2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Đăng Long
2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức các phòng ban
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu phịng ban của cơng ty TNHH Đăng Long.
BP. SẢN XUẤT P. Nhân sự GIÁM ĐỐC Kho Tạp vụ Các phân tổ SX BP. VĂN PHỊNG P. Kinh doanh P. Kế tốn P.KH Tổng hợp Quản lý SX Bảo trì QC
Giám đốc
Giám đốc là người đứng đầu cơng ty, có nhiệm vụ quản lí chiến lược hoạt động của cơng ty và chi phí trong q trình hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, giám đốc cũng là người đại diện của cơng ty về các hoạt động kinh doanh của công ty trước pháp luật.
Xây dựng chiến lược cạnh tranh và phát triển, lập kế hoạch phát triển cho từng giai đoạn và từng thị trường. Thực hiện dự án đầu tư, đổi mới cải tiến máy móc thiết bị, cơng nghệ sản xuất.
Phịng kinh doanh
Phịng kinh doanh có nhiệm vụ giao tiếp trực tiếp với khách hàng, thu thập và xử lí thơng tin của khách hàng qua e-mail, tiếp nhận đơn đặt hàng, lập đơn giá cho sản phẩm sau đó gửi bản báo giá cho khách hàng khi khách hàng yêu cầu, soạn thảo hợp đồng gửi khách hàng kí…
Phịng kế tốn
Quản lí tài chính của cơng ty, theo dõi doanh thu xuất khẩu, chi phí, đóng thuế, theo dõi lượng nhiên phụ liệu nhập, xuất và tồn, máy móc tài sản cố định. Thanh tốn tiền lương cho cơng nhân viên và quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Phòng kế hoạch tổng hợp
Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất theo tiến độ công việc và đảm bảo chất lượng, yêu cầu theo đơn hàng của khách hàng mà phòng kinh doanh chuyển xuống.
Kiểm sốt việc thực hiện quy trình, quy định về hướng dẫn sử dụng máy móc cơng nghệ trong sản xuất.
Phòng nhân sự
Tuyển dụng nguồn nhân lực cho công ty, đồng thời theo dõi quản lí chế độ làm việc của cơng nhân viên, đề ra chiến lược chính sách đãi ngộ phù hợp với từng công việc,bộ phận.
Các phân tổ sản xuất
Tổ mẫu: sản xuất sản phẩm mẫu cho khách hàng và là nơi thực hiện những thiết kế sản phẩm ban đầu của phòng kĩ thuật.
Tổ sơ chế: tiến hành sơ chế ngun vật liệu tạo phơi.
Tổ định hình: tiến hành các hoạt động định hình cho chi tiết như khoan lỗ, vát mép…
Tổ xử lí: tiến hành chà nhám, xử lí bề mặt cho chi tiết, sản phẩm. Tổ lắp ráp: lắp ráp các chi tiết lại với nhau.
Tổ ráp hoàn thành: hoàn tất việc lắp ráp trước khi mang sản phẩm sang khu vực sơn.
Tổ sơn: tiến hành sơn bán thành phẩm. Tổ hồn thành: tiến hành đóng gói sản phẩm.
Bộ phận kho
Có hoạt động kiểm sốt các hoạt động liên quan đến xuất nhập kho.
Theo dõi và báo cáo nguyên vật liệu - vật tư – phụ tùng kho và đề ra kế hoạch mua đúng định kì, khơng để tình trạng thiếu hụt sản phẩm hoặc sản phẩm lỗi không được sử dụng.
Cung cấp các thiết bị cho việc thay thế, sửa chữa bảo trì bảo dưỡng.
Quản lý sản xuất
Thu thập số liệu, giám sát thực trạng sản xuất ở xưởng.
Kiểm tra chất lượng và hỗ trợ tìm nguyên nhân sợi hư, tìm cách khắc phục. Lên lịch tăng ca.
Giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu tại xưởng sản xuất.
Bộ phận bảo trì
Quản lí điện động lực, điều khiển thiết bị và phân phối điện. Sửa chữa máy móc khi cần thiết và theo định kì.
Đảm bảo hệ thống điện trong cơng ty. Bảo trì, sửa chữa duy trì hệ thống điện máy.
Hướng dẫn trao đổi nâng cao tay nghề. Đào tạo và hướng dẫn đáp ứng đủ nhân sự phù hợp.
Bộ phận QC
Kiểm tra bán thành phẩm tại các khâu. Sửa chữa bán thành phẩm hư hại.
Bộ phận tạp vụ
2.1.3 Tình hình kinh doanh của cơng ty trong 3 năm gần đây 2012-2014 2.1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty năm 2012-2014
Đơn vị tính (đồng)
( Nguồn Phịng Kế tốn)
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Đăng Long.
