Nguồn: Hồ sơ cơng ty TNHH Kiểm Tốn và Dịch Vụ Tin Học TP.HCM(2016)
Các chi nhánh được hoạt động tương đối độc lập. Do đó chức năng và nhiệm vụ của các chi nhánh này cũng giống như chức năng và nhiệm vụ của công ty tại TPHCM.Các chi nhánh được quyền ký kết hợp đồng với khách hàng và triển khai hợp đồng đã ký kết sau đó lãi chuyển về cho cơng ty tiến hành hạch toán.Trong một số trường hợp cần thiết, khi tham gia ký kết và thực hiện các hợp đồng lớn, các chi nhánh sẽ được công ty hỗ trợ về nhân lực và công nghệ để thực hiện hợp đồng.
Phòng kế hoạch, marketing Chi nhánh Đà Nẵng Tổng giám đốc Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh Cần Thơ Văn phòng đại diện Phòng KT và tư vấn tài chính Phịng đào tạo Bộ phận liên doanh Phịng hành chính tổng hợp Phịng dự án đầu tư
30
Các chi nhánh của công ty đều có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán phụ thuộc và được phân cấp thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước như thuế TNDN, thuế GTGT và các nghĩa vụ khác ngay tại địa phương có trụ sở của chi nhánh.Văn phịng đại diện tại Cần Thơ có chức năng nắm bắt và mở rộng thị trường ở miền Đông.
Trong tổ chức bộ máy của cơng ty, các phịng ban hoạt động độc lập nhưng có quan hệ mật thiết với nhau trong suốt q trình thực hiện các hoạt động của cơng ty, đặc biệt trong việc thực hiện các chương trình kiểm tốn. Khi tiến hành thực hiện các chu trình kiểm tốn tại công ty khách hàng, các bộ phận chức năng tại các phòng ban được phân cơng cơng việc rõ ràng, chi tiết nhưng có sự đối chiếu , gắn kết với các bộ phận có liên quan nhằm tăng chất lượng của cuộc kiểm toán
3.4. Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty AISC
Bộ máy kế tốn của cơng ty AISC được tổ chức khá đơn giản và gọn nhẹ, đáp ứng yêu cầu về cơng tác hạch tốn kế tốn và cơng tác quản lý hành chính của cơng ty.
Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty AISC
Nguồn: Hồ sơ cơng ty TNHH Kiểm Tốn và Dịch Vụ Tin Học TP.HCM(2016)
Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong cơng tác kế tốn là VND. BCTC được lập bằng VND và theo quy ước giá gốc. Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm.
Ghi nhận doanh thu: Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, công ty sẽ nhận trước 50% giá trị hợp đồng và kế toán sẽ ghi nhận là “Tiền ứng trước của khách hàng”. Tại thời điểm hợp đồng kinh tế đã hoàn thành(BCKT đã hoàn thiện và thanh lý hợp đồng), cơng ty sẽ nhận tồn bộ số tiền cịn lại của hợp đồng.Khi đó kế tốn sẽ thực hiện kết chuyển tồn bộ doanh thu của hợp đồng.
Tài sản cố định và khấu hao: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Tỷ lệ khấu hao được áp dụng theo tỷ lệ khấu hao đã đăng ký với cục Quản lý vốn.
Bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán các phần hành Thủ quỹ Kế toán trưởng
31
Lương và cơng tác phí: lương và các khoản trích theo lương được áp dụng theo quy định của nhà nước. Ngồi ra nhân viên của cơng ty được nhận tiền cơng tác phí khi đi công tác.
Tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán: được sử dụng theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính với hình thức chứng từ ghi sổ.
3.5. Quy trình kiểm tốn chung tại cơng ty AISC 3.5.1. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình kiểm tốn. Nó quan trọng đến cả quá trình kiểm tốn, vì vậy cần phải chú trọng đến giai đoạn này nhiều hơn.
3.5.1.1. Tiếp xúc và tìm hiểu khách hàng.
- Khách hàng mới: KTV cần tìm hiểu lý do mời kiểm tốn, loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, tình hình tài chính doanh nghiệp.
