Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

2.1.3. Cơ cấu tổ chức

2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Phịng Tài chính - Kế tốn

Chức năng: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ trong cơ cấu tổ chức của Cơng ty, có chức năng tham mƣu, đề xuất Ban Giám đốc Cơng ty trong lĩnh vực tài chính, kế tốn. Đảm bảo thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nƣớc, các qui định của pháp luật về tài chính doanh nghiệp.

Nhiệm vụ:

 Thực hiện nhiệm vụ hạch toán, kế tốn, hƣớng dẫn và kiểm tra cơng tác hạch toán, kế toán của các Xí nghiệp trực thuộc, đảm bảo thống nhất cơng tác kế tốn trong tồn Cơng ty đúng quy định hiện hành.

 Lƣu giữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định của Nhà nƣớc.

 Báo cáo Ban Giám đốc Cơng ty về tình hình tài chính, hiệu quả kinh doanh của cơng ty và các Xí nghiệp trực thuộc.

 Tham mƣu xây dựng kế hoạch tài chính, các định mức kinh tế kỹ thuật, đơn giá thanh toán nội bộ, các quy chế, quy định nội bộ Công ty trong

lĩnh vực tài chính, kế tốn; quản lý vốn, tài sản, sử dụng các quỹ của Cơng ty.

Phịng Kế hoạch Đầu tƣ và Kinh doanh Chức năng:

 Tham mƣu cho Ban Giám đốc về việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đảm bảo sự phát triển bền vững theo chức năng nhiệm vụ Công ty.

 Lập kế hoạch đầu tƣ và xây dựng, tổ chức quản lý các dự án đẩu tƣ và xây dựng cơng trình.

 Xây dựng và thực hiện chiến lƣợc tiếp thị, quảng bá hình ảnh, nâng cao chất lƣợng dịch vụ cấp nƣớc, tìm kiếm thị trƣờng mới và các khách hàng tiềm năng, xây dựng mối quan hệ cộng đồng thân thiện, thực hiện công tác truyền thông nội bộ và đối ngoại.

 Đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhiệm vụ:

 Tổng hợp, phân tích số liệu, dự báo các yếu tố tác động, xác định các mục tiêu và nhiệm vụ làm cơ sở xây dựng và đề xuất kế hoạch SXKD dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của Công ty (Kế hoạch chiến lƣợc).

 Phối hợp với các đơn vị, phòng ban xây dựng, phân bổ kế hoạch SXKD cho các đơn vị, kiểm tra, giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch SXKD hàng tháng, quý, năm theo các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật đã giao (Kế hoạch tác nghiệp)

 Thực hiện các cơng việc có liên quan đến khách hàng nhƣ: điều chỉnh các thông tin về khách hàng, điều chỉnh giá nƣớc.

Phòng Kỹ thuật

Chức năng:

 Quản lý kỹ thuật hệ thống cấp nƣớc, các cơng trình liên quan gồm nguồn nƣớc, công nghệ xử lý nƣớc, điện của các nhà máy nƣớc, mạng lƣới đƣờng ống nƣớc cấp nƣớc.

 Đề xuất kế hoạch cải tạo, phát triển mạng lƣới cấp nƣớc nhằm đem lại hiệu quả cao cho hoạt động SXKD.

 Xây dựng kế hoạch bảo dƣỡng, sửa chữa cơ điện, các cơng trình xử lý nƣớc, cải tạo xây dựng nhà xƣởng, kiểm tra, giám sát phân tích tình hình thực hiện kế hoạch trong tồn cơng ty.

 Nghiên cứu xây dựng kế hoạch lập danh mục các dự án đầu tƣ và xây dựng cơng trình theo đúng quy định của pháp luật và các chế độ chính sách của nhà nƣớc về quản lý đầu tƣ xây dựng.