0 50 100 150 200 250 300 350 Tỷ đồng 2012 2013 2014 Năm Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Biểu đồ 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2012-2014
Hoạt động kinh doanh qua các năm có mức tăng trưởng rõ rệt. Năm 2014 doanh thu đã tăng vọt lên từ 268.471.215.147 lên tới 301.253.134.657. Điều này chứng tỏ công ty ngày càng khẳng định được vị trí của mình trong ngành kinh doanh xuất khẩu các sản phẩm đồ gỗ gia dụng và hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
Năm Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Doanh thu 253.154.714.763 268.471.215.143 301.253.134.657
Chi phí 244.351.214.538 256.871.142.369 286.351.412.779
2.1.3.2 Tình hình xuất khẩu của cơng ty trong 3 năm 2012- 2014
Thị trường xuất khẩu của công ty trong 3 năm 2012- 2014
Hiện nay công ty xuất khẩu chủ yếu qua các thị trường như: Mỹ, Nhật, Châu Âu…
Đơn vị tính %
Thị trường Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Mỹ 40,2% 41% 42,1%
Nhật 24,6% 25,8% 24,1%
Châu Âu 19,1% 20,7% 21,6%
Thị trường khác 16,1% 12,5% 12,2%
(Nguồn Phòng Kinh doanh) Bảng 2.2 Tỉ trọng xuất khẩu theo thị trường của công ty năm 2012-2014.
Năm 2013 26% 13% 21% 40% Mỹ Nhật Châu Âu Khác
Năm 2014 42% 24% 22% 12% Mỹ Nhật Châu Âu Khác
Biểu đồ 2.2 Tỉ trọng xuất khẩu theo thị trường của công ty trong năm 2013-2014
Nhìn chung sản phẩm của công ty xuất khẩu qua các thị trường có tỉ trọng ngày càng tăng chứng tỏ sản phẩm của công ty đáp ứng được yêu cầu của các khách hàng. Công ty đã từng bước xây dựng được chỗ đứng của mình trên thị trường và đang trên đà phát triển.
Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu
Năm 2013 48% 15% 37% Bàn ghế Tủ áo, tủ giày Sản phẩm khác
Năm 2014 42% 40% 18% Bàn ghế Tủ áo, tủ giày Sản phẩm khác
Biểu đồ 2.3 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty trong năm 2013-2014
Nhìn chung sản phẩm xuất khẩu của cơng ty chủ yếu là các loại bàn ghế gỗ dùng trong phịng khách và phịng ăn bên cạnh đó thì các loại tủ cũng được xuất khẩu khá nhiều.
2.2 Phân tích quy trình xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của công ty TNHH Đăng Long
Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa của cơng ty TNHH Đăng Long.
Xin giấy phép XK Chuẩn bị hàng hóa XK Kiểm tra hàng hóa XK Giải quyết khiếu nại Gửi BCT cho nhà NK Giao hàng XK Làm thủ tục hải quan Lập Bộ chứng từ Thuê phương tiện vận tải Kí hợp đồng
2.2.1 Kí hợp đồng
Phịng kinh doanh liên hệ, tìm kiếm khách hàng có nhu cầu để bàn bạc, kí kết hợp đồng. Nếu hợp đồng được kí kết thành cơng, phịng kinh doanh sẽ chuyển kế hoạch xuống cho phòng kế hoạch tổng hợp để thực hiện hợp đồng.
2.2.2 Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Cơng ty sẽ căn cứ vào khoản 1, khoản 2 điều 8 Thông tư 88/2011/TT- BNNPTNT ngày 28/12/2011 quy định Xuất khẩu theo điều kiện hoặc theo giấy phép Sản phẩm làm từ gỗ thuộc Nhóm IA là tang vật xử lý tịch thu theo quy định hiện hành của Nhà nước; Nhóm IIA quy định tại Nghị định số 32/2006/NĐ-CP chỉ được phép xuất khẩu ở dạng sản phẩm đồ mộc hoàn chỉnh. Khi xuất khẩu, thương nhân kê khai hàng hoá với cơ quan Hải quan về số lượng, chủng loại, và chịu trách nhiệm về nguồn gốc gỗ hợp pháp, không phải xin phép.
Sản phẩm làm từ gỗ quy định tại Phụ lục II của CITES, khi xuất khẩu phải có giấy phép do Cơ quan quản lý CITES Việt Nam cấp.