- Khách hàng cũ: KTV cần thu thập thông tin khách hàng, đánh giá khách hàng đề đưa ra quyết định có nên tiếp tục kiểm tốn hay là không.
Sau khi xem xét đi đến quyết định kiểm tốn thì hai bên sẽ ký hợp đồng kiểm tốn.
3.5.1.2. Tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Mục đích của việc tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ là: để lập kế hoạch kiểm tốn tổng thể và chương trình kiểm tốn thích hợp và có hiểu quả.
Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm toán:KTV đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm toán đối với cơ sơ dữ liệu nào đó thấp hơn mức tối đa cho phép khi cho rằng các thủ tục kiểm soát có liên quan được thiết kế và thực hiên hữu hiệu. Đây là cơ sở giúp kiểm toán viên giới hạn phạm vi các thử nghiệm cơ bản phải tiến hành các khoản mục có liên quan.Ngược lại, kiểm toán viên thấy mức độ rủi ro kiểm soát được đánh giá là tối đa và xét thấy khơng có khả năng giảm được trong thực tế, kiểm tốn viên khơng thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mà chỉ thực hiện các thử nghiệm cơ bản ở mức độ phù hợp.
3.5.1.3. Lập kế hoạch chuẩn bị kiểm toán.
KTV hoạch định phương hướng áp dụng kỹ thuật kiểm toán cho các khoản mục. Tùy vào sự đánh giá mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán mà đạt kết quả cao.
3.5.1.4. Đánh giá rủi ro kiểm toán
Dựa vào xét đoán nghề nghiệp, KTV sẽ đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm toán là cao, thấp hay trung bình. Từ đó KTV sẽ điều chỉnh nội dung, phạm vi các thử nghiệm cơ bản.
32
3.5.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Sau khi kết thúc giai đoạn lập kế hoạch kiểm tốn, nhóm kiểm tốn viên được phân công sẽ tiến hành kiểm toán theo kế hoạch tại đơn vị khách hàng. Thu thập được các bằng chứng đầy đủ và đáng tin cậy đảm bảo mục tiêu các khoản doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ là có thực; được ghi nhận chính xác, đầy đủ, đúng kỳ và được trình bày phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Để đạt được các bằng chứng kiểm tốn đầy đủ, thì các thủ tục kiểm tốn phải đạt được độ tin cậy cao. Các thủ tục kiểm toán bao gồm:
Thử nghiệm kiểm soát
Thử nghiệm kiểm sốt được thiết kế nhằm đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát trong việc ngăn ngừa, hoặc phát hiện và sữa chữa các sai sót trọng yếu ở cấp độ cơ sở dẫn liệu. Thử nghiệm kiểm soát về cơ bản được thực hiện trên cơ sở chọn mẫu một số nghiệp vụ phát sinh và theo dõi từ lúc đặt hàng đến lúc thanh toán (Walk- through) đối với các vấn đề.
- Kiểm tra tính liên tục của hóa đơn, đơn đặt hàng bán, lệnh giao hàng. - Kiểm tra sự chính xác trong tính tốn của lệnh giao hàng, hóa đơn...
- Đối chiếu số liệu hạch toán của bộ phận kế tốn với các bộ phận khác có liên quan không.
- Đối chiếu số liệu doanh thu hạch toán với số liệu kê khai thuế GTGT.
Thủ tục phân tích
So sánh, phân tích biến động số dư phải trả nhà cung cấp năm nay so với năm trước, cũng như tỷ trọng số dư phải trả nhà cung cấp trong tổng nợ ngắn hạn và dài hạn để phát hiện sự biến động bất thường và đánh giá tính phù hợp với thay đổi trong hoạt động kinh doanh của DN.
Thủ tục kiểm tra chi tiết
Thu thập Bảng tổng hợp chi tiết các khoản nợ phải trả và trả trước theo từng nhà cung cấp:
- Đối chiếu, số liệu với các tài liệu liên quan (Sổ Cái, sổ chi tiết theo từng nhà cung cấp, BCĐPS, BCTC).
- Xem xét Bảng tổng hợp để xác định các khoản mục bất thường (số dư lớn, các bên liên quan, nợ lâu ngày số dư không biến động, các khoản nợ không phải là nhà cung cấp,...). Thực hiện thủ tục kiểm tra (nếu cần).
