4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals):
Chức năng này cho phép tạo các dòng tổng kết trong một cơ sở dữ liệu, ví dụ: tổng kết có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ trong tổng số nhân viên trong danh sách. Chức năng này sẽ chèn các tính toán thống kê theo yêu cầu của bạn tại các vị trí cần thiết. Cách thực hiện như sau:
- Chọn cơ sở dữ liệu cần tổng kết.
Hình 48. Hộp hội thoại Subtotals
- Chọn trường dữ liệu dùng để nhóm tại ô Group by.
- Tích chọn trường dữ liệu dùng để tổng kết tại khung Calculate subtotals for.
- Chọn hàm dùng để tính toán tổng kết dữ liệu tại ô Use function. - Nhấn nút <<OK>>để thực hiện việc tổng kết theo nhóm.
Hình 49. Ví dụ về tổng hợp danh sách theo nhóm Giới tính
Để bỏ tổng kết theo nhóm, nhấn nút <<Delete>> trên hộp hội thoại
Subtotals.
4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm
Chức năng này của Calc cho phép tự động hóa quá trình tổng kết theo nhiều nhóm, phân tích và đánh giá số liệu mà sau đây được gọi là: Bảng tổng hợp.
• Bảng tổng hợp được chia làm 4 vùng:
- Page Field: Toàn bộ dữ liệu được tổng kết theo từng nhóm của trường được chọn. Page Field luôn nằm ở phía trên của bảng tổng hợp.
- Row Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trường được chọn được tổng kết trên một dòng. Nếu số trường được chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trường theo thứ tự từ trên xuống dưới.
- Column Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trường được chọn được tổng kết trên một cột. Nếu số trường được chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trường theo thứ tự từ trái sang phải.
- Data Field: Vùng dữ liệu được sử dụng để phân tích bằng các phép toán khác nhau nhưSum, Count, Average,…
• Tạo mới một bảng tổng hợp:
- Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột.
- Vào menu Data\DataPilot\Start, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 50. Hộp hội thoại Select Source
- Tích chọn Current selection và nhấn nút <<OK>>, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 51. Hộp hội thoại DataPilot
- Riêng với vùng Data Fields, sau khi thả tên của trường cần phân tích vào đây bạn sẽ nhìn thấy phép toán sẽ dùng để phân tích dữ liệu của trường đó. Theo mặc định phép toán sẽ là Sum. Bạn có thể đổi sang các phép toán khác như Count, Average, Max, Min,… bằng cách nhấn vào tên trường tại đây rồi nhấn nút <<Options>>.
- Nhấn nút <<OK>>để hoàn thành bảng tổng hợp.
Ví dụ: Bảng tổng hợp số tiền được lĩnh theo phòng và theo chức vụ:
Hình 52. Ví dụ về tổng hợp dữ liệu bằng chức năng DataPilot
• Điều chỉnh bảng tổng hợp:
- Thay đổi vị trí các trường: Trong bảng tổng hợp kéo và thả tên trường tại vị trí mong muốn.
- Bổ sung các trường:
+ Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp. + Vào menu Data\DataPilot\Start.
+ Thực hiện lại các bước như khi tạo mới bảng tổng hợp để bổ sung trường vào các vị trí mong muốn.
- Xóa trường: Trong bảng tổng hợp kéo tên trường cần xóa ra khỏi bảng.
- Cập nhật thay đổi của dữ liệu vào bảng tổng hợp: + Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp.
CHƯƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¾ Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề
¾ Tạo tiêu đềđầu trang và cuối trang
¾ Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang
¾ In