 Quản lý nguồn nƣớc, công nghệ xử lý nƣớc, điện, mạng lƣới cấp nƣớc, an toàn lao động và xây dựng các quy chuẩn, quy phạm kỹ thuật.

Phòng Quản lý mạng lƣới cấp nƣớc

Chức năng:

 Là phòng chuyên môn nghiệp vụ trong cơ cấu tổ chức của Cơng ty, có chức năng tham mƣu đề xuất cho Ban Giám đốc công ty các chƣơng trình, phƣơng án, giải pháp chống thất thốt nƣớc sạch, hạ tỷ lệ thốt nƣớc dƣới mức quy định của Chính phủ.

 Tham mƣu, đề xuất cho Ban Giám đốc công ty về các biện pháp chống thất thoát nƣớc trên hệ thống cấp nƣớc của tồn Cơng ty.

Nhiệm vụ:

 Lập kế hoạch và thực hiện các biện pháp quản lý phù hợp với điều kiện mạng lƣới cấp nƣớc hiện hữu để giảm thất thoát nƣớc.

 Thống kê, cập nhật và đề xuất bảo dƣỡng thay thế các vật tƣ, thiết bị trên mạng lƣới đƣờng ống cấp nƣớc cho phù hợp với yêu cầu kỹ thuật mạng lƣới phân phối nƣớc sạch.

 Thực hiện việc kiểm tra, kiểm sốt dị tìm ống nƣớc rị rỉ, ống bể xác định nguyên nhân và có biện pháp sửa chữa ngay.

 Theo dõi sản lƣợng nƣớc sản xuất, sản lƣợng ghi thu, đề xuất các biện pháp hạn chế tỷ lệ nƣớc thất thốt.

Phịng Xét nghiệm nƣớc

Chức năng:

 Là phịng chun mơn nghiệp vụ trong cơ cấu tổ chức của Cơng ty có chức năng tham mƣu đề xuất các chủ trƣơng, giải pháp cho Ban Giám đốc công ty thuộc lĩnh vực xét nghiệm (nguồn nƣớc thô, nƣớc sạch phát ra mạng phân phối).

 Tham mƣu Ban Giám đốc cơng ty trong việc sử dụng hóa chất, thiết bị vệ sinh công nghiệp, các biện pháp xử lý nƣớc đạt tiêu chuẩn và tiết kiệm chi phí của tồn Công ty.

Nhiệm vụ:

 Theo dõi kiểm tra lấy mẫu phân tích chất lƣợng nƣớc thơ, nƣớc đã qua xử lý, nƣớc của từng công đoạn trong dây chuyền công nghệ của nhà máy, trạm bơm giếng, mạng phân phối, tại các hộ sử dụng nƣớc máy.

 Tổ chức kiểm tra giám sát các nhà máy, trạm bơm giếng thực hiện quy trình cơng nghệ để đảm bảo chất lƣợng nƣớc theo tiêu chuẩn lý hóa, vi sinh.

 Theo dõi chất lƣợng nƣớc sản xuất hàng ngày và có biện pháp xử lý kịp thời khi phát hiện chất lƣợng nƣớc không đảm bảo tiêu chuẩn cho phép.

Phịng Tổ chức - Hành chính

Chức năng:

 Là phịng chun mơn nghiệp vụ trong cơ cấu tổ chức của cơng ty, có chức năng tham mƣu đề xuất Ban Giám đốc công ty về lĩnh vực tổ chức, nhân sự, quản trị hành chính.

 Xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý lao động và phát triển nguồn nhân lực của Công ty.

 Thực hiện thủ tục giải quyết các chế độ chính sách cho ngƣời lao động trong Công ty.

 Kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực hiện các mơ hình sản xuất, kinh doanh và quản lý lao động.

 Quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ.

 Quản lý và thực hiện cơng tác hành chính, lễ tân, phục vụ. Nhiệm vụ:

 Xây dựng chức năng, nhiệm vụ cho các phịng ban chun mơn và các bộ phận, đơn vị thuộc Công ty.