33
- Đối với các số dư nợ nhà cung cấp đã quá hạn: Ước tính lãi phải trả và so sánh với số đã ghi sổ.
Đọc lướt Sổ Cái để xác định các nghiệp vụ bất thường (về nội dung, giá trị, tài khoản đối ứng...). Tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện thủ tục kiểm tra tương ứng (nếu cần). Thủ tục kiểm toán số dưđầu kỳ (1):
- Chọn mẫu kiểm tra đến chứng từ gốc đối với các số dưcó giá trị lớn.
- Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh sau ngày kết thúc năm tài chính để chứng minh cho số dưđầu kỳ.
- Gửi thư xác nhận (nếu cần).
- Xem xét tính đánh giá đối với số dư gốc ngoại tệ - nếu có.
- Kiểm tra số dư dự phòng nợ phải thu khó địi (đối với các khoản trả trước nhà cung cấp) tại ngày đầu kỳ.
Lập và gửi TXN số dư nợ phải trả và trả trước cho các nhà cung cấp. Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với các số dư trên sổ chi tiết. Giải thích các khoản chênh lệch (nếu có).
Kiểm tra các khoản trả trước cho nhà cung cấp:
- Đối chiếu với điều khoản trả trước quy định trong hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ.
- Xem xét mức độ hoàn thành giao dịch tại ngày kết thúc kỳ kế toán và đánh giá tính hợp lý của các số dư trả trước lớn cho nhà cung cấp.
- Xem xét tuổi nợ và các điều khoản thanh toán, đảm bảo việc trích lập dự phịng phải thu quá hạn đối với các khoản trả trước cho nhà cung cấp đầy đủ, chính xác.
Kiểm tra các nghiệp vụ bù trừ nợ (1): Xem xét hợp đồng, biên bản thỏa thuận, biên bản đối chiếu và chuyển nợ giữa các bên.
Đối với các nhà cung cấp là bên liên quan (1): Kiểm tra việc ghi chép, phê duyệt, giá cả, khối lượng giao dịch…
Đối với các giao dịch và số dư có gốc ngoại tệ (1): Kiểm tra việc áp dụng tỷ giá quy đổi, xác định và hạch toán chênh lệch tỷ giá đã thực hiện/chưa thực hiện đối với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
Kiểm tra việc phân loại và trình bày các khoản phải trả nhà cung cấp trênBCTC.
3.5.3. Giai đoạn hồn thành kiểm tốn 3.5.3.1. Gửi thư quản lý cho khách hàng 3.5.3.1. Gửi thư quản lý cho khách hàng
34
Sau khi kết thúc thời gian kiểm toán, KTV viết thư quản lý gửi cho Ban giám đốc của khách hàng. Đây là công việc rất quan trọng và cần thiết khi chính thức phát hành báo cáo kiểm tốn. Nơi dung thư quản lý bao gồm các bút toán điều chỉnh cũng như những ý kiến đề nghị chỉnh sửa trong hệ thống kế toán của khách hàng.
3.5.3.2. Lập và phát hành báo cáo ki ểm toán.
35
CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC TPHCM THỰC HIỆN TẠI CÔNG TY TNHH GLS
4.1. Sơ lược về công ty TNHH GLS
4.1.1. Thơng tin chung và hình thức sở hữu vốn
GLS là công ty TNHH hai thành viên trở lên được thành lập tại Việt Nam theo giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký doanh nghiệp số 0312436xxx ngày 28/08/2013 do Sở kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp.
Công ty bắt đầu hoạt động kể từ khi giấy phép đầu tư có hiệu lực. Trụ sở chính của cơng ty đặt tại Số 19 Lơ K, đường số 8, Khu dân cư Phú Mỹ, quận 7, TP.HCM. Tổng số vốn đầu tư của công ty 1.800.000.000 đồng.
4.1.2. Ngành nghề kinh doanh
Bán buôn kim loại và quặng kim loại( trừ mua bán vàng miếng); Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng;
Bán buôn thực phẩm;
Bán buôn nông lâm sản nguyên liệu và động vật sống;
Bán lẻ hàng hóa( hàng lưu niệm, hàng đan lát, hàng thủ công mỹ nghệ) trong các cửa hàng chuyên doanh;
Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các của hàng chuyên doanh;
Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh.