Do đó, Cơng ty xuất khẩu sản phẩm đồ mộc hoàn chỉnh là đồ gỗ nội thất nên phải Căn cứ vào Danh mục thực vật rừng, động vật rừng nguy cấp, quý, hiếm Ban hành kèm theo Nghị định số 32/2006/NĐ-CP ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Chính phủ để kiểm tra xem mặt hàng gỗ sử dụng thuộc Nhóm nào để thực hiện theo đúng quy định. Nếu sản phẩm làm từ gỗ quy định tại phụ lục II của CITES thì cơng ty phải tiến hành xin giấy phép, thành phần hồ sơ bao gồm:
Đơn đề nghị cấp Giấy phép xuất khẩu theo mẫu số 01/LN ban hành kèm theo Thông tư này;
Bản sao chụp hợp đồng giao kết thƣơng mại giữa các bên có liên quan; Hồ sơ chứng minh mẫu vật có nguồn gốc hợp pháp theo quy định hiện hành (bản sao chụp và mang theo bản gốc để đối chiếu, trong trường hợp nộp hồ
sơ trực tiếp; hoặc bản sao có chứng thực, trong trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện).
Bản sao chụp Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc chứng minh nhân dân/hộ chiếu đối với Thương nhân lần đầu đề nghị cấp phép.
Bản sao có chứng thực Hố đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc gỗ là tang vật xử lý.
Sau khi hồn thành bộ hồ sơ thì cơng ty gửi về cơ quan đại diện Cơ quan Quản lý CITES Việt Nam tại phía Nam để xin cấp phép:
Địa chỉ: Tầng 7, tồ nhà văn phịng, 146 Nguyễn Công Trứ, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh.
Điện thoại:(08) 3821 8206; Fax: (08) 3915 1120 Email: citesphianam@gmail.com
Tuy nhiên hầu hết các sản phẩm của cơng ty đều được làm từ gỗ thuộc Nhóm IIA quy định tại Nghị định số 32/2006/NĐ-CP nên chỉ cần kê khai khai hàng hoá với cơ quan Hải quan về số lượng, chủng loại, và chịu trách nhiệm về nguồn gốc gỗ hợp pháp, khơng phải xin phép vì vậy mà bước xin giấy phép của công ty khơng gặp nhiều khó khăn.
2.2.3 Chuẩn bị hàng hóa
Sau khi kí kết hợp đồng, nhân viên phịng kinh doanh của cơng ty sẽ thơng báo cho phịng kế hoạch lên kế hoạch cho các phân tổ thực hiện sản xuất. Nếu thời gian giao hàng gấp rút thì sẽ tổ chức làm tăng ca để kịp chuẩn bị đủ hàng xuất đi.
Khi sản xuất đủ số lượng theo hợp đồng thì cơng nhân tiến hành đóng gói sản phẩm nhằm đảm bảo phẩm chất, chất lượng và số lượng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc xếp, di chuyển, giao nhận hàng. Tùy từng loại sản phẩm, yêu cầu cách thức đóng hàng theo hợp đồng đã kí, cơng ty phải thực hiện theo đúng quy định và thông thường sản phẩm đồ gỗ của công ty được đóng trong container. Trong quá trình
đóng hàng, cơng ty cũng cử các nhân viên kiểm tra để tránh tình trạng đóng sai quy cách dẫn đến bên nhập khẩu từ chối nhận hàng, yêu cầu giảm giá hoặc khơng thanh tốn tiền hàng.
Ghi kí mã hiệu cho sản phẩm: thơng thường là kí mã hiệu bằng số, bằng chữ nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc bốc dỡ, bảo quản hàng hóa.
Nhìn chung bước chuẩn bị hàng hóa của cơng ty tương đối tốt. Tuy nhiên vẫn cịn xảy ra việc sản xuất sản phẩm bị lỗi do công nhân mới vô chưa quen với việc và chưa được đào tạo kĩ.
2.2.4 Kiểm tra hàng hóa XK
Khi hàng hóa chuẩn bị xong, bước tiếp theo của cơng ty là phải kiểm tra hàng hóa xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng hay không. Trước khi xuất khẩu, công ty kiểm tra về phẩm chất, số lượng nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng, đảm bảo uy tín cho cơng ty, ngăn chặn tình huống xấu có thể xảy ra. Cơng ty thường kiểm tra theo các cách sau:
Kiểm tra giữa kì: kiểm tra để chắc chắn những hàng hóa đó đúng với hợp đồng mình đã kí kết. Nếu có sai sót bất cứ vấn đề gì như sai về mẫu mã, kiểu dáng… thì cơng ty tiến hành điều chỉnh ngay vì nếu khơng sẽ gây ra nhiều rủi ro làm mất uy tín của cơng ty, mất cơ hội kinh doanh xuất khẩu.
Kiểm tra cuối kì: cơng việc này được công ty tiến hành trước 7 ngày so với thời hạn giao hàng cơng ty đã kí với khách hàng. Việc kiểm tra này bao gồm: kiểm tra chất lượng, kiểm tra số lượng.
