổi vị trí các trường: Trong bảng tổng hợp kéo và thả tên trường tại vị trí mong muốn.
- Bổ sung các trường:
+ Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp. + Vào menu Data\DataPilot\Start.
+ Thực hiện lại các bước như khi tạo mới bảng tổng hợp để bổ sung trường vào các vị trí mong muốn.
- Xóa trường: Trong bảng tổng hợp kéo tên trường cần xóa ra khỏi bảng.
- Cập nhật thay đổi của dữ liệu vào bảng tổng hợp: + Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp.
CHƯƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¾ Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề
¾ Tạo tiêu đềđầu trang và cuối trang
¾ Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang
¾ In
1.Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề
- Vào menu Format\Page, xuất hiện hộp hội thoại Page Style, chọn thẻPage.
Hình 53. Hộp hội thoại Page Style – Thẻ Page
+ Chọn khổ giấy tại ô Format hoặc tự chọn chiều rộng giấy tại ô
Width, chiều cao giấy tại ô Height.
+ Tại ô Orientation, tích chọn Portrait để in giấy ngang hoặc
Landscapeđể in giấy dọc. - Đặt lề cho giấy tại khung Margin:
+ Left Lề trái + Right Lề phải + Top Lề trên + Bottom Lề dưới - Nhấn nút <<OK>>.
Đơn vị đo trong Calc được mặc định là Inch. Bạn có thể thay đổi sang
đơn vị Centimeter (cm) hoặc Milimeter (mm) bằng cách: + Vào menu Tools\Options, xuất hiện hộp hội thoại Options.
+ Tại ô trái của hộp hội thoại, nhấn chọn OpenOffice.org Calc\General. + Tại phần bên phải của hộp hội thoại, nhấn chọn đơn vị đo mong muốn tại ô Measurement unit.
+ Nhấn nút <<OK>>.
Bạn có thể điều chỉnh lề của trang tính một cách dễ dàng ở chếđộ Xem trước khi in. Cách thực hiện như sau:
- Vào menu File\Page Preview.
- Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các đường kẻ lề
Hình 54. Điều chỉnh lề tại màn hình Xem trước khi in
- Đểđiều chỉnh lề trên, dưới, trái, phải hoặc điều chỉnh vị trí của tiêu đề
trang, bạn dùng chuột kéo đường kẻ lềđó tới vị trí mong muốn.
2.Tạo tiêu đềđầu trang và cuối trang
Hình 55. Hộp hội thoại Headers/Footers
- Calc ngầm định tiêu đề đầu trang là tên của trang tính, tiêu đề cuối trang là chữPage kèm theo số thứ tự của trang tính. Bạn có thể thay đổi các tiêu đề này lần lượt tại trang Header và Footer của hộp hội thoại.
- Ý nghĩa thông tin tại trang Header (hoặc Footer): + Left area Đặt tiêu đề bên trái + Center area Đặt tiêu đề ở giữa + Right area Đặt tiêu đề bên phải + Header/Footer Chọn kiểu tiêu đề sẵn có + Custom header/footer Định dạng cho tiêu đề
- Nhập hoặc chọn tiêu đềđầu trang (hoặc cuối trang) như mong muốn. - Nhấn nút <<OK>>.
Bạn có thể tắt tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) bằng cách vào menu
Format\Page, chọn thẻ Header (hoặc Footer) và bỏ dấu tích tại ô
Header on (hoặc Footer on).
3.Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang
Ở các bảng tính lớn, mỗi khi sang trang, để tránh phải gõ lại các tiêu đề, bạn tiến hành các bước như sau:
- Vào menu Format\Print Ranges\Edit, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 56. Hộp hội thoại Edit Print Ranges
- Nếu cần lặp lại các hàng tiêu đề, điền số của các hàng tiêu đề đó trong khung Rows to repeat. Ví dụ: Để lặp lại hàng 1, nhập $1 hoặc dùng chuột chọn một ô bất kỳ của hàng 1. Để lặp lại hàng 1 và 2, nhập $1:$2 hoặc dùng chuột chọn hai ô bất kỳ của hai hàng trên. - Nếu cần lặp lại các cột, điền chữ của các cột trong khung Columns to
repeat. Ví dụ: Để lặp lại cột A, nhập $A hoặc dùng chuột chọn một ô bất kỳ của cột A. Để lặp lại cột A và B, nhập $A:$B hoặc dùng chuột chọn hai ô bất kỳ của hai cột trên.
- Nhấn nút <<OK>>.
Nếu muốn chỉ in ra dữ liệu của một vùng nào đó, điền địa chỉ vùng đó vào khung Print range.
Bạn sẽ chỉ thấy ý nghĩa của các thao tác trên khi chọn xem trước khi in (Page Preview) hoặc khi in ra giấy.
4.In
- Trước khi in, bạn nên:
+ Xem trước khi in: Vào menu File\Page Preview hoặc nhấn chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để xem bố cục các trang tính cần in, đảm bảo các trang tính in ra như mong muốn.
+ Kiểm tra xem máy in đã sẵn sàng chưa.
- Sau khi nội dung in và máy in đã sẵn sàng, tiến hành các thao tác sau: