Chế độ chứng từ kế toỏn là những quy định về phương phỏp ghi nhận, kiểm tra và thể hiện cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh thuộc đối tượng hạch toỏn kế toỏn. Và kế hoạch luõn chuyển chứng từ.
Cụng ty TNHH Sản xuất và Dịch vụ thương mại Đại Lộc ỏp dụng cỏc mẫu chứng từ bắt buộc theo Quyết định 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006
của Bộ tài chớnh và vận dụng cỏc mẫu chứng từ hướng dẫn theo quyết định 15 cho phự hợp với ngành nghề sản xuất kinh doanh của Nhà mỏy như:
Cỏc chứng từ về tài sản cố định. Cỏc chứng từ về hàng tồn kho. Cỏc chứng từ về tiền tệ.
Cỏc chứng từ về lao động tiền lương.
Cỏc chứng từ khỏc như: Húa đơn GTGT, biờn bản kiểm nghiệm vật tư…
Cỏc chứng từ của cụng ty được lập theo đỳng mẫu quy định ghi chộp đỳng nội dung, bản chất của cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, phự hợp với quy định của phỏp luật.
Cỏc chứng từ sau khi lập được kiểm tra cú đầy đủ cỏc yếu tố, tớnh hợp lệ, hợp phỏp của cỏc thụng tin liờn quan trờn chứng từ sẽ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toỏn, sau đú được đưa vào lưu trữ.
Ta cú thể khỏi quỏt quy trỡnh luõn chuyển chứng từ của cụng ty theo sơ đồ 2.2:
Sơ đồ 2.2: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ 2.2.3. Tổ chức hạch toỏn tài khoản kế toỏn
Chế độ tài khoản kế toỏn, kế toỏn là những quy định và tờn gọi, số hiệu Nhõn viờn cỏc phũng ban Kế toỏn phần hành Kế toỏn trưởng Giỏm đốc Kế toỏn phần hành Kế toỏn trưởng Tập hợp và phõn loại chứng từ Lập cỏc chứng từ liờn quan đến nghiệp vụ Kiểm tra chứng từ và ký duyệt Kiểm tra và ký duyệt Ghi sổ chi tiết Ghi vào sổ cỏi và lập bỏo cỏo
nội dung, kế cấu, phương phỏp ghi của từng tài khoản kế toỏn.
Cụng ty sử dụng hầu hết cỏc tài khoản cấp 1 trong hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh, cựng với cỏc tài khoản cấp 2 và cấp 3.
Để hệ thống tài khoản được sử dụng cú hiệu quả, cụng ty đó cú một số thay đổi dựa trờn tớnh đặc thự trong tổ chức sản xuất của cụng ty. Cụ thể như sau:
Do hiện nay cụng ty đang mở tài khoản tại rất nhiều ngõn hàng khỏc nhau nờn tài khoản 112 được chi tiết như sau:
TK112.1_Tiền gửi ngõn hàng_Việt Nam Đồng TK112.2_Tiền gửi ngõn hàng_Ngoại tệ
Trong đú TK 112.1 lại được chi tiết thành: TK112.11_Tiền gửi ngõn hàng Oceanbank TK112.12_ Tiền gửi ngõn hàng Agribank …
Tài khoản 152 được chi tiết thành cỏc tài khoản cấp 2 phự hợp với cỏch phõn loại theo mục đớch kinh tế và yờu cầu kế toỏn quản trị bao gồm:
TK 152.1_Nguyờn vật liệu chớnh: Gang, Sắt, Thộp… TK 152.2_Vật liệu phụ: Than
…
Để tập hợp cỏc chi phớ trong kỳ, cỏc TK 621, 622, 627 chi tiết theo từng sản phẩm:
TK 621: Chi phớ NVL trực tiếp
TK 621.1_Chi phớ NVL trực tiếp cho sản xuất chõn chống đứng. TK 621.2_Chi phớ NVL trực tiếp cho sản xuất ghi đụng.
TK 621.3_Chi phớ NVL trực tiếp cho sản xuất dàn để chõn. ….
TK 622: Chi phớ NC trực tiếp
TK chi tiết:
TK 622.1_Chi phớ NC trực tiếp cho sản xuất chõn đứng TK 622.2_Chi phớ NC trực tiếp cho sản xuất ghi đụng TK 622.2_Chi phớ NC trực tiếp cho sản xuất dàn để chõn
TK 627: Chi phớ sản xuất chung
TK chi tiết:
TK 627.1_ Chi phớ nhõn viờn phõn xưởng TK 627.2_Chi phớ vật liệu
TK 627.3_Chi phớ dụng cụ sản xuất TK 627.4_Chi phớ khấu hao TSCĐ TK 627.7_Chi phớ dịch vụ mua ngoài
Một số tài khoản khỏc cũng được mở tài khoản chi tiết như: TK 155, 154, 214
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sỏch kế toỏn
Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng : Nhật ký chung.
Sơ đồ 2. 3 : Sơ đồ luõn chuyển sổ sỏch kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung tại cụng ty TNHH SX & DVTM Đại Lộc
Chỳ thớch :
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối quý
: Đối chiếu
Hàng ngày khi cú phỏt sinh cỏc nghiệp vụ phỏt sinh, sau khi nhận chứng từ gốc, kế toỏn tiến hành xử lý chứng từ ban đầu như kiểm tra tớnh rừ ràng, đầy đủ, trung thực của cỏc yếu tố ghi trờn chứng từ, kiểm tra tớnh hợp lý hợp lệ của cỏc nghiờp vụ kinh tế ghi trờn chứng từ cũng như tớnh chớnh xỏc trong tớnh toỏn cỏc số liệu. Sau đú từ chứng từ chứng từ gốc, kế toỏn lấy số liệu phản ỏnh vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian, tiếp đú phản ỏnh vào sổ cỏi cỏc tài khoản. Đối với những đối tượng cần quản lý chi tiết như theo dừi
Chứng từ kế toỏn
SỔ NHẬT KÍ CHUNG
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cõn đối số phỏt sinh
hàng húa, cụng nợ kế toỏn mở sổ, thẻ hạch toỏn chi tiết như thẻ kho, bảng tớnh giỏ hàng nhập kho, sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn và người mua.. Cuối thỏng, kế toỏn cộng số liệu trờn sổ cỏi, tớnh số dư, lập bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau đú, đối chiếu số liệu ghi trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết làm căn cứ để lập Bỏo Cỏo Tài Chớnh.
2.2.5. Tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn
Cỏc bỏo cỏo kế toỏn đều tuõn thủ những quy định chung và phự hợp với cụng tỏc kế toỏn nhằm phản ỏnh một cỏch hệ thống tỡnh hỡnh tài sản của cụng ty tại một thời điểm và kết quả kinh doanh và tỡnh hỡnh sử dụng vốn trong một thời kỳ nhất định của cụng ty.
Kỳ kế toỏn ỏp dụng: kỳ kế toỏn năm.
Nơi gửi bỏo cỏo: Cỏc cơ quan của Nhà nước như Cơ quan thuế, Tổng cục thống kờ...
Bỏo cỏo tài chớnh được lập sau khi đó khúa sổ kế toỏn, do kế toỏn trưởng lập theo đỳng nội dung, phương phỏp và được trỡnh bày nhất quỏn.
Bỏo cỏo tài chớnh bao gồm:
- Bảng cõn đối kế toỏn (mẫu số B01 - DN)
- Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN) - Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ trực tiếp (Mẫu số B03 - DN) - Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh (Mẫu số B09 - DN) - Cỏc quyết toỏn thuế được lập để gửi cho chi cục thuế.