4.1.3. Chế độ kế toán áp dụng
a. Hình thức kế tốn
- Về hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung
- Chế độ kế tốn: Cơng ty áp dụng chế độ kế toán DN Việt Nam theo hướng dẫn tại thông tư số 200/2014/TT-BCTC được Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành ngày 22/12/2014, thay cho chế độ kế toán DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và Thơng tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính.
- Kì kế tốn: kì kế tốn năm.
36
- Đơn vị tiền tệ mà công ty đang sử dụng chủ yếu là Đồng Việt Nam (Ký hiệu quốc gia là “đ”; Ký hiệu quốc tế là “VND”) được dùng để ghi sổ kế tốn, lập và trình bày báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
b. Nguyên tắc ghi nhận nợ phải trả
Các khoản nợ phải trả được ghi nhận theo nguyên giá và không thấp hơn nghĩa vụ phải thanh tốn.
Cơng ty thực hiện phân loại các khoản nợ phải trả là phải trả người bán, phải trả nội bộ và phải trả khác tùy thuộc theo tính chất giao dịch của phát sinh.
Các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải trả, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả (bao gồm việc đánh giá lại nợ phải trả thỏa mãn định nghĩa các khỏa mục tiền tệ có gốc ngoại tệ) và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của Công ty. Tại thời điểm lập BCTC, Công ty ghi nhận ngay một khoản phải trả khi có các bằng chứng cho thấy một khoản tổn thất có khả năng chắc chắn xảy ra theo nguyên tắc thận trọng.
Đối với nợ phải trả NCC
- Phát sinh Có được ghi nhận khi đơn vị nhận được NVL( thép..) hoặc dịch vụ đã hoàn thành( vận chuyển)… và hóa đơn mua vào nhưng chưa thanh toán cho NCC. Trong trường hợp đã nhận được NVL hoặc dịch vụ đã hoàn thành mà cuối tháng vẫn chưa nhận được hóa đơn thì đơn vị sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và sẽ điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thơng báo giá chính thức của người bán.
- Phát sinh Nợ được ghi nhận khi đơn vị thanh toán cho NCC căn cứ vào Phiếu chi, UNC…
4.2. Thực trạng q trình kiểm tốn khoản mục phải trả nhà cung cấp tại cơng ty GLS
4.2.1. Tìm hiểu thơng tin chung
Tìm hiểu thơng tin chung về khách hàng là cơng việc đầu tiên trong q trình chuẩn bị kiểm toán. Đối với khách hàng mới, KTV có thể phỏng vấn nhân viên, tham quan nhà xưởng để hiểu rõ hơn về khách hàng, tuy nhiên thu thập tài liệu được xem là cách hữu hiệu nhất để tìm hiểu về khách hàng. Đối với khách hàng cũ như công ty TNHH GLS, KTV chỉ cần cập nhật những thay đổi quan trọng liên quan đến công ty như bộ máy nhân sự, sản phẩm sản xuất, cơ cấu tổ chức…
37
Trước khi phân cơng nhóm KTV thực hiện công việc, AISC tiến hành đánh giá năng lực và tính độc lập của KTV. Để đảm bảo cuộc kiểm tốn được thực hiện khách quan, cơng bằng, các KTV trước khi tiến hành công việc phải lập Bản cam kết về tính độc lập Gửi cho Tổng Giám Đốc AISC. Ngoài các KTV trực tiếp thực hiện cuộc kiểm tốn cịn có các KTV phụ trách cơng việc kiểm sốt q trình thực hiện và sốt xét sau kiểm tốn. Trưởng phịng kiểm tốn thường là người phụ trách kiểm sốt q trình thực hiện kiểm tốn, thảo luận về các vấn đề sai sót hay rủi ro của khách hàng. Phụ trách soát xét sau kiểm toán (file kiểm toán, dự thảo BCTC đã được kiểm toán…) thường là BGĐ của AISC.
Đối với các khách hàng cũ như GLS, cơng ty kiểm tốn AISC hạn chế thay đổi KTV