 Thực hiện công tác tổ chức, quy hoạch, đề bạt cán bộ, đào tạo cán bộ phù hợp với yêu cầu vị trí theo từng thời kỷ.

 Thực hiện công tác tuyển dụng lao động, bố trí nhân lực cho các phịng ban, đơn vị trong Công ty, các thủ tục về hợp đồng lao động, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc với cán bộ cơng nhân viên tồn Công ty.

 Tổ chức thi tay nghề nâng bậc thợ, nâng cao trình độ chun mơn. Thực hiện công tác nâng lƣơng cho CB-CNV tồn cơng ty.

 Xây dựng nội quy lao động công ty, phối hợp với các phịng ban chun mơn xây dựng các quy định, quy chế phù hợp với từng thời kỳ hoạt động SXKD của Công ty.

 Phối hợp cùng phịng kế tốn xây dựng đơn giá tiền lƣơng, quy chế trả lƣơng của Công ty.

 Thực hiện thủ tục giải quyết các chế độ chính sách tuyển dụng, hƣu trí, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; các chế độ đào tạo, bồi dƣỡng, khen thƣởng, kỹ luật và các chế độ chính sách có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ công nhân viên.

 Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên chức đang công tác tại Công ty theo quy định.

 Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định. Thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ.

 Phối hợp với Cơng đồn cơ sở tổ chức khám sức khỏe hàng năm cho CB-CNV.

Nhà máy nƣớc

Nhà máy nƣớc Mỹ Tho, nhà máy nƣớc Bình Đức là đơn vị sản xuất trong cơ cấu tổ chức của Cơng ty, có nhiệm vụ sản xuất nƣớc sạch đảm bảo về cung lƣợng, chất lƣợng phát ra mạng phân phối.

Chức năng:

 Nhà máy có chức năng tiếp nhận, quản lý, vận hành các thiết bị sản xuất nƣớc sách theo kế hoạch đƣợc Giám đốc phê duyệt.

 Phối hợp với phòng Kỹ thuật, phòng Quản lý mạng lƣới cấp nƣớc, phòng Xét nghiệm xây dựng kế hoạch sản xuất nƣớc nhằm đem lại hiệu quả kinh tế.

 Hƣớng dẫn, hỗ trợ các Xí nghiệp cấp nƣớc trực thuộc Cơng ty quy trình vận hành nhà máy, trạm bơm giếng, đảm bảo chất lƣợng nguồn nƣớc phát ra mạng phân phối.

Nhiệm vụ

 Tổ chức, bố trí, sắp xếp lực lƣợng công nhân trong nhà máy để đảm bảo vận hành an tồn, hiệu quả các thiết bị theo quy trình sản xuất nƣớc sạch của Cơng ty.

 Phối hợp với phịng Xét nghiệm để thực hiện có hiệu quả việc sử dụng hoá chất trong sản xuất, quản lý và đảm bảo chất lƣợng nƣớc sạch đạt quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chất lƣợng nƣớc ăn uống khi phát ra mạng phân phối.

 Quản lý tài sản, thiết bị vật tƣ do Công ty trang bị phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Phối hợp với Phịng Kỹ thuật kiểm tra đánh giá tình trạng của thiết bị để lập kế hoạch bảo dƣỡng định kỳ hàng năm (kể cả nhà máy các Xí nghiệp trực thuộc). Trực tiếp tham gia giám sát và nghiệm thu việc sửa chữa bảo dƣỡng máy móc thiết bị của nhà máy.

 Thƣờng xuyên cập nhật, nghiên cứu các quy trình, quy phạm kỹ thuật phục vụ cho công tác vận hành, đánh giá năng lực, mức độ hồn thành cơng việc của từng cá nhân để có kế hoạch huấn luyện nâng cao tay nghề cho vận hành viên.

Đội thi công

Đội thi công thuộc cơ cấu tổ chức bộ máy Cơng ty, có nhiệm vụ thi cơng các cơng trình cấp nƣớc trên địa bàn Tỉnh.

Chức năng: Tham mƣu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực thi công, lắp đặt, sửa chữa, bảo dƣỡng hệ thống cấp nƣớc của Công ty.

Nhiệm vụ:

 Tổ chức thi cơng các cơng trình cấp nƣớc, đảm bảo về kỹ thuật, chất lƣợng, tiến độ thi cơng, an tồn vệ sinh lao động, vệ sinh mơi trƣờng, có sự quan hệ tốt với nhân dân địa phƣơng nơi thi cơng cơng trình.

 Thực hiện công tác lắp đặt ống nhánh, đồng hồ nƣớc, thay hệ thống ống nhánh, đồng hồ nƣớc định kỳ theo đúng hồ sơ thiết kế, sửa chữa, thay mới đồng hồ nƣớc theo lệnh công tác, thu hồi vật tƣ, đồng hồ cũ nhập kho.

 Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng vật tƣ khi đƣa vào thi cơng cơng trình; quản lý, bảo quản và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị, vật tƣ.

 Điều động, bố trí nhân lực thực hiện các công tác: sửa chữa lắp đặt bơm, cắt, mở nƣớc, điều tiết mạng lƣới… khi có u cầu của Phịng Kỹ thuật, phòng Quản lý mạng lƣới câp nƣớc, phòng Kế hoạch Đầu tƣ và Kinh doanh.

Xí nghiệp Cấp nƣớc các huyện và thị xã Gị Cơng là các đơn vị trực thuộc Công ty, hoạt động theo phƣơng thức hạch toán báo sổ.

Chức năng:

 Tổ chức quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh sản phẩm nƣớc sạch đạt tiêu chuẩn quy định của Bộ Y tế, đáp ứng đủ nhu cầu dùng nƣớc sạch của nhân dân trên địa bàn phụ trách.

 Quản lý tài sản, tiền vốn, lao động để tổ chức sản xuất, kinh doanh đạt hiệu quả theo kế hoạch Cơng ty giao, bảo tồn và phát triển vốn.

 Thực hiện tốt mối quan hệ với chính quyền địa phƣơng để có sự hỗ trợ thuộc lĩnh vực cấp nƣớc.

Nhiệm vụ:

 Giám đốc Xí nghiệp Cấp nƣớc trực thuộc chịu trách nhiệm trƣớc Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty việc thực hiện chức năng nhiệm vụ đƣợc phân công.

 Định kỳ hàng năm xây dựng kế hoạch về sản xuất, tài chính, lao động, tiền lƣơng, vật tƣ sửa chữa lớn, phát triển mạng lƣới đƣờng ống theo quy định của Công ty, tổ chức thực hiện kế hoạch đƣợc giao.

 Quản lý vận hành bảo dƣỡng nhà máy, hệ thống cấp nƣớc, xây dựng nội quy, quy trình vận hành nhà máy, trạm bơm giếng, đảm bảo chất lƣợng nƣớc sạch đạt quy chuẩn quốc gia khi phát ra mạng phân phối.

 Phối hợp với các phịng chức năng của Cơng ty nghiên cứu khảo sát và tham mƣu cho Ban Giám đốc Công ty về phát triển nguồn nƣớc và nâng cao năng lực sản xuất..

 Quản lý điều phối mạng lƣới cấp nƣớc đảm bảo đủ nƣớc cung cấp cho nhu cầu dùng nƣớc sinh hoạt của ngƣời dân tại địa phƣơng; thực hiện tốt công tác chống thất thoát, thất thu nƣớc sạch.