Ngoài ra để phục vụ yờu cầu quản lý kinh tế, tài chớnh, cỏc phũng ban, tổ cũn lập cỏc bỏo cỏo nội bộ để việc quản lý ra quyết định điều hành kinh doanh của cụng ty nhanh và chớnh xỏc hơn.
2.3. TỔ CHỨC MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU TẠI CễNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI ĐẠI CễNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI ĐẠI CễNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI ĐẠI
LỘC 2.3.1. Phần hành kế toỏn tiền mặt Chứng từ kế toỏn: - Chứng từ kế toỏn trực tiếp: + Phiếu thu + Phiếu chi
- Chứng từ kế toỏn liờn quan khỏc: + Khế ước vay.
+ Giấy đề nghị tạm ứng.
+ Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng + Bảng kiểm kờ quỹ.
+ Giấy lĩnh tiền mặt.
+ Cỏc chứng từ kế toỏn liờn quan khỏc.
Tài khoản sử dụng: TK 111: phản ỏnh tỡnh hỡnh tồn và biến động của tiền mặt và cỏc tài khoản liờn quan khỏc.
Hạch toỏn tiền mặt
Tiền mặt là số vốn bằng tiền được bảo đảm quỹ của cụng ty trong quỏ trỡnh kinh doanh chứng từ tiền mặt được lập và cú trỡnh tự luừn chuyển theo quy định của ngành kế toỏn.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toỏn viết phiếu thu, phiếu chi. Phiếu thu nhằm xỏc định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thu quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toỏn ghi sổ cỏc khoản thu liờn quan. Phiếu Chi nhằm xỏc định số tiền mặt thực tế xuất quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ và kế toỏn ghi sổ cỏc khoản chi liờn quan. Phiếu thu, Phiếu chi được lập thành 3 liờn. Thủ quỹ giữ lại 1 liờn để ghi sổ, 1 liờn giao cho người nộp tiền, người thu tiền, 1 liờn lưu tại nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu, phiếu chi và chứng từ gốc được chuyển cho kế toỏn ghi sổ.
Sơ đồ 2.4: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn tiền mặt theo hỡnh thức Nhật ký chung
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ: Đối chiếu:
Kế toỏn chi tiết tiền mặt: Hàng ngày, kế toỏn chi tiết căn cứ vào Phiếu thu, Phiếu chi đó được kiểm tra lấy số liệu ghi vào Sổ quỹ kiờm bỏo cỏo quỹ và Sổ chi tiết tiền mặt.
Cuối thỏng, khúa cỏc sổ chi tiết rồi căn cứ vào đú lập Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt, rồi đối chiếu với sổ kế toỏn tổng hợp thấy khớp đỳng thỡ căn cứ vào bảng tổng hợp để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Kế toỏn tổng hợp tiền mặt: Hàng ngày, kế toỏn tổng hợp căn cứ vào Phiếu thu, Phiếu chi đó được kiểm tra lấy số liệu vào Sổ Nhật ký chung. Sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cỏi TK 111. Cuối thỏng, kế toỏn khúa sổ cỏi TK 111 rồi đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt. Sau đú, căn cứ vào dũng khúa sổ để vào bảng cõn đối tài khoản rồi lập bỏo cỏo tài chớnh.
2.3.2. Phần hành kế toỏn tiền gửi ngõn hàng
Phiếu thu, phiếu chi
Nhật ký chung Sổ cỏi TK 111 Bảng cõn đối tài khoản Bỏo cỏo tài chớnh Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt - Sổ quỹ kiờm bỏo cỏo quỹ - Sổ chi tiết tiền mặt
Chứng từ kế toỏn:
- Chứng từ kế toỏn trực tiếp: Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, sộc.
- Chứng từ kế toỏn liờn quan do ngõn hàng lập và phỏt hành: Giấy bỏo cú, giấy bỏo nợ, giấy bỏo số dư tài khoản, húa đơn thu phớ dịch vụ.