Kiểm tra lúc đóng gói gồm:
Kiểm tra bao bì: đóng gói hàng hóa phải đảm bảo các yêu cầu về chất lượng hàng hóa trong q trình vận chuyển, tạo điều kiện nhận biết và phân loại hàng hóa, đảm bảo tính thẩm mỹ.
Kiểm tra ký mã hiệu: ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ hoặc bằng số hình vẽ được ghi trên bao bì nhằm thơng báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận bốc dỡ bảo quản.
Việc kiểm tra hàng hóa mang lại ý nghĩa quan trọng, đảm bảo uy tín của cơng ty đồng thời ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu dẫn đến tranh chấp. Đặc biệt kiểm tra hàng hóa cịn giúp cơng ty giảm được việc sửa chữa, khắc phục hiệu quả sản xuất.
2.2.5 Thuê phương tiện vận tải (nếu có)
Nếu cơng ty xuất hàng theo giá CIF thì cơng ty sẽ th phương tiện vận tải. Hiện nay công ty chủ yếu chỉ lựa chọn phương tiện vận tải là vận tải đường biển. Sản phẩm của cơng ty là đồ gỗ thường được đóng trong các container nên công ty chủ yếu thuê tàu chợ để chuyên chở.Đầu tiên nhân viên của công ty sẽ lập bản kê chi tiết hàng hóa và ủy thác cho cơng ty đại lí giúp giữ chỗ. Kí đơn xin lưu khoang (booking note) khi hãng tàu đồng ý và đóng phí vận chuyển. Và mượn vỏ container để xếp hàng hóa của cơng ty.
Tuy nhiên cơng ty chủ yếu công ty xuất khẩu theo giá FOB do đó việc thuê phương tiện vận tải là do bên mua thuê.
2.2.6 Lập Bộ chứng từ 2.2.6.1 Hóa đơn thương mại 2.2.6.1 Hóa đơn thương mại
Đây là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của cơng ty địi người mua phải trả số tiền ghi trên hóa đơn. Trên hóa đơn phải nêu được: đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức vận tải và phải thể hiện đầy đủ các mục: shipper/exporter( người bán), consignee (người mua), các nội dung liên quan đến vận chuyển: cảng đi, cảng đến, tên tàu.
2.2.6.2 Phiếu đóng gói
Phiếu đóng gói thường được nhân viên lập khi đóng hàng vào container, nó là bản kê chi tiết tất cả hàng hóa có trong container đó.
Nội dung của phiếu đóng gói nhân viên phải thể hiện đầy đủ các mục sau: tên người bán và người mua, tên hàng hóa, tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ, cách đóng gói hàng, phương thức thanh tốn…
Lập phiếu đóng gói sẽ tạo điều kiện cho việc kiểm tra hàng hóa trong mỗi kiện tốt hơn nhằm tiết kiệm được thời gian làm việc.
2.2.6.3 Vận đơn đường biển
Vận đơn đường biển do hãng tàu lập và khi cơng ty giao hàng lên tàu xong thì sẽ được lấy vận đơn đường biển.
2.2.7 Làm thủ tục hải quan
Đây là bước quan trọng nhất của nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương của công ty. Phần lớn sản phẩm của công ty đều được xuất đi ở cảng Đồng Nai, Cát Lái trong đó cảng Đồng Nai chiếm tỉ trọng lớn hơn. Kể từ đầu năm 2011 tất cả lô hàng xuất đi của công ty đều làm thủ tục hải quan điện tử thay cho hình thức khai báo hải quan từ xa như trước đây. Thời gian khai báo và làm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu được thực hiện chậm nhất là 08 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh (quy định tại chương 2 điều 18 Luật Hải Quan). Nhân viên công ty sẽ làm theo việc khai báo và quy trình khai hải quan điện tử như sau:
Bước 1: Đầu tiên nhân viên của công ty sẽ đăng nhập vào phần mềm VNACCS, Để đăng ký mới tờ khai xuất khẩu, bạn truy cập menu “Tờ khai xuất nhập khẩu”.
Hình 2.3 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
Sau khi màn hình hiện ra như trên thì nhân viên công ty sẽ nhập vào các thông tin cơ bản của tờ khai. Ngồi ra cịn phải khai báo một số chứng từ như vận đơn, hóa đơn thương mại…
Bước 2: Khai trước thông tin tờ khai (EDA).
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, nhân viên ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2. Khai trước thông tin tờ khai (EDA)” để gửi thơng tin.
Khi đó nhân viên khai báo vào menu “Tờ khai xuất nhập khẩu” chọn “Danh