2.1.4. Kết quả hoạt động SXKD của Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang trong những năm qua

Bảng 2.1 - Sơ lƣợc về tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty trong năm 2012 – 2014 STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 1 Doanh thu Tỷ đồng 101,83 113,73 130,04 2 Lợi nhuận trƣớc thuế Tỷ đồng 5,27 2,9 4,1 3 Nộp ngân sách Tỷ đồng 12,67 11,12 11,29 4 Thu nhập bình quân của ngƣời lao động

Triệu

đồng/ngƣời/tháng

7 7,5 8

(Nguồn: Phịng Tài chính - Kế tốn và Phịng Tổ chức - Hành chính Cơng ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang)

* Nhận xét:

Năm 2012: Doanh thu là 101,83 tỷ đồng, lợi nhuận trƣớc thuế là 5,27 tỷ đồng. Nộp ngân sách là 12,67 tỷ đồng. Thu nhập bình quân của ngƣời lao động là 7 triệu đồng/ngƣời/tháng.

Năm 2013: Doanh thu là 113,73 tỷ đồng, lợi nhuận trƣớc thuế là 2,9 tỷ đồng. Nộp ngân sách là 11,12 tỷ đồng. Thu nhập bình quân của ngƣời lao động là 7,5 triệu đồng/ngƣời/tháng.

Năm 2014: Doanh thu là 130,04 tỷ đồng tăng vƣợt bậc so với năm 2013 cũng nhƣ các năm trƣớc, lợi nhuận trƣớc thuế là 4,1 tỷ đồng. Nộp ngân sách là 11,29 tỷ đồng. Thu nhập bình quân của ngƣời lao động là 8 triệu đồng/ngƣời/tháng.

Để có đƣợc mức tăng trƣởng đó là nhờ vào sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang giúp hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển. Công ty đã tập trung cho công tác chống thất thu, thất thoát nƣớc sạch: cải tạo mạng lƣới cấp nƣớc cũ kỷ, thay đồng hồ định kỳ, áp dụng các giải pháp kỹ thuật, công nghệ, trang thiết bị hiện đại, sắp xếp lại bộ phận ghi thu, tăng cƣờng công tác kiểm tra giám sát việc sử dụng nƣớc nhờ đó tiết kiệm đƣợc chi phí sản xuất; tăng cƣờng phát triển mạng lƣới cấp nƣớc, mở rộng quy mơ kinh doanh, tìm kiếm khách hàng nhằm đem lại hiệu quả cao cho hoạt động SXKD.

Bảng 2.2 - Thông số cơ bản công tác ghi thu năm 2013 – 2014

STT Nội dung 2014 2013

So sánh 2014/2013 Tƣơng

đối % Tuyệt đối

1 Tổng khách hàng 37.627 36.348 103,5 1.279 2 Khách hàng mới 1.191 1.183 100,7 8

3 Sản lƣợng ghi thu 12.823.126 11.966.150 107,2 856.976

4 Doanh thu tiền

nƣớc 75.983.201.322 61.721.492.719 123,1 14.261.708.603 5 Số khách hàng/

nhân viên 2.756 2.894 95,2 -138 6 Tồn thu bình quân 0,72% 0,96% 75,0 % -0,24%

7 Đề nghị cắt nƣớc

của nhân viên thu 1.376 1.785 77,1 -409

8 Số lệnh cắt nƣớc

đã thực hiện 179 215 83,3 -36 (Nguồn: Phòng Kế hoạch Đầu tƣ và Kinh doanh của Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang)

* Nhận xét:

- Giá nƣớc mới lần này sau nhiều năm mới tăng nên biên độ tăng lớn, đồng thời có sự thay đổi về tính chất do chuyển sang giá lũy tiến làm phát sinh nhiều phức tạp trong hoạt động của Tổ ghi thu. Những sai sót dù nhỏ của nhân viên ghi cũng dễ dẫn đến thắc mắc của khách hàng, cịn nhân viên thu khó thu tiền hơn trƣớc đây.

- Nhân viên ghi tập trung cao trong quản lý, định mức, phân loại khách hàng,