Tài khoản kế toỏn: TK 112 và cỏc tài khoản liờn quan.
Hạch toỏn tiền gửi ngõn hàng
Theo quy định quản lý về tiền tệ của cụng ty thỡ toàn bộ vốn bằng tiền của cụng ty trừ số được phộp giữ lại quỹ phục vụ nhu cầu chi tiờu hàng ngày cũn đều phải gửi vào ngõn hàng. Kế toỏn của cụng ty hàng ngày phải mở sổ theo dừi từng loại tiền gửi và theo từng ngõn hàng. Định kỳ, kiểm tra và đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào, rỳt ra và tồn cuối kỳ khớp đỳng với số liệu của ngõn hàng quản lý, để khi cú chờnh lệch sai sút phải bỏo ngay cho ngừn hàng để điều chỉnh kịp thời cho cụng ty.
Sơ đồ 2.5: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn tiền gửi ngõn hàng theo hỡnh thức NKC
Kế toỏn chi tiết tiền gửi ngõn hàng: Hàng ngày, kế toỏn chi tiết căn cứ
Giấy bỏo nợ, bỏo cú, UNT, UNC, HĐ TPDV
Nhật ký chung
Sổ cỏi tài khoản 112
Bảng cõn đối tài khoản
Sổ chi tiết tiền gửi ngõn hàng
Bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngõn
hàng Bỏo cỏo
vào Giấy bỏo cú, giấy bỏo nợ, UNT, UNC, HĐ thu phớ dịch vụ đó được kiểm tra lấy số liệu ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngõn hàng. Cuối thỏng, khoỏ cỏc sổ chi tiết rồi căn cứ vào đú lập bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngõn hàng, rồi đối chiếu với sổ kế toỏn tổng hợp thấy khớp đỳng thỡ căn cứ vào bảng tổng hợp để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Kế toỏn tổng hợp tiền gửi ngõn hàng: Hàng ngày, kế toỏn tổng hợp căn cứ vào giấy bỏo cú, giấy bỏo nợ, UNT, UNC, HĐ thu phớ dịch vụ đó được kiểm tra lấy số liệu ghi vào sổ nhật ký chung. Sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cỏi TK 112. Cuối thỏng, kế toỏn khúa sổ cỏi TK 112 rồi đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngõn hàng. Sau đú, căn cứ vào dũng khúa sổ để vào bảng cõn đối tài khoản rồi lập bỏo cỏo tài chớnh. 2.3.3. Phần hành kế toỏn tài sản cố định Chứng từ sử dụng: - Chứng từ kế toỏn trực tiếp + Biờn bản giao nhận TSCĐ. + Biờn bản thanh lý TSCĐ. + Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ. + Biờn bản kiểm kờ TSCĐ.
+ Biờn bản giao nhận sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành. + Thẻ TSCĐ.
- Chứng từ kế toỏn liờn quan: + Húa đơn.
+ Hồ sơ kỹ thuật. + Hồ sơ đăng kiểm.
+ Cỏc chứng từ kế toỏn liờn quan khỏc…
Hạch toỏn TSCĐ:
Tài sản cố định là những tư liệu lao động chủ yếu và cỏc tài sản khỏc do doanh nghiệp nắm giữ sử dụng cho hoạt động SXKD, cú giỏ trị lớn và thời gian sử dụng lõu dài.
Theo quy định của chế độ tài chớnh Việt Nam hiện nay những tài sản thỏa món đồng thời 4 tiờu chuẩn sau được xếp vào tài sản cố định:
- Chắc chắn thu được lợi ớch kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đú.
- Nguyờn giỏ tài sản phải được xỏc định một cỏch tin cậy. - Cú thời gian sử dụng từ 1 năm trở lờn.
- Cú giỏ trị theo quy định hiện hành (từ 10 triệu đồng trở lờn). Tài sản cố định của cụng ty chủ yếu là phương tiện vận tải.
Phương phỏp tớnh khấu hao TSCĐ: Kế toỏn trớch khấu hao TSCĐ theo phương phỏp đường thẳng, tức là mức khấu hao qua cỏc năm khụng thay đổi trong suốt thời gian sử dụng.
- Mức trớch KH trung bỡnh hàng năm = Nguyờn giỏ / thời gian sử dụng. - Mức trớch KH trung bỡnh hàng thỏng = Mức KHTB năm /12 thỏng. - Giỏ trị cũn lại của TSCĐ = Nguyờn giỏ - KH lũy kế.
Khi tăng TSCĐ, cụng ty thành lập hội đồng giao nhận TSCĐ. Hội đồng cú nhiệm vụ nghiệm thu tài sản và lập biờn bản giao nhận TSCĐ (2 bản – Phũng kế toỏn + bờn giao).
Căn cứ vào "biờn bản giao nhận TSCĐ" và cỏc chứng từ khỏc kốm theo (húa đơn, hợp đồng, biờn bản thanh lý hợp đồng, phiếu chi…) kế toỏn ghi vào thẻ TSCĐ, sổ theo dừi TSCĐ, số TSCĐ tại nơi sử dụng.
Khi giảm TSCĐ nếu do nhượng bỏn thỡ căn cứ hợp đồng kinh tế đó ký kết, cụng ty lập "HĐ (GTGT)", "Biờn bản giao nhận TSCĐ" và kế toỏn căn cứ vào đú cựng cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan ghi giảm TSCĐ trờn thẻ TSCĐ,
sổ TSCĐ, sổ theo dừi TSCĐ tại nơi sử dụng. Nếu thanh lý TSCĐ thỡ căn cứ vào quyết định thanh lý, hội đồng thanh lý TSCĐ lập "Biờn bản thanh lý TSCĐ", sau đú kế toỏn ghi giảm TSCĐ.
Cuối thỏng, kế toỏn phải tớnh ra số khấu hao tăng trong từng thỏng, số khấu hao giảm trong từng thỏng và số khấu hao thực tế phải trớch trong thỏng hạch toỏn và số khấu hao lũy kế, và giỏ trị cũn lại của TSCĐ. Rồi căn cứ vào đú để ghi sổ kế toỏn.
Sơ đồ 2.6: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn tài sản cố định theo hỡnh thức nhật ký chung
Kế toỏn chi tiết TSCĐ: Hàng ngày, kế toỏn chi tiết căn cứ vào cỏc chứng
- Húa đơn GTGT
- Húa đơn bỏn hàng thụng thường - Biờn bản bàn giao TSCĐ - Biờn bản thanh lý TSCĐ - Cỏc chứng từ liờn quan khỏc Bảng phõn bố khấu hao TSCĐ Thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ
Bỏo cỏo tài chớnh
Nhật ký chung
Sổ cỏi TK 211, 213, 214
từ gốc: HĐ GTGT, HĐ bỏn hàng thụng thường, biờn bản bàn giao TSCĐ, biờn bản thanh lý TSCĐ và cỏc chứng từ khỏc đó được kiểm tra lấy số liệu lập bảng phõn bổ khấu hao TSCĐ và ghi vào thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ. Cuối thỏng, khúa cỏc sổ chi tiết rồi căn cứ vào đú lập bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ, rồi đối chiếu với sổ kế toỏn tổng hợp thấy khớp đỳng thỡ căn cứ vào bảng tổng hợp để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Kế toỏn tổng hợp TSCĐ: hàng ngày, kế toỏn tổng hợp căn cứ vào cỏc chứng từ gốc trờn và cỏc bảng phừn bổ khấu hao TSCĐ đó được kiểm tra lấy số liệu ghi vào Sổ nhật ký chung. Sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cỏi TK 211, TK 214. Cuối thỏng, kế toỏn khúa sổ cỏi TK